Software korrekt lizenzieren – Leitfaden

Softwareangebot des RRZE

Das RRZE stellt eine Auswahl an lizenzpflichtiger Software für Verwaltung, Forschung und Lehre bereit. Die Lizenzen für diese Software werden zentral beschafft und stehen zum Teil campusweit für die FAU, campusübergreifend im RRZE-Regionalkonzept, für einzelne Fachbereiche oder in CIP-Pools, Labor- und Unterrichtsräumen zur Verfügung.

Alle Dienstleistungen des RRZE berücksichtigen u.a. die Anforderungen an die korrekte Lizenzierung von Software und die Erfüllung gesetzlicher Auflagen.

  • Um die Lizenzbedingungen einzuhalten – man nennt das: Compliance –, müssen die technischen Systeme und die Kontrollprozesse passen. Durch zentral vom RRZE gesteuerte Prozesse für die Verteilung und Installation von Software wird ein hoher Grad an Compliance erreicht.
  • Lizenzverträge sind ohne Ausnahme einzuhalten. Letztlich ist entscheidend, dass sich die Nutzerinnen und Nutzer „compliant“ verhalten, das heißt, sich an die Vorgaben halten. Das RRZE erstellt deshalb produkt- und zielgruppenspezifische Anleitungen und informiert über zusätzlich zu den in IT-Richtlinien festgehaltenen Pflichten.

Wenn universitäre Einrichtungen Softwarebeschaffungen außerhalb von Rahmen- oder Campusverträgen tätigen, dann müssen sie die Software

  • korrekt lizenzieren
  • richtig beschaffen
  • lizenzrechtlich konform nutzen.

Softwareangebot des RRZE vs. weiterer Bedarf

Wenn universitäre Einrichtungen der FAU oder der Regionalpartner-Hochschulen lizenzpflichtige – oder besser: proprietäre Software (s.u.) einsetzen wollen, dann müssen sie prüfen, ob die FAU bereits einen Lizenzvertrag zu dem Produkt abgeschlossen hat. Anfragen können an software@fau.de gerichtet werden. Wir prüfen auch, ob Vertragserweiterungen für Regionalpartner-Hochschulen möglich sind.

Wenn Einrichtungen Software selbst beschaffen oder installieren, dann sollten sie vertraut sein mit den Grundlagen im Umgang mit Lizenzen.

Grundlagen im Umgang mit Lizenzen

Was bedeutet proprietäre Software? Wie wird Software Compliance erreicht?

Korrekt lizenzieren

Jede installierte Software definiert unabhängig von der Nutzungsabsicht einen Lizenzbedarf.

  • Jede Installation von Software auf einem Gerät einer Hochschule setzt voraus, dass die Nutzung den Bedingungen des Rechteinhabers entspricht. Wenn Software installiert oder per Softwareverteilung angefordert wird, muss die Nutzung durch Lizenzverträge abgedeckt sein.
  • Die Hochschulen sind als Lizenznehmer verpflichtet, zu jeder Zeit die korrekte Lizenzierung der eingesetzten Produkte nachweisen zu können. In den meisten Lizenzverträgen zu proprietärer Software werden sogenannte Audit-Rechte eingeräumt, die dem Hersteller erlauben, die Einhaltung seiner Nutzungsbedingungen zu prüfen.
  • Die meiste Software ist ausschließlich zur Nutzung in Forschung und Lehre an den berechtigten Hochschulen lizenziert. Die engeren Bestimmungen hängen vom Hersteller ab, meist gilt aber, dass keine Gewinnerzielungsabsicht (nicht-kommerziell) hinter der Nutzung stehen darf. Teilweise ist auch der Einsatz zum Betrieb der Infrastruktur und in der Verwaltung ausgenommen.
  • Test-Installationen sind nur zulässig, wenn der Lizenzgeber dies explizit erlaubt – und auch nur im erlaubten Umfang. Dabei darf die eingeräumte Testdauer nicht überschritten werden.
  • Software, deren Lizenz nicht dauerhaft gilt, ist rechtzeitig und spätestens mit Fristablauf zu deinstallieren.

