Support – Fragen und Antworten zu Software

Tipp: Beschäftigte, Studierende und RRZE-Kontaktpersonen finden unter „ihren“ Schlagworten alles Wichtige auf einen Blick.

Abrechnung

RRZE-Kundenportal Rechnungen: Ich habe eine Rechnung erhalten und möchte den Empfänger ändern, weil jetzt ein anderer Lehrstuhl verantwortlich ist.

RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software

Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.

Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

RRZE-Kundenportal Rechnungen: Wo finde ich die gestellten Rechnungen zu meinen Kundennummern?

Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE veranlasst die Abrechnung von Dienstleistungen. RRZE-Kontaktpersonen wenden sich bei Fragen zur Abrechnung und zur Rechnungstellung per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem)

Gestellte Rechnungen zu einer Kundennummer (Kunu) sind jederzeit einsehbar: RRZE-Kundenportal - Meine Rechnungen. Download ist jederzeit möglich.

RRZE-Kundenportal Verträge: Ich möchte einen Vertrag einer anderen Kundennummer (Kunu) zuordnen. Was ist zu tun?

RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen am besten per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software

Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.

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RRZE-Kundenportal Verträge: Ist es möglich, bei einem noch nicht abgerechneten Vertrag den Rechnungsempfänger nachträglich zu ändern und einen eigenen Bestelltext hinzuzufügen?

RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software

Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.

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Aktuelles

+++ Aktuelle Software-Meldungen +++

RRZE-Newsletter

Beschäftigte und RRZE-Kontaktpersonen, aber auch Studierende erhalten auf Wunsch regelmäßig Post vom RRZE.

RRZE-NewsletteranmeldungIm RRZE-Newsletter gibt es immer auch die Meldungen über aktuelle Entwicklungen im Softwarebereich. Von Produktneuheiten über Preisänderungen bis hin zu geplanten Beschaffungen und Campusverträgen sowie technischen Entwicklungen werden aktuelle Informationen für die Softwarekunden des RRZE zusammengestellt.


Meldungen des RRZE

https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/meldungen/

Filter nur Software-Meldungen: https://www.rrze.fau.de/category/software/

  • Update-Service, Wartungen, wichtige RRZE-Mitteilungen

RRZE-Kontaktpersonen

Kontaktpersonen-Online-Sprechstunde

Sprechen Sie mit dem Software-Team persönlich in der offenen Sprechstunde. Jeden 3. Donnerstag im Monat.

Produktspezifische Informationen zu aktiven Nutzungsverträgen per E-Mail

z.B. Wartungen & Updates, geplante Veränderungen

Erinnerungsservice des RRZE-Kundenportals

über demnächst ablaufende Nutzungsverträge per E-Mail an die Bestellperson. Zur Unterstützung der effektiven Verwaltung von Lizenzen und Nutzungsverträgen.


Weitere Informationsquellen

Anleitungen

RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 0 Bedienungsanleitung für RRZE-Kontaktpersonen

Die Bedienung des RRZE-Kundenportals ist intuitiv und erfordert keine tiefergehende Schulung.

RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an:

https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData

Im RRZE-Kundenportal

  • gibt es eine Dokumentation und kontextsensitive Hilfen.
  • Die Bedienoberfläche ist in deutscher und englischer Sprache.
  • Eine RRZE-Kontaktperson kann die ihr zugewiesenen Kundennummern (Kunu) und die damit verbundenen Verträge und Lizenzen verwalten.
  • Für eigene Auswertungszwecke können Vertragsdaten je Kundennummer (Kunu) exportiert werden.
  • Support bietet das Software-Team software@fau.de (Ticketsystem).

Eine Kurzanleitung für den Start

ist in der RRZE-Benutzerinformation BI97 veröffentlicht:

Kundenportal löst Softwarebestellung per Papier ab: schnell und bequem online bestellen

 

RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 1 Bedienungsanleitung Bestellung

RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an:

https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData

Schritt 1: Im Menü links „Software bestellen“ wählen.

Die Anzahl zu bestellender Lizenzen muss zu dem tatsächlichen Bedarf und das Softwareprodukt muss zum tatsächlichen Nutzungszweck passen, so dass korrekt lizenziert wird.

Schritt 2: Bestellmaske ausfüllen.

Alle Felder müssen ausgefüllt werden. Bei Verlängerungen sind einige Felder automatisch vorausgefüllt.


Kunu: Kundennummer eingeben.

Wenn bei „Kunus wählen“ mehrere Kundennummern ausgewählt sind, diejenige einstellen, auf die eine Lizenz bestellt werden soll.
Hinweis: Die Kundennummer muss vorher ausgewählt werden. Es sind lediglich Kundennummern zugelassen, die an der drittletzten Stelle (1. Ziffer der fortlaufenden Nummer) eine 0 haben.

Produkt: Geben Sie hier den Produktnamen ein.

Zur Beachtung: Produkt ist z.B. Adobe (nicht der Artikel).
Hinweis: Eine Auswahl erscheint, sobald mindestens zwei Zeichen eingegeben sind.

Artikel: Der Artikel erscheint zur Auswahl, sobald das Produkt eingegeben ist.

Die zur Auswahl anstehenden Artikel unterscheiden sich meist nur in der Plattform (z.B. Windows, macOS, Linux)
Hinweis: Sollte das Produkt nicht mehr erhältlich sein, erscheint hier kein Artikel.

Menge: Geben Sie hier die Anzahl der gewünschten Lizenzen ein.

Hinweis: Bei einigen Browsern (z.B. Firefox) ändert sich der Wert, wenn das Mausrad gedreht wird, bevor ein anderes Feld angeklickt wird. Vor dem Absenden der Bestellung muss unbedingt der Wert kontrolliert werden.

Vertragsbeginn: Vorausgefüllt mit dem nächsten 1. des Monats.

Sollten Sie ein anderes Startdatum der Lizenz wünschen, können Sie dies ändern.
Hinweis: Handelt es sich um eine Verlängerung, wird automatisch der Monat nach Ablauf der zu verlängernden Lizenz voreingestellt.

Monate: Die gewünschte Laufzeit wird hier eingetragen.

Hinweis: Bei einigen Artikeln ist die maximale Laufzeit vorgegeben; Sie können dann nur bis zu diesem Datum bestellen.
Hinweis: Bei einigen Browsern (z.B. Firefox) ändert sich der Wert, wenn das Mausrad gedreht wird, bevor ein anderes Feld angeklickt wird. Vor dem Absenden der Bestellung muss unbedingt der Wert kontrolliert werden.

Individuelle Rechnungszusätze/Texte, die nicht über die Kundennummer abgebildet sind oder in die vorhandenen Formularfelder des Vertrags angegeben werden können, sind per E-Mail an software@fau.de zu melden.


Schritt 3: Eingaben vor dem Bestellen prüfen.

Insbesondere auf richtige Anzahl und Monate achten.


Schritt 4: Software-Nutzungsvertrag bestätigen.

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

  • den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de
  • Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben.

  • Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist.
  • Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss.
  • Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist.

Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus von

  • den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software abhängig. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen.
  • den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM)

Support bietet das Software-Team software@fau.de (Ticketsystem).

RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 2 Bedienungsanleitung Verträge/Lizenzen verwalten

RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an: https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData


Schritt 1: Kundennummer unter „Kunus wählen“.

Wenn Sie das Kundenportal nutzen wollen, müssen Sie immer als Erstes die Kundennummer auswählen

Bitte beachten: Für Software gelten die Kundennummern, die an der fünften Stelle mit einer 0 beginnen. Andere Kundennummern sind für andere Dienste des RZ gedacht.


Schritt x: RRZE Kundenportal – Meine Verträge

Hier werden alle Verträge angezeigt, nicht nur Software, sondern z.B. Mail, Backup.


Schritt x: RRZE-Kundenportal – Meine Lizenzen

Hier werden alle Lizenzen angezeigt.

Aktive Lizenzen werden bei der Menge in Grün dargestellt, nicht aktive in Rot.

Hinweis: Wenn eine Lizenz erst in späterer Zeit beginnt, wird diese bis zum Starttermin in Rot gezeigt.

Steht der Ablauf einer Lizenz innerhalb der nächsten 3 Monate an, so wird das mit einem Ausrufezeichen angezeigt. Gleichzeitig gibt es dann die Möglichkeit, die Lizenz zu verlängern, oder zurückzugeben. Hierzu gibt es die Symbole Plus bzw. Drucker.

Hinweis: Soll eine Lizenz nicht mehr verlängert werden, wird unbedingt die unterzeichnete und an software@fau.de gesendete Rückgabeerklärung benötigt, die mit dem Druckersymbol zu erzeugen ist. Nur wenn die Rückgabeerklärung vorliegt, wird die Rückgabe im Vertrag gekennzeichnet und der Vertrag ist beendet. Liegt die Rückgabeerklärung nicht pünktlich vor Laufzeitablauf vor, dann wird die Lizenz automatisch verlängert.

Verringert sich dagegen nur die Anzahl der Lizenzen bei einer Verlängerung, muss die Rückgabe nicht zusätzlich angezeigt werden, da der vorherige Vertrag mit dem neuen verknüpft wird und die Reduktion der Menge daher im System eindeutig ist.

Ganz alte Verträge werden unter „Abgelaufene Verträge“ gelistet. Sie können nicht mehr bearbeitet werden.


Schritt x: RRZE-Kundenportal – Meine Rechnungen

Hier werden alle Rechnungen angezeigt. Download ist jederzeit möglich.

Support für Softwareprodukte, Software-Dokumentation, Anleitungen

Bei den meisten Software-Produkten ist die Original-Dokumentation entweder als Bestandteil der Software, als Online-Ressource oder per Download verfügbar.

Hinweis: Das RRZE hat keine Berechtigung, bei Softwareproblemen auf privaten Geräten zu helfen.

Antrag

RRZE-Kontaktperson Personalwechsel: Was ist bei Ausscheiden und neuer Zuständigkeit zu tun?

Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE verwaltet das Kundennummernsystem des RRZE-Kundenportals und vergibt Kontaktpersonen-Kennungen für den Zugang zum RRZE-Kundenportal und weiteren Dienstleistungen.

  • RRZE-Kontaktpersonen und
    Einrichtungen der FAU bzw. der Regionalpartner-Hochschulen,
  • die noch keine RRZE-Kontaktperson bestimmt haben
  • bei denen eine RRZE-Kontaktperson ausscheidet
  • bei denen eine neue RRZE-Kontaktperson bestimmt wurde
  • bei denen weitere RRZE-Kontaktpersonen aufgenommen werden sollen

wenden sich frühzeitig mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

Hilfreiche Links

Die aktuellen Anträge für RRZE-Dienstleistungen finden Sie gesammelt auf der Formularseite.

RRZE-Kundenportal Kundennummer (Kunu): Ich benötige eine neue Kundennummer für die Bestellung von RRZE-Dienstleistungen. Was muss ich tun?

Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE verwaltet das Kundennummernsystem des RRZE-Kundenportals und vergibt Kontaktpersonen-Kennungen für den Zugang zum RRZE-Kundenportal und weiteren Dienstleistungen.

  • RRZE-Kontaktpersonen und
    Einrichtungen der FAU bzw. der Regionalpartner-Hochschulen,
  • die noch keine RRZE-Kontaktperson bestimmt haben
  • bei denen eine RRZE-Kontaktperson ausscheidet
  • bei denen eine neue RRZE-Kontaktperson bestimmt wurde
  • bei denen weitere RRZE-Kontaktpersonen aufgenommen werden sollen

wenden sich frühzeitig mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

Hilfreiche Links

Die aktuellen Anträge für RRZE-Dienstleistungen finden Sie gesammelt auf der Formularseite.

Beschaffung

Beschaffung von Software: Leitfaden

Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE beschafft die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software und stellt diese den Einrichtungen, Beschäftigten und Studierenden für die universitäre bzw. dienstliche Nutzung bereit.

Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE

Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab oder tritt überregionalen Rahmenverträgen bei.

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Richtlinien für die Beschaffung von Software

Für die FAU gilt folgendes Regelwerk:

Vorgehen bei der Beschaffung von Software durch universitäre Einrichtungen

Start: Vor einer Bestellung / vor einem Kauf von Software

(1)

Prüfung, ob das Nutzungsszenario bereits von einem Rahmen- oder Campusvertrag abgedeckt ist. Um unnötige Kosten zu vermeiden ist auch zu prüfen, ob eine bereits lizenzierte oder eine freie Alternative zum Wunschprodukt existiert.

  • Für die FAU: Einholen der Stellungnahme des RRZE zur Vorlage beim Referat H4 – Finanzbuchhaltung für IT-Beschaffungen, die nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können. Die Stellungnahme ist vor einer Bestellung / vor einem Kauf beim RRZE einzuholen.

(2)

Wenn keine RRZE-Verträge zum Wunschprodukt existieren:

  • Voraussetzung für den Abschluss eines Rahmen- oder Campusvertrags und somit Aufnahme in das Software-Angebot des RRZE ist ein hoher Mengenrabatt durch eine merkliche Anzahl Nutzerinnen und Nutzer. Spezialsoftware für einige wenige Rechner ist durch die universitäre Einrichtung unter Beachtung der Beschaffungsrichtlinien direkt zu beschaffen, sofern es nicht andere (z.B. wirtschaftliche, sicherheitstechnische) Gründe gibt, die Software doch vom RRZE beschaffen und betreiben zu lassen.
  • Es ist darauf zu achten, dass die Softwarelizenz in Organisationen (Zusätze wie z.B. „Enterprise“, „Pro“) bzw. an Universitäten (Zusätze wie z.B. „EDU“, „Academic“) eingesetzt werden darf/kann.

Wenn kein zentrales Angebot der benötigten Software vorhanden ist und Einrichtungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen Software selbst beschaffen oder installieren, dann sollten sie mit den Grundlagen im Umgang mit Lizenzen vertraut sein, damit sie

  • korrekt lizenzieren,
  • richtig beschaffen
  • lizenzrechtlich konform nutzen.

(3)

Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung nur auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist.

Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.

Ein Verkauf von Softwarelizenzen an Privatpersonen, die keine Studierenden sind, erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend über die Hochschule auch keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben.

Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden.

4)

Folgende Beschaffungswege sind für das zentrale RRZE-Softwareangebot eingerichtet:

  • Software für Beschäftigte für die dienstliche Nutzung: Software-Bestellungen sind gem. Preisliste nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen.
  • Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte: kostenloser Bezug und Download erfolgen über www.StudiSoft.de.

Software für Studierende

Beschaffung von Software: Leitfaden für Software mit Kollaborationstools und Cloud-Diensten

Empfehlungen zur Beschaffung von Software mit Kollaborationstools und Cloud-Diensten an der FAU

Vor der Beschaffung von Software

Die Lizenzbedingungen (und damit sowie mit dem Beschaffungsvorgang verbundene Dokumente) sind stets vor der Beschaffung sehr sorgfältig zu lesen. Dabei müssen die Rechte und Pflichten der Vertragspartner nicht nur hinsichtlich der Leistungserbringung, sondern auch hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz der Software sowie technischer Machbarkeit bewertet werden. Wichtige Fragen sind z.B.:

  • Standort des Cloud-Anbieters und der Server – Datenschutzrecht, dem der Cloud-Dienst unterliegt
  • Daten löschen, Nutzung beenden
  • Datenverschlüsselung in der Cloud
  • Konfiguration von Cloud-Diensten
  • Schutz vor Fremdzugriffen, auch vor Zugriff durch den Cloud-Anbieter
  • Sicherheitskennung.

Vor jeder Beschaffung von Software und Lizenzen sind die Einrichtungen der FAU gem. Beschaffungsrichtlinien verpflichtet, sich über evt. vorhandene Rahmenverträge und das zentrale Software-Angebot des RRZE zu informieren. Ist das gewünschte Software-Produkt nicht im Angebot, ist eine Anfrage an das RRZE per E-Mail an software@fau.de zu stellen. An diese E-Mail-Adresse können z.B. auch Fragen zu  Lizenzbedingungen gerichtet werden. Siehe auch weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung.

Ggf. ist die Software, die im weiteren Sinne auch ein IT-System darstellt, gem. IT-Richtlinie vom CIO zu genehmigen oder der Personalrat ist zu informieren. Es sind in jedem Fall Aspekte des Datenschutzes zu beachten, wenn Forschungs- und Arbeitsergebnisse sowie persönliche Daten von Mitarbeitern der FAU in fremden Clouds verarbeitet und gespeichert werden sollen.


Empfohlenes Vorgehen

  1. Prüfung der Lizenzbedingungen und Softwareinformationen auf Nutzungsrisiken und technische Machbarkeit, ggf. unter Einbindung des RRZE. Siehe auch weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung.
  2. Stellungnahme des RRZE zur Vorlage beim Referat H4 – Finanzbuchhaltung für IT-Beschaffungen, die nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können. Die Stellungnahme ist vor einer Bestellung / vor einem Kauf beim RRZE einzuholen.
  3. Beurteilung des Cloud-Nutzungsservices durch den Datenschutzbeauftragten der FAU
  4. Cloud-Services sind neue IT-Systeme, diese sind gemäß § 5 Abs. 4 CIO-Ordnung dem CIO-Gremium anzuzeigen, nachdem keine dem Einsatz entgegen stehenden schwerwiegenden Einwände des Datenschutzbeauftragten der FAU vorliegen.

Vor jeder Nutzung von Cloud-Diensten

Bevor eine Software mit angebundenen Kollaborationstools und Cloud-Services benutzt wird ist es ratsam, den Schutzbedarf der verarbeiteten Daten hinsichtlich Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität zu analysieren.

Zudem ist es wichtig zu wissen, wie einfach oder umständlich es ist, Daten wieder aus der Cloud zu entfernen. Denn das Löschen von Daten in der Cloud ist nicht so einfach wie zu Hause auf dem Rechner. Cloud-Anbieter speichern häufig mehrere Kopien der Dateien in verschiedenen Rechenzentren, um eine hohe Verfügbarkeit zu gewährleisten. Manche Anbieter behalten Daten auch nach einer Kündigung oder „Löschung“ noch für einige Zeit für den Fall, dass die Kündigung oder Löschung zurückgenommen wird (was oft genug vorkommt). Daher empfiehlt sich ein Blick in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Anbieters.

Zur Beachtung: Bereits das Testen einer Software mit angebundenen Kollaborationstools und Cloud-Services unterliegt den strengen Auflagen, weil bereits z.B. persönliche Daten verarbeitet werden würden.

  • Für personenbezogene Daten (sowohl mit dienstlichem als auch privatem Bezug) gelten die Bestimmungen des Datenschutzes. Auch Daten ohne Personenbezug können einen sehr hohen Schutzbedarf haben (zum Beispiel auf Grund von Geheimhaltungsvereinbarungen) oder weil andere rechtliche oder Vertraulichkeitsrisiken bestehen.
  • Ein Schutzbedarf im Einzelfall wird grundsätzlich hinsichtlich der möglichen Gefahren für Betroffene, die Hochschule und Dritte (Projektpartner) bestimmt. Entsprechend dieser Gefahren sind die drei Informationssicherheitsschutzziele Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit jeweils differenziert zu betrachten. Und entsprechend differenziert müssen Vorkehrungen zur Sicherheit der Daten getroffen werden. Im Zweifel fragen Sie nach (Datenschutzbeauftragte, Beauftragte der Informationssicherheit). Aus dem Schutzbedarf der Daten folgt zwingend die Eignung oder Nicht-Eignung zur Speicherung in der externen Cloud. Im Falle von mehreren in Frage kommenden Kategorien ist die mit dem jeweils höchsten Schutzbedarf zu wählen.

Beispielsweise kann die Kategorisierung wie in der Tabelle vorgenommen werden (u.a. auch von der Vertragsgestaltung mit dem Cloud-Anbieter abhängig).

Schutzbedarf Eignung
Daten ohne Schutzbedarf Für die Ablage und die Verarbeitung in Clouds geeignet
Daten mit normalem Schutzbedarf Für die Ablage und die Verarbeitung in Clouds geeignet, soweit keine anderslautenden Dienstanweisungen greifen

Verschlüsselung empfohlen

Daten mit hohem Schutzbedarf

 

Daten mit sehr hohem Schutzbedarf

keine Ablage und Verarbeitung in Clouds

  • Personalakten, besondere sachliche Verhältnisse von Beschäftigten
  • sensible personenbezogene Daten (Gesundheitsbezug, Herkunft, politische Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit, sexuelle Orientierung, biometrische Daten, besondere sachliche Verhältnisse)
  • Haushalts- und Finanzdaten
  • Prüfungswesen (Gutachten und Korrekturen)
  • Technische Daten (Baupläne sensibler Räume, Netzwerkpläne)
  • Forschungsdaten, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind, soweit nicht normaler Schutzbedarf

Weitere Informationen sind auf der Themenseite zu finden:

Software mit Cloud-Diensten – Kollaborationstools

Lieferung (dienstliche Nutzung): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?

Lieferzeiten von dienstlicher Software

Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten und Benutzerinnen und Benutzer.

Dargestellt werden hier die Prozesse der Softwareverteilung und -bereitstellung durch das Software-Team des RRZE. Es kann darüber hinaus weitere die Verfügbarkeit beeinflussende Prozesse geben.

Frei verfügbare Software

kann bei zentral betreuten Rechnern im Softwarecenter (Windows) oder im Self Service (FAUmac) von den Benutzerinnen und Benutzer jederzeit selbst installiert werden. Ansonsten sind die IT-Beauftragten vor Ort zuständig.

Bei fachspezifischer Software, die zentral finanziert und nicht über die Softwareverteilung via MECM/SCCM bzw. das zentrale Management von Apple MacOS-geräten läuft, müssen die zuständigen IT-Beauftragten  ggf. eine Freischaltung durch das Software-Team veranlassen.

Bestellung von kostenpflichtiger Software im RRZE-Kundenportal und Bereitstellungsarbeiten

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

  • den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de
  • Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben.

  • Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist.
  • Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss.
  • Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist.

Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus abhängig von

  • den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen.
  • den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM).

RRZE-Kontaktperson: Ich bin zuständig für die Beschaffung von Softwarelizenzen in meiner Einrichtung. Welche Aufgaben gehören dazu?

Das RRZE hat IT-Beauftragte bestimmt, die als Bindeglieder zwischen dem RRZE und den FAU-Organisationseinheiten (Institute, Lehrstühle, Forschungsgruppen etc.) fungieren. Die RRZE-Kontaktperson ist innerhalb einer FAU-Organisationseinheit zuständig für die Beratung, Beantragung und Bearbeitung der Abrechnung, wenn kostenpflichtige Dienstleistungen des RRZE (mit Ausnahme von Webdienstleistungen) in Anspruch genommen werden.

Im Bereich Softwarelizenzen hat eine RRZE-Kontaktperson folgende Aufgaben:

  • Beratung bzgl. Software-Beschaffung und Beschaffung von Software-Nutzungsrechten über das RRZE
  • Verteilung der Software innerhalb einer FAU-Organisationseinheit / externen Einrichtung
  • Bearbeitung der Abrechnungen des RRZE über bereitgestellte Dienstleistungen und Software-Nutzungsrechte
  • enge Abstimmung mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R)
  • Information der Systembetreiber sowie der Nutzerinnen und Nutzer über die Lizenz- und Nutzungsbedingungen

Unterstützung findet die RRZE-Kontaktperson beim zuständigen IT-Betreuungszentrum und beim Software-Team.

Teilen Sie dem RRZE Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

RRZE-Kontaktpersonen Sprechstunde

Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE bietet für RRZE-Kontaktpersonen regelmäßig und nach Bedarf

  • offene Sprechstunden
  • Support zur Bedienung des RRZE-Kundenportals für die Bestellung von dienstlichen Lizenzen sowie
  • individuelle Beratung zu Beschaffungs- und Lizenzfragen von Software an.

Im Veranstaltungskalender des RRZE sind die Termine für die offene Sprechstunde vermerkt: https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/veranstaltungskalender/.

RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 0 Bedienungsanleitung für RRZE-Kontaktpersonen

Die Bedienung des RRZE-Kundenportals ist intuitiv und erfordert keine tiefergehende Schulung.

RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an:

https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData

Im RRZE-Kundenportal

  • gibt es eine Dokumentation und kontextsensitive Hilfen.
  • Die Bedienoberfläche ist in deutscher und englischer Sprache.
  • Eine RRZE-Kontaktperson kann die ihr zugewiesenen Kundennummern (Kunu) und die damit verbundenen Verträge und Lizenzen verwalten.
  • Für eigene Auswertungszwecke können Vertragsdaten je Kundennummer (Kunu) exportiert werden.
  • Support bietet das Software-Team software@fau.de (Ticketsystem).

Eine Kurzanleitung für den Start

ist in der RRZE-Benutzerinformation BI97 veröffentlicht:

Kundenportal löst Softwarebestellung per Papier ab: schnell und bequem online bestellen

 

RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 1 Bedienungsanleitung Bestellung

RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an:

https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData

Schritt 1: Im Menü links „Software bestellen“ wählen.

Die Anzahl zu bestellender Lizenzen muss zu dem tatsächlichen Bedarf und das Softwareprodukt muss zum tatsächlichen Nutzungszweck passen, so dass korrekt lizenziert wird.

Schritt 2: Bestellmaske ausfüllen.

Alle Felder müssen ausgefüllt werden. Bei Verlängerungen sind einige Felder automatisch vorausgefüllt.


Kunu: Kundennummer eingeben.

Wenn bei „Kunus wählen“ mehrere Kundennummern ausgewählt sind, diejenige einstellen, auf die eine Lizenz bestellt werden soll.
Hinweis: Die Kundennummer muss vorher ausgewählt werden. Es sind lediglich Kundennummern zugelassen, die an der drittletzten Stelle (1. Ziffer der fortlaufenden Nummer) eine 0 haben.

Produkt: Geben Sie hier den Produktnamen ein.

Zur Beachtung: Produkt ist z.B. Adobe (nicht der Artikel).
Hinweis: Eine Auswahl erscheint, sobald mindestens zwei Zeichen eingegeben sind.

Artikel: Der Artikel erscheint zur Auswahl, sobald das Produkt eingegeben ist.

Die zur Auswahl anstehenden Artikel unterscheiden sich meist nur in der Plattform (z.B. Windows, macOS, Linux)
Hinweis: Sollte das Produkt nicht mehr erhältlich sein, erscheint hier kein Artikel.

Menge: Geben Sie hier die Anzahl der gewünschten Lizenzen ein.

Hinweis: Bei einigen Browsern (z.B. Firefox) ändert sich der Wert, wenn das Mausrad gedreht wird, bevor ein anderes Feld angeklickt wird. Vor dem Absenden der Bestellung muss unbedingt der Wert kontrolliert werden.

Vertragsbeginn: Vorausgefüllt mit dem nächsten 1. des Monats.

Sollten Sie ein anderes Startdatum der Lizenz wünschen, können Sie dies ändern.
Hinweis: Handelt es sich um eine Verlängerung, wird automatisch der Monat nach Ablauf der zu verlängernden Lizenz voreingestellt.

Monate: Die gewünschte Laufzeit wird hier eingetragen.

Hinweis: Bei einigen Artikeln ist die maximale Laufzeit vorgegeben; Sie können dann nur bis zu diesem Datum bestellen.
Hinweis: Bei einigen Browsern (z.B. Firefox) ändert sich der Wert, wenn das Mausrad gedreht wird, bevor ein anderes Feld angeklickt wird. Vor dem Absenden der Bestellung muss unbedingt der Wert kontrolliert werden.

Individuelle Rechnungszusätze/Texte, die nicht über die Kundennummer abgebildet sind oder in die vorhandenen Formularfelder des Vertrags angegeben werden können, sind per E-Mail an software@fau.de zu melden.


Schritt 3: Eingaben vor dem Bestellen prüfen.

Insbesondere auf richtige Anzahl und Monate achten.


Schritt 4: Software-Nutzungsvertrag bestätigen.

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

  • den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de
  • Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben.

  • Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist.
  • Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss.
  • Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist.

Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus von

  • den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software abhängig. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen.
  • den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM)

Support bietet das Software-Team software@fau.de (Ticketsystem).

RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 2 Bedienungsanleitung Verträge/Lizenzen verwalten

RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an: https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData


Schritt 1: Kundennummer unter „Kunus wählen“.

Wenn Sie das Kundenportal nutzen wollen, müssen Sie immer als Erstes die Kundennummer auswählen

Bitte beachten: Für Software gelten die Kundennummern, die an der fünften Stelle mit einer 0 beginnen. Andere Kundennummern sind für andere Dienste des RZ gedacht.


Schritt x: RRZE Kundenportal – Meine Verträge

Hier werden alle Verträge angezeigt, nicht nur Software, sondern z.B. Mail, Backup.


Schritt x: RRZE-Kundenportal – Meine Lizenzen

Hier werden alle Lizenzen angezeigt.

Aktive Lizenzen werden bei der Menge in Grün dargestellt, nicht aktive in Rot.

Hinweis: Wenn eine Lizenz erst in späterer Zeit beginnt, wird diese bis zum Starttermin in Rot gezeigt.

Steht der Ablauf einer Lizenz innerhalb der nächsten 3 Monate an, so wird das mit einem Ausrufezeichen angezeigt. Gleichzeitig gibt es dann die Möglichkeit, die Lizenz zu verlängern, oder zurückzugeben. Hierzu gibt es die Symbole Plus bzw. Drucker.

Hinweis: Soll eine Lizenz nicht mehr verlängert werden, wird unbedingt die unterzeichnete und an software@fau.de gesendete Rückgabeerklärung benötigt, die mit dem Druckersymbol zu erzeugen ist. Nur wenn die Rückgabeerklärung vorliegt, wird die Rückgabe im Vertrag gekennzeichnet und der Vertrag ist beendet. Liegt die Rückgabeerklärung nicht pünktlich vor Laufzeitablauf vor, dann wird die Lizenz automatisch verlängert.

Verringert sich dagegen nur die Anzahl der Lizenzen bei einer Verlängerung, muss die Rückgabe nicht zusätzlich angezeigt werden, da der vorherige Vertrag mit dem neuen verknüpft wird und die Reduktion der Menge daher im System eindeutig ist.

Ganz alte Verträge werden unter „Abgelaufene Verträge“ gelistet. Sie können nicht mehr bearbeitet werden.


Schritt x: RRZE-Kundenportal – Meine Rechnungen

Hier werden alle Rechnungen angezeigt. Download ist jederzeit möglich.

RRZE-Kundenportal Kündigung: Ich habe Softwarelizenzen vom RRZE und benötige diese nicht mehr. Wie und wann kann ein Nutzungsvertrag für Softwarelizenzen gekündigt werden?

Mit dem RRZE geschlossene Nutzungsverträge für Softwarelizenzen sind über ein Produkt, eine bestimmte Anzahl und eine bestimmte Laufzeit definiert. Ein Nutzungsvertrag endet durch

  • Zeitablauf
  • durch Kündigung (universitäre Einrichtung)
  • durch Rückruf (RRZE)

Automatische Verlängerung von Nutzungsverträgen

Nutzungsverträge verlängern sich bei dauerhaft vorrätigen Produkten im Standard automatisch zum Ende der Laufzeit, sofern der Nutzungsvertrag nicht durch die universitäre Einrichtung beendet bzw. die Lizenz zurückgegeben wird.

Frühzeitig regelmäßig werden RRZE-Kontaktpersonen per automatisch generierter E-Mail aus dem RRZE-Kundenportal über demnächst zur Verlängerung anstehende Nutzungsverträge informiert.

RRZE-Kontaktpersonen haben folgende Optionen:

  1. Der Nutzungsvertrag soll in gleicher Anzahl Lizenzen und Laufzeit verlängert werden. – Es ist nichts zu tun.
  2. Der Nutzungsvertrag soll in veränderter Anzahl Lizenzen (weniger oder mehr) und/oder Laufzeit (kürzer oder länger) fortgeführt werden. – Im Kundenportal kann innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende eine angepasste Bestellung vorgenommen werden.
    RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Plus-Zeichen am Vertrag, und dann weiter wie bei Bestellen
  3. Ist die Verlängerung nicht gewünscht, kann die Lizenz (Gesamtanzahl) innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende zum Laufzeitende zurückgegeben werden. Der Nutzungsvertrag endet mit der Rückgabe.
    RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Drucken-Zeichen am Vertrag führt zu Formular (Bildschirmausgabe)

RRZE-Kundenportal Meine Lizenzen

Sonderfall keine automatische Verlängerung: Nutzungsverträge, deren Laufzeitende auf das Rahmenvertragsende gesetzt ist

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann jedoch aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Gibt es einen Anschlussrahmenvertrag für die zugehörigen Nutzungsverträge, schaltet das RRZE die Verträge unter den neuen Bedingungen zur Bestellung frei (ggf. angepasster Preis oder Produktveränderungen) und informiert die RRZE-Kontaktpersonen, dass Bestellungen im RRZE-Kundenportal erfolgen können.

Sonderfall keine automatische Verlängerung: sonstige Nutzungsverträge

Individuelle Vereinbarungen sind mit dem Software-Team persönlich abzustimmen. Dazu gehören an der FAU auch CIP/WAP-Verträge.

Die Rückgabe von Lizenzen

wird über das RRZE-Kundenportal mittels Formular (Bildschirmausgabe) eingeleitet. Das Formular ist unterzeichnet an software@fau.de zu senden (papierloses Verfahren; ggf. erzeugte Papierdokumente verbleiben an der Einrichtung). Die Rückgabe wird vom Software-Team im RRZE-Kundenportal eingetragen und ist für die RRZE-Kontaktperson erkennbar.

Der Rückruf von Lizenzen

wird vom RRZE für den (seltenen) Fall veranlasst, dass der mit dem Lizenzgeber geschlossene Vertrag aus irgendeinem Grund wegfällt und das RRZE keine Lizenzen mehr zur Verfügung hat. Vorausbezahlte Lizenzgebühren werden den universitären Einrichtungen über die Restlaufzeiten der Nutzungsverträge  gutgeschrieben.

RRZE-Kundenportal Verlängerung: Ich habe Softwarelizenzen vom RRZE und benötige diese weiterhin. Wie und wann kann ein Nutzungsvertrag für Softwarelizenzen verlängert werden?

Mit dem RRZE geschlossene Nutzungsverträge für Softwarelizenzen sind über ein Produkt, eine bestimmte Anzahl und eine bestimmte Laufzeit definiert. Ein Nutzungsvertrag endet durch

  • Zeitablauf
  • durch Kündigung (universitäre Einrichtung)
  • durch Rückruf (RRZE)

Automatische Verlängerung von Nutzungsverträgen

Nutzungsverträge verlängern sich bei dauerhaft vorrätigen Produkten im Standard automatisch zum Ende der Laufzeit, sofern der Nutzungsvertrag nicht durch die universitäre Einrichtung beendet bzw. die Lizenz zurückgegeben wird.

Frühzeitig regelmäßig werden RRZE-Kontaktpersonen per automatisch generierter E-Mail aus dem RRZE-Kundenportal über demnächst zur Verlängerung anstehende Nutzungsverträge informiert.

RRZE-Kontaktpersonen haben folgende Optionen:

  1. Der Nutzungsvertrag soll in gleicher Anzahl Lizenzen und Laufzeit verlängert werden. – Es ist nichts zu tun.
  2. Der Nutzungsvertrag soll in veränderter Anzahl Lizenzen (weniger oder mehr) und/oder Laufzeit (kürzer oder länger) fortgeführt werden. – Im Kundenportal kann innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende eine angepasste Bestellung vorgenommen werden.
    RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Plus-Zeichen am Vertrag, und dann weiter wie bei Bestellen
  3. Ist die Verlängerung nicht gewünscht, kann die Lizenz (Gesamtanzahl) innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende zum Laufzeitende zurückgegeben werden. Der Nutzungsvertrag endet mit der Rückgabe.
    RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Drucken-Zeichen am Vertrag führt zu Formular (Bildschirmausgabe)

 

RRZE-Kundenportal Meine Lizenzen

 

Sonderfall keine automatische Verlängerung: Nutzungsverträge, deren Laufzeitende auf das Rahmenvertragsende gesetzt ist

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann jedoch aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Gibt es einen Anschlussrahmenvertrag für die zugehörigen Nutzungsverträge, schaltet das RRZE die Verträge unter den neuen Bedingungen zur Bestellung frei (ggf. angepasster Preis oder Produktveränderungen) und informiert die RRZE-Kontaktpersonen, dass Bestellungen im RRZE-Kundenportal erfolgen können.

Sonderfall keine automatische Verlängerung: sonstige Nutzungsverträge

Individuelle Vereinbarungen sind mit dem Software-Team persönlich abzustimmen. Dazu gehören an der FAU auch CIP/WAP-Verträge.

Die Rückgabe von Lizenzen

wird über das RRZE-Kundenportal mittels Formular (Bildschirmausgabe) eingeleitet. Das Formular ist unterzeichnet an software@fau.de zu senden (papierloses Verfahren bevorzugt). Die Rückgabe wird vom Software-Team im RRZE-Kundenportal eingetragen und ist für die RRZE-Kontaktperson erkennbar.

Der Rückruf von Lizenzen

wird vom RRZE für den (seltenen) Fall veranlasst, dass der mit dem Lizenzgeber geschlossene Vertrag aus irgendeinem Grund wegfällt und das RRZE keine Lizenzen mehr zur Verfügung hat. Vorausbezahlte Lizenzgebühren werden den universitären Einrichtungen über die Restlaufzeiten der Nutzungsverträge  gutgeschrieben.

Softwarekataloge des RRZE

Das RRZE beschafft Software für die FAU und die Hochschulen der Region. Die Stabsstelle Softwarebeschaffung trägt maßgeblich dazu bei, dass das RRZE die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software bereitstellen kann. Mit Fokus auf lizenzpflichtige nichtkommerzielle Software für Verwaltung, Forschung und Lehre und großflächige Nutzung wird der Bedarf in Campus-, Volumen- und Rahmenverträgen gebündelt, so dass Verträge mit günstigen Konditionen verhandelt und zudem ein wirtschaftlicher Beschaffungsprozess gemäß Vergaberecht umgesetzt werden können.

Das zentrale Softwareangebot für die FAU und für Regionalpartner-Hochschulen ist auf den RRZE-Webseiten veröffentlicht: https://www.rrze.fau.de/hard-software/software/

Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung

  • Unter Produkte ist der Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung mit Kurzbeschreibung zu finden. Zu einigen Software-Produkten sind ausführliche Informationen verfügbar.
  • Nicht gelistete Software-Produkte können bei software@fau.de angefragt werden.
  • Die Organisationseinheiten der FAU und die RRZE-Regionalpartner erhalten auch Beratung und Unterstützung bei der Beschaffung von fachspezifischer Software außerhalb von Rahmenverträgen, bei Compliance- und Lizenzfragen sowie Anwendungsproblemen. Anfragen sind an software@fau.de zu richten.
  • Der Bezug erfolgt über das RRZE-Kundenportal. Zugang zum RRZE-Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen.

Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte

Softwarekatalog für Studierende

  • Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben.
  • Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = S“.
  • Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Softwarekatalog für wissenschaftlich Beschäftigte

  • Unter Produkte ist der Softwarekatalog für Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einsehbar. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = B“.
  • Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.
  • Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Beschäftigte

+++ Aktuelle Software-Meldungen +++

RRZE-Newsletter

Beschäftigte und RRZE-Kontaktpersonen, aber auch Studierende erhalten auf Wunsch regelmäßig Post vom RRZE.

RRZE-NewsletteranmeldungIm RRZE-Newsletter gibt es immer auch die Meldungen über aktuelle Entwicklungen im Softwarebereich. Von Produktneuheiten über Preisänderungen bis hin zu geplanten Beschaffungen und Campusverträgen sowie technischen Entwicklungen werden aktuelle Informationen für die Softwarekunden des RRZE zusammengestellt.


Meldungen des RRZE

https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/meldungen/

Filter nur Software-Meldungen: https://www.rrze.fau.de/category/software/

  • Update-Service, Wartungen, wichtige RRZE-Mitteilungen

RRZE-Kontaktpersonen

Kontaktpersonen-Online-Sprechstunde

Sprechen Sie mit dem Software-Team persönlich in der offenen Sprechstunde. Jeden 3. Donnerstag im Monat.

Produktspezifische Informationen zu aktiven Nutzungsverträgen per E-Mail

z.B. Wartungen & Updates, geplante Veränderungen

Erinnerungsservice des RRZE-Kundenportals

über demnächst ablaufende Nutzungsverträge per E-Mail an die Bestellperson. Zur Unterstützung der effektiven Verwaltung von Lizenzen und Nutzungsverträgen.


Weitere Informationsquellen

Lieferung (dienstliche Nutzung): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?

Lieferzeiten von dienstlicher Software

Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten und Benutzerinnen und Benutzer.

Dargestellt werden hier die Prozesse der Softwareverteilung und -bereitstellung durch das Software-Team des RRZE. Es kann darüber hinaus weitere die Verfügbarkeit beeinflussende Prozesse geben.

Frei verfügbare Software

kann bei zentral betreuten Rechnern im Softwarecenter (Windows) oder im Self Service (FAUmac) von den Benutzerinnen und Benutzer jederzeit selbst installiert werden. Ansonsten sind die IT-Beauftragten vor Ort zuständig.

Bei fachspezifischer Software, die zentral finanziert und nicht über die Softwareverteilung via MECM/SCCM bzw. das zentrale Management von Apple MacOS-geräten läuft, müssen die zuständigen IT-Beauftragten  ggf. eine Freischaltung durch das Software-Team veranlassen.

Bestellung von kostenpflichtiger Software im RRZE-Kundenportal und Bereitstellungsarbeiten

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

  • den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de
  • Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben.

  • Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist.
  • Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss.
  • Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist.

Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus abhängig von

  • den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen.
  • den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM).

Lieferung (Home Use): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?

Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten sowie der Benutzerinnen und Benutzer.

Kostenlose Software für Studierende

Nach der Bestellung in www.StudiSoft.de steht die Software zum Download bereit.

Kostenpflichtige Software für Studierende

Wurde die Bestellung in www.StudiSoft.de ausgelöst, wird sie vom Software-Team des RRZE nach Bestätigung des Zahlungseingangs freigegeschaltet. Während der regulären Bürozeiten erfolgt die Freischaltung spätestens nach fünf (5) Arbeitstagen. Nach der Freischaltung wird eine E-Mail mit weiteren Anweisungen erzeugt und in der Auftragsverfolgung des StudiSoft-Portals ist der Auftragsstatus aktiv angezeigt.

Kostenlose Software für wissenschaftliche Beschäftigte (dienstliches Zweitnutzungsrecht, sog. Home Use)

Wissenschaftlich Beschäftigte dürfen das dienstliche Zweitnutzungsrecht (Home Use) für die Installation auf einem (1) Privatgerät in Anspruch nehmen, für nichtwissenschaftliches Personal ist die Verwendung von Privatgeräten nicht gestattet. Die Installation auf zwei Dienstgeräten unter Verwendung der Basis-Lizenz und des Zweitnutzungsrechts ist für alle Beschäftigte möglich.

Nach der Bestellung in www.StudiSoft.de werden die Anweisungen zum Bezug der Software angezeigt und der Auftragsstatus auf aktiv gestellt.

Es gibt zwei Arten des Softwarebezugs, die die Dauer bis zur tatsächlichen Nutzung der Software beeinflussen:

  • direkt vom Anbieter/Hersteller (Weiterleitung zu externem Download/Portal)
  • über die zuständige RRZE-Kontaktperson und die IT-Verantwortlichen.

Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, ob die Installation auf einem Privatgerät oder Dienstgerät erfolgt.

  • Bei Dienstgeräten muss die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft worden sein, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.
  • Die Installation auf Dienstgeräten muss mit den IT-Verantwortlichen abgestimmt sein.

Nutzungsbedingungen: Was bedeutet dienstliche Nutzung von Software?

Rahmenbedingungen für die dienstliche Nutzung von Software

  1. Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt an der FAU unter Beachtung der Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R).
  2. Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt unter Beachtung der Lizenzbedingungen des Softwareherstellers bzw. Rechteinhabers. Im Vordergrund steht die Nutzung im akademischen Umfeld zum Zweck von Forschung und Lehre. Der Einsatz zu privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen – und wäre im Rahmen der Dienstvorschriften auch nicht erlaubt.
  3. Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen. Die Nutzung für den Betrieb einer Hochschule, d.h. für eigene „kommerzielle“ Zwecke einer akademischen Einrichtung, ist in den Lizenzbedingungen von entsprechender Software ausdrücklich festgehalten. Die Nutzung im Rahmen von Forschungsprojekten mit kommerziellen (Teil-)Zielen ist stets sorgfältig zu prüfen. Im Zweifel sind Anfragen an software@fau.de zu richten.
  4. Software zur dienstlichen Nutzung ist grundsätzlich nicht für die Installation und Nutzung auf Privatgeräten von Beschäftigten vorgesehen. Dies gilt auch für Lizenzen mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use). Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal StudiSoft.
  5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.
  6. Software-Produkte werden vom RRZE unter Abschluss eines Nutzungsvertrags weitergegeben. Die Weitergabe erfolgt nach Bedarf an alle Einrichtungen der FAU und – soweit lizenzrechtlich möglich – an die dem RRZE angeschlossenen Regionalpartner (siehe „LB=Lizenzbereich“ in der Preisliste).
  7. Das Universitätsklinikum Erlangen versorgt sich selbst mit Software, soweit keine campusübergreifenden oder Rahmenverträge unter Einbeziehung des Universitätsklinikums geschlossen worden sind. Die Weitergabe erfolgt dann ebenfalls unter Abschluss eines Nutzungsvertrags und gem. Preisliste.
  8. Der Software-Nutzungsvertrag erlaubt die Nutzung des Produkts in der im Vertrag angegebenen Anzahl von Lizenzen und über die festgelegte Laufzeit. Nach Ablauf der angegebenen Laufzeit darf das Produkt nicht mehr benutzt werden, alle zugehörigen Dateien müssen gelöscht werden. Die Rückgabe von Lizenzen wird im RRZE-Kundenportal dokumentiert.

Wenn universitäre Einrichtungen Softwarebeschaffungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen tätigen, dann müssen sie die Software

  • korrekt lizenzieren
  • richtig beschaffen
  • lizenzrechtlich konform nutzen.

Siehe weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung und Nutzung von Software.

Nutzungsbedingungen: Was bedeutet Home Use-Recht von Software?

Bedingungen für die Nutzung von Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte

  • Die Software darf nur von Studierenden und Beschäftigten der berechtigten Hochschulen (siehe Lizenzbereich LB = S, B) eingesetzt werden.
  • Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen.
  • Der Zweck der Nutzung ist auf universitäre Zwecke bezogen, das heißt für Forschung, Lehre und Lernen sowie darauf bezogene dienstliche Aufgaben der berechtigten Hochschulangehörigen. Die private Nutzung und die Nutzung für andere außeruniversitäre Zwecke ist nicht erlaubt. Das bekannte Stichwort „Home Use“ bezeichnet zunächst einmal nur den Nutzungsort („zuhause“), aber nicht den Zweck.
  • Die Software darf nur auf einem (1) Privatrechner installiert und genutzt werden.
  • Die Software darf nicht an Dritte weitergegeben werden.
  • Der Nutzungsvertrag mit Studierenden erlischt mit der Exmatrikulation.
  • Das Home Use-Recht von Beschäftigten endet mit Beschäftigungsende.
  • Nach Beendigung des Nutzungsvertrags muss die Software vom Privatgerät gelöscht/deinstalliert werden und darf nicht mehr eingesetzt werden.
  • Bezug und Download der Software für Studierende und des dienstlichen Zweitnutzungsrechts (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software für Studierende mit Home Use-Recht

Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben.

Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Darüber hinaus gibt es für Studierende häufig kostenlose oder vergünstigte Herstellerlizenzen direkt vom Hersteller bzw. im Fachhandel.

Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software mit dienstlichem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftliche Beschäftigte der FAU

Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden.

  • Wissenschaftlich Beschäftigte müssen bei kostenpflichtiger Software immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.

Der Softwarekatalog enthält sog. Home Use-Produkte für Beschäftigte, für die der Lizenzgeber ein erweitertes Nutzungsrecht eingeräumt hat. Softwarelizenzen für wissenschaftlich Beschäftigte, die ein dienstliches Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) ermöglichen, werden nicht gesondert bepreist, sondern im Rahmen der Basislizenzkosten abgegeben.

Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Softwarekataloge des RRZE

Das RRZE beschafft Software für die FAU und die Hochschulen der Region. Die Stabsstelle Softwarebeschaffung trägt maßgeblich dazu bei, dass das RRZE die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software bereitstellen kann. Mit Fokus auf lizenzpflichtige nichtkommerzielle Software für Verwaltung, Forschung und Lehre und großflächige Nutzung wird der Bedarf in Campus-, Volumen- und Rahmenverträgen gebündelt, so dass Verträge mit günstigen Konditionen verhandelt und zudem ein wirtschaftlicher Beschaffungsprozess gemäß Vergaberecht umgesetzt werden können.

Das zentrale Softwareangebot für die FAU und für Regionalpartner-Hochschulen ist auf den RRZE-Webseiten veröffentlicht: https://www.rrze.fau.de/hard-software/software/

Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung

  • Unter Produkte ist der Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung mit Kurzbeschreibung zu finden. Zu einigen Software-Produkten sind ausführliche Informationen verfügbar.
  • Nicht gelistete Software-Produkte können bei software@fau.de angefragt werden.
  • Die Organisationseinheiten der FAU und die RRZE-Regionalpartner erhalten auch Beratung und Unterstützung bei der Beschaffung von fachspezifischer Software außerhalb von Rahmenverträgen, bei Compliance- und Lizenzfragen sowie Anwendungsproblemen. Anfragen sind an software@fau.de zu richten.
  • Der Bezug erfolgt über das RRZE-Kundenportal. Zugang zum RRZE-Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen.

Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte

Softwarekatalog für Studierende

  • Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben.
  • Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = S“.
  • Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Softwarekatalog für wissenschaftlich Beschäftigte

  • Unter Produkte ist der Softwarekatalog für Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einsehbar. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = B“.
  • Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.
  • Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Softwareverteilung (dienstliche Nutzung): Wie erfolgt der Download von bestellter Software?

Nach Abschluss eines Software-Nutzungsvertrags mit dem RRZE über das RRZE-Kundenportal kann die Software von der RRZE-Kontaktperson vom LSD-Server (Licensed Software Distribution) heruntergeladen werden:

Wenn Sie eine aktive Lizenz erworben haben, bekommen Sie je nach Softwareprodukt und Bereitstellungsart einige Zeit später den Zugriff auf die Software im Portal (siehe Lieferzeiten).

Beachten Sie die Anleitungen und Dokumentationen, die den Download-Paketen beiliegen.

Softwareverteilung (Home Use): Wie erfolgt der Download von bestellter Software?

Software für Studierende mit Home Use-Recht

Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software mit dienstlichem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte

Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.

Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.


siehe auch: Lieferzeiten

Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten sowie der Benutzerinnen und Benutzer.

StudiSoft: Portal-Login und Software-Download (Home Use)

Start: Vor dem Software-Download Nutzungsberechtigung feststellen

  • LB=Lizenzbereich: lizenziert für meine Hochschule/Einrichtung? (licensed for my university?)
  • BG=Benutzergruppe: Studierende, Beschäftigte? sonstige Hochschulangehörige? (user group: students, staff? Other university members?)
  • Dienstvorschriften bzgl. der dienstlichen Nutzung von Software auf Privatgeräten können die Nutzergruppen weiter einschränken. (Service regulations regarding the use of software on private devices can further restrict the staff user groups)

Schritt 2: www.StudiSoft.de Portal-Login

Das Portal www.StudiSoft.de benötigt eine Anmeldung. Diese erfolgt via Shibboleth.

  • Hochschule aus der Liste auswählen und auf ‚Anmelden‘ klicken. Es erfolgt Weiterleitung auf die Anmeldeseite der Hochschule.
  • Benutzerkennung mit Passwort erforderlich:
    • FAU-Angehörige: Es gilt die IdM-Benutzerkennung.
    • Angehörige der Regionalpartner-Hochschulen: Es gilt die Benutzerkennung der Hochschule.

Schritt 3: Softwareprodukt wählen

Im Begrüßungstext wird die Nutzergruppe angegeben: „Sie sehen die Artikel für Mitarbeitende/Studierende Ihrer Hochschule“.

Auch wenn Artikel angezeigt werden, ist nicht zwangsläufig eine Nutzungsberechtigung damit verbunden. Dienstvorschriften bzgl. der dienstlichen Nutzung von Software auf Privatgeräten können die Nutzergruppen weiter einschränken.

Nach Anklicken eines Artikels folgen weitere Informationen und Anweisungen.

Die Portal-Hilfe bietet FAQs und die hochschulspezifischen Kontaktdaten für Support.

Support für Software (dienstliche Nutzung), die auf Dienstgeräten installiert ist

  • Einrichtungen der FAU, die vom RRZE zentral betreut werden, wenden sich an das zuständige IT-Betreuungszentrum.
  • Einrichtungen der FAU, die eine dezentrale IT-Betreuung haben, wenden sich an die entsprechenden Verantwortlichen.
  • Studierende und Beschäftigte anderer Hochschulen wenden sich an ihr Hochschulrechenzentrum.

Bei Fragen zum Softwarebedarf und zur Lizenzbeschaffung wenden sich Beschäftigte der FAU und der Regionalpartner-Hochschulen an die zuständige RRZE-Kontaktperson der Einrichtung.
Bei Fragen zum Download oder zum Aktivieren von Lizenzen sind Anfragen an software@fau.de (Ticketsystem) zu richten.

Support für Software (Home Use), die auf Privatgeräten installiert ist

Das RRZE hat keine Berechtigung, bei Softwareproblemen auf privaten Geräten zu helfen.

Das RRZE kann nur sehr eingeschränkt Anwendungssupport zu den verfügbaren Produkten leisten. Es empfiehlt sich, bei Fragen und Problemen die zumeist reichhaltigen Dokumentationen und Ressourcen der Softwareanbieter zu nutzen.

Fragen zum Download oder zum Aktivieren von Lizenzen

sind per E-Mail an software@fau.de (Ticketsystem) zu richten.

Hinweis für Beschäftigte

Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.

  • Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden.
  • Wissenschaftlich Beschäftigte müssen immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.

Bestellung

Beschaffung von Software: Leitfaden

Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE beschafft die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software und stellt diese den Einrichtungen, Beschäftigten und Studierenden für die universitäre bzw. dienstliche Nutzung bereit.

Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE

Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab oder tritt überregionalen Rahmenverträgen bei.

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Richtlinien für die Beschaffung von Software

Für die FAU gilt folgendes Regelwerk:

Vorgehen bei der Beschaffung von Software durch universitäre Einrichtungen

Start: Vor einer Bestellung / vor einem Kauf von Software

(1)

Prüfung, ob das Nutzungsszenario bereits von einem Rahmen- oder Campusvertrag abgedeckt ist. Um unnötige Kosten zu vermeiden ist auch zu prüfen, ob eine bereits lizenzierte oder eine freie Alternative zum Wunschprodukt existiert.

  • Für die FAU: Einholen der Stellungnahme des RRZE zur Vorlage beim Referat H4 – Finanzbuchhaltung für IT-Beschaffungen, die nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können. Die Stellungnahme ist vor einer Bestellung / vor einem Kauf beim RRZE einzuholen.

(2)

Wenn keine RRZE-Verträge zum Wunschprodukt existieren:

  • Voraussetzung für den Abschluss eines Rahmen- oder Campusvertrags und somit Aufnahme in das Software-Angebot des RRZE ist ein hoher Mengenrabatt durch eine merkliche Anzahl Nutzerinnen und Nutzer. Spezialsoftware für einige wenige Rechner ist durch die universitäre Einrichtung unter Beachtung der Beschaffungsrichtlinien direkt zu beschaffen, sofern es nicht andere (z.B. wirtschaftliche, sicherheitstechnische) Gründe gibt, die Software doch vom RRZE beschaffen und betreiben zu lassen.
  • Es ist darauf zu achten, dass die Softwarelizenz in Organisationen (Zusätze wie z.B. „Enterprise“, „Pro“) bzw. an Universitäten (Zusätze wie z.B. „EDU“, „Academic“) eingesetzt werden darf/kann.

Wenn kein zentrales Angebot der benötigten Software vorhanden ist und Einrichtungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen Software selbst beschaffen oder installieren, dann sollten sie mit den Grundlagen im Umgang mit Lizenzen vertraut sein, damit sie

  • korrekt lizenzieren,
  • richtig beschaffen
  • lizenzrechtlich konform nutzen.

(3)

Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung nur auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist.

Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.

Ein Verkauf von Softwarelizenzen an Privatpersonen, die keine Studierenden sind, erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend über die Hochschule auch keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben.

Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden.

4)

Folgende Beschaffungswege sind für das zentrale RRZE-Softwareangebot eingerichtet:

  • Software für Beschäftigte für die dienstliche Nutzung: Software-Bestellungen sind gem. Preisliste nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen.
  • Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte: kostenloser Bezug und Download erfolgen über www.StudiSoft.de.

Software für Studierende

Beschaffungsprozess für universitäre Einrichtungen: Wie erfolgen Bestellung, Lieferung und Rechnungstellung?

Funktionalitäten des RRZE-Kundenportals

Zugang zum Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Bereichsspezifische Zuständigkeiten können über Kundennummern abgebildet werden.

Die Anmeldung im RRZE-Kundenportal erfolgt mit IdM-Kennung.

Bestellung von Software

Software-Bestellungen sind nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen.

Die vom IT-Betreuungszentrum Innenstadt (IZI) betreuten Einrichtungen wenden sich vor jeder Software-Bestellung an den Helpdesk.

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

  • den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung
  • Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Lieferung von Software

Das RRZE verteilt Software per Download im Kommunikationsnetz der FAU. Zugang haben nur RRZE-Kontaktpersonen.

Voraussetzungen für den Software-Bezug vom RRZE sind:

  • die Benennung einer RRZE-Kontaktperson zum RRZE
  • eine Kontaktpersonen-Kennung
  • eine Bestellung über das RRZE-Kundenportal
    und
  • ein gültiger Software-Nutzungsvertrag mit dem RRZE.

Das RRZE richtet auf Antrag eine Kontaktpersonen-Kennung zur Betreuung einer oder mehrerer Einrichtungen ein. Unter dieser Kontaktpersonen-Kennung kann die Software, die auf dem LSD-Server des RRZE (Licensed Software Distribution) bereitgehalten wird, über das FAU-Kommunikationsnetz heruntergeladen werden.

Einrichtungen mit einem gültigen/aktiven Nutzungsvertrag erhalten weiterhin kostenlose Updates über die Vertragslaufzeit.

Rechnungstellung

Fragen zur Faktura und zu Rechnungen sind zu richten an: rrze-faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

  • erfolgt im Voraus oder nach Ablauf einer Laufzeit
  • bei Bedarf in bestimmten Intervallen
  • Bedarf an Rechnungszusätzen, die nicht über die vorhandenen Formularfelder eines Vertrags von der RRZE-Kontaktperson angegeben werden können, ist an software@fau.de zu melden.

RRZE-Kontaktperson: Ich bin zuständig für die Beschaffung von Softwarelizenzen in meiner Einrichtung. Welche Aufgaben gehören dazu?

Das RRZE hat IT-Beauftragte bestimmt, die als Bindeglieder zwischen dem RRZE und den FAU-Organisationseinheiten (Institute, Lehrstühle, Forschungsgruppen etc.) fungieren. Die RRZE-Kontaktperson ist innerhalb einer FAU-Organisationseinheit zuständig für die Beratung, Beantragung und Bearbeitung der Abrechnung, wenn kostenpflichtige Dienstleistungen des RRZE (mit Ausnahme von Webdienstleistungen) in Anspruch genommen werden.

Im Bereich Softwarelizenzen hat eine RRZE-Kontaktperson folgende Aufgaben:

  • Beratung bzgl. Software-Beschaffung und Beschaffung von Software-Nutzungsrechten über das RRZE
  • Verteilung der Software innerhalb einer FAU-Organisationseinheit / externen Einrichtung
  • Bearbeitung der Abrechnungen des RRZE über bereitgestellte Dienstleistungen und Software-Nutzungsrechte
  • enge Abstimmung mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R)
  • Information der Systembetreiber sowie der Nutzerinnen und Nutzer über die Lizenz- und Nutzungsbedingungen

Unterstützung findet die RRZE-Kontaktperson beim zuständigen IT-Betreuungszentrum und beim Software-Team.

Teilen Sie dem RRZE Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 1 Bedienungsanleitung Bestellung

RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an:

https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData

Schritt 1: Im Menü links „Software bestellen“ wählen.

Die Anzahl zu bestellender Lizenzen muss zu dem tatsächlichen Bedarf und das Softwareprodukt muss zum tatsächlichen Nutzungszweck passen, so dass korrekt lizenziert wird.

Schritt 2: Bestellmaske ausfüllen.

Alle Felder müssen ausgefüllt werden. Bei Verlängerungen sind einige Felder automatisch vorausgefüllt.


Kunu: Kundennummer eingeben.

Wenn bei „Kunus wählen“ mehrere Kundennummern ausgewählt sind, diejenige einstellen, auf die eine Lizenz bestellt werden soll.
Hinweis: Die Kundennummer muss vorher ausgewählt werden. Es sind lediglich Kundennummern zugelassen, die an der drittletzten Stelle (1. Ziffer der fortlaufenden Nummer) eine 0 haben.

Produkt: Geben Sie hier den Produktnamen ein.

Zur Beachtung: Produkt ist z.B. Adobe (nicht der Artikel).
Hinweis: Eine Auswahl erscheint, sobald mindestens zwei Zeichen eingegeben sind.

Artikel: Der Artikel erscheint zur Auswahl, sobald das Produkt eingegeben ist.

Die zur Auswahl anstehenden Artikel unterscheiden sich meist nur in der Plattform (z.B. Windows, macOS, Linux)
Hinweis: Sollte das Produkt nicht mehr erhältlich sein, erscheint hier kein Artikel.

Menge: Geben Sie hier die Anzahl der gewünschten Lizenzen ein.

Hinweis: Bei einigen Browsern (z.B. Firefox) ändert sich der Wert, wenn das Mausrad gedreht wird, bevor ein anderes Feld angeklickt wird. Vor dem Absenden der Bestellung muss unbedingt der Wert kontrolliert werden.

Vertragsbeginn: Vorausgefüllt mit dem nächsten 1. des Monats.

Sollten Sie ein anderes Startdatum der Lizenz wünschen, können Sie dies ändern.
Hinweis: Handelt es sich um eine Verlängerung, wird automatisch der Monat nach Ablauf der zu verlängernden Lizenz voreingestellt.

Monate: Die gewünschte Laufzeit wird hier eingetragen.

Hinweis: Bei einigen Artikeln ist die maximale Laufzeit vorgegeben; Sie können dann nur bis zu diesem Datum bestellen.
Hinweis: Bei einigen Browsern (z.B. Firefox) ändert sich der Wert, wenn das Mausrad gedreht wird, bevor ein anderes Feld angeklickt wird. Vor dem Absenden der Bestellung muss unbedingt der Wert kontrolliert werden.

Individuelle Rechnungszusätze/Texte, die nicht über die Kundennummer abgebildet sind oder in die vorhandenen Formularfelder des Vertrags angegeben werden können, sind per E-Mail an software@fau.de zu melden.


Schritt 3: Eingaben vor dem Bestellen prüfen.

Insbesondere auf richtige Anzahl und Monate achten.


Schritt 4: Software-Nutzungsvertrag bestätigen.

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

  • den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de
  • Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben.

  • Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist.
  • Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss.
  • Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist.

Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus von

  • den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software abhängig. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen.
  • den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM)

Support bietet das Software-Team software@fau.de (Ticketsystem).

RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 2 Bedienungsanleitung Verträge/Lizenzen verwalten

RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an: https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData


Schritt 1: Kundennummer unter „Kunus wählen“.

Wenn Sie das Kundenportal nutzen wollen, müssen Sie immer als Erstes die Kundennummer auswählen

Bitte beachten: Für Software gelten die Kundennummern, die an der fünften Stelle mit einer 0 beginnen. Andere Kundennummern sind für andere Dienste des RZ gedacht.


Schritt x: RRZE Kundenportal – Meine Verträge

Hier werden alle Verträge angezeigt, nicht nur Software, sondern z.B. Mail, Backup.


Schritt x: RRZE-Kundenportal – Meine Lizenzen

Hier werden alle Lizenzen angezeigt.

Aktive Lizenzen werden bei der Menge in Grün dargestellt, nicht aktive in Rot.

Hinweis: Wenn eine Lizenz erst in späterer Zeit beginnt, wird diese bis zum Starttermin in Rot gezeigt.

Steht der Ablauf einer Lizenz innerhalb der nächsten 3 Monate an, so wird das mit einem Ausrufezeichen angezeigt. Gleichzeitig gibt es dann die Möglichkeit, die Lizenz zu verlängern, oder zurückzugeben. Hierzu gibt es die Symbole Plus bzw. Drucker.

