Die letzten Meldungen

Warnung vor Phishing-Mails mit dem Betreff: Benachrichtigung

21. März 2017

Aus aktuellem Anlass bitten wir alle E-Mail-Nutzer darauf zu achten, Phishing-Mails mit dem Betreff „Benachrichtigung“ und dem Absender „Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg <info@fau.de>“‚ zu ignorieren.
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Störung diverser Webauftritte (Update: Behoben)

21. März 2017

Derzeit verzeichnen wir Störungen bei dem Zugriff auf Webauftritten, die das Webhosting-Angebot nutzen.
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Datenbankwartung am Videoportal

21. März 2017

Aufgrund einer Datenbankwartung wird das Videoportal (VP) am Mittwoch, 29.03.2017, von 09:00  bis 14:00 Uhr nicht erreichbar sein.
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Meldungen nach Thema

 

FAUMail-Postfach

Benutzerberatung

Die Benutzerberatung für die FAUMail-Postfächer wird von der Postmaster-Gruppe des RRZE durchgeführt. Erste Anlaufstelle für Benutzerprobleme sind das Externer Link:  zentrale Helpdesk-System oder die Service-Theke des RRZE bzw. seiner externen IT-Betreuungszentren.

Zugangsdaten

Für den Zugang zu einem FAUMail-Postfach über das Externer Link:  Webmail-Portal sowie für den Mailabruf und Mailversand mit einem Mailprogramm werden folgende Zugangsdaten benötigt:

  • Benutzername: <E-Mail-Adresse>
  • Passwort: <E-Mail-Passwort>

Das E-Mail-Passwort ist standardmäßig gleich dem IdM-Passwort. Diese Passwort-Synchronisation kann über den Externer Link:  Identity Management (IdM) Self Service für das FAUMail-Konto (Dovecot) ausgeschaltet und dann das E-Mail-Passwort gesondert gesetzt werden. Hierzu muss in der Rubrik E-Mail-Postfächer in der Zeile des entsprechenden Postfaches auf die drei Punkte des Kontextmenüs und dann auf Passwort-Sync ändern bzw. Passwort ändern geklickt werden.

Webmail-Portal

Das Externer Link:  Webmail-Portal ermöglicht den Zugriff auf ein FAUMail-Postfach mittels eines Web-Browsers. Es erlaubt den Zugriff auf die Ordner des eigenen FAUMail-Postfaches sowie auf freigegebene Ordner anderer FAUMail-Postfächer. Weiterhin bietet es die Möglichkeit, im Menü Einstellungen eine Reihe von Einstellungen vorzunehmen, u.a. das Einrichten von serverseitigen Filtern (Spamfilter, Sortierfilter, Abwesenheitsnotiz usw.), von ordnerbasierten Vorhaltezeiten sowie von Ordnerfreigaben.

Anbindung von Mailprogrammen

Für Mailprogamme werden die Zugriffsprotokolle POP3 und IMAP unterstützt. Für den Mailversand wird das Protokoll SMTP eingesetzt.

Der Zugriff über POP3 ruft nur den Inhalt der Inbox bzw. des Posteingangs ab und unterstützt keine serverseitige Ordner-Ablage. Das Mailprogramm bietet für POP3-Konten nur eine Mail-Ablage am Arbeitsplatzrechner an.

Für FAUMail-Nutzer sind für den Mailabruf mit einem Mailprogramm über eine IMAP-Verbindung oder eine POP3-Verbindung zum FAUMail-Server bzw. den Mailversand über eine SMTP-Verbindung zum Postausgangsserver folgende Einstellungen vorzunehmen.

Als Verbindungsicherheit sollte bevorzugt STARTTLS bzw.TLS verwendet werden.

Einige Mailprogramme bieten STARTTLS bzw. TLS für die Verschlüsselung der Verbindung beim Versenden von E-Mail nicht an. Solche Mailprogramme bieten SSL/TLS bzw. SSL als Verschlüsselung an. Es ist dann die entsprechende Einstellung für SSL/TLS bzw. SSL vorzunehmen:

Anbindung von Mailprogrammen - FAUMail
Mailabruf über IMAP Mailabruf über POP3 Mailversand über SMTP
Posteingangsserver:
faumail.fau.de
Posteingangsserver:
faumail.fau.de
Postausgangsserver:
smtp-auth.fau.de
Port: 143 Port: 993 Port: 110 Port: 995 Port: 587 Port: 465
STARTTLS bzw. TLS aktiviert SSL/TLS bzw. SSL aktiviert STARTTLS bzw. TLS aktiviert SSL/TLS bzw. SSL aktiviert STARTTLS bzw. TLS aktiviert SSL/TLS bzw. SSL aktiviert
Login-Daten: siehe Zugangsdaten Benutzername: IdM-Kennung oder E-Mail-Adresse
Passwort: IdM-Passwort
Server erfordert Authentifizierung: aktiviert
Sichere Authentifizierung: deaktiviert

Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, in den Einstellungen eines Mailprogramms das E-Mail-Passwort nicht zu speichern. Das E-Mail-Passwort sollte erst beim Starten des Mailprogramms eingegeben werden.

