Pflege und Verwaltung von Webauftritten

Ein Webauftritt ist ein wichtiges Instrument der digitalen Öffentlichkeitsarbeit. Durch den Webauftritt stellt man eine weltweit zugängliche Präsentation zur Verfügung. Es liegt daher im Interesse der Betreiber eines Webauftritts, dass dieser qualitativ klassischen Publikationen und Präsentationen mindestens gleich gestellt ist.
Ein gut gepflegter Webauftritt sorgt für eine bessere Bekanntheit und weckt Interesse an den beteiligten Lehrstuhl und dessen Arbeit. Drittmittelstarke Einrichtungen oder solche, die sich für Mittel bewerben wollen, profitieren durch einen gut gepflegten Webauftritt.

Ein Webauftritt, der schlecht gepflegt ist, veraltete Informationen liefert oder neben der reinen Selbstpräsentation keine Informationen bereitstellt, die für eine Referenzierung durch Dritte von Relevanz sind, kann dem Ansehen der betreibenden Einrichtung hingegen Schaden zufügen. Ein Schaden entsteht dabei auch bereits dadurch, dass keine oder zu wenig Inhalte bereit gestellt werden. In diesem Fall können Webauftritte von Wettbewerbern durch eine reichhaltigere Informationsbereitstellung ein besseres Suchmaschinen-Ranking erhalten.

Aufwand und Kosten für Webauftritte

Der Betrieb und die dauerhafte Pflege eines Webauftritts ist stets mit einem nicht zu vernachlässigenden Aufwand verbunden.

Personalkosten

Der Aufwand für einen Webauftritt ist abhängig von der Größe der unterhaltenden Einrichtung und der Anzahl der Beteiligten.
In allen Fällen wird mindestens eine Person benötigt, welche die Inhalte einstellt und diese bei Neuerungen aktualisiert. Zuvor muss diese auch das Design der Einrichtung auswählen und konfigurieren und eine Taxonomie ausarbeiten. Teilweise ist dabei auch die Bildbearbeitung notwendig.

Folgende Erfahrungswerte können eine Orientierung bieten:

Größe der Einrichtung oder Beteiligte bzw. Typus des Webangebots Benötigtes Personal
Kleiner Lehrstuhl: 3 – 5 Personen Studentische Hilfskraft mit etwa 8 Stunden/Woche
Mittelgroßer Lehrstuhl: 6 – 15 Personen Studentische Hilfskraft von 8 bis 11 Stunden/Woche
Größerer Lehrstuhl: 16 – 50 Personen Team-Assistenz (m/w/d) oder Webredakteur (m/w/d) in Teilzeit plus einer Studentische Hilfskraft von 8 bis 11 Stunden/Woche
Einrichtungen ab 50 Personen Team-Assistenz (m/w/d) oder Webredakteur (m/w/d) in Vollzeit plus zwei Studentische Hilfskräfte von 8 bis 11 Stunden/Woche
Kampagnen-Website Webredakteuer (m/w/d) in Vollzeit für die Dauer der Kampagne. Zusätzlich ist die (temporäre) Beschäftigung einer Kraft für Social Media Kampagnen in Erwägung zu ziehen.
Kongress- und Event-Website Webredakteuer (m/w/d) in Vollzeit für die Dauer der Veranstaltung mit einem Vorlauf von 2 Monaten und einer Nachbereitungszeit von mindestens einem Monat. Zusätzlich ist die Beschäftigung einer Kraft für Social Media Kampagnen in Erwägung zu ziehen.

Diese Schätzwerte können stark durch das individuelle Publikationsverhalten der Einrichtung beeinflusst werden. Bei einer hohen Publikationsrate steigt in der Regel auch der Arbeitsaufwand. Ebenso kann ein spezifisches Webportal, welches man in Form einer Kampagne, eines Kongresses oder eines Kooperationsprojektes bereit stellt, einen größeren Koordinationsaufwand nach sich ziehen.
Während bei einem normalen Lehrstuhl-Webauftritt eine dauerhafte Betreuung der Inhalte notwendig ist, die sich über das Semester verteilt, erfordern zeitlich befristete Kampagnen- oder Kongress-Webauftritte einen hohen zeitlichen Aufwand in kurzer Zeit.

Sachkosten

Neben den oben aufgeführten Personalkosten für (digitale) Öffentlichkeitsarbeit, müssen stets auch folgende Sachkosten eingerechnet werden:

  • Standard Arbeitsplatzrechner für angestellte Team-Assistenz (m/w/d) oder Webredakteur (m/w/d)
  • Kosten für den Betrieb eines Webauftritt beim RRZE (ab 120,- Euro/Jahr bei Nutzung des CMS-Angebots)
  • Für denn Fall, dass die Einrichtung statt dem RRZE Webdienst einen eigenen Webserver betreiben will, ist im Falle eines virtuellen Servers mit Kosten von 1000,- Euro pro Jahr zu rechnen. Bei Verwendung eines physikalischen Servers hingegen sind dessen Beschaffungskosten (ab ca. 3000,- Euro), sowie jährliche Pauschalgebühren für Netzanbindung und Strom einzuplanen (Höhe abhängig vom Serverstandort). In beiden Fällen ist zudem die Anstellung von zusätzlichen, geschulten IT-Fachpersonal notwendig.

