E-Mail-Nutzende stehen oftmals vor der Aufgabe, eine Vielzahl von Adressatinnen und Adressaten gleichzeitig anschreiben zu müssen. Mailprogramme bieten dazu häufig die Möglichkeit, lokale Verteiler zu verwenden. Bei deren Nutzung wird eine E-Mail mit entsprechend großer Anzahl an Empfängeradressen erzeugt. Da dieses Vorgehen mit Fallstricken behaftet sein kann, soll nachstehend erläutert werden, wie man diesen aus dem Weg geht.

Mailinglisten

Um das Anschreiben vieler Adressatinnen und Adressaten auf einfache Weise zu ermöglichen, betreibt das RRZE ein Mailinglistensystem, welches sich um die technische Abwicklung der Verteilung kümmert. Der oder die Absender/in schreibt dabei lediglich eine einzige Adresse an: die Listenadresse. Diese Variante ist immer dann das Mittel der Wahl, wenn kein personalisiertes Anschreiben der Adressatinnen und Adressaten notwendig ist. Mailinglisten werden vom RRZE-Postmaster angelegt und die Verwaltung dieser serverseitigen Listen über eine Weboberfläche an die Kundinnen und Kunden delegiert. Näheres dazu finden Sie unter Mailinglisten. Darüber hinaus hält das RRZE für eine Vielzahl von Adressatengruppen aus dem Bereich der FAU-Mitglieder (Studierende und Beschäftigte) automatisch via Identity Management (IdM) gepflegte Verteiler vor, weitere lassen sich auf Anfrage erstellen. Zu den Modalitäten für deren Nutzung lesen Sie bitte nach unter IdM-provisionierte Listen.

Richtlinien

Ist es tatsächlich notwendig, eine in einer kundenseitigen Mail-Anwendung geführte Adressatenliste zu verwenden, z. B. um personalisierte Anschreiben zu verfassen, dann sind beim Versand die nachfolgend genannten Aspekte zu beachten. Aus Datenschutzgründen darf keiner der Empfängerinnen und Empfänger die E-Mail-Adressen der anderen Empfängerinnen und Empfänger einsehen können. Dazu muss sichergestellt werden, dass diese in Bcc (Blind Carbon Copy, Blindkopie) adressiert werden, so dass sie im Kopf der E-Mail bei der Adressatin und dem Adressaten nicht sichtbar werden. Weiterhin begrenzen die vom RRZE betriebenen Einlieferungsserver für E-Mails zum Schutz vor Missbrauch durch kompromittierte Benutzerkonten und damit der eigenen Reputation die Anzahl adressierter Empfänger pro Zeiteinheit (max. 450 pro 15 min) sowie die Anzahl der adressierten Empfängerinnen und Empfänger pro einzelner E-Mail (max. 100). Überschreitung dieser Limits führt zu temporären Ablehnungen der Einlieferungen (Drosselung des Versandaktion).

FAUMail-Nutzende werden in diesem Zusammenhang darauf hingewiesen, dass beim Versand über das FAUMail-Webinterface die auf der Seite FAUMail-Postfach aufgeführten Versandregeln gelten. Missachtung kann zur vorübergehenden Sperre des E-Mail-Kontos führen.