Speicherplatzkontingent (Quota)

Jede Person erhält ein Speicherplatzkontingent, welches die Anzahl gespeicherter E-Mails und den insgesamt belegten Speicherplatz der Mailablage begrenzt. Das Kontingent beträgt für Studierende 1 GB und für Beschäftigte 2 GB und jeweils maximal 200.000 gespeicherte E-Mails. Wenn der zugeteilte Speicherplatz zu 90% ausgeschöpft ist, wird eine Quota-Warnung zugestellt. Ist das Speicherplatzkontingent überschritten, gehen weitere eintreffende Mails als unzustellbar an den Absender zurück.

Beschäftigte können zu festgelegten Konditionen eine Erweiterung des Speicherplatzkontingents beantragen.

Struktur der Mail-Ablage

Für FAUMail-Postfächer wird eine hierarchische Anordnung von Ordnern am Server unterstützt. Nach Anmeldung am Externer Link:  Webmail-Portal kann im Menü Ordner die Ordnerstruktur verwaltet werden. Durch Setzen bzw. Entfernen des Hakens hinter einem Ordnernamen kann dieser in der im Menü E-Mail angezeigten linksseitigen Ordneransicht ein- bzw. ausgeblendet werden.

Zustellfilter

Die serverseitige Filterung eingehender E-Mails lässt sich im Externer Link:  Webmail-Portal unter dem Menüpunkt Einstellungen -> Filter vornehmen. Die dort definierten Filterregeln werden vor dem Speichern einer E-Mail am FAUMail-Server ausgeführt. Sie wirken daher bereits vor dem Mailabruf mit einem Mailprogramm oder über das Externer Link:  Webmail-Portal. Die Ausführungsreihenfolge der Filterregeln kann durch Verschieben einer Filterregel per Drag & Drop nach oben oder unten beeinflusst werden. Filterregeln können zudem deaktiviert und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktiviert werden. Deaktivierte Regeln werden in der Auflistung durchgestrichen dargestellt.

Es können mehrere Filtersätze erstellt und bearbeitet werden. Einer davon kann als aktiver Filtersatz markiert werden. Die Erstellung bzw. Bearbeitung eines Filtersatzes in der hier verwendeten standardisierten Filtersprache Externer Link:  Sieve kann auch mittels eines externen Editors erfolgen und der Filtersatz dann mittels der Option Filter aus Datei hochgeladen werden.

Nachfolgend sind zwei Anwendungsbeispiele für serverseitige Zustellfilter beschrieben.

Spamfilter

Im Menü Einstellungen -> Filter kann ein Spamfilter eingerichtet werden, indem als Bedingung X-Spam-Flag ist gleich YES und als Aktion Speichern im Ordner gewählt wird. Den Ordner sollte man Spam oder Junk nennen. Damit werden E-Mails ab fünf Spam-Bewertungspunkten (siehe Spamanalyse) entsprechend aussortiert.

Autoresponder

Über den Menüpunkt Einstellungen -> Urlaub wird eine Filtervorlage bereit gestellt, mit der die automatische Beantwortung eingehender E-Mails auf einfache Weise eingerichtet werden kann. Konfigurierbar sind hier: Betreffzeile, Nachrichtentext sowie der Zeitpunkt des Beginns und des Endes der Autoantwort. Im Reiter Erweiterte Einstellungen lassen sich zusätzlich der Absender der Autoantwort, das Antwortintervall pro Absender, sowie die eigenen E-Mail-Adressen festlegen, für die der Autoresponder ansprechen soll.

Ordnerbasierte Vorhaltezeit

Der Parameter Automatische Vorhaltezeit in der Rubrik Informationen, die nach dem Anwählen eines Ordners unter dem Menüpunkt Einstellungen -> Ordner im Externer Link:  Webmail-Portal erscheint, ermöglicht das Festlegen einer Speicherdauer für gespeicherte E-Mails, die für jeden Ordner gesondert einstellbar ist. Eine E-Mail, deren Alter nach dem Empfang die Vorhaltezeit überschreitet, wird gelöscht.

Eine Quota-Überschreitung aufgrund der Zustellung unerwünschter E-Mails (Spam) während einer längeren Abwesenheit kann verhindert werden, wenn die Vorhaltezeit für den Spam-Ordner z.B. auf 30 Tage begrenzt wird. Hier würde der Zustellbarkeit erwünschter E-Mail meist der Vorrang gegeben gegenüber dem Aufbewahren aller E-Mails bis zum Quota-Limit und dem Zurückweisen aller E-Mails ab dem Zeitpunkt der Quota-Überschreitung. Es wird daher empfohlen, bei Einrichtung eines Spamfilters auch eine Vorhaltezeit für den Spamordner zu setzen. Die Vorhaltezeit sollte jeder für sich so wählen, dass ihr/ihm die Prüfung einer möglichen "false-positive"-Bewertung vor dem automatischen Löschvorgang möglich ist.

Ordnerfreigaben

Über den Menüpunkt Einstellungen -> Ordner des Webmail-Portals können nach Auswahl eines Ordners unter der Rubrik Freigaben anderen Inhabern eines FAUMail-Kontos Zugriffsberechtigungen auf diesen Ordner der eigenen Mailablage gewährt werden. Analog können auch Ordner eines in der eigenen Verantwortlichkeit befindlichen Funktionspostfachs freigegeben werden.

Autor: Reiner Fischer
Letzte Änderung: 17. März 2017, Ansprechpartner, Historie

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