Hinweis: Soll eine Lizenz nicht mehr verlängert werden, wird unbedingt die unterzeichnete und an software@fau.de gesendete Rückgabeerklärung benötigt, die mit dem Druckersymbol zu erzeugen ist. Nur wenn die Rückgabeerklärung vorliegt, wird die Rückgabe im Vertrag gekennzeichnet und der Vertrag ist beendet. Liegt die Rückgabeerklärung nicht pünktlich vor Laufzeitablauf vor, dann wird die Lizenz automatisch verlängert.

Verringert sich dagegen nur die Anzahl der Lizenzen bei einer Verlängerung, muss die Rückgabe nicht zusätzlich angezeigt werden, da der vorherige Vertrag mit dem neuen verknüpft wird und die Reduktion der Menge daher im System eindeutig ist.

Ganz alte Verträge werden unter „Abgelaufene Verträge“ gelistet. Sie können nicht mehr bearbeitet werden.


Schritt x: RRZE-Kundenportal – Meine Rechnungen

Hier werden alle Rechnungen angezeigt. Download ist jederzeit möglich.

RRZE-Kundenportal Verlängerung: Ich habe Softwarelizenzen vom RRZE und benötige diese weiterhin. Wie und wann kann ein Nutzungsvertrag für Softwarelizenzen verlängert werden?

Mit dem RRZE geschlossene Nutzungsverträge für Softwarelizenzen sind über ein Produkt, eine bestimmte Anzahl und eine bestimmte Laufzeit definiert. Ein Nutzungsvertrag endet durch

  • Zeitablauf
  • durch Kündigung (universitäre Einrichtung)
  • durch Rückruf (RRZE)

Automatische Verlängerung von Nutzungsverträgen

Nutzungsverträge verlängern sich bei dauerhaft vorrätigen Produkten im Standard automatisch zum Ende der Laufzeit, sofern der Nutzungsvertrag nicht durch die universitäre Einrichtung beendet bzw. die Lizenz zurückgegeben wird.

Frühzeitig regelmäßig werden RRZE-Kontaktpersonen per automatisch generierter E-Mail aus dem RRZE-Kundenportal über demnächst zur Verlängerung anstehende Nutzungsverträge informiert.

RRZE-Kontaktpersonen haben folgende Optionen:

  1. Der Nutzungsvertrag soll in gleicher Anzahl Lizenzen und Laufzeit verlängert werden. – Es ist nichts zu tun.
  2. Der Nutzungsvertrag soll in veränderter Anzahl Lizenzen (weniger oder mehr) und/oder Laufzeit (kürzer oder länger) fortgeführt werden. – Im Kundenportal kann innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende eine angepasste Bestellung vorgenommen werden.
    RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Plus-Zeichen am Vertrag, und dann weiter wie bei Bestellen
  3. Ist die Verlängerung nicht gewünscht, kann die Lizenz (Gesamtanzahl) innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende zum Laufzeitende zurückgegeben werden. Der Nutzungsvertrag endet mit der Rückgabe.
    RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Drucken-Zeichen am Vertrag führt zu Formular (Bildschirmausgabe)

 

RRZE-Kundenportal Meine Lizenzen

 

Sonderfall keine automatische Verlängerung: Nutzungsverträge, deren Laufzeitende auf das Rahmenvertragsende gesetzt ist

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann jedoch aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Gibt es einen Anschlussrahmenvertrag für die zugehörigen Nutzungsverträge, schaltet das RRZE die Verträge unter den neuen Bedingungen zur Bestellung frei (ggf. angepasster Preis oder Produktveränderungen) und informiert die RRZE-Kontaktpersonen, dass Bestellungen im RRZE-Kundenportal erfolgen können.

Sonderfall keine automatische Verlängerung: sonstige Nutzungsverträge

Individuelle Vereinbarungen sind mit dem Software-Team persönlich abzustimmen. Dazu gehören an der FAU auch CIP/WAP-Verträge.

Die Rückgabe von Lizenzen

wird über das RRZE-Kundenportal mittels Formular (Bildschirmausgabe) eingeleitet. Das Formular ist unterzeichnet an software@fau.de zu senden (papierloses Verfahren bevorzugt). Die Rückgabe wird vom Software-Team im RRZE-Kundenportal eingetragen und ist für die RRZE-Kontaktperson erkennbar.

Der Rückruf von Lizenzen

wird vom RRZE für den (seltenen) Fall veranlasst, dass der mit dem Lizenzgeber geschlossene Vertrag aus irgendeinem Grund wegfällt und das RRZE keine Lizenzen mehr zur Verfügung hat. Vorausbezahlte Lizenzgebühren werden den universitären Einrichtungen über die Restlaufzeiten der Nutzungsverträge  gutgeschrieben.

Softwarekataloge des RRZE

Das RRZE beschafft Software für die FAU und die Hochschulen der Region. Die Stabsstelle Softwarebeschaffung trägt maßgeblich dazu bei, dass das RRZE die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software bereitstellen kann. Mit Fokus auf lizenzpflichtige nichtkommerzielle Software für Verwaltung, Forschung und Lehre und großflächige Nutzung wird der Bedarf in Campus-, Volumen- und Rahmenverträgen gebündelt, so dass Verträge mit günstigen Konditionen verhandelt und zudem ein wirtschaftlicher Beschaffungsprozess gemäß Vergaberecht umgesetzt werden können.

Das zentrale Softwareangebot für die FAU und für Regionalpartner-Hochschulen ist auf den RRZE-Webseiten veröffentlicht: https://www.rrze.fau.de/hard-software/software/

Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung

  • Unter Produkte ist der Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung mit Kurzbeschreibung zu finden. Zu einigen Software-Produkten sind ausführliche Informationen verfügbar.
  • Nicht gelistete Software-Produkte können bei software@fau.de angefragt werden.
  • Die Organisationseinheiten der FAU und die RRZE-Regionalpartner erhalten auch Beratung und Unterstützung bei der Beschaffung von fachspezifischer Software außerhalb von Rahmenverträgen, bei Compliance- und Lizenzfragen sowie Anwendungsproblemen. Anfragen sind an software@fau.de zu richten.
  • Der Bezug erfolgt über das RRZE-Kundenportal. Zugang zum RRZE-Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen.

Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte

Softwarekatalog für Studierende

  • Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben.
  • Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = S“.
  • Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Softwarekatalog für wissenschaftlich Beschäftigte

  • Unter Produkte ist der Softwarekatalog für Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einsehbar. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = B“.
  • Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.
  • Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Campusvertrag

Beschaffung von Software: Leitfaden

Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE beschafft die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software und stellt diese den Einrichtungen, Beschäftigten und Studierenden für die universitäre bzw. dienstliche Nutzung bereit.

Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE

Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab oder tritt überregionalen Rahmenverträgen bei.

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Richtlinien für die Beschaffung von Software

Für die FAU gilt folgendes Regelwerk:

Vorgehen bei der Beschaffung von Software durch universitäre Einrichtungen

Start: Vor einer Bestellung / vor einem Kauf von Software

(1)

Prüfung, ob das Nutzungsszenario bereits von einem Rahmen- oder Campusvertrag abgedeckt ist. Um unnötige Kosten zu vermeiden ist auch zu prüfen, ob eine bereits lizenzierte oder eine freie Alternative zum Wunschprodukt existiert.

  • Für die FAU: Einholen der Stellungnahme des RRZE zur Vorlage beim Referat H4 – Finanzbuchhaltung für IT-Beschaffungen, die nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können. Die Stellungnahme ist vor einer Bestellung / vor einem Kauf beim RRZE einzuholen.

(2)

Wenn keine RRZE-Verträge zum Wunschprodukt existieren:

  • Voraussetzung für den Abschluss eines Rahmen- oder Campusvertrags und somit Aufnahme in das Software-Angebot des RRZE ist ein hoher Mengenrabatt durch eine merkliche Anzahl Nutzerinnen und Nutzer. Spezialsoftware für einige wenige Rechner ist durch die universitäre Einrichtung unter Beachtung der Beschaffungsrichtlinien direkt zu beschaffen, sofern es nicht andere (z.B. wirtschaftliche, sicherheitstechnische) Gründe gibt, die Software doch vom RRZE beschaffen und betreiben zu lassen.
  • Es ist darauf zu achten, dass die Softwarelizenz in Organisationen (Zusätze wie z.B. „Enterprise“, „Pro“) bzw. an Universitäten (Zusätze wie z.B. „EDU“, „Academic“) eingesetzt werden darf/kann.

Wenn kein zentrales Angebot der benötigten Software vorhanden ist und Einrichtungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen Software selbst beschaffen oder installieren, dann sollten sie mit den Grundlagen im Umgang mit Lizenzen vertraut sein, damit sie

  • korrekt lizenzieren,
  • richtig beschaffen
  • lizenzrechtlich konform nutzen.

(3)

Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung nur auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist.

Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.

Ein Verkauf von Softwarelizenzen an Privatpersonen, die keine Studierenden sind, erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend über die Hochschule auch keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben.

Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden.

4)

Folgende Beschaffungswege sind für das zentrale RRZE-Softwareangebot eingerichtet:

  • Software für Beschäftigte für die dienstliche Nutzung: Software-Bestellungen sind gem. Preisliste nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen.
  • Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte: kostenloser Bezug und Download erfolgen über www.StudiSoft.de.

Software für Studierende

Campusvertrag, Campuslizenz

Unter einem Campusvertrag bzw. einer Campuslizenz wird allgemein die akademische oder Educational Version einer Software, die nur an zumeist nicht gewinnorientiert wirtschaftenden Bildungseinrichtungen eingesetzt werden darf, verstanden.

  • Zielgruppen sind an Hochschulen Studierende, Lehrende und Forschende, die die Software für Lehren, Lernen und Forschen verwenden dürfen (Ausschluss der kommerziellen Nutzung).
  • Bildungseinrichtungen erhalten jedoch auch für Software, die für den eigenen Verwaltungsbetrieb und administrative Zwecke (kommerziell) genutzt wird, Sonderkonditionen aus sog. Campusverträgen.
  • Vielfach wird eine Einschränkung auf einen konkreten „Campus“, d.h. eine konkrete Bildungseinrichtung und deren Angehörige getroffen.

Es gibt jedoch keine einheitliche Definition für Campusvertrag bzw. Campuslizenz, weil jeder Softwarehersteller die Bedingungen auf ein spezielles Produkt bzw. eine spezielle Produktgruppe ausrichtet. Das heißt, dass nicht jeder Campusvertrag den Betrieb auf allen Systemen der Hochschule und beliebig viele gleichzeitige Nutzer auf jedem System erlaubt. Campusvertrag bedeutet auch nicht zugleich großes Volumen, denn auch für kleinere Nutzerzahlen gibt es Beispiele.

Das RRZE hat für die FAU z.B. folgende großvolumige Campusverträge mit unlimitierter Benutzeranzahl bei Studierenden und/oder Beschäftigten geschlossen:

  • Zoom (Angehörige der FAU unlimitiert)
  • Microsoft 365 (Angehörige der FAU unlimitiert)
  • MATLAB (Studierende, Lehrende und Forschende der FAU und des Universitätsklinikums Erlangen unlimitiert)
  • Adobe (Beschäftigte unlimitiert).
  • Camtasia und Snagit (Lehrende der FAU unlimitiert, Verwaltungspersonal der FAU und der Regionalpartner-Hochschulen limitiert)
  • Stata (Studierende, Lehrende und Forschende der FAU unlimitiert, Beschäftigte der Regionalpartner-Hochschulen limitiert).

Softwarekataloge des RRZE

Das RRZE beschafft Software für die FAU und die Hochschulen der Region. Die Stabsstelle Softwarebeschaffung trägt maßgeblich dazu bei, dass das RRZE die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software bereitstellen kann. Mit Fokus auf lizenzpflichtige nichtkommerzielle Software für Verwaltung, Forschung und Lehre und großflächige Nutzung wird der Bedarf in Campus-, Volumen- und Rahmenverträgen gebündelt, so dass Verträge mit günstigen Konditionen verhandelt und zudem ein wirtschaftlicher Beschaffungsprozess gemäß Vergaberecht umgesetzt werden können.

Das zentrale Softwareangebot für die FAU und für Regionalpartner-Hochschulen ist auf den RRZE-Webseiten veröffentlicht: https://www.rrze.fau.de/hard-software/software/

Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung

  • Unter Produkte ist der Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung mit Kurzbeschreibung zu finden. Zu einigen Software-Produkten sind ausführliche Informationen verfügbar.
  • Nicht gelistete Software-Produkte können bei software@fau.de angefragt werden.
  • Die Organisationseinheiten der FAU und die RRZE-Regionalpartner erhalten auch Beratung und Unterstützung bei der Beschaffung von fachspezifischer Software außerhalb von Rahmenverträgen, bei Compliance- und Lizenzfragen sowie Anwendungsproblemen. Anfragen sind an software@fau.de zu richten.
  • Der Bezug erfolgt über das RRZE-Kundenportal. Zugang zum RRZE-Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen.

Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte

Softwarekatalog für Studierende

  • Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben.
  • Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = S“.
  • Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Softwarekatalog für wissenschaftlich Beschäftigte

  • Unter Produkte ist der Softwarekatalog für Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einsehbar. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = B“.
  • Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.
  • Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Cloud-Services

Beschaffung von Software: Leitfaden für Software mit Kollaborationstools und Cloud-Diensten

Empfehlungen zur Beschaffung von Software mit Kollaborationstools und Cloud-Diensten an der FAU

Vor der Beschaffung von Software

Die Lizenzbedingungen (und damit sowie mit dem Beschaffungsvorgang verbundene Dokumente) sind stets vor der Beschaffung sehr sorgfältig zu lesen. Dabei müssen die Rechte und Pflichten der Vertragspartner nicht nur hinsichtlich der Leistungserbringung, sondern auch hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz der Software sowie technischer Machbarkeit bewertet werden. Wichtige Fragen sind z.B.:

  • Standort des Cloud-Anbieters und der Server – Datenschutzrecht, dem der Cloud-Dienst unterliegt
  • Daten löschen, Nutzung beenden
  • Datenverschlüsselung in der Cloud
  • Konfiguration von Cloud-Diensten
  • Schutz vor Fremdzugriffen, auch vor Zugriff durch den Cloud-Anbieter
  • Sicherheitskennung.

Vor jeder Beschaffung von Software und Lizenzen sind die Einrichtungen der FAU gem. Beschaffungsrichtlinien verpflichtet, sich über evt. vorhandene Rahmenverträge und das zentrale Software-Angebot des RRZE zu informieren. Ist das gewünschte Software-Produkt nicht im Angebot, ist eine Anfrage an das RRZE per E-Mail an software@fau.de zu stellen. An diese E-Mail-Adresse können z.B. auch Fragen zu  Lizenzbedingungen gerichtet werden. Siehe auch weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung.

Ggf. ist die Software, die im weiteren Sinne auch ein IT-System darstellt, gem. IT-Richtlinie vom CIO zu genehmigen oder der Personalrat ist zu informieren. Es sind in jedem Fall Aspekte des Datenschutzes zu beachten, wenn Forschungs- und Arbeitsergebnisse sowie persönliche Daten von Mitarbeitern der FAU in fremden Clouds verarbeitet und gespeichert werden sollen.


Empfohlenes Vorgehen

  1. Prüfung der Lizenzbedingungen und Softwareinformationen auf Nutzungsrisiken und technische Machbarkeit, ggf. unter Einbindung des RRZE. Siehe auch weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung.
  2. Stellungnahme des RRZE zur Vorlage beim Referat H4 – Finanzbuchhaltung für IT-Beschaffungen, die nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können. Die Stellungnahme ist vor einer Bestellung / vor einem Kauf beim RRZE einzuholen.
  3. Beurteilung des Cloud-Nutzungsservices durch den Datenschutzbeauftragten der FAU
  4. Cloud-Services sind neue IT-Systeme, diese sind gemäß § 5 Abs. 4 CIO-Ordnung dem CIO-Gremium anzuzeigen, nachdem keine dem Einsatz entgegen stehenden schwerwiegenden Einwände des Datenschutzbeauftragten der FAU vorliegen.

Vor jeder Nutzung von Cloud-Diensten

Bevor eine Software mit angebundenen Kollaborationstools und Cloud-Services benutzt wird ist es ratsam, den Schutzbedarf der verarbeiteten Daten hinsichtlich Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität zu analysieren.

Zudem ist es wichtig zu wissen, wie einfach oder umständlich es ist, Daten wieder aus der Cloud zu entfernen. Denn das Löschen von Daten in der Cloud ist nicht so einfach wie zu Hause auf dem Rechner. Cloud-Anbieter speichern häufig mehrere Kopien der Dateien in verschiedenen Rechenzentren, um eine hohe Verfügbarkeit zu gewährleisten. Manche Anbieter behalten Daten auch nach einer Kündigung oder „Löschung“ noch für einige Zeit für den Fall, dass die Kündigung oder Löschung zurückgenommen wird (was oft genug vorkommt). Daher empfiehlt sich ein Blick in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Anbieters.

Zur Beachtung: Bereits das Testen einer Software mit angebundenen Kollaborationstools und Cloud-Services unterliegt den strengen Auflagen, weil bereits z.B. persönliche Daten verarbeitet werden würden.

  • Für personenbezogene Daten (sowohl mit dienstlichem als auch privatem Bezug) gelten die Bestimmungen des Datenschutzes. Auch Daten ohne Personenbezug können einen sehr hohen Schutzbedarf haben (zum Beispiel auf Grund von Geheimhaltungsvereinbarungen) oder weil andere rechtliche oder Vertraulichkeitsrisiken bestehen.
  • Ein Schutzbedarf im Einzelfall wird grundsätzlich hinsichtlich der möglichen Gefahren für Betroffene, die Hochschule und Dritte (Projektpartner) bestimmt. Entsprechend dieser Gefahren sind die drei Informationssicherheitsschutzziele Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit jeweils differenziert zu betrachten. Und entsprechend differenziert müssen Vorkehrungen zur Sicherheit der Daten getroffen werden. Im Zweifel fragen Sie nach (Datenschutzbeauftragte, Beauftragte der Informationssicherheit). Aus dem Schutzbedarf der Daten folgt zwingend die Eignung oder Nicht-Eignung zur Speicherung in der externen Cloud. Im Falle von mehreren in Frage kommenden Kategorien ist die mit dem jeweils höchsten Schutzbedarf zu wählen.

Beispielsweise kann die Kategorisierung wie in der Tabelle vorgenommen werden (u.a. auch von der Vertragsgestaltung mit dem Cloud-Anbieter abhängig).

Schutzbedarf Eignung
Daten ohne Schutzbedarf Für die Ablage und die Verarbeitung in Clouds geeignet
Daten mit normalem Schutzbedarf Für die Ablage und die Verarbeitung in Clouds geeignet, soweit keine anderslautenden Dienstanweisungen greifen

Verschlüsselung empfohlen

Daten mit hohem Schutzbedarf

 

Daten mit sehr hohem Schutzbedarf

keine Ablage und Verarbeitung in Clouds

  • Personalakten, besondere sachliche Verhältnisse von Beschäftigten
  • sensible personenbezogene Daten (Gesundheitsbezug, Herkunft, politische Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit, sexuelle Orientierung, biometrische Daten, besondere sachliche Verhältnisse)
  • Haushalts- und Finanzdaten
  • Prüfungswesen (Gutachten und Korrekturen)
  • Technische Daten (Baupläne sensibler Räume, Netzwerkpläne)
  • Forschungsdaten, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind, soweit nicht normaler Schutzbedarf

Weitere Informationen sind auf der Themenseite zu finden:

Software mit Cloud-Diensten – Kollaborationstools

Nutzungsbedingungen: Sichere Nutzung von Cloud-Diensten (BSI Mindeststandards)

Quelle: BSI


Wie können öffentliche und dienstliche Daten unterschieden werden?

Bei der „Öffentlichkeit“ und „Dienstlichkeit“ von Daten handelt es sich um voneinander unabhängige Eigenschaften von Daten. Vier verschiedene Kombinationen sind hier möglich:

  • dienstlich/öffentlich
  • dienstlich/nicht-öffentlich
  • nicht-dienstlich/öffentlich
  • nicht-dienstlich/nicht-öffentlich

Wenn dienstliche Daten in einem externen Cloud-Dienst verarbeitet werden, ist der BSI-Mindeststandard immer anzuwenden, unabhängig davon, ob die Daten öffentlich sind oder nicht. Auch bei öffentlichen Daten bestehen in der Regel Anforderungen an ihre Integrität und Verfügbarkeit. Ggf. können die individuellen Schutzmaßnahmen geringer ausfallen als bei nicht-öffentlichen Daten, dies muss jedoch im Rahmen des Mindeststandardprozesses entschieden und begründet werden.

Die Tabelle gibt einen Überblick, welche Auswirkungen die verschiedenen Kombinationen jeweils auf die Gültigkeit des Mindeststandards haben.

Zugänglichkeit dienstliche Daten keine dienstlichen Daten
öffentlich
  • Mindeststandard ist anzuwenden
  • i.d.R. Datenkategorie 4 (sonstige Daten)
  • ggf. kann begründet werden, dass Risiken durch die Cloud-Nutzung minimal sind
Mindeststandard optional
nicht öffentlich
  • Mindeststandard ist anzuwenden
  • alle Datenkategorien möglich
  • Anforderungen müssen bedarfsgerecht festgelegt werden
Mindeststandard optional

Ist mein Cloud-Dienst im Sinne des Mindeststandards des BSI?

Die BSI-Definition für Cloud-Dienste ist zu finden unter: Cloud Computing Grundlagen. Beispiele und weitere Hinweise zur Abgrenzung erhält man darüber hinaus in den Umsetzungshinweisen zum Mindeststandard.


Weitere Informationen sind auf der Themenseite zu finden:

Software mit Cloud-Diensten – Kollaborationstools

 

Nutzungsbedingungen: Was ist an der FAU bei Nutzung von Software mit Cloud-Services, Cloudspeicherdiensten und angebundenen Kollaborationstools zu beachten?

