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Wartung IdM-Portal: abgeschlossen

14. Februar 2017

Am heutigen Dienstag, den 14.2.2017 von 14 bis 17 Uhr, werden einige IdM-Datenbanken aktualisiert.
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HPC cluster „LiMa“ unavailable (SOLVED)

11. Februar 2017

Due to a failure of the management/admin node, the LiMa cluster was unavailable from Saturday Feb. 11th approx. 11:10 until approx. 15:30.
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Wartung des Servers „FAUPRINT2“

10. Februar 2017

Sehr geehrte Damen und Herren,
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Meldungen nach Thema

 

E-Mail automatisch beantworten und weiterleiten

  1. Einleitung
  2. Risiken
  3. Neu: Filter Abwesenheitsnachricht schon vorkonfiguriert
  4. Obsolete: Filter Automatische Antwort neu anlegen
  5. Obsolete: Filter Automatische Antwort erweitern
  6. Obsolete: Automatische Weiterleitung neu anlegen
  7. Obsolete: Automatische Weiterleitung erweitern
  8. Übersicht: Serverseitige Filter
  9. Tipps zum Testen der Filter

Einleitung

Diese Anleitung wendet sich an FAUMail-Benutzer und beschreibt, wie Sie allen, die Sie während Ihrer Abwesenheit anschreiben, automatisch eine Nachricht zurücksenden und wie Sie während Ihrer Abwesenheit eingehende E-Mails automatisch an Ihre Vertretung weiterrleiten lassen können .

Sie sollten, wenn Sie, die im folgenden beschriebenen Filter, das Erste Mal einrichten, rechtzeitig, spätestens 2 Tage vor Ihrer
geplanten Abwesenheit damit beginnen !
Dann haben sie noch genügend Zeit, eventuell nötige Korrekturen vorzunehmen. Es kann nämlich bis zu 3 Stunden dauern, bis eine Filteränderung wirksam wird (Cache).

Wenn Sie ein FAUMail-Postfach haben, können Sie unter Externer Link:  https://faumail.uni-erlangen.de nach Authentifizierung mit Mailadresse und Mailpasswort auf Ihr Postfach zugreifen und auch serverseitige Einstellungen vornehmen.

Risiken

Ihre E-Mail sollten Sie nur automatisch beantworten lassen, wenn Sie bereit sind diese Risiken einzugehen !

  1. Es werden völlig unbekannte Personen über Ihre Abwesentheit benachrichtigt, falls diese Ihnen eine E-Mail schreiben.
  2. Falls Spam nicht erkannt wird, wird dieser beantwortet, was noch mehr Spam zur Folge haben kann.
  3. Falls eine E-Mail, die von einer Mailingliste kommt, beantwortet wird, werden Sie eventuell dort abgemeldet.

Filter Abwesenheitsnachricht schon vorkonfiguriert

Der Filter für die Abwesenheitsnachricht ist bei einem FAUMail-Konto schon vorkonfiguriert. Sie müssen ihn nur noch aktivieren. Der nächste Abschnitt Filter Automatische Antwort neu anlegen erübrigt sich damit und wird nur noch benötigt, falls Sie die Vorkonfiguration versehentlich gelöscht haben!

Die ersten beiden Filter sind zur Spamerkennung, der dritte Filter sendet, wenn er aktiviert ist eine Abwesenheitsnotiz. Sie müssen voher nur noch den Antwortext eintragen.

Abb. Serverseitige Filter
Abb. Serverseitige Filter

Abb. Filter bearbeiten Automatische Antwort
Abb. Filter bearbeiten Automatische Antwort

Filter Automatische Antwort neu anlegen

Der Filter für die Abwesenheitsnachricht ist bei einem FAUMail-Konto schon vorkonfiguriert. Sie müssen ihn nur noch aktivieren. Dieser Abschnitt Filter Automatische Antwort neu anlegen erübrigt sich damit und wird nur noch benötigt, falls Sie die Vorkonfiguration versehentlich gelöscht haben!

 

Bitte legen Sie zuerst einen Ordner z.B. mit dem Namen Automatische Antwort an.

Ordner
Ordner erstellen z.B. Automatische Antwort
als Unterordner von [INBOX]
Erstellen

Legen Sie dann einen Filter z.B. Automatische Antwort an.

Serverseitige Filter
Neuen Filter anlegen
Name: z.B. Automatische Antwort
Gewichtung: z.B. 4
(x) Aktiviert
[Nicht Kürzlich] > Bedingung hinzufügen

Abb. Filter Automatische Antwort anlegen
Abb. Filter Automatische Antwort anlegen

Anmerkungen

  1. Je niedriger die Gewichtung eines Filters ist, desto höher ist dessen Priorität (1 hat höhere Priorität als 2). Deshalb sollte man für den Filter Urlaub eine höhere Gewichtung wählen, als für die Spam-Filter, um den eingehenden Spam-E-Mails nicht automatisch zu antworten. Die Spam Mailfilter haben die Gewichtung 2 und 3 voreingestellt.
  2. Nicht Kürzlich bedeutet, es ischon eine gewisse Zeit her, dass vom selben Absender eine E-Mail gekommen ist..

