Auf zu neuen Ufern mit Hilfe des ECM-Systems d.3

Die Stichworte „Digitalisierung“ und „Digitale Transformation“ sind in aller Munde, wenn es um die digitale Weiterentwicklung geht. Damit es nicht nur bei leeren Phrasen bleibt, wurde an der FAU nun das ECM-System d.3 eingeführt. Dieses System wird dabei im Organisationsentwicklungsprojekt MOVE@FAU eine wichtige Rolle spielen. (BI96, F. Wein)

Seit dem Frühjahr 2020 ist das neue, sogenannte Enterprise-Content-Management (ECM)-System d.3 der Firmen d.velop/codia an der FAU im Einsatz. Bei einem ECM-System handelt es sich um ein System zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten (Content) und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse. Ein ECM-System führt dabei strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammen. Speziell das d.3-System unterstützt zu diesem Zweck die drei Teilbereiche digitale Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management.

Warum gibt es an der FAU d3 und was kann das System leisten?

Am Anfang stand die Einführung der E-Rechnung, für deren Umsetzung ein entsprechendes System benötigt wurde. Da es sich bei der Einführung eines solchen Systems um eine umfangreiche Angelegenheit handelt, bot es sich an, dieses neue System auch für das MOVE@FAU-Projekt mit seinen speziellen Anforderungen zu nutzen. Das MOVE@FAU-Projekt hat eine Modernisierung der Verwaltung an der FAU zum Ziel. In diesem Projekt werden Prozesse der universitären Verwaltung analysiert und weiterentwickelt. Für manche Prozesse ist dabei eine digitale Unterstützung bzw. Umsetzung nötig. Das ECM-System verfügt hierfür über eine Workflow-Engine, mit deren Hilfe Prozesse im System ausgeführt und die Anwender dabei über einzelne Arbeitsschritte an diesen Prozessen beteiligt werden können.

Technisch gesehen läuft das System auf mehreren virtualisierten Windows-Servern, die wiederum auf einem hochverfügbaren VMWare-Cluster laufen. Die Speicherung der Systemdaten erfolgt dabei auf den bewährten Storage-Systemen des RRZE. Für spezielle Anforderungen an die Speicherung, wie zum Beispiel die revisionssichere Archivierung von Dokumenten, wurde zusätzlich noch ein spezielles Storage-System der Firma FAST LTA beschafft und an das ECM-System angebunden.

Damit die Endanwender mit dem d.3-System arbeiten können, gibt es für sie zwei Zugriffsmöglichkeiten: Zum einen kann der moderne Webclient „d.3one“ in Form einer Webanwendung für den Zugriff verwendet werden, zum anderen der klassische Windows-basierte Client „smart explorer“. Die meisten Anwender werden den d.3one-Client bevorzugen, da er ohne weitere Installation direkt im Browser genutzt werden kann. Der Windows-basierte Client muss hingegen, wie herkömmliche Software auch, auf dem jeweiligen Endgerät installiert werden.

Im Bereich des Workflow-Managements befinden sich aktuell verschiedene Prozesse in unterschiedlichen Phasen der Umsetzung. Am weitesten fortgeschritten und bereits im Produktivbetrieb ist der Prozess zur Verarbeitung der E-Rechnung. Bei ihm wurde ein zentraler Rechnungseingang per E-Mail implementiert, der durch diverse automatisierte Hintergrundprozesse umgesetzt wird, bevor die E-Rechnungen durch das Referat H4 der ZUV bearbeitet werden. Dort werden die Rechnungen halbautomatisch auf ihre Richtigkeit hin überprüft und anschließend an die Empfänger innerhalb der FAU weitergeleitet.

Des Weiteren befindet sich aktuell ein Prozess zur Einstellung von Hilfskräften in der Umsetzung, der den bisher papiergebundenen Einstellungsprozess elektronisch abbilden wird. Dadurch können schon bei der Erfassung der Daten mögliche Falscheingaben erkannt werden. Außerdem entfallen innerhalb der FAU künftig Postlaufzeiten und es ist eine allgemeine Verbesserung der Prozessqualität zu erwarten.

Bei der Vergabe der Rechte und Rollen im d.3-System setzt das RRZE wieder auf die bewährte Integration des Identity Managements (IdM) der FAU. So werden die Berechtigungen, wie auch bei anderen Fachanwendungen, über das Dezentrale Funktionenmanagement (DFM) gesteuert. Dies hat unter anderem den Vorteil, dass innerhalb des d.3-Systems zur Steuerung der Berechtigungen für den jeweiligen Anwendungsfall nur einmalig die Strukturen angelegt werden müssen. Die restliche Steuerung erfolgt mit Hilfe des IdM-Systems.

Das d.3-System bietet also vielfältige Einsatzmöglichkeiten, die in den nächsten Jahren ausführlich genutzt werden. Packen wir‘s an!