Rahmenbedingungen für die Benutzung von Cloudspeicherdiensten an der FAU

1. Die Nutzung der Cloudspeicherdienste erfolgt unter Beachtung der Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R), § 4 Rechte und Pflichten der Nutzerinnen und Nutzer Nr. 8.

2. Die Nutzung der Software mit angebundenen Cloudspeicherdiensten erfolgt unter Beachtung der Lizenzbedingungen des Softwareherstellers. Zumeist ist der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen.

3. Die Nutzung der Cloudspeicherdienste erfolgt unter Beachtung sämtlicher Vorschriften und Regelungen zum Sozialdatenschutz (§67 Abs. 1 SGB X; §80 SGB X), Personalaktenrecht (Art. 104 BayBG; Art. 108 BayBG), Steuerrecht (§146 AO), Urheberrecht (§60a UrhG), Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (§203 StGB), Telemedienrecht, Archivrecht sowie der Regelungen zur ordnungsgemäßen Aktenführung.

4. Es ist deshalb untersagt, die Cloudspeicherdienste für Daten mit folgenden Informationen zu nutzen:
a) Daten, die Informationen enthalten, die bei Veröffentlichung oder Verlust zu einem Schaden oder einer Haftung der FAU führen können, sowie personenbezogene Daten, für die die Einhaltung der Vorschriften des Datenschutzes oder die Erfüllung der Informationspflichten nicht sichergestellt werden können. Im Regelfall sind solche Daten nur solchen Mitgliedern der FAU zugänglich, deren Kenntnis regelmäßig zur Bearbeitung der betreffenden Information und des damit zusammenhängenden Vorgangs zwingend erforderlich ist (vertrauliche Daten).
Beispiele hierfür sind:

  • Personenbezogene Daten (Anwesenheitslisten oder Listen von Teilnehmern einer Veranstaltung)
  • Reise- oder Lohnabrechnungen (Finanzdaten, Sozialdaten, Daten mit Bezug zur Personalakte)
  • Forschungsdaten, die nicht ohnehin für die Öffentlichkeit bestimmt sind
  • Technische Daten (Baupläne sensibler Räume, Netzwerkpläne)
  • Geschützte Daten (Krankmeldungen, Zeugnisentwürfe, Studienarbeiten, Verträge, „Veraktetes“)
  • Prüfungswesen (Gutachten und Korrekturen)

b) Daten, die Informationen enthalten, bei denen die unberechtigte Einsichtnahme verhindert werden muss. Dazu zählen insbesondere aufgrund vertraglicher Verpflichtung geheim zu haltende Informationen oder Informationen, die der Verschwiegenheitspflicht unterfallen. Im Regelfall sind Daten mit solchen Informationen ausschließlich einem durch den/die Informationseigentümer/-in vorab definierten und dokumentierten Personenkreis zugänglich (streng vertrauliche Daten).

Dies umfasst beispielsweise Daten aus der Zusammenarbeit mit Dritten (staatliche Einrichtungen, Forschungseinrichtungen, Unternehmen) aus einer dienstlichen oder vertraglichen Verpflichtung.

5. Um den unbeabsichtigten Verlust von vertrauenswürdigen Informationen zu vermeiden, werden Daten im Zweifelsfall als Daten mit vertraulicher Information nach 3. oder 4. eingestuft und eignen sich damit nicht für die Speicherung in Cloudspeichern.

6. Werden Dateien mit anderen geteilt, sind die erforderlichen Freigaben auf das Notwendige zu beschränken und regelmäßig zu überprüfen.

7. Im Cloudspeicherdienst abgelegte und weiterhin benötigte Daten sind vom Benutzer oder der Benutzerin vor Ausscheiden aus der FAU eigenverantwortlich zu sichern und ggf. in universitären Speicherdiensten abzulegen. Eine Unterstützung bei der Migration der Daten kann die FAU resp. RRZE aus technischen Gründen (fehlende Zugriffsrechte) nicht leisten.

8. Es sind in diesem Zusammenhang die vom universitären Standard abweichenden Löschfristen des Auftragsverarbeiters (nach Vertragsende/Exmatrikulation) zu beachten.

9. Die FAU haftet unbeschadet der Regelungen der DSGVO oder anderer gesetzlicher Regelungen nicht für verloren gegangene Daten, insbesondere auch nicht für den Verlust von Daten, der durch das Ausscheiden einer Person aus der FAU entsteht. Eine standardmäßige Sicherung (Backup) der in externen Cloudspeicherdiensten abgelegten Daten durch die FAU erfolgt nicht.


Weitere Informationen sind auf der Themenseite zu finden:

Software mit Cloud-Diensten – Kollaborationstools

Compliance

Compliance: Wieviel Lizenzen benötige ich, damit meine Rechner korrekt lizenziert sind?

Unabhängig davon, ob Lizenzen zentral über das RRZE oder selbst über die Einrichtung beschafft werden, muss die Anzahl beschaffter Lizenzen dem tatsächlichen Bedarf und dem tatsächlichen Nutzungszweck entsprechen. Das nennt man „Compliance“.

  • Unterlizenzierung (zu wenige Lizenzen) ist nicht gestattet, weil damit gegen Lizenzverträge verstoßen wird.
  • Überlizenzierung (zu viele Lizenzen) ist zu vermeiden, weil damit gegen die allgemeinen Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie die weiteren haushaltsrechtlichen Bestimmungen verstoßen wird.
  • Lizenzverträge sind ohne Ausnahme einzuhalten. Letztlich ist entscheidend, dass sich die Benutzer:innen „compliant“ verhalten, das heißt, sich an die Vorgaben halten. Das RRZE erstellt deshalb produkt- und zielgruppenspezifische Anleitungen und informiert über zusätzlich zu den in IT-Richtlinien festgehaltenen Pflichten.

Allgemeine Regeln

Jede installierte Software definiert unabhängig von der Nutzungsabsicht einen Lizenzbedarf.

  • Jede Installation von Software auf einem Gerät einer Hochschule setzt voraus, dass die Nutzung den Bedingungen des Rechteinhabers entspricht. Wenn Software installiert oder per Softwareverteilung angefordert wird, muss die Nutzung durch Lizenzverträge abgedeckt sein.
  • Die Hochschulen sind als Lizenznehmer verpflichtet, zu jeder Zeit die korrekte Lizenzierung der eingesetzten Produkte nachweisen zu können. In den meisten Lizenzverträgen zu proprietärer Software werden sogenannte Audit-Rechte eingeräumt, die dem Hersteller erlauben, die Einhaltung seiner Nutzungsbedingungen zu prüfen.
  • Die meiste Software ist ausschließlich zur akademischen Nutzung in Forschung und Lehre an den berechtigten Hochschulen lizenziert. Die engeren Bestimmungen hängen vom Hersteller ab, meist gilt aber, dass keine Gewinnerzielungsabsicht (nicht-kommerziell) hinter der Nutzung stehen darf. Teilweise ist auch der Einsatz zum Betrieb der hochschuleigenen Infrastruktur und in der Hochschulverwaltung ausgenommen.
  • Test-Installationen sind nur zulässig, wenn der Lizenzgeber dies explizit erlaubt – und auch nur im erlaubten Umfang. Dabei darf die eingeräumte Testdauer nicht überschritten werden.
  • Software, deren Lizenz nicht dauerhaft gilt, ist rechtzeitig und spätestens mit Fristablauf zu deinstallieren.

(siehe auch weitere Informationen zum korrekten Lizenzieren)

Die Nutzungsbedingungen zu den Softwareprodukten des RRZE sind zu finden auf den Informationsseiten rund um das Softwareangebot des RRZE und für die Weitergabe an die Benutzer:innen immer zusammen mit der produktspezifischen Bereitstellung:

  • Software-Server LSD (dienstliche Nutzung); zugangsbeschränkt auf RRZE-Kontaktpersonen
  • Software-Portal StudiSoft (Software für Studierende und zur Nutzung auf Privatgeräten); zugangsbeschränkt auf Angehörige berechtigter Hochschulen

Nutzungsbedingungen: Was bedeutet dienstliche Nutzung von Software?

Rahmenbedingungen für die dienstliche Nutzung von Software

  1. Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt an der FAU unter Beachtung der Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R).
  2. Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt unter Beachtung der Lizenzbedingungen des Softwareherstellers bzw. Rechteinhabers. Im Vordergrund steht die Nutzung im akademischen Umfeld zum Zweck von Forschung und Lehre. Der Einsatz zu privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen – und wäre im Rahmen der Dienstvorschriften auch nicht erlaubt.
  3. Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen. Die Nutzung für den Betrieb einer Hochschule, d.h. für eigene „kommerzielle“ Zwecke einer akademischen Einrichtung, ist in den Lizenzbedingungen von entsprechender Software ausdrücklich festgehalten. Die Nutzung im Rahmen von Forschungsprojekten mit kommerziellen (Teil-)Zielen ist stets sorgfältig zu prüfen. Im Zweifel sind Anfragen an software@fau.de zu richten.
  4. Software zur dienstlichen Nutzung ist grundsätzlich nicht für die Installation und Nutzung auf Privatgeräten von Beschäftigten vorgesehen. Dies gilt auch für Lizenzen mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use). Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal StudiSoft.
  5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.
  6. Software-Produkte werden vom RRZE unter Abschluss eines Nutzungsvertrags weitergegeben. Die Weitergabe erfolgt nach Bedarf an alle Einrichtungen der FAU und – soweit lizenzrechtlich möglich – an die dem RRZE angeschlossenen Regionalpartner (siehe „LB=Lizenzbereich“ in der Preisliste).
  7. Das Universitätsklinikum Erlangen versorgt sich selbst mit Software, soweit keine campusübergreifenden oder Rahmenverträge unter Einbeziehung des Universitätsklinikums geschlossen worden sind. Die Weitergabe erfolgt dann ebenfalls unter Abschluss eines Nutzungsvertrags und gem. Preisliste.
  8. Der Software-Nutzungsvertrag erlaubt die Nutzung des Produkts in der im Vertrag angegebenen Anzahl von Lizenzen und über die festgelegte Laufzeit. Nach Ablauf der angegebenen Laufzeit darf das Produkt nicht mehr benutzt werden, alle zugehörigen Dateien müssen gelöscht werden. Die Rückgabe von Lizenzen wird im RRZE-Kundenportal dokumentiert.

Wenn universitäre Einrichtungen Softwarebeschaffungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen tätigen, dann müssen sie die Software

  • korrekt lizenzieren
  • richtig beschaffen
  • lizenzrechtlich konform nutzen.

Siehe weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung und Nutzung von Software.

Nutzungsbedingungen: Was bedeutet Home Use-Recht von Software?

Bedingungen für die Nutzung von Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte

  • Die Software darf nur von Studierenden und Beschäftigten der berechtigten Hochschulen (siehe Lizenzbereich LB = S, B) eingesetzt werden.
  • Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen.
  • Der Zweck der Nutzung ist auf universitäre Zwecke bezogen, das heißt für Forschung, Lehre und Lernen sowie darauf bezogene dienstliche Aufgaben der berechtigten Hochschulangehörigen. Die private Nutzung und die Nutzung für andere außeruniversitäre Zwecke ist nicht erlaubt. Das bekannte Stichwort „Home Use“ bezeichnet zunächst einmal nur den Nutzungsort („zuhause“), aber nicht den Zweck.
  • Die Software darf nur auf einem (1) Privatrechner installiert und genutzt werden.
  • Die Software darf nicht an Dritte weitergegeben werden.
  • Der Nutzungsvertrag mit Studierenden erlischt mit der Exmatrikulation.
  • Das Home Use-Recht von Beschäftigten endet mit Beschäftigungsende.
  • Nach Beendigung des Nutzungsvertrags muss die Software vom Privatgerät gelöscht/deinstalliert werden und darf nicht mehr eingesetzt werden.
  • Bezug und Download der Software für Studierende und des dienstlichen Zweitnutzungsrechts (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software für Studierende mit Home Use-Recht

Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben.

Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Darüber hinaus gibt es für Studierende häufig kostenlose oder vergünstigte Herstellerlizenzen direkt vom Hersteller bzw. im Fachhandel.

Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software mit dienstlichem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftliche Beschäftigte der FAU

Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden.

  • Wissenschaftlich Beschäftigte müssen bei kostenpflichtiger Software immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.

Der Softwarekatalog enthält sog. Home Use-Produkte für Beschäftigte, für die der Lizenzgeber ein erweitertes Nutzungsrecht eingeräumt hat. Softwarelizenzen für wissenschaftlich Beschäftigte, die ein dienstliches Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) ermöglichen, werden nicht gesondert bepreist, sondern im Rahmen der Basislizenzkosten abgegeben.

Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

RRZE-Kontaktperson: Ich bin zuständig für die Beschaffung von Softwarelizenzen in meiner Einrichtung. Welche Aufgaben gehören dazu?

Das RRZE hat IT-Beauftragte bestimmt, die als Bindeglieder zwischen dem RRZE und den FAU-Organisationseinheiten (Institute, Lehrstühle, Forschungsgruppen etc.) fungieren. Die RRZE-Kontaktperson ist innerhalb einer FAU-Organisationseinheit zuständig für die Beratung, Beantragung und Bearbeitung der Abrechnung, wenn kostenpflichtige Dienstleistungen des RRZE (mit Ausnahme von Webdienstleistungen) in Anspruch genommen werden.

Im Bereich Softwarelizenzen hat eine RRZE-Kontaktperson folgende Aufgaben:

  • Beratung bzgl. Software-Beschaffung und Beschaffung von Software-Nutzungsrechten über das RRZE
  • Verteilung der Software innerhalb einer FAU-Organisationseinheit / externen Einrichtung
  • Bearbeitung der Abrechnungen des RRZE über bereitgestellte Dienstleistungen und Software-Nutzungsrechte
  • enge Abstimmung mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R)
  • Information der Systembetreiber sowie der Nutzerinnen und Nutzer über die Lizenz- und Nutzungsbedingungen

Unterstützung findet die RRZE-Kontaktperson beim zuständigen IT-Betreuungszentrum und beim Software-Team.

Teilen Sie dem RRZE Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

RRZE-Kontaktpersonen Sprechstunde

Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE bietet für RRZE-Kontaktpersonen regelmäßig und nach Bedarf

  • offene Sprechstunden
  • Support zur Bedienung des RRZE-Kundenportals für die Bestellung von dienstlichen Lizenzen sowie
  • individuelle Beratung zu Beschaffungs- und Lizenzfragen von Software an.

Im Veranstaltungskalender des RRZE sind die Termine für die offene Sprechstunde vermerkt: https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/veranstaltungskalender/.

Dienstgerät

Nutzungsbedingungen: Was bedeutet dienstliche Nutzung von Software?

Rahmenbedingungen für die dienstliche Nutzung von Software

  1. Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt an der FAU unter Beachtung der Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R).
  2. Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt unter Beachtung der Lizenzbedingungen des Softwareherstellers bzw. Rechteinhabers. Im Vordergrund steht die Nutzung im akademischen Umfeld zum Zweck von Forschung und Lehre. Der Einsatz zu privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen – und wäre im Rahmen der Dienstvorschriften auch nicht erlaubt.
  3. Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen. Die Nutzung für den Betrieb einer Hochschule, d.h. für eigene „kommerzielle“ Zwecke einer akademischen Einrichtung, ist in den Lizenzbedingungen von entsprechender Software ausdrücklich festgehalten. Die Nutzung im Rahmen von Forschungsprojekten mit kommerziellen (Teil-)Zielen ist stets sorgfältig zu prüfen. Im Zweifel sind Anfragen an software@fau.de zu richten.
  4. Software zur dienstlichen Nutzung ist grundsätzlich nicht für die Installation und Nutzung auf Privatgeräten von Beschäftigten vorgesehen. Dies gilt auch für Lizenzen mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use). Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal StudiSoft.
  5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.
  6. Software-Produkte werden vom RRZE unter Abschluss eines Nutzungsvertrags weitergegeben. Die Weitergabe erfolgt nach Bedarf an alle Einrichtungen der FAU und – soweit lizenzrechtlich möglich – an die dem RRZE angeschlossenen Regionalpartner (siehe „LB=Lizenzbereich“ in der Preisliste).
  7. Das Universitätsklinikum Erlangen versorgt sich selbst mit Software, soweit keine campusübergreifenden oder Rahmenverträge unter Einbeziehung des Universitätsklinikums geschlossen worden sind. Die Weitergabe erfolgt dann ebenfalls unter Abschluss eines Nutzungsvertrags und gem. Preisliste.
  8. Der Software-Nutzungsvertrag erlaubt die Nutzung des Produkts in der im Vertrag angegebenen Anzahl von Lizenzen und über die festgelegte Laufzeit. Nach Ablauf der angegebenen Laufzeit darf das Produkt nicht mehr benutzt werden, alle zugehörigen Dateien müssen gelöscht werden. Die Rückgabe von Lizenzen wird im RRZE-Kundenportal dokumentiert.

Wenn universitäre Einrichtungen Softwarebeschaffungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen tätigen, dann müssen sie die Software

  • korrekt lizenzieren
  • richtig beschaffen
  • lizenzrechtlich konform nutzen.

Siehe weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung und Nutzung von Software.

Nutzungsbedingungen: Was bedeutet Home Use-Recht von Software?

Bedingungen für die Nutzung von Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte

  • Die Software darf nur von Studierenden und Beschäftigten der berechtigten Hochschulen (siehe Lizenzbereich LB = S, B) eingesetzt werden.
  • Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen.
  • Der Zweck der Nutzung ist auf universitäre Zwecke bezogen, das heißt für Forschung, Lehre und Lernen sowie darauf bezogene dienstliche Aufgaben der berechtigten Hochschulangehörigen. Die private Nutzung und die Nutzung für andere außeruniversitäre Zwecke ist nicht erlaubt. Das bekannte Stichwort „Home Use“ bezeichnet zunächst einmal nur den Nutzungsort („zuhause“), aber nicht den Zweck.
  • Die Software darf nur auf einem (1) Privatrechner installiert und genutzt werden.
  • Die Software darf nicht an Dritte weitergegeben werden.
  • Der Nutzungsvertrag mit Studierenden erlischt mit der Exmatrikulation.
  • Das Home Use-Recht von Beschäftigten endet mit Beschäftigungsende.
  • Nach Beendigung des Nutzungsvertrags muss die Software vom Privatgerät gelöscht/deinstalliert werden und darf nicht mehr eingesetzt werden.
  • Bezug und Download der Software für Studierende und des dienstlichen Zweitnutzungsrechts (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software für Studierende mit Home Use-Recht

Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben.

Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Darüber hinaus gibt es für Studierende häufig kostenlose oder vergünstigte Herstellerlizenzen direkt vom Hersteller bzw. im Fachhandel.

Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software mit dienstlichem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftliche Beschäftigte der FAU

Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden.

  • Wissenschaftlich Beschäftigte müssen bei kostenpflichtiger Software immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.

Der Softwarekatalog enthält sog. Home Use-Produkte für Beschäftigte, für die der Lizenzgeber ein erweitertes Nutzungsrecht eingeräumt hat. Softwarelizenzen für wissenschaftlich Beschäftigte, die ein dienstliches Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) ermöglichen, werden nicht gesondert bepreist, sondern im Rahmen der Basislizenzkosten abgegeben.

Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Support für Software (dienstliche Nutzung), die auf Dienstgeräten installiert ist

  • Einrichtungen der FAU, die vom RRZE zentral betreut werden, wenden sich an das zuständige IT-Betreuungszentrum.
  • Einrichtungen der FAU, die eine dezentrale IT-Betreuung haben, wenden sich an die entsprechenden Verantwortlichen.
  • Studierende und Beschäftigte anderer Hochschulen wenden sich an ihr Hochschulrechenzentrum.

Bei Fragen zum Softwarebedarf und zur Lizenzbeschaffung wenden sich Beschäftigte der FAU und der Regionalpartner-Hochschulen an die zuständige RRZE-Kontaktperson der Einrichtung.
Bei Fragen zum Download oder zum Aktivieren von Lizenzen sind Anfragen an software@fau.de (Ticketsystem) zu richten.

Support für Softwareprodukte, Software-Dokumentation, Anleitungen

Bei den meisten Software-Produkten ist die Original-Dokumentation entweder als Bestandteil der Software, als Online-Ressource oder per Download verfügbar.

Hinweis: Das RRZE hat keine Berechtigung, bei Softwareproblemen auf privaten Geräten zu helfen.

Dienstliche Softwarenutzung

Lieferung (dienstliche Nutzung): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?

Lieferzeiten von dienstlicher Software

Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten und Benutzerinnen und Benutzer.

Dargestellt werden hier die Prozesse der Softwareverteilung und -bereitstellung durch das Software-Team des RRZE. Es kann darüber hinaus weitere die Verfügbarkeit beeinflussende Prozesse geben.

Frei verfügbare Software

kann bei zentral betreuten Rechnern im Softwarecenter (Windows) oder im Self Service (FAUmac) von den Benutzerinnen und Benutzer jederzeit selbst installiert werden. Ansonsten sind die IT-Beauftragten vor Ort zuständig.

Bei fachspezifischer Software, die zentral finanziert und nicht über die Softwareverteilung via MECM/SCCM bzw. das zentrale Management von Apple MacOS-geräten läuft, müssen die zuständigen IT-Beauftragten  ggf. eine Freischaltung durch das Software-Team veranlassen.

Bestellung von kostenpflichtiger Software im RRZE-Kundenportal und Bereitstellungsarbeiten

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

  • den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de
  • Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben.

  • Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist.
  • Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss.
  • Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist.

Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus abhängig von

  • den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen.
  • den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM).

Nutzungsbedingungen: Sichere Nutzung von Cloud-Diensten (BSI Mindeststandards)

Quelle: BSI


Wie können öffentliche und dienstliche Daten unterschieden werden?

