Für Postzustellungen waren die Gebäudeadressen der FAU oft nicht zielgenau. Jetzt wurde FAU.ORG um Zustelladressen für die Hauspost und externe Postdienstleister erweitert, damit Post auf kürzestem Weg auch dort ankommt, wo sie soll. (BI97, D. de West)
Gebäudeadressen der FAU – Hintergründe
Zur Pflege der Organisationseinheiten der FAU wird seit langem die vom RRZE im Auftrag des Kanzlerbüros entwickelte webbasierte Anwendung FAU.ORG eingesetzt. Zum Customer Relationship Management (CRM) verwenden verschiedene Abteilungen der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV) die Adressverwaltung „cobra ADRESS PLUS“ − die Stabsstelle Presse und Kommunikation beispielsweise für den Versand von Zeitschriften.
Um diesen Anwendenden jederzeit aktuelle und konsistente Adressdaten zur Verfügung zu stellen, hatte das RRZE bereits vor einigen Jahren, unter Beachtung des Datenschutzes, Datenabgleiche zwischen dem CRM, ausgewählten Daten aus FAU.ORG, dem Personalverwaltungssystem VIVA und dem Alumni-Netzwerk realisiert. Dies ist unter anderem deshalb relevant, da viele Personen in allen drei Systemen abgebildet sind. Im Rahmen der Datenregulierung wurden auch Programme zur Qualitätsprüfung und -verbesserung der Adressen im CRM implementiert.
FAU.ORG enthält zu allen „adressrelevanten“ Einrichtungen der FAU die sogenannte „FAMOS-Anschrift“, die sich auf die Adresse des Gebäudes bezieht, in der eine Einrichtung beheimatet ist und die aus dem Facility-Management-System FAMOS der Abteilung G − Gebäudemanagement der ZUV bezogen wird. In der Praxis hat sich gezeigt, dass anstelle dieser Gebäudeadressen für die Zustellung durch die Hauspost oder externe Postdienstleister häufig andere Adressen genutzt werden müssen.
Postzustelladressen: neue Wege
Das RRZE hat daher FAU. ORG um die Möglichkeit zur Pflege von Zustelladressen für die Hauspost („Anschrift Hauspost“) erweitert. Da FAU.ORG aber auch externe Einrichtungen umfasst, kann alternativ eine Zustelladresse für externe Postdienstleister gepflegt werden („Anschrift Externe Postdienstleister“). Zu den Hauspostadressen von Lehrstühlen und Professuren wird eine zusätzliche Adresszeile mit der Angabe, zu Händen welcher Person die Post zuzustellen ist, generiert. Ebenso wird in FAU.ORG gepflegt, ob eine Organisationseinheit adressrelevant beziehungsweise nur per E-Mail erreichbar ist oder zum Beispiel grundsätzlich die Adresse einer anderen Einrichtung „erbt“.
Die Adressen werden aus FAU.ORG automatisiert in das CRM übertragen. Der Hauspostadresse entspricht im CRM die „Dienstadresse“; eine Postanschrift für externe Dienstleister ist im CRM eine „Firmenadresse“. Auf Grundlage der FAU.ORG-Nummern ermittelt das CRM, welche Einrichtungen Postsendungen der ZUV erhalten sollen.
Die Abteilung Kundenservice des RRZE hat die Aufgabe übernommen, die Postzustelladressen der Einrichtungen in FAU.ORG zu pflegen. Die Nutzung des CRM-Systems ist aktuell nur für Einrichtungen der ZUV möglich.
Allgemeine Fragen zur Nutzung von FAU.ORG kann nur das Kanzlerbüro beantworten. Da FAU. ORG sehr viele Informationen enthält, die nur für die ZUV relevant sind, ist der Kreis der Nutzerinnen und Nutzer entsprechend eingeschränkt.
Die Nutzung der Postzustelladressen aus FAU.ORG ist dennoch für beliebige Einrichtungen der FAU möglich, sofern es dafür eine dienstliche Notwendigkeit gibt. Hierfür ist nicht zwingend ein FAU.ORG-Zugang erforderlich. Um den Einsatzzweck und die technischen Realisierungsmöglichkeiten zur Nutzung der Postzustelladressen aus FAU.ORG zu besprechen, wenden Sie sich bitte an die
Cobra-Support-Adresse. Auch Änderungsmitteilungen für in FAU.ORG hinterlegte Adressen können unter Angabe der FAU.ORG-Nummer an diese Adresse gesendet werden.