Die Nutzungsbedingungen zu den Softwareprodukten des RRZE sind zu finden auf den Informationsseiten rund um das Softwareangebot des RRZE und immer zusammen mit der produktspezifischen Bereitstellung:

  • Software-Server LSD (dienstliche Nutzung); zugangsbeschränkt auf RRZE-Kontaktpersonen
  • Software-Portal StudiSoft (Software für Studierende und zur Nutzung auf Privatgeräten); zugangsbeschränkt auf Angehörige berechtigter Hochschulen

Viele Softwareanbieter erweitern derzeit ihre Anwendungen mit Kollaborationstools, um dem stetig wachsenden Bedarf nach effektivem Team Work nachzukommen. Für die Zusammenarbeit von Teams aus mehreren Organisationen, die miteinander in Echtzeit kommunizieren, Kontakte, Termine, Dokumente und Projekte teilen und verwalten wollen, werden Cloud-Dienste verwendet. Die Nutzung von Software mit angebundenen Kollaborationstools und Cloud-Services unterliegt strengen Auflagen.

Richtig beschaffen

Vor einer Bestellung / vor einem Kauf von Software

  1. Prüfung, ob das Nutzungsszenario bereits von einem Rahmen- oder Campusvertrag abgedeckt ist. Um unnötige Kosten zu vermeiden ist auch zu prüfen, ob eine bereits lizenzierte oder eine freie Alternative zum Wunschprodukt existiert.
  2. Wenn keine RRZE-Verträge zum Wunschprodukt existieren: Voraussetzung für den Abschluss eines Rahmen- oder Campusvertrags und somit Aufnahme in das Software-Angebot des RRZE ist ein hoher Mengenrabatt durch eine merkliche Anzahl Nutzerinnen und Nutzer. Spezialsoftware für einige wenige Rechner ist durch die universitäre Einrichtung unter Beachtung der Beschaffungsrichtlinien direkt zu beschaffen, sofern es nicht andere (z.B. wirtschaftliche, sicherheitstechnische) Gründe gibt, die Software doch vom RRZE beschaffen und betreiben zu lassen. Es ist darauf zu achten, dass die Softwarelizenz in Organisationen (Zusätze wie z.B. „Enterprise“, „Pro“) bzw. an Universitäten (Zusätze wie z.B. „EDU“, „Academic“) eingesetzt werden darf/kann.
  3. Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist. Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.
  4. Die Beschaffung von Gebrauchtsoftware bedarf der Einzelfallbetrachtung. Anfragen können an software@fau.de gerichtet werden.
  5. Prüfung der Lizenzbedingungen und Softwareinformationen auf Nutzungsrisiken und technische Machbarkeit, ggf. unter Einbindung des RRZE. Die Hinweise zum korrekten Lizenzieren und zum Umgang mit proprietärer Software auf dieser Seite sind zu beachten.
  6. Wahl des passenden Lizenzmodells oder Lizenztyps und gute Schätzung der voraussichtlichen bzw. Bestimmung der tatsächlichen Anzahl Nutzerinnen und Nutzer bzw. Geräte.
  7. nur FAU: Stellungnahme des RRZE zur Vorlage beim Referat H4 – Finanzbuchhaltung für IT-Beschaffungen, die nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können. Die Stellungnahme ist vor einer Bestellung / vor einem Kauf beim RRZE einzuholen. Anfragen sind papierlos an software@fau.de zu richten.

Viele Softwareanbieter erweitern derzeit ihre Anwendungen mit Kollaborationstools, um dem stetig wachsenden Bedarf nach effektivem Team Work nachzukommen. Für die Zusammenarbeit von Teams aus mehreren Organisationen, die miteinander in Echtzeit kommunizieren, Kontakte, Termine, Dokumente und Projekte teilen und verwalten wollen, werden Cloud-Dienste verwendet. Die Nutzung von Software mit angebundenen Kollaborationstools und Cloud-Services unterliegt strengen Auflagen.

Nach dem Kauf von Software

  1. Prüfung, ob die organisatorischen und technischen Bedingungen auch geeignet sind, die Lizenzbedingungen zu erfüllen.
  2. Alle Kaufbelege, Zertifikate und andere Nachweise sind lückenlos mindestens über die kaufmännische Frist von 10 Jahren aufzubewahren.
  3. Alle mit der Lizenz verbundenen Unterlagen sind an einem sicheren zentralen Ort aufzubewahren, zu dem nur autorisierte Personen Zugang haben.