Filter Automatische Antwort erweitern

Bitte geben Sie nun die Filterbedingungen ein.

( ) nicht Erste Nachricht innerhalb der letzten <n> Tage 7
[Headername] > Bedingung hinzufügen
(x) für die alle der folgenden Bedingungen zutreffen
(x) nicht Header <header> enthält <Text> X-Spam-Flag YES
(x) nicht Header <header> enthält <Text> Return-Path <>
(x) nicht Header <header> enthält <Text> Precedence bulk
(x) nicht Header <header> enthält <Text> Precedence list
(x) nicht Header <header> enthält <Text> List-Id
[To] > Bedingung hinzufügen
( ) nicht To-Header enthält <Text> z.B. Max.Mustermann@phil.stud.uni-erlangen.de
(x) Automatische Rückantwort mit <Text> z.B. Ich bin in Urlaub
(x) Speichere Mail in <Ordner> z.B. INBOX/Automatische Antwort
Filter speichern
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Abb. Filter Automatische Antwort erweitern
Abb. Filter Automatische Antwort erweitern

Anmerkungen

  1. Man darf kein Kreuz bei nicht Erste Nachricht innerhalb der letzten <n> Tage machen.
  2. Eine E-Mail wird nur beantwortet, wenn der Absender nicht innerhalb der letzten <n> Tage schon mal eine E-Mail geschrieben hat. Das verhindert beispielsweise, dass sich Absender automatisch ständig gegenseitig Mails schicken, oder dass, wenn man an eine Mailingliste sendet, man ständig neu über die Abwesensenheit einiger Mitglieder der Mailingliste informiert wird.. Ein guter Wert für <n> ist 7 Tage.
  3. Spam E-Mails werden nicht beantwortet. Die Filter sind so eingerichtet, dass sie auch funktionieren, wenn die Spamfilterung deaktiviert ist. (X-Spam-Flag YES)
  4. DSN's (Delivery Status Notifications) werden nicht beantwortet.(Return-PATH <>)
  5. E-Mails von Mailinglisten werden nicht beantwortet (Precedence = bulk, Precedence = list, List-Id = Feld lleer lassen )
  6. Es werden nur E-Mails beantwortet, die an Sie persönlich adressiert sind. Geben Sie hier Ihre Mailadresse an.
  7. Als Aktion wählen Sie "Automatische Rückantwort" und tragen den gewünschten Text ein. Dann bekommt die Absenderadresse immer dann eine automatische Rückantwort, wenn die letzte automatische Rückantwort schon <n> Tage her ist.
  8. Um später nachvollziehen zu können, welchen Leuten automatisch geantwortet wurde, erstellt man am besten einen eigenen Ordner für beantwortete Emails. Im Filter setzt man dann noch ein Kreuz für das Feld "Speichere Mail in <Ordner>" und gibt dann dahinter noch den Ordner an, den man vorher erstellt hat. Dort werden dann alle beantworteten E-Mails abgelegt, während alle nicht beantworteten E-Mails in der INBOX bleiben.
  9. Eigentlich würde man erwarten, dass jeweils nur die erste. E-Mail vom selben Absender im Ordner Automatische Antwort abgelegt wird. Es werden aber auch alle Folge-E-Mails vom selben Absender dort abgelegt. Alle E-Mails bei denen jedoch eine der Filterregeln 2 bis 6 nicht zutriifft wird ganz normal im Ordner INBOX gespeichert.

Optional: Filter Automatische Weiterleitung neu anlegen

Falls Sie Ihre Emails während Ihrer Abwesenheit an jemand anderen weiterleiten wollen, erstellen Sie sich bitte noch einen weiteren Filter
mit der gleichen Gewichtung, die der Filter Automatische Antwort hat.

Serverseitige Filter
Neuen Filter anlegen
Name: z.B. Automatische Weiterleitung
Gewichtung:: z.B. 4
(x) Aktiviert
[Headername] > Bedingung hinzufügen

Abb. Filter Automatische Weiterleitung anlegen
Abb. Filter Automatische Weiterleitung anlegen

Anmerkungen

  1. Die Gewichtung der Filter Automatische Antwort und Automatische Weiterleitung muss gleich sein. Gleiche Gewichtung hat zur Folge, dass beide Filter parallel ausgeführt werden.
  2. Je niedriger die Gewichtung eines Filters ist, desto höher ist dessen Priorität (1 hat höhere Priorität als 2). Deshalb sollte man für den Filter Automatische Antwort eine Gewichtung wählen, die höher als die Gewichtung der Spamfilter ist. Die Spam-Filter haben die Gewichtung 2 und 3 voreingestellt. Im Beispiel wurde deshalb 4 als Gewichtung für den Filter Automatische Antwort gewählt , damit nur erwünschte Mails der automatischen Rückantwort und Weiterleitung unterzogen werden..