Bei der „Öffentlichkeit“ und „Dienstlichkeit“ von Daten handelt es sich um voneinander unabhängige Eigenschaften von Daten. Vier verschiedene Kombinationen sind hier möglich:

  • dienstlich/öffentlich
  • dienstlich/nicht-öffentlich
  • nicht-dienstlich/öffentlich
  • nicht-dienstlich/nicht-öffentlich

Wenn dienstliche Daten in einem externen Cloud-Dienst verarbeitet werden, ist der BSI-Mindeststandard immer anzuwenden, unabhängig davon, ob die Daten öffentlich sind oder nicht. Auch bei öffentlichen Daten bestehen in der Regel Anforderungen an ihre Integrität und Verfügbarkeit. Ggf. können die individuellen Schutzmaßnahmen geringer ausfallen als bei nicht-öffentlichen Daten, dies muss jedoch im Rahmen des Mindeststandardprozesses entschieden und begründet werden.

Die Tabelle gibt einen Überblick, welche Auswirkungen die verschiedenen Kombinationen jeweils auf die Gültigkeit des Mindeststandards haben.

Zugänglichkeit dienstliche Daten keine dienstlichen Daten
öffentlich
  • Mindeststandard ist anzuwenden
  • i.d.R. Datenkategorie 4 (sonstige Daten)
  • ggf. kann begründet werden, dass Risiken durch die Cloud-Nutzung minimal sind
Mindeststandard optional
nicht öffentlich
  • Mindeststandard ist anzuwenden
  • alle Datenkategorien möglich
  • Anforderungen müssen bedarfsgerecht festgelegt werden
Mindeststandard optional

Ist mein Cloud-Dienst im Sinne des Mindeststandards des BSI?

Die BSI-Definition für Cloud-Dienste ist zu finden unter: Cloud Computing Grundlagen. Beispiele und weitere Hinweise zur Abgrenzung erhält man darüber hinaus in den Umsetzungshinweisen zum Mindeststandard.


Weitere Informationen sind auf der Themenseite zu finden:

Software mit Cloud-Diensten – Kollaborationstools

 

Nutzungsbedingungen: Was bedeutet dienstliche Nutzung von Software?

Rahmenbedingungen für die dienstliche Nutzung von Software

  1. Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt an der FAU unter Beachtung der Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R).
  2. Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt unter Beachtung der Lizenzbedingungen des Softwareherstellers bzw. Rechteinhabers. Im Vordergrund steht die Nutzung im akademischen Umfeld zum Zweck von Forschung und Lehre. Der Einsatz zu privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen – und wäre im Rahmen der Dienstvorschriften auch nicht erlaubt.
  3. Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen. Die Nutzung für den Betrieb einer Hochschule, d.h. für eigene „kommerzielle“ Zwecke einer akademischen Einrichtung, ist in den Lizenzbedingungen von entsprechender Software ausdrücklich festgehalten. Die Nutzung im Rahmen von Forschungsprojekten mit kommerziellen (Teil-)Zielen ist stets sorgfältig zu prüfen. Im Zweifel sind Anfragen an software@fau.de zu richten.
  4. Software zur dienstlichen Nutzung ist grundsätzlich nicht für die Installation und Nutzung auf Privatgeräten von Beschäftigten vorgesehen. Dies gilt auch für Lizenzen mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use). Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal StudiSoft.
  5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.
  6. Software-Produkte werden vom RRZE unter Abschluss eines Nutzungsvertrags weitergegeben. Die Weitergabe erfolgt nach Bedarf an alle Einrichtungen der FAU und – soweit lizenzrechtlich möglich – an die dem RRZE angeschlossenen Regionalpartner (siehe „LB=Lizenzbereich“ in der Preisliste).
  7. Das Universitätsklinikum Erlangen versorgt sich selbst mit Software, soweit keine campusübergreifenden oder Rahmenverträge unter Einbeziehung des Universitätsklinikums geschlossen worden sind. Die Weitergabe erfolgt dann ebenfalls unter Abschluss eines Nutzungsvertrags und gem. Preisliste.
  8. Der Software-Nutzungsvertrag erlaubt die Nutzung des Produkts in der im Vertrag angegebenen Anzahl von Lizenzen und über die festgelegte Laufzeit. Nach Ablauf der angegebenen Laufzeit darf das Produkt nicht mehr benutzt werden, alle zugehörigen Dateien müssen gelöscht werden. Die Rückgabe von Lizenzen wird im RRZE-Kundenportal dokumentiert.

Wenn universitäre Einrichtungen Softwarebeschaffungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen tätigen, dann müssen sie die Software

  • korrekt lizenzieren
  • richtig beschaffen
  • lizenzrechtlich konform nutzen.

Siehe weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung und Nutzung von Software.

Nutzungsbedingungen: Was bedeutet Home Use-Recht von Software?

Bedingungen für die Nutzung von Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte

  • Die Software darf nur von Studierenden und Beschäftigten der berechtigten Hochschulen (siehe Lizenzbereich LB = S, B) eingesetzt werden.
  • Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen.
  • Der Zweck der Nutzung ist auf universitäre Zwecke bezogen, das heißt für Forschung, Lehre und Lernen sowie darauf bezogene dienstliche Aufgaben der berechtigten Hochschulangehörigen. Die private Nutzung und die Nutzung für andere außeruniversitäre Zwecke ist nicht erlaubt. Das bekannte Stichwort „Home Use“ bezeichnet zunächst einmal nur den Nutzungsort („zuhause“), aber nicht den Zweck.
  • Die Software darf nur auf einem (1) Privatrechner installiert und genutzt werden.
  • Die Software darf nicht an Dritte weitergegeben werden.
  • Der Nutzungsvertrag mit Studierenden erlischt mit der Exmatrikulation.
  • Das Home Use-Recht von Beschäftigten endet mit Beschäftigungsende.
  • Nach Beendigung des Nutzungsvertrags muss die Software vom Privatgerät gelöscht/deinstalliert werden und darf nicht mehr eingesetzt werden.
  • Bezug und Download der Software für Studierende und des dienstlichen Zweitnutzungsrechts (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software für Studierende mit Home Use-Recht

Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben.

Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Darüber hinaus gibt es für Studierende häufig kostenlose oder vergünstigte Herstellerlizenzen direkt vom Hersteller bzw. im Fachhandel.

Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software mit dienstlichem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftliche Beschäftigte der FAU

Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden.

  • Wissenschaftlich Beschäftigte müssen bei kostenpflichtiger Software immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.

Der Softwarekatalog enthält sog. Home Use-Produkte für Beschäftigte, für die der Lizenzgeber ein erweitertes Nutzungsrecht eingeräumt hat. Softwarelizenzen für wissenschaftlich Beschäftigte, die ein dienstliches Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) ermöglichen, werden nicht gesondert bepreist, sondern im Rahmen der Basislizenzkosten abgegeben.

Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Nutzungsbedingungen: Was ist an der FAU bei Nutzung von Software mit Cloud-Services, Cloudspeicherdiensten und angebundenen Kollaborationstools zu beachten?

Rahmenbedingungen für die Benutzung von Cloudspeicherdiensten an der FAU

1. Die Nutzung der Cloudspeicherdienste erfolgt unter Beachtung der Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R), § 4 Rechte und Pflichten der Nutzerinnen und Nutzer Nr. 8.

2. Die Nutzung der Software mit angebundenen Cloudspeicherdiensten erfolgt unter Beachtung der Lizenzbedingungen des Softwareherstellers. Zumeist ist der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen.

3. Die Nutzung der Cloudspeicherdienste erfolgt unter Beachtung sämtlicher Vorschriften und Regelungen zum Sozialdatenschutz (§67 Abs. 1 SGB X; §80 SGB X), Personalaktenrecht (Art. 104 BayBG; Art. 108 BayBG), Steuerrecht (§146 AO), Urheberrecht (§60a UrhG), Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (§203 StGB), Telemedienrecht, Archivrecht sowie der Regelungen zur ordnungsgemäßen Aktenführung.

4. Es ist deshalb untersagt, die Cloudspeicherdienste für Daten mit folgenden Informationen zu nutzen:
a) Daten, die Informationen enthalten, die bei Veröffentlichung oder Verlust zu einem Schaden oder einer Haftung der FAU führen können, sowie personenbezogene Daten, für die die Einhaltung der Vorschriften des Datenschutzes oder die Erfüllung der Informationspflichten nicht sichergestellt werden können. Im Regelfall sind solche Daten nur solchen Mitgliedern der FAU zugänglich, deren Kenntnis regelmäßig zur Bearbeitung der betreffenden Information und des damit zusammenhängenden Vorgangs zwingend erforderlich ist (vertrauliche Daten).
Beispiele hierfür sind:

  • Personenbezogene Daten (Anwesenheitslisten oder Listen von Teilnehmern einer Veranstaltung)
  • Reise- oder Lohnabrechnungen (Finanzdaten, Sozialdaten, Daten mit Bezug zur Personalakte)
  • Forschungsdaten, die nicht ohnehin für die Öffentlichkeit bestimmt sind
  • Technische Daten (Baupläne sensibler Räume, Netzwerkpläne)
  • Geschützte Daten (Krankmeldungen, Zeugnisentwürfe, Studienarbeiten, Verträge, „Veraktetes“)
  • Prüfungswesen (Gutachten und Korrekturen)

b) Daten, die Informationen enthalten, bei denen die unberechtigte Einsichtnahme verhindert werden muss. Dazu zählen insbesondere aufgrund vertraglicher Verpflichtung geheim zu haltende Informationen oder Informationen, die der Verschwiegenheitspflicht unterfallen. Im Regelfall sind Daten mit solchen Informationen ausschließlich einem durch den/die Informationseigentümer/-in vorab definierten und dokumentierten Personenkreis zugänglich (streng vertrauliche Daten).

Dies umfasst beispielsweise Daten aus der Zusammenarbeit mit Dritten (staatliche Einrichtungen, Forschungseinrichtungen, Unternehmen) aus einer dienstlichen oder vertraglichen Verpflichtung.

5. Um den unbeabsichtigten Verlust von vertrauenswürdigen Informationen zu vermeiden, werden Daten im Zweifelsfall als Daten mit vertraulicher Information nach 3. oder 4. eingestuft und eignen sich damit nicht für die Speicherung in Cloudspeichern.

6. Werden Dateien mit anderen geteilt, sind die erforderlichen Freigaben auf das Notwendige zu beschränken und regelmäßig zu überprüfen.

7. Im Cloudspeicherdienst abgelegte und weiterhin benötigte Daten sind vom Benutzer oder der Benutzerin vor Ausscheiden aus der FAU eigenverantwortlich zu sichern und ggf. in universitären Speicherdiensten abzulegen. Eine Unterstützung bei der Migration der Daten kann die FAU resp. RRZE aus technischen Gründen (fehlende Zugriffsrechte) nicht leisten.

8. Es sind in diesem Zusammenhang die vom universitären Standard abweichenden Löschfristen des Auftragsverarbeiters (nach Vertragsende/Exmatrikulation) zu beachten.

9. Die FAU haftet unbeschadet der Regelungen der DSGVO oder anderer gesetzlicher Regelungen nicht für verloren gegangene Daten, insbesondere auch nicht für den Verlust von Daten, der durch das Ausscheiden einer Person aus der FAU entsteht. Eine standardmäßige Sicherung (Backup) der in externen Cloudspeicherdiensten abgelegten Daten durch die FAU erfolgt nicht.


Weitere Informationen sind auf der Themenseite zu finden:

Software mit Cloud-Diensten – Kollaborationstools

Preise (dienstliche Nutzung): Was kosten Softwarelizenzen?

Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE

Beschaffung von Software für Verwaltung, Forschung und Lehre wird von der Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE verantwortet.

Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab.

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Beschaffungspreise für universitäre Einrichtungen

  • Der Softwarekatalog (dienstliche Nutzung) weist das aktuelle Angebot des RRZE aus.
  • Je Lizenz sind die in der Preisliste angegebenen Preise zu entrichten.
  • Preise sind je Lizenz und pro Monat als Nettopreise ausgewiesen. Für Einrichtungen der FAU ist dies der Rechnungspreis. Für FAU-externe Weitergabe erfolgt die Rechnungstellung in Höhe der Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
  • Die Preise sind als Einstandspreise ohne Aufschläge kalkuliert, soweit keine marktbezogenen Preissteigerungen zu erwarten sind.
  • Die Vorfinanzierung der Softwarebeschaffung erfolgt aus dem RRZE-Haushalt. Das RRZE kalkuliert deshalb soweit möglich kostendeckend über die Laufzeit der Verträge.

Ein Verkauf an Privatpersonen erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben.

Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden.

  • Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist.
  • Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.

RRZE-Kontaktpersonen Sprechstunde

Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE bietet für RRZE-Kontaktpersonen regelmäßig und nach Bedarf

  • offene Sprechstunden
  • Support zur Bedienung des RRZE-Kundenportals für die Bestellung von dienstlichen Lizenzen sowie
  • individuelle Beratung zu Beschaffungs- und Lizenzfragen von Software an.

Im Veranstaltungskalender des RRZE sind die Termine für die offene Sprechstunde vermerkt: https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/veranstaltungskalender/.

Softwarekataloge des RRZE

Das RRZE beschafft Software für die FAU und die Hochschulen der Region. Die Stabsstelle Softwarebeschaffung trägt maßgeblich dazu bei, dass das RRZE die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software bereitstellen kann. Mit Fokus auf lizenzpflichtige nichtkommerzielle Software für Verwaltung, Forschung und Lehre und großflächige Nutzung wird der Bedarf in Campus-, Volumen- und Rahmenverträgen gebündelt, so dass Verträge mit günstigen Konditionen verhandelt und zudem ein wirtschaftlicher Beschaffungsprozess gemäß Vergaberecht umgesetzt werden können.

Das zentrale Softwareangebot für die FAU und für Regionalpartner-Hochschulen ist auf den RRZE-Webseiten veröffentlicht: https://www.rrze.fau.de/hard-software/software/

Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung

  • Unter Produkte ist der Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung mit Kurzbeschreibung zu finden. Zu einigen Software-Produkten sind ausführliche Informationen verfügbar.
  • Nicht gelistete Software-Produkte können bei software@fau.de angefragt werden.
  • Die Organisationseinheiten der FAU und die RRZE-Regionalpartner erhalten auch Beratung und Unterstützung bei der Beschaffung von fachspezifischer Software außerhalb von Rahmenverträgen, bei Compliance- und Lizenzfragen sowie Anwendungsproblemen. Anfragen sind an software@fau.de zu richten.
  • Der Bezug erfolgt über das RRZE-Kundenportal. Zugang zum RRZE-Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen.

Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte

Softwarekatalog für Studierende

  • Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben.
  • Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = S“.
  • Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Softwarekatalog für wissenschaftlich Beschäftigte

  • Unter Produkte ist der Softwarekatalog für Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einsehbar. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = B“.
  • Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.
  • Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Support für Software (dienstliche Nutzung), die auf Dienstgeräten installiert ist

  • Einrichtungen der FAU, die vom RRZE zentral betreut werden, wenden sich an das zuständige IT-Betreuungszentrum.
  • Einrichtungen der FAU, die eine dezentrale IT-Betreuung haben, wenden sich an die entsprechenden Verantwortlichen.
  • Studierende und Beschäftigte anderer Hochschulen wenden sich an ihr Hochschulrechenzentrum.

Bei Fragen zum Softwarebedarf und zur Lizenzbeschaffung wenden sich Beschäftigte der FAU und der Regionalpartner-Hochschulen an die zuständige RRZE-Kontaktperson der Einrichtung.
Bei Fragen zum Download oder zum Aktivieren von Lizenzen sind Anfragen an software@fau.de (Ticketsystem) zu richten.

Download

0 Software Anfragen: Wichtige Hinweise für RRZE-Kontaktpersonen

Aus Sicherheitsgründen werden Software-Anfragen nur an Hochschul-E-Mail-Adressen beantwortet.
Anfragen mit dem Absender der Hochschul-E-Mail-Adresse sind zu senden an: software@fau.de

Probleme?

Detaillierte Problembeschreibung ist per E-Mail mit der Hochschul-E-Mail-Adresse zu senden an: software@fau.de

Damit die Anfrage schnell beantwortet und das Problem zufriedenstellend gelöst werden kann, sind unbedingt folgende Angaben erforderlich:

  • Betreff: Software-Produktname und markantes Stichwort
  • Vor- und Nachname, IdM-Benutzerkennung (möglichst vollständige E-Mail-Signatur mit Angabe der Einrichtung)
  • RRZE-Kontaktpersonen geben immer die Kundennummer(n) an, wenn Fragen zu Lizenzen/Nutzungsverträgen gestellt werden sowie die Kontaktpersonenkennung bei Fragen zum Download
  • Eine E-Mail-Anfrage pro Software-Produkt, Thema oder Problem erleichtert die Bearbeitung und verringert die Antwortdauer.
  • Screenshots sind hilfreich, aber möglichst nicht in den E-Mail-Text einzubinden, sondern als Anhang zu senden.

0 Software Anfragen: Wichtige Hinweise für Studierende und Beschäftigte der FAU

Aus Sicherheitsgründen werden Software-Anfragen nur an Hochschul-E-Mail-Adressen der FAU beantwortet.
Anfragen mit dem Absender der Hochschul-E-Mail-Adresse der FAU sind zu senden an: software@fau.de

Studierende und Beschäftigte anderer Hochschulen (nicht FAU) wenden sich an ihr Hochschulrechenzentrum.

Die Funktionalität der Hochschul-E-Mail-Adresse ist zu testen, indem eine E-Mail an diese geschickt und der Eingang geprüft wird.

Falls eine Weiterleitung von der Hochschul-E-Mail-Adresse an eine andere E-Mail-Adresse eingerichtet ist, muss sichergestellt sein, dass

  • E-Mails an der Hochschul-E-Mail-Adresse tatsächlich ankommen.
  • E-Mails von software@fau.de nicht im Spam-Ordner landen.

Der Softwarekatalog für Studierende und Beschäftigte ist auf der RRZE-Webseite unter Software für Home Use sowie unter Software für die dienstliche Nutzung einschließlich der Informationen zu lizenzrechtlichen und technischen Voraussetzungen, Benutzerkennung, Download-Informationen etc. zu finden.

Probleme?

Detaillierte Problembeschreibung ist per E-Mail mit der Hochschul-E-Mail-Adresse zu senden an: software@fau.de

Damit die Anfrage schnell beantwortet und das Problem zufriedenstellend gelöst werden kann, sind unbedingt folgende Angaben erforderlich:

0 Software Requests: Advice for Students and Staff

Send requests concerning software to: software@fau.de.
Due to policies we answer only to university e-mail addresses.

Test your university e-mail address by sending an e-mail to it.

  • check inbox
  • check spam folder

Software products for use by students and staff are listed here: Software for Home Use and Software for official use (conditions, user account, download information etc.).

Problems?

Send an e-mail with detailed problem description to: software@fau.de

In order to answer questions or solve problems quickly, the following information is required:

1 Software Anfragen: Test IP-Adresse und Hochschulnetz

Ist mein Rechner mit einem der berechtigten Hochschulnetze verbunden?

Für Downloads, die das RRZE anbietet, muss das Ergebnis wie folgt lauten:

  • Softwarelizenzen: „Sie kommen aus dem Netz der FAU und sind zum Download berechtigt.“

 

1 Software Requests: Test of IP address and university network access

Is my computer connected to one of the authorized networks?

For downloads offered by RRZE the result must be:

  • Softwarelizenzen (software licenses): „Sie kommen aus dem Netz der FAU und sind zum Download berechtigt.“ (You are connected to the network and authorised to download.)

2 Software Anfragen: Aussagekräftige Problem- und Fehlerbeschreibung

Für die zügige Beantwortung Ihrer Fragen und die Lösung von technischen Problemen benötigen wir die folgenden Kerninformationen, die Sie bitte mit Ihren Anfragen an software@fau.de senden:

Download-Probleme

Bei Internet-Zugang via VPN/DSL:

Installations- und Anwendungsprobleme

  • Hardware und Betriebssystem (Windows: rechte Maustaste+Arbeitsplatz > Eigenschaften > Allgemein)
  • Software-Produkt: Name, Version, Update-Version, Sprache
  • Problem-/Fehlerbeschreibung: Wo, wann, bei welcher Funktion (Screenshot, Fehlertext anfügen)
  • Test der IP-Adresse und des Hochschulnetzes (s. o.)

Probleme mit der Benutzerkennung und der E-Mail-Adresse

  • Studierende und Beschäftigte der FAU wenden sich an eine der RRZE-Service-Theken.
  • Studierende und Beschäftigte anderer Hochschulen wenden sich an ihr Hochschulrechenzentrum.

2 Software Requests: Detailed Description of Software Problem

In order to answer your questions and solve technical problems quickly, we need the following core information, which you should send with your requests to software@fau.de:

Download Problems

For internet access via VPN / DSL:

Installation and Application Problems

  • hardware and operating system (Windows: Right mapping + workspace> properties> general)
  • software product: name, version, update version, language
  • problem / error description: where, when, at which application function (screenshot, add error text)
  • testing IP address and university network access

Problems with user ID and e-mail address

  • FAU students and staff contact one of the RRZE service helpdesks.
  • Students and staff of other universities contact their university computing center.

Softwareverteilung (dienstliche Nutzung): Wie erfolgt der Download von bestellter Software?

Nach Abschluss eines Software-Nutzungsvertrags mit dem RRZE über das RRZE-Kundenportal kann die Software von der RRZE-Kontaktperson vom LSD-Server (Licensed Software Distribution) heruntergeladen werden:

Wenn Sie eine aktive Lizenz erworben haben, bekommen Sie je nach Softwareprodukt und Bereitstellungsart einige Zeit später den Zugriff auf die Software im Portal (siehe Lieferzeiten).

Beachten Sie die Anleitungen und Dokumentationen, die den Download-Paketen beiliegen.

Softwareverteilung (Home Use): fauXpas in memoriam

Zur Beachtung: Alle Software-Titel mit einem Home Use-Recht werden nur noch über StudiSoft bereitgestellt.