Umgang mit proprietärer Software

  • Die Weitergabe von Software z. B. in Form der Installationsdateien als auch von Aktivierungsinformationen an Dritte ist strengstens untersagt. Viele Hersteller nutzen technische Maßnahmen, die einfache Rückschlüsse auf die zuwiderhandelnde Einrichtung oder Person zulassen.
  • Installationen erfolgen durch die zentrale Softwareverteilung oder das zuständige IT-Personal der Fachbereiche und Einrichtungen.
  • Installationen auf Privatgeräten sind nur erlaubt, wenn die Nutzungsbedingungen der jeweiligen Software dies explizit erlauben.
  • Wird ein Gerät ersetzt oder Software aus einem anderen Grund auf einem anderen Gerät eingesetzt muss sichergestellt sein, dass Regelungen zur Übertragung der Lizenz eingehalten werden und vor allem, dass die bestehende Installation vorher entfernt wird.
  • Alle Kaufbelege, Zertifikate und andere Nachweise sind lückenlos mindestens über die kaufmännische Frist von 10 Jahren aufzubewahren.

Weitere Informationen auf dieser Seite: Leitfaden zu ethischen und rechtlichen Fragen der Software-Nutzung für Mitglieder von Institutionen in Forschung und Lehre.

Kostenlos nutzbare Software

Verbreitete Software – quelloffene und kostenlose Alternativen

Ein breites Angebot freier Software deckt mittlerweile viele Anwendungsfälle ab. Produktspezifische Hinweise sind auch den Web-Informationen rund um das Softwareangebot des RRZE entnehmen.

Ein Leitfaden zu ethischen und rechtlichen Fragen der Software-Nutzung für Mitglieder von Institutionen in Forschung und Lehre

Dieser „Kodex“ wurde 1987 von EDUCOM (einer Software-Hochschulinitiative in den USA) herausgegeben; er wurde speziell für die Übernahme und Beachtung durch Hochschulen und Universitäten entworfen und seitdem nicht verändert. Der Kodex wurde vom Arbeitskreis der Leiter wissenschaftlicher Rechenzentren (ALwR) übernommen und ins Deutsche übertragen. Das Leibniz-Rechenzentrum der Bayerischen Akademie der Wissenschaften (LRZ) zeigt die Originalversion von 1987 in englischer Sprache.

Original Using Software Guide (1987) in English: Original text is aiming at members of the academic community in the U.S. We advise our customers to read the German version for more specific information regarding legal issues in Germany.

Softwarenutzen

Software ermöglicht es, mit Hilfe von Rechnern unterschiedlichste Aufgabenstellungen zu bearbeiten. Um bei der Bewältigung anstehender Probleme rasch und komfortabel voranzukommen, glauben manche Menschen unglücklicherweise, man dürfe von Software nach Belieben Kopien anfertigen und diese nutzen, ohne zuvor zu prüfen, ob eine besondere Genehmigung (Autorisierung) erforderlich ist. Offenbar erkennen sie die Implikationen ihres Handelns nicht und ignorieren die Einschränkungen, die ihnen Urheber-, Patent- und Strafrecht auferlegen.

Respekt vor der Leistung anderer

Respekt vor der intellektuellen Leistung anderer und der Schutz fremden Eigentums sind immer wesentliche Bestandteile des Selbstverständnisses von Hochschulen und Universitäten. Als Mitglieder solcher Einrichtungen legen wir Wert auf den freien Austausch von Ideen. Geradeso, wie wir Plagiate nicht tolerieren können, nehmen wir das unautorisierte Kopieren von Software (einschließlich von Programmen, Daten und Begleitdokumenten) nicht hin. Daher haben wir die folgenden Grundsätze über den Schutz geistigen Eigentums sowie die ethischen und rechtlichen Aspekte der Softwarenutzung aufgestellt.

Wichtige Grundsätze

Das unautorisierte Kopieren von Software ist unzulässig: Das Urheberrecht schützt die Autoren und Vertreiber von Software ähnlich, wie das Patentrecht die Erfinder schützt.

Das unautorisierte Kopieren von Software durch Einzelne kann die Gemeinschaft der in Forschung und Lehre Tätigen in ihrer Gesamtheit beeinträchtigen. Denn, wenn das unautorisierte Kopieren von Software in einer Hochschule üblich wird, kann die Institution als Ganzes Schaden nehmen, weil sie für das Handeln der Einzelnen zur Verantwortung gezogen wird. Dadurch wird z. B. die Verhandlungsposition der Institution bei dem Bemühen, Software weiter zu verbreiten und dazu günstigere Konditionen zu erlangen, erheblich geschwächt.