Auftragsarbeiten an Externe

Für den Fall, dass bei einem Webangebot nicht das Corporate Design der FAU verwendet werden soll, sondern eine externe Agentur zur Entwicklung eines eigenen Webdesigns beauftragt wird, können Kosten in großer Höhe anfallen. Die Kosten für Arbeiten durch eine Agentur sind nicht pauschal einzuschätzen, da hier sehr viele Faktoren den Preis beeinflussen. Bei einem neuen, eigenen Design muss jedoch mit Kosten im höheren vierstelligen bis mittleren fünfstelligen Bereich gerechnet werden. Bei Auftragsvergaben in diesem Umfang sind daher Vergleichsangebote einzuholen, die auch eine sorgfältige Auftragsdefinition benötigen.

Lassen Sie sich unbedingt vor einer Auftragsvergabe an externe Dienstleister kostenlos, unverbindlich und ergebnisoffen vom RRZE beraten. Bitte beachten Sie, dass zur Abschätzung der Qualifikation einer Agentur, aber auch zur Abnahme der gelieferten Arbeit, Fachwissen erforderlich ist.

Organisatorische Hinweise

Informationskanäle für technische Ansprechpartner („Webmaster“) von Webauftritten

  • Webteam-Blog: Aktuelle Meldungen, Planungen und Artikel zu relevanten Themen
    Bitte abonnieren oder lesen Sie als Webmaster regelmäßig das Blog des Webteams des RRZE. Auf diesem Blog finden Sie Hinweise auf aktuelle oder geplante Wartungsarbeiten, sowie viele Artikel zur Nutzung von Webtechniken und Webdiensten.
  • Webmaster-Campustreffen
    Das RRZE Webteam läd in jedem Semester zu einem Webmaster-Campustreffen ein. Auf diesem Treffen werden Vorträge zu neuen Entwicklungen im Webbereich gehalten. Ausserdem ist dieses Treffen als Plattform zum Austausch und Diskussion gedacht.
  • WordPress-Handbuch
    Dokumentation zur Nutzung des WordPress CMS.
  • GitHub-Kanal des Webteams
    Die Entwicklung von öffentlichen Themes und Plugins, sowie weiteren Webanwendungen findet über GitHub statt. Webmaster, die sich an der Weiterentwicklung beteiligen möchten oder dazu mit eigenen Vorschlägen beitragen wollen, können dies dort tun.

Änderungen der Ansprechpartner

Sofern sich personelle Änderungen bzgl. Ihrer Domain ergeben, d.h. sich der Verantwortliche oder der technische Ansprechpartner (Webmaster) des Webauftritts ändern, sind Sie verpflichtet, uns hierüber in Kenntnis zu setzen. Nutzen Sie bitte hierfür das gleiche Formular wie für Ihren Erstantrag und schicken diesen als Änderungsantrag mit den aktualisierten Daten an die zentrale Service-Theke des RRZE.

Das RRZE kann nur technische Unterstützung für Ihren Webauftritt anbieten. Inhaltlich und organisatorisch sind allein die Betreiber der jeweiligen Webauftritte für Ihre Inhalte selbst verantwortlich

Sicherheitshinweise

  • Die Webmaster des RRZE sind bemüht darauf zu achten, dass der physikalische Webserver, die Webserver-Software Apache und das Betriebssystem den aktuellsten Sicherheitsanforderungen entsprechen. Dies hat zur Folge, dass im Falle von entdeckten Sicherheitsproblemen das Betriebssystem, der Server oder die Webserver-Software Apache kurzfristig neu eingerichtet werden müssen. In dieser Folge kann es zu kurzfristigen und nicht vorher ankündbaren Betriebsunterbrechungen kommen. Wir bemühen uns jedoch, solche Unterbrechungen so kurz wie möglich zu halten.
    Sollten Sie selbst Sicherheitsprobleme entdecken, setzen Sie sich bitte umgehend mit dem RRZE in Verbindung. Benutzen Sie hierzu denselben Weg wie bei der Meldung von Missbrauch von Netzwerkressourcen.
  • Im Falle von gemeldeten Sicherheitsvorfällen ist das RRZE zur Handlung gezwungen. Je nach Schwere des Vorfalls und der rechtlichen oder sachlichen Konsequenzen kann es notwendig sein, einen Webauftritt zu sperren. Das RRZE wird in diesen Fällen versuchen, den Schaden sowohl für Dritte, für die FAU als ganzes und auch für die Betreiber der Websites möglichst gering zu halten.

Webmaster-Portal

Zur Verwaltung des Webauftritts steht das Webmaster-Portal des RRZE zur Verfügung. Hier finden Sie gebündelte Informationen und Tools, die für alle Web-Kunden des RRZE relevant sind, wie zum Beispiel:

  • Alle Daten zu Ihrem Webauftritt
  • Einsicht in das Error-Log-File
  • Statistiken zu Ihrer Domain
    Es wird automatisch eine Zugriffsstatistik aller Zugriffe auf die Domain erstellt. Diese wird nachts erneuert.
  • Eine Impressums-Suche

Sollten Sie nach einer Benutzerkennung und einem Passwort gefragt werden, geben Sie bitte Ihre Webmasterkennung (für das Webspace-Angebot) oder Ihre IdM-Kennung (für die CMS-Instanz und den Wikidienst) an.

Statistiken

Für alle Webauftritte, die am RRZE gehostet sind, werden automatisch anonymisierte Zugriffsstatistiken erstellt.
Die Statistiken sind auf der Seite statistiken.rrze.fau.de abrufbar und werden üblicherweise nächtlich mit den Daten des Vortags aktualisiert. Details der Zugriffe von einzelnen Webauftritten sind nur beim Zugriff von Rechnern aus der FAU zugänglich.
Die Statistiken bieten unter anderem einen Einblick darin, welche Seiten häufig abgerufen werden und zu welchen Zeiten.