Beschaffung

Das Regionale Rechenzentrum Erlangen (RRZE) führt im Auftrag der FAU und in Zusammenarbeit mit anderen Universitäten und Hochschulen in Bayern (Würzburg. Augsburg, Bamberg, Bayreuth, etc.) EU-weite Ausschreibungen zur Beschaffung von Hard- und Software durch.

Das Ergebnis sind umfangreiche Rahmenverträge mit IT-Herstellern und -Lieferanten für Computerarbeitsplätze (PCs, Workstations, Bildschirme, Drucker, Peripherie etc.), mobile Systeme (Notebooks), Apple-Produkte, Server, Netzwerkkomponenten, Beamer etc., die eine wirtschaftliche Beschaffung der IT-Ausstattung an der FAU mit standardisierten Produkten ermöglichen.

Bei der Auswahl der Geräte und Konfigurationen spielen nicht nur technische, sondern auch wirtschaftliche Aspekte eine wichtige Rolle. So kommen qualitativ hochwertige und langlebige Markenbauteile zum Einsatz, um eine möglichst große Kontinuität der Hardware zu gewährleisten. Eine wirtschaftliche Betrachtung erfolgt nicht nur für die Beschaffung, sondern auch für den Betrieb der Geräte über den gesamten Lebenszyklus. Allen Systemen ist gemeinsam, dass sie mit Garantieleistungen erworben werden, die über die üblichen und bekannten Leistungen bei privaten Beschaffungen hinausgehen.

Beschluss der Hochschulleitung vom 26.9.2005

In einem Beschluss der Hochschulleitung vom 26.9.2005 wurden Richtlinien zur IT-Beschaffung an der FAU erlassen. Dieser Beschluß wurde am 9. November 2005 durch ein Rundschreiben der Universitätsleitung an alle Einrichtungen in Kraft gesetzt.

Auszug:
  • Alle IT-Beschaffungen durch die Einrichtungen der FAU (ohne Klinikum) sind zwingend über bestehende Rahmenverträge abzuwickeln. Dabei ist es unerheblich, aus welcher Finanzierungsquelle die Zahlungen veranlasst werden.
  • Für alle Einrichtungen der FAU, die vom RRZE über die IT-Betreuungszentren FAU-Verwaltung (IZH), ER- Innenstadt (IZI), Nürnberg (IZN), ER-Südgelände (IZS), oder vom EDV-Team, Nürnberg, Campus Regensburger Str. betreut werden, gilt:
    • Alle IT-Beschaffungen sind vor der Bestellung mit dem jeweiligen Betreuungszentrum abzusprechen, welches bei Bedarf auch Mithilfe bei Bestellungen leistet.
  • IT-Beschaffungen, die in begründeten Sonderfällen nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können, sind vor der Bestellung mit dem RRZE abzustimmen
    • siehe Rahmenverträge IT-Beschaffungen.
    • Für diese Beschaffungen gelten alle gesetzlichen und FAU-Internen Bestimmungen für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen.
  • Das Referat H4 Finanzbuchhaltung der Universitätsverwaltung ist gehalten, Zahlungen für Beschaffungen, die von der bestehenden Rahmenvertragsregelung abweichen, nur dann zu vollziehen, wenn die Einwilligung hierzu vom RRZE mit beiliegendem Formblatt erklärt und vorgelegt wird.
  • Bei Beschaffungen nach Rahmenverträgen genügt auf der Rechnung die Angabe „Vergabeverfahren: FAU/RRZE-Rahmenvertrag“.

Das Regionale Rechenzentrum Erlangen (RRZE), führt im Auftrag der FAU und in Zusammenarbeit mit anderen Universitäten und Hochschulen in Bayern (Würzburg. Augsburg, Bamberg, Bayreuth, u.s.w.) EU-weite Ausschreibungen zur Beschaffung von Hard- und Software durch.

Gründe für Ausschreibungen und Rahmenverträge des RRZE:
  • Gesetzliche Bestimmungen und Verordnungen für Beschaffungen im Öffentlichen Bereich,
    • EU, Deutschland, Bayern, FAU
  • Beschluss der Universitätsleitung (2005):
    • Das RRZE möge Sorge tragen, dass immer gültige Rahmenverträge zur Beschaffung wesentlicher IT-Komponenten bestehen,
  • und die Erwartung, durch eine gemeinsame Ausschreibungen bessere Kaufkonditionen zu erreichen.
Vorteile eines Rahmenvertrages sind u.a.:
  • IT-Beschaffungen über Rahmenverträge erfolgen laut gesetzlicher Vorgaben für den Öffentlichen Bereich.
  • Es entfällt der personelle und zeitliche Aufwand zur Typen-, Hersteller- und Lieferantenauswahl.
  • Es müssen keine Vergleichsangebote eingeholt werden (gilt auch bei CIP, WAP, HBFG, etc.).
  • Wirtschaftliche Garantieerweiterungen (Reparatur) bis 60 Monate (gilt auch bei CIP, WAP, HBFG, etc.)
  • Die Produkte sind nach wirtschaftlichen und technischen Gesichtspunkten ausgewählt und werden vom RRZE unterstützt
    • Integration in FAU-Infrastruktur und auf Wunsch auch Administration, etc.
  • Beschaffungen laut Rahmenvertrag sind mit dem Referat H4 – Finanzbuchhaltung der Universitätsverwaltung abgesprochen.
    • Es genügt auf der Rechnung der Hinweis „Beschaffung erfolgte laut FAU/RRZE-Rahmenvertrag“.
Bei Ausschreibungen entscheiden wirtschaftliche Aspekte, d.h.:
  • Qualitativ hochwertige Systeme und Markenbauteile (Business – nicht Consumer-Portfoilo der Hersteller)
  • Wirtschaftlicher Einsatz und Betrieb über den gesamten Lebenszyklus, d.h. neben Beschaffung, auch Administration, Reparatur, u.s.w.
  • Möglichst langfristige Kontinuität zu beschaffender Systeme (z.B.: Image-Kompatibilität)
  • Mindestanforderungen an Service-Leistungen der Vertragspartner und/oder Hersteller
  • Portfolio und Produkte sind deshalb nicht mit Angeboten von Supermärkten oder ähnlichen Anbietern vergleichbar.
  • Die Produkte werden vom RRZE unterstützt (Integration in FAU-Infrastruktur und auf Wunsch auch Administration, etc.).