Das unautorisierte Kopieren von Software bringt die Entwickler um den gerechten Lohn ihrer Arbeit; diese erhöhen sodann den Preis, weil sie das Raubkopieren einkalkulieren, bzw. mindern die Qualität der weiteren Unterstützung wie (z. B. die Lieferung von Nachbesserungen); dadurch wird insgesamt die Entwicklung und Verbreitung von neuen und besseren Softwareprodukten behindert.

Software und geistiges Eigentum

Die Berücksichtigung der geistigen Leistung und der Kreativität anderer ist lebenswichtig für das akademische Leben. Dieses Prinzip gilt für die Arbeit aller Autoren und Verleger in jeder Form der Veröffentlichung und beinhaltet die Beachtung

  • des Anspruchs auf Anerkennung der Leistung
  • des Schutzes persönlichen Eigentums
  • des Rechts, über Form, Inhalt und Herausgabe einer Veröffentlichung frei entscheiden zu können.

Weil elektronische Information immateriell und leicht reproduzierbar ist, muss die Anerkennung der Arbeit und des persönlichen Stils anderer besonders sorgfältig beachtet werden. Verletzungen der persönlichen Integrität (einschließlich der Beeinträchtigung der Privatsphäre, den unberechtigten Zugriff auf das persönliche Eigentum, die Verletzung von Geschäftsgeheimnissen und Urheberrechten sowie das Raubkopieren) können Sanktionen gegenüber allen Mitgliedern der akademischen Gemeinschaft auslösen.

 

Fragen zur Softwarenutzung

Was muss ich über das Thema Software und Recht wissen?

Software ist grundsätzlich durch das Urheberrecht geschützt, wenn sie nicht ausdrücklich als „public domain“ gekennzeichnet wurde. Der Inhaber des Urheberrechts hat das ausschließliche Recht zur Reproduktion und zum Vertrieb der Software. Daher ist es verboten, Software (und ihre Dokumentation) ohne Erlaubnis des Eigentümers zu duplizieren oder weiterzugeben. Wenn Sie eine Kopie rechtmäßig erworben haben, dürfen Sie jedoch in der Regel eine Sicherungskopie (ausschließlich für eigene Zwecke) herstellen – als Vorsorge für den Fall, dass das Original bei der Arbeit beschädigt wird.

Darf ich Software verleihen, die ich gekauft habe?

Wenn die Software mit einer rechtsverbindlichen Lizenz-Vereinbarung (Lizenz = Nutzungsberechtigung) ausgeliefert wurde, lesen Sie diese Vereinbarung sorgfältig durch, bevor Sie die Software nutzen. Einige Lizenzen sind eingeschränkt auf einen ganz speziellen Rechner. Das Urheberrecht gestattet die gleichzeitige Nutzung auf zwei oder mehreren Rechnern nur, wenn dies die Lizenzvereinbarung ausdrücklich vorsieht. Es kann aber erlaubt sein, die Software einem Freund auf Zeit auszuleihen, sofern in dieser Zeit keine Kopie bei Ihnen verbleibt und Sie die Software in dieser Zeit auch nicht selbst nutzen.

Wenn Software nicht kopiergeschützt ist, darf ich sie dann kopieren?

Das Fehlen eines Copyright-Schutzes berechtigt noch nicht dazu, die Software zur Weitergabe oder zum Weiterverkauf zu kopieren. Nichtkopiergeschützte Software erlaubt lediglich die Anfertigung von Sicherungskopien, um Ihre Investition zu schützen. Das Angebot nicht-kopiergeschützter Software stellt einen besonderen Vertrauensbeweis dar, den der Entwickler oder Vertreiber Ihrer Person entgegenbringt.

Darf ich Software, die in Einrichtungen auf dem Campus zur Verfügung gestellt wird, kopieren, um sie zuhause zu nutzen?

Die von Hochschulen und Universitäten beschaffte Software ist gewöhnlich lizensiert. Die Lizenzen regeln, wie und wo die Software von Mitgliedern der Institution genutzt werden darf. Dies gilt für Software in Pools ebenso wie für Software, die aus einer Campus-Bibliothek entliehen wird oder über Netze sowie von zentralen Rechnern abgerufen werden kann. Es gibt Campus-Lizenzen, die das Kopieren für bestimmte Zwecke (wie die persönliche Benutzung) erlauben. Wenn Sie zur Frage der persönlichen Nutzung einer bestimmten Software unsicher sind, wenden Sie sich erst an einen kompetenten Mitarbeiter Ihrer Institution (z.B. im Rechenzentrum).

