Die Strukturen einer Universität abzubilden, ist ein durchaus komplexes Unterfangen. Denn es sollte so wenig manuelle Pflege benötigen wie möglich. Ein Entwicklerteam des RRZE hat dies nun zusammen mit dem CIO-Office umgesetzt.
Wer ist eigentlich Mitglied der Universitätsleitung und wer ist stellvertretender Leiter des CIO-IO-Gremiums? Diese Strukturen verständlich und automatisiert abzubilden, ist nicht nur aufwendig, sondern auch die neueste Errungenschaft der FAU. Doch von Anfang an:
Das Personen- und Einrichtungsverzeichnis FAUdir bildet auch die Strukturen der FAU ab. Zumindest zeigt es, dass beispielsweise Dr.-Ing. Jürgen Kleinöder zum Lehrstuhl für Informatik 4 gehört. Was FAUdir aber nicht darstellen konnte, waren Gremienmitgliedschaften und Mitgliedschaften von Amts wegen. Dass Kleinöder neben seiner Lehrstuhltätigkeit auch Chief Information Officer (CIO) ist und dadurch das CIO-Gremium leitet, konnte mit FAUdir nicht dargestellt werden. Auch nicht möglich waren zeitlich befristete Mitgliedschaften. Manuell bewältigbar, wenn es nur um zwei Gremien geht, aber manche Ämter der Universitäts- oder Fakultätsleitungen sind von Amts wegen in sehr vielen Gremien beteiligt. Somit hätte bei jedem Wechsel der Universitätsleitung die Mitgliedschaft jeder einzelnen Person manuell beendet werden müssen.
Manuelle Pflege aufwendig
Das ist jedoch sehr aufwendig und fehleranfällig. Deshalb gibt es nun FAUgra. Die Gremienmanagementverwaltung bildet genau diese Strukturen ab und gibt diese automatisiert über FAUdir aus. „Das Prinzip einer Single Source of Truth war in diesem Bereich lange überfällig“, erklärt Dr. Monica Hinrichs-Mayer, die bei dem Projekt federführend war. FAUgra ist jetzt die eine Basis, aus der Daten kommen. Das sind Daten, wie Mitgliedschaften von Amts wegen und zeitlich befristete Mitgliedschaften.
Somit würden bei einem Wechsel des CIO alle Mitgliedschaften, die ein CIO an der FAU hat, sofort an seinen Nachfolger übergehen. Ebenso wird Vizepräsident Professor Andreas Hirsch zum Ende seiner Amtszeit im Jahr 2027 automatisch aus der Universitätsleitung ausgetragen. Der Pflegeaufwand reduziert sich dadurch erheblich. Denn nun sind Mitgliedschaften, entsprechend der Zugehörigkeitsdauer gültig. Ausgegeben werden die Einträge von FAUgra über das Personen- und Einrichtungsverzeichnis FAUdir. Damit ist FAUdir ein tagesaktuelles Abbild der Strukturen an der FAU.
Auch Externe Mitglieder werden ausgegeben
Leicht können nun auch externe Gremienmitglieder, wie beispielsweise Mitglieder des FAU-Kuratoriums oder des Universitätsrats korrekt ausgegeben werden. Denn als Externe haben diese keinen eigenen FAUdir-Eintrag, sind aber Gremienmitglied. Ohne FAUgra wäre das abzubilden komplex geworden.
„Ein zentrales Thema, weshalb wir FAUgra geschaffen haben, ist ein ganz praktischer Nutzen: die Struktur nach außen sichtbar machen und, um FAUdir aktuell zu halten“, erklärt Sven Marschke. Er ist einer der Entwickler, die FAUgra am Regionalen Rechenzentrum Erlangen (RRZE) technisch entwickelt haben. FAUgra basiert auf den gleichen grundlegenden Code-Strukturen wie das Identity Management (IdM) oder FAUdir.
Wer jetzt denkt, dass das alles ganz schön komplex ist, dem sei versichert: Eigentlich ist alles ganz einfach. Für die meisten Nutzenden an der FAU ändert sich nichts. Die Struktur der FAU und alle Mitgliedschaften zu Gremien, Kommissionen und Funktionsträger oder Funktionsträgerinnen werden direkt über FAUdir ausgespielt. Wer allerdings FAUgra-Beauftragter ist, der darf nun diese Strukturen und Zugehörigkeiten verwalten und hat damit eine sichere Datenbasis. Doch das ist nur ein kleiner Teil an Personen. Für die meisten ändert sich demnach nichts – sie finden alle Daten aus FAUgra in FAUdir. Also alles einfacher als gedacht.
Text: Corinna Russow