Optional: Filter Automatische Weiterleitung neu erweitern

Bitte geben Sie nun die Filterbedingungen ein.

(x) nicht Header <header> enthält <Text> X-Spam-Level **********
(x) Leite Mail an folgende Adresse weiter z.B. Maria.Musterfrau@phil.stud.uni-erlangen.de
(x) Speichere Mail in <Ordner> INBOX
Filter speichern
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Abb. Filter Automatische Weiterleitung erweitern
Abb. Filter Automatische Weiterleitung erweitern

Anmerkungen

  1. Es werden nie Spam E-Mails mit mehr als 10 Spampunkten weitergeleitet.
  2. Füllen Sie das Feld mit "Leite Mail an folgende <Adresse> weiter" mit der Adresse aus, an die die eingehenden Mails weitergeleitet werden sollen und speichern den Filter ab.
  3. Vergessen Sie nicht Speichere Mail in <Ordner> INBOX anzugeben, sonst erhält nur Ihre Vertretung eine Kopie dieser Mail.
  4. Diese Aktion wird dann immer ausgeführt, unabhängig von den <n> Tagen.
  5. Vorsicht bei der Weiterleitung, falls Sie nicht an eine Person sondern an eine Liste weiterleiten bei der Sie selbst Mitglied sind, müssen Sie, wie bei dem ersten Filter Automatische Antwort auch dafür sorgen, dass E-Mails von Listen nicht weitegeleitet werden.

Übersicht: Serverseitige Filter

In etwa so sieht das Ganze in der Übersicht aus.

Abb. Serverseitige Filter
Abb. Serverseitige Filter

Anmerkungen

  1. Wird 4 als Gewichtung für die Filter Automatische Weiterleitung und Automatische Antwort gewählt, werden fälschlicherweise als Spam erkannte E-Mails nicht an die Vertretung weitergeleitet. Will man diese totzdem weiterleiten, weil vielleicht doch etwas wichtiges dabei sein könnte, so muss man als Gewichtung für die Filter Automatische Antwort und Automatische Weiterleitung die Gewichtung 0 wählen.
  2. Falls Sie 0 als Gewichtung für die Filter Automatische Weiterleitung und Automatische Antwort gewählt haben, werden auch niedrig bewertete Spam E-Mails an Ihre Vertretung weitergeleitet.
  3. Wenn diese Mails innerhalb des Campus weitergeleitet werden, bekommen diese 10 Spampunkte abgezogen, so dass sie Ihre Vertretung nicht mehr auf Grund des E-Mail Headers X-Spam-Flag von normaler E-Mail unterscheiden kann.
  4. Die Filterkriterienen werden in Polnischer Notation angezeigt:

    and and and recent "7" not headername "X-Spam-Flag" "YES" and not headername "Return-Path" "<>" not headername "Precedence" "bulk" and and not headername "Precedence" "list" not headername "List-Id" "" to "Franz.Mustermann@phil.stud.uni-erlangen.de"

    Bitte überprüfen Sie genau, ob Sie alles richtig eingegeben haben und korrigieren Sie es gegebenenfalls !

    In Normalschreibweise mit Klammern entspricht das dem folgenden:

    (( recent "7" and not headername "X-Spam-Flag" "YES") and (not headername "Return-Path" "<>" and not headername "Precedence" "bulk")) and ((not headername "Precedence" "list" and not headername "List-Id" "") and to "Franz.Mustermann@phil.stud.uni-erlangen.de")

Tipps zum Testen der Filter

  1. Damit noch keine richtige Beantwortung und Weiterleitung stattfindet, konfigurieren Sie bitte vorläufig folgendes:

    ( ) Automatische Rückantwort mit <Text> z.B. Ich bin in Urlaub
    (x) Benachrichtige mich mit <Text> über das Zutreffen des Filters z.B.Beantwortet
    ( ) Leite Mail an folgende Adresse weiter z.B. Maria.Musterfrau@phil.stud.uni-erlangen.de
    (x) Benachrichtige mich mit <Text> über das Zutreffen des Filters z.B.Weitergeleitet

    Sie können dann eine zeitlang die Benachrichtigungen beobachten. Danach könmen Sie die Filter, wie oben beschrieben, freischalten.

  2. Senden Sie zweimal eine E-Mail an sich selbst. Die erste sollte beantwortet werden, die zweite nicht mehr.
  3. Senden Sie eine E-Mail an xyz@rrze.uni-erlangen.de, dann sollten Sie eine DSN zurückbekommen, da es diese E-Mail-Adresse nicht gibt. Die DSN sollte nicht beantwortet werden.
  4. Um das Verhalten bei E-Mails von Mailinglisten und Newslettern und bei Spam zu testen, müssen Sie leider abwarten, bis eine entsprechende E-Mail ankommt.

Letzte Änderung: 19. November 2013, Historie

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