Über den Download-Server fauXpas (fau eXtended personal application software)

* 1998; † 13.05.2022

verteilte das RRZE über zwei Jahrzehnte hinweg Software an die Studierenden und die Beschäftigten der FAU sowie an die Regionalpartner-Hochschulen.

Softwareverteilung (Home Use): Wie erfolgt der Download von bestellter Software?

Software für Studierende mit Home Use-Recht

Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software mit dienstlichem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte

Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.

Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.


siehe auch: Lieferzeiten

Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten sowie der Benutzerinnen und Benutzer.

Support für Software (dienstliche Nutzung), die auf Dienstgeräten installiert ist

  • Einrichtungen der FAU, die vom RRZE zentral betreut werden, wenden sich an das zuständige IT-Betreuungszentrum.
  • Einrichtungen der FAU, die eine dezentrale IT-Betreuung haben, wenden sich an die entsprechenden Verantwortlichen.
  • Studierende und Beschäftigte anderer Hochschulen wenden sich an ihr Hochschulrechenzentrum.

Bei Fragen zum Softwarebedarf und zur Lizenzbeschaffung wenden sich Beschäftigte der FAU und der Regionalpartner-Hochschulen an die zuständige RRZE-Kontaktperson der Einrichtung.
Bei Fragen zum Download oder zum Aktivieren von Lizenzen sind Anfragen an software@fau.de (Ticketsystem) zu richten.

Support für Software (Home Use), die auf Privatgeräten installiert ist

Das RRZE hat keine Berechtigung, bei Softwareproblemen auf privaten Geräten zu helfen.

Das RRZE kann nur sehr eingeschränkt Anwendungssupport zu den verfügbaren Produkten leisten. Es empfiehlt sich, bei Fragen und Problemen die zumeist reichhaltigen Dokumentationen und Ressourcen der Softwareanbieter zu nutzen.

Fragen zum Download oder zum Aktivieren von Lizenzen

sind per E-Mail an software@fau.de (Ticketsystem) zu richten.

Hinweis für Beschäftigte

Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.

  • Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden.
  • Wissenschaftlich Beschäftigte müssen immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.

Formular

RRZE-Kontaktperson Personalwechsel: Was ist bei Ausscheiden und neuer Zuständigkeit zu tun?

Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE verwaltet das Kundennummernsystem des RRZE-Kundenportals und vergibt Kontaktpersonen-Kennungen für den Zugang zum RRZE-Kundenportal und weiteren Dienstleistungen.

  • RRZE-Kontaktpersonen und
    Einrichtungen der FAU bzw. der Regionalpartner-Hochschulen,
  • die noch keine RRZE-Kontaktperson bestimmt haben
  • bei denen eine RRZE-Kontaktperson ausscheidet
  • bei denen eine neue RRZE-Kontaktperson bestimmt wurde
  • bei denen weitere RRZE-Kontaktpersonen aufgenommen werden sollen

wenden sich frühzeitig mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

Hilfreiche Links

Die aktuellen Anträge für RRZE-Dienstleistungen finden Sie gesammelt auf der Formularseite.

RRZE-Kundenportal Kundennummer (Kunu): Ich benötige eine neue Kundennummer für die Bestellung von RRZE-Dienstleistungen. Was muss ich tun?

Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE verwaltet das Kundennummernsystem des RRZE-Kundenportals und vergibt Kontaktpersonen-Kennungen für den Zugang zum RRZE-Kundenportal und weiteren Dienstleistungen.

  • RRZE-Kontaktpersonen und
    Einrichtungen der FAU bzw. der Regionalpartner-Hochschulen,
  • die noch keine RRZE-Kontaktperson bestimmt haben
  • bei denen eine RRZE-Kontaktperson ausscheidet
  • bei denen eine neue RRZE-Kontaktperson bestimmt wurde
  • bei denen weitere RRZE-Kontaktpersonen aufgenommen werden sollen

wenden sich frühzeitig mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

Hilfreiche Links

Die aktuellen Anträge für RRZE-Dienstleistungen finden Sie gesammelt auf der Formularseite.

RRZE-Kundenportal Kündigung: Ich habe Softwarelizenzen vom RRZE und benötige diese nicht mehr. Wie und wann kann ein Nutzungsvertrag für Softwarelizenzen gekündigt werden?

Mit dem RRZE geschlossene Nutzungsverträge für Softwarelizenzen sind über ein Produkt, eine bestimmte Anzahl und eine bestimmte Laufzeit definiert. Ein Nutzungsvertrag endet durch

  • Zeitablauf
  • durch Kündigung (universitäre Einrichtung)
  • durch Rückruf (RRZE)

Automatische Verlängerung von Nutzungsverträgen

Nutzungsverträge verlängern sich bei dauerhaft vorrätigen Produkten im Standard automatisch zum Ende der Laufzeit, sofern der Nutzungsvertrag nicht durch die universitäre Einrichtung beendet bzw. die Lizenz zurückgegeben wird.

Frühzeitig regelmäßig werden RRZE-Kontaktpersonen per automatisch generierter E-Mail aus dem RRZE-Kundenportal über demnächst zur Verlängerung anstehende Nutzungsverträge informiert.

RRZE-Kontaktpersonen haben folgende Optionen:

  1. Der Nutzungsvertrag soll in gleicher Anzahl Lizenzen und Laufzeit verlängert werden. – Es ist nichts zu tun.
  2. Der Nutzungsvertrag soll in veränderter Anzahl Lizenzen (weniger oder mehr) und/oder Laufzeit (kürzer oder länger) fortgeführt werden. – Im Kundenportal kann innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende eine angepasste Bestellung vorgenommen werden.
    RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Plus-Zeichen am Vertrag, und dann weiter wie bei Bestellen
  3. Ist die Verlängerung nicht gewünscht, kann die Lizenz (Gesamtanzahl) innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende zum Laufzeitende zurückgegeben werden. Der Nutzungsvertrag endet mit der Rückgabe.
    RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Drucken-Zeichen am Vertrag führt zu Formular (Bildschirmausgabe)

RRZE-Kundenportal Meine Lizenzen

Sonderfall keine automatische Verlängerung: Nutzungsverträge, deren Laufzeitende auf das Rahmenvertragsende gesetzt ist

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann jedoch aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Gibt es einen Anschlussrahmenvertrag für die zugehörigen Nutzungsverträge, schaltet das RRZE die Verträge unter den neuen Bedingungen zur Bestellung frei (ggf. angepasster Preis oder Produktveränderungen) und informiert die RRZE-Kontaktpersonen, dass Bestellungen im RRZE-Kundenportal erfolgen können.

Sonderfall keine automatische Verlängerung: sonstige Nutzungsverträge

Individuelle Vereinbarungen sind mit dem Software-Team persönlich abzustimmen. Dazu gehören an der FAU auch CIP/WAP-Verträge.

Die Rückgabe von Lizenzen

wird über das RRZE-Kundenportal mittels Formular (Bildschirmausgabe) eingeleitet. Das Formular ist unterzeichnet an software@fau.de zu senden (papierloses Verfahren; ggf. erzeugte Papierdokumente verbleiben an der Einrichtung). Die Rückgabe wird vom Software-Team im RRZE-Kundenportal eingetragen und ist für die RRZE-Kontaktperson erkennbar.

Der Rückruf von Lizenzen

wird vom RRZE für den (seltenen) Fall veranlasst, dass der mit dem Lizenzgeber geschlossene Vertrag aus irgendeinem Grund wegfällt und das RRZE keine Lizenzen mehr zur Verfügung hat. Vorausbezahlte Lizenzgebühren werden den universitären Einrichtungen über die Restlaufzeiten der Nutzungsverträge  gutgeschrieben.

Fristen

Lieferung (dienstliche Nutzung): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?

Lieferzeiten von dienstlicher Software

Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten und Benutzerinnen und Benutzer.

Dargestellt werden hier die Prozesse der Softwareverteilung und -bereitstellung durch das Software-Team des RRZE. Es kann darüber hinaus weitere die Verfügbarkeit beeinflussende Prozesse geben.

Frei verfügbare Software

kann bei zentral betreuten Rechnern im Softwarecenter (Windows) oder im Self Service (FAUmac) von den Benutzerinnen und Benutzer jederzeit selbst installiert werden. Ansonsten sind die IT-Beauftragten vor Ort zuständig.

Bei fachspezifischer Software, die zentral finanziert und nicht über die Softwareverteilung via MECM/SCCM bzw. das zentrale Management von Apple MacOS-geräten läuft, müssen die zuständigen IT-Beauftragten  ggf. eine Freischaltung durch das Software-Team veranlassen.

Bestellung von kostenpflichtiger Software im RRZE-Kundenportal und Bereitstellungsarbeiten

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

  • den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de
  • Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben.

  • Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist.
  • Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss.
  • Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist.

Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus abhängig von

  • den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen.
  • den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM).

Lieferung (Home Use): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?

Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten sowie der Benutzerinnen und Benutzer.

Kostenlose Software für Studierende

Nach der Bestellung in www.StudiSoft.de steht die Software zum Download bereit.

Kostenpflichtige Software für Studierende

Wurde die Bestellung in www.StudiSoft.de ausgelöst, wird sie vom Software-Team des RRZE nach Bestätigung des Zahlungseingangs freigegeschaltet. Während der regulären Bürozeiten erfolgt die Freischaltung spätestens nach fünf (5) Arbeitstagen. Nach der Freischaltung wird eine E-Mail mit weiteren Anweisungen erzeugt und in der Auftragsverfolgung des StudiSoft-Portals ist der Auftragsstatus aktiv angezeigt.

Kostenlose Software für wissenschaftliche Beschäftigte (dienstliches Zweitnutzungsrecht, sog. Home Use)

Wissenschaftlich Beschäftigte dürfen das dienstliche Zweitnutzungsrecht (Home Use) für die Installation auf einem (1) Privatgerät in Anspruch nehmen, für nichtwissenschaftliches Personal ist die Verwendung von Privatgeräten nicht gestattet. Die Installation auf zwei Dienstgeräten unter Verwendung der Basis-Lizenz und des Zweitnutzungsrechts ist für alle Beschäftigte möglich.

Nach der Bestellung in www.StudiSoft.de werden die Anweisungen zum Bezug der Software angezeigt und der Auftragsstatus auf aktiv gestellt.

Es gibt zwei Arten des Softwarebezugs, die die Dauer bis zur tatsächlichen Nutzung der Software beeinflussen:

  • direkt vom Anbieter/Hersteller (Weiterleitung zu externem Download/Portal)
  • über die zuständige RRZE-Kontaktperson und die IT-Verantwortlichen.

Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, ob die Installation auf einem Privatgerät oder Dienstgerät erfolgt.

  • Bei Dienstgeräten muss die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft worden sein, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.
  • Die Installation auf Dienstgeräten muss mit den IT-Verantwortlichen abgestimmt sein.

RRZE-Kundenportal Kündigung: Ich habe Softwarelizenzen vom RRZE und benötige diese nicht mehr. Wie und wann kann ein Nutzungsvertrag für Softwarelizenzen gekündigt werden?

Mit dem RRZE geschlossene Nutzungsverträge für Softwarelizenzen sind über ein Produkt, eine bestimmte Anzahl und eine bestimmte Laufzeit definiert. Ein Nutzungsvertrag endet durch

  • Zeitablauf
  • durch Kündigung (universitäre Einrichtung)
  • durch Rückruf (RRZE)

Automatische Verlängerung von Nutzungsverträgen

Nutzungsverträge verlängern sich bei dauerhaft vorrätigen Produkten im Standard automatisch zum Ende der Laufzeit, sofern der Nutzungsvertrag nicht durch die universitäre Einrichtung beendet bzw. die Lizenz zurückgegeben wird.

Frühzeitig regelmäßig werden RRZE-Kontaktpersonen per automatisch generierter E-Mail aus dem RRZE-Kundenportal über demnächst zur Verlängerung anstehende Nutzungsverträge informiert.

RRZE-Kontaktpersonen haben folgende Optionen:

  1. Der Nutzungsvertrag soll in gleicher Anzahl Lizenzen und Laufzeit verlängert werden. – Es ist nichts zu tun.
  2. Der Nutzungsvertrag soll in veränderter Anzahl Lizenzen (weniger oder mehr) und/oder Laufzeit (kürzer oder länger) fortgeführt werden. – Im Kundenportal kann innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende eine angepasste Bestellung vorgenommen werden.
    RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Plus-Zeichen am Vertrag, und dann weiter wie bei Bestellen
  3. Ist die Verlängerung nicht gewünscht, kann die Lizenz (Gesamtanzahl) innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende zum Laufzeitende zurückgegeben werden. Der Nutzungsvertrag endet mit der Rückgabe.
    RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Drucken-Zeichen am Vertrag führt zu Formular (Bildschirmausgabe)

RRZE-Kundenportal Meine Lizenzen

Sonderfall keine automatische Verlängerung: Nutzungsverträge, deren Laufzeitende auf das Rahmenvertragsende gesetzt ist

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann jedoch aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Gibt es einen Anschlussrahmenvertrag für die zugehörigen Nutzungsverträge, schaltet das RRZE die Verträge unter den neuen Bedingungen zur Bestellung frei (ggf. angepasster Preis oder Produktveränderungen) und informiert die RRZE-Kontaktpersonen, dass Bestellungen im RRZE-Kundenportal erfolgen können.

Sonderfall keine automatische Verlängerung: sonstige Nutzungsverträge

Individuelle Vereinbarungen sind mit dem Software-Team persönlich abzustimmen. Dazu gehören an der FAU auch CIP/WAP-Verträge.

Die Rückgabe von Lizenzen

wird über das RRZE-Kundenportal mittels Formular (Bildschirmausgabe) eingeleitet. Das Formular ist unterzeichnet an software@fau.de zu senden (papierloses Verfahren; ggf. erzeugte Papierdokumente verbleiben an der Einrichtung). Die Rückgabe wird vom Software-Team im RRZE-Kundenportal eingetragen und ist für die RRZE-Kontaktperson erkennbar.

Der Rückruf von Lizenzen

wird vom RRZE für den (seltenen) Fall veranlasst, dass der mit dem Lizenzgeber geschlossene Vertrag aus irgendeinem Grund wegfällt und das RRZE keine Lizenzen mehr zur Verfügung hat. Vorausbezahlte Lizenzgebühren werden den universitären Einrichtungen über die Restlaufzeiten der Nutzungsverträge  gutgeschrieben.

RRZE-Kundenportal Verlängerung: Ich habe Softwarelizenzen vom RRZE und benötige diese weiterhin. Wie und wann kann ein Nutzungsvertrag für Softwarelizenzen verlängert werden?

Mit dem RRZE geschlossene Nutzungsverträge für Softwarelizenzen sind über ein Produkt, eine bestimmte Anzahl und eine bestimmte Laufzeit definiert. Ein Nutzungsvertrag endet durch

  • Zeitablauf
  • durch Kündigung (universitäre Einrichtung)
  • durch Rückruf (RRZE)

Automatische Verlängerung von Nutzungsverträgen

Nutzungsverträge verlängern sich bei dauerhaft vorrätigen Produkten im Standard automatisch zum Ende der Laufzeit, sofern der Nutzungsvertrag nicht durch die universitäre Einrichtung beendet bzw. die Lizenz zurückgegeben wird.

Frühzeitig regelmäßig werden RRZE-Kontaktpersonen per automatisch generierter E-Mail aus dem RRZE-Kundenportal über demnächst zur Verlängerung anstehende Nutzungsverträge informiert.

RRZE-Kontaktpersonen haben folgende Optionen:

  1. Der Nutzungsvertrag soll in gleicher Anzahl Lizenzen und Laufzeit verlängert werden. – Es ist nichts zu tun.
  2. Der Nutzungsvertrag soll in veränderter Anzahl Lizenzen (weniger oder mehr) und/oder Laufzeit (kürzer oder länger) fortgeführt werden. – Im Kundenportal kann innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende eine angepasste Bestellung vorgenommen werden.
    RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Plus-Zeichen am Vertrag, und dann weiter wie bei Bestellen
  3. Ist die Verlängerung nicht gewünscht, kann die Lizenz (Gesamtanzahl) innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende zum Laufzeitende zurückgegeben werden. Der Nutzungsvertrag endet mit der Rückgabe.
    RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Drucken-Zeichen am Vertrag führt zu Formular (Bildschirmausgabe)

 

RRZE-Kundenportal Meine Lizenzen

 

Sonderfall keine automatische Verlängerung: Nutzungsverträge, deren Laufzeitende auf das Rahmenvertragsende gesetzt ist

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann jedoch aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Gibt es einen Anschlussrahmenvertrag für die zugehörigen Nutzungsverträge, schaltet das RRZE die Verträge unter den neuen Bedingungen zur Bestellung frei (ggf. angepasster Preis oder Produktveränderungen) und informiert die RRZE-Kontaktpersonen, dass Bestellungen im RRZE-Kundenportal erfolgen können.

Sonderfall keine automatische Verlängerung: sonstige Nutzungsverträge

Individuelle Vereinbarungen sind mit dem Software-Team persönlich abzustimmen. Dazu gehören an der FAU auch CIP/WAP-Verträge.

Die Rückgabe von Lizenzen

wird über das RRZE-Kundenportal mittels Formular (Bildschirmausgabe) eingeleitet. Das Formular ist unterzeichnet an software@fau.de zu senden (papierloses Verfahren bevorzugt). Die Rückgabe wird vom Software-Team im RRZE-Kundenportal eingetragen und ist für die RRZE-Kontaktperson erkennbar.

Der Rückruf von Lizenzen

wird vom RRZE für den (seltenen) Fall veranlasst, dass der mit dem Lizenzgeber geschlossene Vertrag aus irgendeinem Grund wegfällt und das RRZE keine Lizenzen mehr zur Verfügung hat. Vorausbezahlte Lizenzgebühren werden den universitären Einrichtungen über die Restlaufzeiten der Nutzungsverträge  gutgeschrieben.

Home Use

Lieferung (Home Use): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?

Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten sowie der Benutzerinnen und Benutzer.

Kostenlose Software für Studierende

Nach der Bestellung in www.StudiSoft.de steht die Software zum Download bereit.

Kostenpflichtige Software für Studierende

Wurde die Bestellung in www.StudiSoft.de ausgelöst, wird sie vom Software-Team des RRZE nach Bestätigung des Zahlungseingangs freigegeschaltet. Während der regulären Bürozeiten erfolgt die Freischaltung spätestens nach fünf (5) Arbeitstagen. Nach der Freischaltung wird eine E-Mail mit weiteren Anweisungen erzeugt und in der Auftragsverfolgung des StudiSoft-Portals ist der Auftragsstatus aktiv angezeigt.

Kostenlose Software für wissenschaftliche Beschäftigte (dienstliches Zweitnutzungsrecht, sog. Home Use)

Wissenschaftlich Beschäftigte dürfen das dienstliche Zweitnutzungsrecht (Home Use) für die Installation auf einem (1) Privatgerät in Anspruch nehmen, für nichtwissenschaftliches Personal ist die Verwendung von Privatgeräten nicht gestattet. Die Installation auf zwei Dienstgeräten unter Verwendung der Basis-Lizenz und des Zweitnutzungsrechts ist für alle Beschäftigte möglich.

Nach der Bestellung in www.StudiSoft.de werden die Anweisungen zum Bezug der Software angezeigt und der Auftragsstatus auf aktiv gestellt.

Es gibt zwei Arten des Softwarebezugs, die die Dauer bis zur tatsächlichen Nutzung der Software beeinflussen:

  • direkt vom Anbieter/Hersteller (Weiterleitung zu externem Download/Portal)
  • über die zuständige RRZE-Kontaktperson und die IT-Verantwortlichen.

Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, ob die Installation auf einem Privatgerät oder Dienstgerät erfolgt.

  • Bei Dienstgeräten muss die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft worden sein, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.
  • Die Installation auf Dienstgeräten muss mit den IT-Verantwortlichen abgestimmt sein.

Nutzungsbedingungen: Was bedeutet Home Use-Recht von Software?

Bedingungen für die Nutzung von Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte

  • Die Software darf nur von Studierenden und Beschäftigten der berechtigten Hochschulen (siehe Lizenzbereich LB = S, B) eingesetzt werden.
  • Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen.
  • Der Zweck der Nutzung ist auf universitäre Zwecke bezogen, das heißt für Forschung, Lehre und Lernen sowie darauf bezogene dienstliche Aufgaben der berechtigten Hochschulangehörigen. Die private Nutzung und die Nutzung für andere außeruniversitäre Zwecke ist nicht erlaubt. Das bekannte Stichwort „Home Use“ bezeichnet zunächst einmal nur den Nutzungsort („zuhause“), aber nicht den Zweck.
  • Die Software darf nur auf einem (1) Privatrechner installiert und genutzt werden.
  • Die Software darf nicht an Dritte weitergegeben werden.
  • Der Nutzungsvertrag mit Studierenden erlischt mit der Exmatrikulation.
  • Das Home Use-Recht von Beschäftigten endet mit Beschäftigungsende.
  • Nach Beendigung des Nutzungsvertrags muss die Software vom Privatgerät gelöscht/deinstalliert werden und darf nicht mehr eingesetzt werden.
  • Bezug und Download der Software für Studierende und des dienstlichen Zweitnutzungsrechts (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software für Studierende mit Home Use-Recht

Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben.

Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Darüber hinaus gibt es für Studierende häufig kostenlose oder vergünstigte Herstellerlizenzen direkt vom Hersteller bzw. im Fachhandel.

Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software mit dienstlichem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftliche Beschäftigte der FAU

Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden.

  • Wissenschaftlich Beschäftigte müssen bei kostenpflichtiger Software immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.

