Richtlinien für Mailman-Listen

Listennamen / Listenadressen

Mailman-Listen können von einem FAU-Mitglied für den Einsatz im Bereich Forschung und Lehre beantragt werden. Der Listenname muss systemweit eindeutig sein, da alle Listen unter der Maildomain lists.fau.de angelegt werden und somit die Listenadresse listenname@lists.fau.de haben. Der Listenname sollte so gewählt werden, dass er eindeutig der Institution bzw. einem Projekt zugeordnet werden kann. Dies erfolgt durch Voranstellen eines entsprechenden Präfix. Der Listenname hat typischer Weise die Form <praefix>-<bezeichnung>, z.B. rrze-mitarbeiter.

Das Präfix sollte dem der beantragenden Institution für die Bildung nicht personenbezogener E-Mail-Adressen unter @fau.de zugeteilten Präfix entsprechen, soweit ein solches bereits beantragt und genehmigt wurde. Falls für die Listenadresse eine Aliasadresse unter @fau.de gewünscht wird, dann muss die Institution in jedem Fall zunächst ein solches Präfix per E-Mail an praefix@fau.de beantragen, falls noch nicht geschehen.

Datenschutz

Mit der neuen Datenschutzgrundverordnung der EU (DSGVO), die ab dem 25.05.2018 in Kraft tritt, müssen die dezentralen Administratoren hinsichtlich der Mitglieder von Mailmanlisten folgende Punkte beachten:

  • die Aufnahme einer persönlichen E-Mail-Adresse muss dem Inhaber dieser Adresse bekannt gemacht werden
  • den Mitgliedern dieser Verteiler muss zu jedem Zeitpunkt ein Austragen (Abbestellen) ermöglicht werden

Um diese Punkte in der Praxis umzusetzen, bieten sich die folgenden Vorgehensweisen an. Entweder werden die Mitglieder der Listen vom Administrator manuell darauf aufmerksam gemacht oder Mechanismen von Mailman in Anspruch genommen, die zur Umsetzung der oben genannten Punkte geeignet sind.

Mailman bietet die Möglichkeit, beim Eintragen von Mitgliedern eine sogenannte Welcome Message zu versenden. In dieser Nachricht reicht es den Inhaber der eingetragenen Adresse darauf aufmerksam zu machen, dass die Adresse eingetragen wurde und wie die Abmeldung vorzunehmen ist. Das Konfigurieren der Welcome Message befindet sich auf der Mailman-Adminstrations-Oberfläche unterhalb der Rubrik [Allgemeine Optionen]: in welcome_msg kann der Text eingegeben werden, welcher das Mitglied über das neue Abonnement informiert. Damit diese Nachricht versendet wird, muss die Option send_welcome_msg aktiviert sein. Weiterhin gilt es zu beachten, dass beim Masseneintrag neuer Mitglieder unterhalb der Rubrik (Mitglieder-Verwaltung…) die Willkommensnachricht versendet wird. Das Eintragen von Mitgliedern über die Mailadministrations-Oberfläche des IdM-Portals ist von diesen Einstellungen nicht betroffen und erforder daher das manuelle Informieren.
Um Hilfestellung beim Austragen zu geben, kann man unterhalb der Rubrik Non-Digest-Optionen einen sogenannten Message Footer (msg_footer) setzen. Wir empfehlen folgenden Inhalt:

Diesen Newsletter abbestellen / Unsubscribe from this newsletter: %(user_optionsurl)s

Falls bei der Speicherung dieses Footers eine Fehlermeldung bezüglich dieser Variablen angezeigt werden sollte, kann diese ignoriert werden. Durch diese Anpassung wird in jeder Nachricht (sofern keine HTML-Formatierung verwendet wird!) eine Fußzeile angehängt, in der die Webseite zum Abmelden verlinkt ist. Der Vollständigkeit halber sei hier  erwähnt, dass die Nachrichten, die über Mailman versendet werden, sogenannte Listen-Header enthalten (sofern in den Allgemeinen Optionen unter include_rfc2369_header nicht deaktiviert). Diese Header geben ebenfalls Auskunft darüber, wie man sich auf Verteilern abmelden kann. Wir weisen allerdings darauf hin, dass die meisten E-Mail-Clients diese Header nicht standardmäßig anzeigen und daher schwer (je nach Client) einzusehen sind.

Listenverwaltung

Mailman kennt folgende Kategorien von privilegierten Nutzern:

  • Listen-Moderatoren (List Moderators)
  • Listen-Administratoren (List Administrators)
  • Listen-Generatoren (List Creators)
  • System-Administratoren (Site Administrators)

Pro Liste kann ein Administratoren-Passwort vergeben werden. Listen-Administratoren wiederum können ein Moderatoren-Passwort vergeben und damit Moderationsaufgaben weiter delegieren. Letztere beinhalten das Genehmigen von Abonnement- bzw. Kündigungsanträgen sowie das Akzeptieren/Ablehnen/Verwerfen an die Liste adressierter E-Mails.

Die Systemadministration und das Anlegen von Listen obliegt grundsätzlich dem RRZE. Mit Ausnahme der IdM-provisionierten Listen wird die Administration einer Mailman-Liste an den Kunden delegiert, nachdem die Liste vom RRZE-Postmaster angelegt und ggf. vorkonfiguriert wurde.

Typische Anwendungen für Mailinglisten sind Newsletter-Verteiler und Diskussionslisten. Werden bei der Beantragung diesbezügliche Angaben gemacht, dann kann die Liste dem Zweck entsprechend vorkonfiguriert werden.

Verwendung

Die Größe von Nachrichten an Mailman-Verteiler ist beschränkt. Bei Listen ab einem Empfängerkreis von 5000 Adressen ist die maximale Nachrichtengröße 1MB. Bei der Verwendung von Listen mit weniger als 5000 Adressaten darf die Nachrichtengröße 5MB nicht überschreiten.