Ist es rechtlich gesehen nicht eine faire Nutzung einer Software, wenn ich eine Kopie ausschließlich zu Ausbildungszwecken verwende?

Nein! Es ist jedem Angehörigen oder Studierenden einer Hochschule z.B. verboten, Software zu vervielfältigen und sie an die Teilnehmer einer Vorlesung oder eines Kurses zu verteilen, wenn dies vom Autor oder Vertreiber nicht ausdrücklich zugelassen wurde.

 

Interessante Alternativen

Software kann teuer sein. Manchmal gibt es jedoch rechtlich zulässige Alternativen zum unautorisierten Kopieren.

Campuslizenzen und Volumenlizenzen

Viele Institutionen haben spezielle Vereinbarungen getroffen, die den Erwerb oder die Nutzung von Software zu besonders günstigen Konditionen ermöglichen. Aber auch diese Software unterliegt dem Rechtsschutz: Sie darf nicht ohne Weiteres kopiert oder weitergegeben werden.

Shareware

Shareware ist auch Software, die dem Urheberrecht unterliegt; aber der Entwickler ermuntert Sie selbst, sie zu kopieren und weiterzugeben. Die Erlaubnis dazu ist ausdrücklich in der Dokumentation erwähnt oder wird beim Aufruf der Software auf dem Bildschirm angezeigt. Der Entwickler der Shareware erwartet im Allgemeinen eine kleine finanzielle Anerkennung oder eine Meldegebühr, wenn Ihnen die Software gefällt und Sie sie weiter nutzen wollen. Im Falle einer Meldung erhalten Sie weitere Unterlagen, Änderungen oder Verbesserungen. Damit unterstützen Sie zugleich die Weiterentwicklung der Software.

Public-domain-Software

Einige Autoren bestimmen, dass ihre Software „public-domain“ (öffentlich verfügbar) sein soll. Das bedeutet, dass sie keinen Copyright-Bestimmungen unterliegt. Sie kann beliebig kopiert und verteilt werden. Software ohne Copyright-Vermerk ist oft, aber nicht notwendigerweise „public-domain“. Daher sollten man bei einer Software, die nicht ausdrücklich als „public-domain“ gekennzeichnet ist, stets den Rat eines Sachverständigen (z.B. im Rechenzentrum) suchen, bevor sie weitergegeben wird.

Achtung: Bei public-domain-Software ist leider in vielen Fällen (wie auch bei manchen Raubkopien kopiergeschützter Software) besondere Vorsicht geboten, weil sie mit Viren befallen sein kann.

 

Eine letzte Bemerkung

Einzelfallprüfung

Die Konditionen zur Nutzung von Software sind nicht einheitlich. Der Rechtsschutz bzw. der Marktusus müssen erst noch weiter ausgestaltet bzw. ausgeprägt werden. Es sollten daher jedes einzelne Softwareprodukt und die Begleitunterlagen sorgfältig geprüft werden. Im Allgemeinen haben Sie kein Recht:

  • unautorisierte Softwarekopien entgegenzunehmen und zu nutzen, oder
  • unautorisierte Softwarekopien für andere herzustellen.

Bei Fragen über die ordnungsmäßige Nutzung oder Weitergabe von Software kann man sich Rat im Rechenzentrum (IT-Service), bei Softwareentwicklern bzw. -vertreibern oder bei Rechtsanwälten holen.

Diese Informationsseite ist sprachlich editiert sowie im eigenen Interesse ergänzt und angepasst. Sie entstammt jedoch im Kern einer Broschüre, hergestellt als Dienst von:

EDUCOM – einer nichtkommerziellen Vereinigung von über 450 Hochschulen und Universitäten in den USA, die sich der Nutzung und Organisation der Informationstechnologie in der Hochschulausbildung gewidmet hat, und

ADAPSO – der Computer Software and Services Industry Assoziation.

Sie wurde ins Deutsche übertragen und herausgegeben vom: ALwR – dem Arbeitskreis der Leiter wissenschaftlicher Rechenzentren, in dem fast alle Rechenzentren in Forschung und Lehre der Bundesrepublik Deutschland vertreten sind.

Obwohl diese Broschüre dem Copyright unterliegt, ist die Leserschaft berechtigt – ja sogar aufgefordert, Kopien davon herzustellen und weiterzugeben, und zwar sowohl als Ganzes als auch in Teilen, sofern die Quelle angegeben wird.