An der FAU bildet docDaten den gesamten Promotionsprozess ab. Diese Eigenentwicklung macht jetzt Schule.
Ist mein Promotionsantrag schon genehmigt? Wie viele Promotionen betreue ich derzeit eigentlich? Das sind Fragen, auf die Promovierende und Promotionsbetreuer an der FAU leicht Antworten finden können, denn dafür gibt es seit 2010 docDaten. Dieses System dient dazu, den kompletten Promotionsprozess abzubilden, sodass alle Beteiligten wissen, in welchem Stadium sich die Promotion befindet. Bis 2027 soll der Prozess zudem vollständig digitalisiert sein, weshalb ständige Weiterentwicklungen des Tools stattfinden.
Doch damit nicht genug: Seit 2024 können auch andere Hochschulen die Eigenentwicklung des RRZE nutzen. Denn vielfach sind Hochschulen derzeit auf der Suche nach Software, die sie für Promotionsprozesse nutzen können. Grund dafür ist das erst kürzlich erteilte Promotionsrecht für Hochschulen. Denn bislang durften Hochschulen gar nicht oder nur im Verbund mit einer Universität promovieren. Seit Kurzem können Hochschulen allerdings in sogenannten Promotionszentren selbst Promotionen durchführen.
Pilotprojekt in München
Erste Nutzerin von docDaten ist daher seit 2024 die Hochschule München. Das Pilotprojekt mit der Hochschule München erforderte einige Anpassungen am Code von docDaten, damit auch die Prozesse der Hochschule digital dargestellt werden können. „Bei jeder Hochschule muss berücksichtigt werden, wie die Hochschulen die Promotion abbilden“, erklärt Stefan Roas. Er ist Leiter der Gruppe Anwendungen & Datenbanken am RRZE. Das erfordert immer wieder manuelle Anpassungen am Code und bedeutet deshalb immer Aufwand für das Team von Anwendungen & Datenbanken der Abteilung Entwicklung, Integration, Verfahren am RRZE. „Die Promotion an Promotionszentren der Hochschulen funktioniert anders als an der FAU“, erklärt Roas. „Zum Beispiel könnte die Notengebung unterschiedlich sein.“ So wird bei manchen Doktorgraden ein numerisches Notensystem, wie aus Schule und Studium bekannt, verwendet. Andere nutzen lateinische Begriffe, wie summa cum laude, magna, cum laude, etc. Um Gesamtnoten aus den verschiedenen Systemen berechnen zu können müssen Skripte programmiert werden.
Dazu kommt: Hochschulen haben insgesamt andere Verwaltungstools für das Studium als die FAU. „Bei uns an der FAU ist docDaten stark in die bestehende Systemlandschaft integriert. So bezieht docDaten Nachweise wie die Abschlussnote der eigenen Masterabsolventen direkt aus campo. Andere Hochschulen nutzen andere Tools, sodass vor der Weitergabe von docDaten diese FAU-spezifischen Erweiterungen entfernt wurden“, sagt Roas.
Für 2025 haben noch weitere Hochschulen Interesse an der Nutzung von docDaten bekundet.
Text: Corinna Russow