Funktionsadressen

Unter einer Funktion versteht man in nachstehendem Zusammenhang eine Tätigkeit, die gleichzeitig oder auch abwechselnd von mehreren Personen (Funktionsträgern) ausgeübt wird. Als Funktionsadressen werden E-Mail-Adressen bezeichnet, hinter denen sich ein oder mehrere Funktionsträger verbergen. Als Beispiele seien Sekretariat, Webmaster und Postmaster genannt. Technisch werden solche Funktionsadressen (oder auch nicht-personenbezogene Adressen) am RRZE entweder als Funktionsverteiler oder als Funktionspostfach realisiert.

Detailliertere Informationen zu Funktionsadressen lassen sich aus technischer und aus nicht-technischer Sicht nachlesen.

Informationen zur Beantragung von nicht-personenbezogenen Adressen.

Funktionsverteiler schematisch
Ein Funktionsverteiler leitet an die Funktionsadresse gerichtete E-Mails an die persönliche(n) E-Mail-Adresse(n) der/des Funktionsträger(s) weiter. Die E-Mails werden in den persönlichen Postfächern aller Funktionsträger gespeichert. Es besteht kein Schutz vor unberechtigter Nutzung der zugehörigen Funktionsadresse.

Einsatzbereiche

Funktionsverteiler kommen immer dann zum Einsatz, wenn

  • nicht alle Funktionsträger Zugang zum gleichen System (d.h. FAUMail bzw. Exchange) haben
  • es nur einen Funktionsträger gibt
Funktionsverteiler schematisch
Funktionspostfächer

Ein Funktionspostfach ist eine speichernde Stelle, für die einer der Funktionsträger die Verantwortung hat
und den Zugriff auf das Postfach ggf. für weitere Funktionsträger freischalten kann. Es besteht kein Schutz vor unberechtigter Nutzung
der zugehörigen Funktionsadresse.

Handhabung

Verwaltung des Postfach-Profils

Die für ein Funktionspostfach verantwortliche Person kann sich am mit den Zugangsdaten dieses Postfachs anmelden und dort über diverse Untermenüs im Menü Einstellungen administrative Aufgaben wahrnehmen, z.B. Ordner (Ordnerverwaltung, Einstellung ordnerbasierter Vorhaltezeiten, Einrichten von Freigaben an weitere Funktionsträger), Filter (Einrichten von Spam- und Sortierfiltern etc.), Urlaub (Einrichten eines Autoresponders).

Zugriff auf das Postfach

Die zugriffsberechtigten Personen können mittels eines IMAP-fähigen Mailprogramms oder über das die Ordnerstruktur des für sie freigegebenen Funktionspostfachs bzw. einzelne Ordner davon in die Ordnerliste ihres persönlichen Postfaches einhängen. So können Sie auf die Ordner des Funktionspostfachs genauso zugreifen wie auf einen persönlichen Ordner.

Einsatzbereiche

Funktionspostfächer kommen immer dann zum Einsatz, wenn alle zugriffsberechtigten Personen Zugang zu FAUMail haben.

Folgende Richtlinie sollte beachtet werden, um einen sinnvollen Einsatz von Funktionsadressen zu gewährleisten. Bei Antworten auf eine E-Mail, die an eine Funktionsadresse gerichtet wurde, sollte diese Funktionsadresse als

  • Rückantwortadresse (Reply-To) und als
  • Kopie (Cc) oder Blindkopie (Bcc)

angegeben werden. Dadurch sind alle Funktionsträger stets über alle Vorgänge informiert und im Bedarfsfall (z.B. Vertretungsfall) kann die Wahrnehmung der Funktion durch einen anderen Funktionsträger reibungslos vonstatten gehen.