Der Softwarekatalog enthält sog. Home Use-Produkte für Beschäftigte, für die der Lizenzgeber ein erweitertes Nutzungsrecht eingeräumt hat. Softwarelizenzen für wissenschaftlich Beschäftigte, die ein dienstliches Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) ermöglichen, werden nicht gesondert bepreist, sondern im Rahmen der Basislizenzkosten abgegeben.

Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Preise (Home Use): Was kosten Softwarelizenzen?

Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE

Beschaffung von Software für Verwaltung, Forschung und Lehre wird von der Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE verantwortet.

Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab.

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Einige Hersteller bieten im Rahmen von Campusverträgen auch Softwarelizenzen für Studierende zur Installation auf Privatgeräten (sog. Home Use) an. Je nach Konditionen werden die Lizenzen zu einem geringen Preis oder kostenlos abgegeben.

Softwarelizenzen für Beschäftigte, die ein dienstliches Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) ermöglichen, werden nicht gesondert bepreist, sondern im Rahmen der Basislizenz abgegeben.

Beschaffungspreise für Software mit Home Use-Recht

  • Der Softwarekatalog (Studierende, Home Use) weist das aktuelle Angebot des RRZE aus.
  • Je Lizenz sind die in der Preisliste angegebenen Preise zu entrichten. In www.StudiSoft.de sind die Preise für die verfügbaren Softwareprodukte ebenfalls jederzeit einsehbar.
  • Preise sind je Lizenz und pro Monat als Bruttopreise inklusive der gesetzlichen Umsatzsteuer ausgewiesen.
  • Die Preise sind als Einstandspreise ohne Aufschläge kalkuliert, soweit keine marktbezogenen Preissteigerungen zu erwarten sind.
  • Die Vorfinanzierung der Softwarebeschaffung erfolgt aus dem RRZE-Haushalt. Das RRZE kalkuliert deshalb soweit möglich kostendeckend über die Laufzeit der Verträge.

Ein Verkauf an Privatpersonen, die keine Studierenden sind, erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben.

Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte zur dienstlichen Nutzung ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden.

  • Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist.
  • Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.

 

Softwarekataloge des RRZE

Das RRZE beschafft Software für die FAU und die Hochschulen der Region. Die Stabsstelle Softwarebeschaffung trägt maßgeblich dazu bei, dass das RRZE die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software bereitstellen kann. Mit Fokus auf lizenzpflichtige nichtkommerzielle Software für Verwaltung, Forschung und Lehre und großflächige Nutzung wird der Bedarf in Campus-, Volumen- und Rahmenverträgen gebündelt, so dass Verträge mit günstigen Konditionen verhandelt und zudem ein wirtschaftlicher Beschaffungsprozess gemäß Vergaberecht umgesetzt werden können.

Das zentrale Softwareangebot für die FAU und für Regionalpartner-Hochschulen ist auf den RRZE-Webseiten veröffentlicht: https://www.rrze.fau.de/hard-software/software/

Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung

  • Unter Produkte ist der Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung mit Kurzbeschreibung zu finden. Zu einigen Software-Produkten sind ausführliche Informationen verfügbar.
  • Nicht gelistete Software-Produkte können bei software@fau.de angefragt werden.
  • Die Organisationseinheiten der FAU und die RRZE-Regionalpartner erhalten auch Beratung und Unterstützung bei der Beschaffung von fachspezifischer Software außerhalb von Rahmenverträgen, bei Compliance- und Lizenzfragen sowie Anwendungsproblemen. Anfragen sind an software@fau.de zu richten.
  • Der Bezug erfolgt über das RRZE-Kundenportal. Zugang zum RRZE-Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen.

Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte

Softwarekatalog für Studierende

  • Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben.
  • Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = S“.
  • Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Softwarekatalog für wissenschaftlich Beschäftigte

  • Unter Produkte ist der Softwarekatalog für Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einsehbar. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = B“.
  • Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.
  • Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Softwareverteilung (Home Use): Wie erfolgt der Download von bestellter Software?

Software für Studierende mit Home Use-Recht

Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software mit dienstlichem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte

Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.

Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.


siehe auch: Lieferzeiten

Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten sowie der Benutzerinnen und Benutzer.

StudiSoft: Portal-Login und Software-Download (Home Use)

Start: Vor dem Software-Download Nutzungsberechtigung feststellen

  • LB=Lizenzbereich: lizenziert für meine Hochschule/Einrichtung? (licensed for my university?)
  • BG=Benutzergruppe: Studierende, Beschäftigte? sonstige Hochschulangehörige? (user group: students, staff? Other university members?)
  • Dienstvorschriften bzgl. der dienstlichen Nutzung von Software auf Privatgeräten können die Nutzergruppen weiter einschränken. (Service regulations regarding the use of software on private devices can further restrict the staff user groups)

Schritt 2: www.StudiSoft.de Portal-Login

Das Portal www.StudiSoft.de benötigt eine Anmeldung. Diese erfolgt via Shibboleth.

  • Hochschule aus der Liste auswählen und auf ‚Anmelden‘ klicken. Es erfolgt Weiterleitung auf die Anmeldeseite der Hochschule.
  • Benutzerkennung mit Passwort erforderlich:
    • FAU-Angehörige: Es gilt die IdM-Benutzerkennung.
    • Angehörige der Regionalpartner-Hochschulen: Es gilt die Benutzerkennung der Hochschule.

Schritt 3: Softwareprodukt wählen

Im Begrüßungstext wird die Nutzergruppe angegeben: „Sie sehen die Artikel für Mitarbeitende/Studierende Ihrer Hochschule“.

Auch wenn Artikel angezeigt werden, ist nicht zwangsläufig eine Nutzungsberechtigung damit verbunden. Dienstvorschriften bzgl. der dienstlichen Nutzung von Software auf Privatgeräten können die Nutzergruppen weiter einschränken.

Nach Anklicken eines Artikels folgen weitere Informationen und Anweisungen.

Die Portal-Hilfe bietet FAQs und die hochschulspezifischen Kontaktdaten für Support.

Support für Software (Home Use), die auf Privatgeräten installiert ist

Das RRZE hat keine Berechtigung, bei Softwareproblemen auf privaten Geräten zu helfen.

Das RRZE kann nur sehr eingeschränkt Anwendungssupport zu den verfügbaren Produkten leisten. Es empfiehlt sich, bei Fragen und Problemen die zumeist reichhaltigen Dokumentationen und Ressourcen der Softwareanbieter zu nutzen.

Fragen zum Download oder zum Aktivieren von Lizenzen

sind per E-Mail an software@fau.de (Ticketsystem) zu richten.

Hinweis für Beschäftigte

Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.

  • Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden.
  • Wissenschaftlich Beschäftigte müssen immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.

Kontaktperson

+++ Aktuelle Software-Meldungen +++

RRZE-Newsletter

Beschäftigte und RRZE-Kontaktpersonen, aber auch Studierende erhalten auf Wunsch regelmäßig Post vom RRZE.

RRZE-NewsletteranmeldungIm RRZE-Newsletter gibt es immer auch die Meldungen über aktuelle Entwicklungen im Softwarebereich. Von Produktneuheiten über Preisänderungen bis hin zu geplanten Beschaffungen und Campusverträgen sowie technischen Entwicklungen werden aktuelle Informationen für die Softwarekunden des RRZE zusammengestellt.


Meldungen des RRZE

https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/meldungen/

Filter nur Software-Meldungen: https://www.rrze.fau.de/category/software/

  • Update-Service, Wartungen, wichtige RRZE-Mitteilungen

RRZE-Kontaktpersonen

Kontaktpersonen-Online-Sprechstunde

Sprechen Sie mit dem Software-Team persönlich in der offenen Sprechstunde. Jeden 3. Donnerstag im Monat.

Produktspezifische Informationen zu aktiven Nutzungsverträgen per E-Mail

z.B. Wartungen & Updates, geplante Veränderungen

Erinnerungsservice des RRZE-Kundenportals

über demnächst ablaufende Nutzungsverträge per E-Mail an die Bestellperson. Zur Unterstützung der effektiven Verwaltung von Lizenzen und Nutzungsverträgen.


Weitere Informationsquellen

0 Software Anfragen: Wichtige Hinweise für RRZE-Kontaktpersonen

Aus Sicherheitsgründen werden Software-Anfragen nur an Hochschul-E-Mail-Adressen beantwortet.
Anfragen mit dem Absender der Hochschul-E-Mail-Adresse sind zu senden an: software@fau.de

Probleme?

Detaillierte Problembeschreibung ist per E-Mail mit der Hochschul-E-Mail-Adresse zu senden an: software@fau.de

Damit die Anfrage schnell beantwortet und das Problem zufriedenstellend gelöst werden kann, sind unbedingt folgende Angaben erforderlich:

  • Betreff: Software-Produktname und markantes Stichwort
  • Vor- und Nachname, IdM-Benutzerkennung (möglichst vollständige E-Mail-Signatur mit Angabe der Einrichtung)
  • RRZE-Kontaktpersonen geben immer die Kundennummer(n) an, wenn Fragen zu Lizenzen/Nutzungsverträgen gestellt werden sowie die Kontaktpersonenkennung bei Fragen zum Download
  • Eine E-Mail-Anfrage pro Software-Produkt, Thema oder Problem erleichtert die Bearbeitung und verringert die Antwortdauer.
  • Screenshots sind hilfreich, aber möglichst nicht in den E-Mail-Text einzubinden, sondern als Anhang zu senden.

Beschaffungsprozess für universitäre Einrichtungen: Wie erfolgen Bestellung, Lieferung und Rechnungstellung?

Funktionalitäten des RRZE-Kundenportals

Zugang zum Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Bereichsspezifische Zuständigkeiten können über Kundennummern abgebildet werden.

Die Anmeldung im RRZE-Kundenportal erfolgt mit IdM-Kennung.

Bestellung von Software

Software-Bestellungen sind nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen.

Die vom IT-Betreuungszentrum Innenstadt (IZI) betreuten Einrichtungen wenden sich vor jeder Software-Bestellung an den Helpdesk.

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

  • den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung
  • Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Lieferung von Software

Das RRZE verteilt Software per Download im Kommunikationsnetz der FAU. Zugang haben nur RRZE-Kontaktpersonen.

Voraussetzungen für den Software-Bezug vom RRZE sind:

  • die Benennung einer RRZE-Kontaktperson zum RRZE
  • eine Kontaktpersonen-Kennung
  • eine Bestellung über das RRZE-Kundenportal
    und
  • ein gültiger Software-Nutzungsvertrag mit dem RRZE.

Das RRZE richtet auf Antrag eine Kontaktpersonen-Kennung zur Betreuung einer oder mehrerer Einrichtungen ein. Unter dieser Kontaktpersonen-Kennung kann die Software, die auf dem LSD-Server des RRZE (Licensed Software Distribution) bereitgehalten wird, über das FAU-Kommunikationsnetz heruntergeladen werden.

Einrichtungen mit einem gültigen/aktiven Nutzungsvertrag erhalten weiterhin kostenlose Updates über die Vertragslaufzeit.

Rechnungstellung

Fragen zur Faktura und zu Rechnungen sind zu richten an: rrze-faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

  • erfolgt im Voraus oder nach Ablauf einer Laufzeit
  • bei Bedarf in bestimmten Intervallen
  • Bedarf an Rechnungszusätzen, die nicht über die vorhandenen Formularfelder eines Vertrags von der RRZE-Kontaktperson angegeben werden können, ist an software@fau.de zu melden.

Preise (dienstliche Nutzung): Was kosten Softwarelizenzen?

Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE

Beschaffung von Software für Verwaltung, Forschung und Lehre wird von der Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE verantwortet.

Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab.

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Beschaffungspreise für universitäre Einrichtungen

  • Der Softwarekatalog (dienstliche Nutzung) weist das aktuelle Angebot des RRZE aus.
  • Je Lizenz sind die in der Preisliste angegebenen Preise zu entrichten.
  • Preise sind je Lizenz und pro Monat als Nettopreise ausgewiesen. Für Einrichtungen der FAU ist dies der Rechnungspreis. Für FAU-externe Weitergabe erfolgt die Rechnungstellung in Höhe der Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
  • Die Preise sind als Einstandspreise ohne Aufschläge kalkuliert, soweit keine marktbezogenen Preissteigerungen zu erwarten sind.
  • Die Vorfinanzierung der Softwarebeschaffung erfolgt aus dem RRZE-Haushalt. Das RRZE kalkuliert deshalb soweit möglich kostendeckend über die Laufzeit der Verträge.

Ein Verkauf an Privatpersonen erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben.

Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden.

  • Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist.
  • Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.

Preise (Home Use): Was kosten Softwarelizenzen?

Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE

Beschaffung von Software für Verwaltung, Forschung und Lehre wird von der Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE verantwortet.

Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab.

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Einige Hersteller bieten im Rahmen von Campusverträgen auch Softwarelizenzen für Studierende zur Installation auf Privatgeräten (sog. Home Use) an. Je nach Konditionen werden die Lizenzen zu einem geringen Preis oder kostenlos abgegeben.

Softwarelizenzen für Beschäftigte, die ein dienstliches Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) ermöglichen, werden nicht gesondert bepreist, sondern im Rahmen der Basislizenz abgegeben.

Beschaffungspreise für Software mit Home Use-Recht

  • Der Softwarekatalog (Studierende, Home Use) weist das aktuelle Angebot des RRZE aus.
  • Je Lizenz sind die in der Preisliste angegebenen Preise zu entrichten. In www.StudiSoft.de sind die Preise für die verfügbaren Softwareprodukte ebenfalls jederzeit einsehbar.
  • Preise sind je Lizenz und pro Monat als Bruttopreise inklusive der gesetzlichen Umsatzsteuer ausgewiesen.
  • Die Preise sind als Einstandspreise ohne Aufschläge kalkuliert, soweit keine marktbezogenen Preissteigerungen zu erwarten sind.
  • Die Vorfinanzierung der Softwarebeschaffung erfolgt aus dem RRZE-Haushalt. Das RRZE kalkuliert deshalb soweit möglich kostendeckend über die Laufzeit der Verträge.

Ein Verkauf an Privatpersonen, die keine Studierenden sind, erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben.

Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte zur dienstlichen Nutzung ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden.

  • Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist.
  • Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.

 

RRZE-Kontaktperson Personalwechsel: Was ist bei Ausscheiden und neuer Zuständigkeit zu tun?

Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE verwaltet das Kundennummernsystem des RRZE-Kundenportals und vergibt Kontaktpersonen-Kennungen für den Zugang zum RRZE-Kundenportal und weiteren Dienstleistungen.

  • RRZE-Kontaktpersonen und
    Einrichtungen der FAU bzw. der Regionalpartner-Hochschulen,
  • die noch keine RRZE-Kontaktperson bestimmt haben
  • bei denen eine RRZE-Kontaktperson ausscheidet
  • bei denen eine neue RRZE-Kontaktperson bestimmt wurde
  • bei denen weitere RRZE-Kontaktpersonen aufgenommen werden sollen

wenden sich frühzeitig mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

Hilfreiche Links

Die aktuellen Anträge für RRZE-Dienstleistungen finden Sie gesammelt auf der Formularseite.

RRZE-Kontaktperson: Ich bin zuständig für die Beschaffung von Softwarelizenzen in meiner Einrichtung. Welche Aufgaben gehören dazu?

Das RRZE hat IT-Beauftragte bestimmt, die als Bindeglieder zwischen dem RRZE und den FAU-Organisationseinheiten (Institute, Lehrstühle, Forschungsgruppen etc.) fungieren. Die RRZE-Kontaktperson ist innerhalb einer FAU-Organisationseinheit zuständig für die Beratung, Beantragung und Bearbeitung der Abrechnung, wenn kostenpflichtige Dienstleistungen des RRZE (mit Ausnahme von Webdienstleistungen) in Anspruch genommen werden.

Im Bereich Softwarelizenzen hat eine RRZE-Kontaktperson folgende Aufgaben:

  • Beratung bzgl. Software-Beschaffung und Beschaffung von Software-Nutzungsrechten über das RRZE
  • Verteilung der Software innerhalb einer FAU-Organisationseinheit / externen Einrichtung
  • Bearbeitung der Abrechnungen des RRZE über bereitgestellte Dienstleistungen und Software-Nutzungsrechte
  • enge Abstimmung mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R)
  • Information der Systembetreiber sowie der Nutzerinnen und Nutzer über die Lizenz- und Nutzungsbedingungen

Unterstützung findet die RRZE-Kontaktperson beim zuständigen IT-Betreuungszentrum und beim Software-Team.

Teilen Sie dem RRZE Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

RRZE-Kontaktpersonen Sprechstunde

Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE bietet für RRZE-Kontaktpersonen regelmäßig und nach Bedarf

  • offene Sprechstunden
  • Support zur Bedienung des RRZE-Kundenportals für die Bestellung von dienstlichen Lizenzen sowie
  • individuelle Beratung zu Beschaffungs- und Lizenzfragen von Software an.

Im Veranstaltungskalender des RRZE sind die Termine für die offene Sprechstunde vermerkt: https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/veranstaltungskalender/.

RRZE-Kundenportal Kundennummer (Kunu): Ich benötige eine neue Kundennummer für die Bestellung von RRZE-Dienstleistungen. Was muss ich tun?

Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE verwaltet das Kundennummernsystem des RRZE-Kundenportals und vergibt Kontaktpersonen-Kennungen für den Zugang zum RRZE-Kundenportal und weiteren Dienstleistungen.

  • RRZE-Kontaktpersonen und
    Einrichtungen der FAU bzw. der Regionalpartner-Hochschulen,
  • die noch keine RRZE-Kontaktperson bestimmt haben
  • bei denen eine RRZE-Kontaktperson ausscheidet
  • bei denen eine neue RRZE-Kontaktperson bestimmt wurde
  • bei denen weitere RRZE-Kontaktpersonen aufgenommen werden sollen

wenden sich frühzeitig mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

Hilfreiche Links

Die aktuellen Anträge für RRZE-Dienstleistungen finden Sie gesammelt auf der Formularseite.

RRZE-Kundenportal Rechnungen: Ich habe eine Rechnung erhalten und möchte den Empfänger ändern, weil jetzt ein anderer Lehrstuhl verantwortlich ist.

RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software

Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.

Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

RRZE-Kundenportal Verträge: Ist es möglich, bei einem noch nicht abgerechneten Vertrag den Rechnungsempfänger nachträglich zu ändern und einen eigenen Bestelltext hinzuzufügen?

RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software

Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.

Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

Softwareverteilung (dienstliche Nutzung): Wie erfolgt der Download von bestellter Software?

Nach Abschluss eines Software-Nutzungsvertrags mit dem RRZE über das RRZE-Kundenportal kann die Software von der RRZE-Kontaktperson vom LSD-Server (Licensed Software Distribution) heruntergeladen werden:

Wenn Sie eine aktive Lizenz erworben haben, bekommen Sie je nach Softwareprodukt und Bereitstellungsart einige Zeit später den Zugriff auf die Software im Portal (siehe Lieferzeiten).

Beachten Sie die Anleitungen und Dokumentationen, die den Download-Paketen beiliegen.

Wartung und Pflege von bestellter Software – Wie ist das geregelt?

Während der Vertragslaufzeit wird die Software gewartet. Fehlerkorrekturen, Updates und neue Versionen werden ohne zusätzliche Kosten angeboten. Das RRZE informiert die RRZE-Kontaktpersonen und in den aktuellen Meldungen auf der RRZE-Webseite über die Verfügbarkeit von neuen Versionen.

Kundennummer

RRZE-Kontaktperson Personalwechsel: Was ist bei Ausscheiden und neuer Zuständigkeit zu tun?

Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE verwaltet das Kundennummernsystem des RRZE-Kundenportals und vergibt Kontaktpersonen-Kennungen für den Zugang zum RRZE-Kundenportal und weiteren Dienstleistungen.

  • RRZE-Kontaktpersonen und
    Einrichtungen der FAU bzw. der Regionalpartner-Hochschulen,
  • die noch keine RRZE-Kontaktperson bestimmt haben
  • bei denen eine RRZE-Kontaktperson ausscheidet
  • bei denen eine neue RRZE-Kontaktperson bestimmt wurde
  • bei denen weitere RRZE-Kontaktpersonen aufgenommen werden sollen

wenden sich frühzeitig mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

Hilfreiche Links

Die aktuellen Anträge für RRZE-Dienstleistungen finden Sie gesammelt auf der Formularseite.

RRZE-Kundenportal Kundennummer (Kunu): Ich benötige eine neue Kundennummer für die Bestellung von RRZE-Dienstleistungen. Was muss ich tun?

Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE verwaltet das Kundennummernsystem des RRZE-Kundenportals und vergibt Kontaktpersonen-Kennungen für den Zugang zum RRZE-Kundenportal und weiteren Dienstleistungen.

  • RRZE-Kontaktpersonen und
    Einrichtungen der FAU bzw. der Regionalpartner-Hochschulen,
  • die noch keine RRZE-Kontaktperson bestimmt haben
  • bei denen eine RRZE-Kontaktperson ausscheidet
  • bei denen eine neue RRZE-Kontaktperson bestimmt wurde
  • bei denen weitere RRZE-Kontaktpersonen aufgenommen werden sollen

wenden sich frühzeitig mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

Hilfreiche Links

Die aktuellen Anträge für RRZE-Dienstleistungen finden Sie gesammelt auf der Formularseite.

RRZE-Kundenportal Rechnungen: Ich habe eine Rechnung erhalten und möchte den Empfänger ändern, weil jetzt ein anderer Lehrstuhl verantwortlich ist.

RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software

Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.

Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

RRZE-Kundenportal Rechnungen: Wo finde ich die gestellten Rechnungen zu meinen Kundennummern?

Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE veranlasst die Abrechnung von Dienstleistungen. RRZE-Kontaktpersonen wenden sich bei Fragen zur Abrechnung und zur Rechnungstellung per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem)

Gestellte Rechnungen zu einer Kundennummer (Kunu) sind jederzeit einsehbar: RRZE-Kundenportal - Meine Rechnungen. Download ist jederzeit möglich.

RRZE-Kundenportal Verträge: Ich möchte einen Vertrag einer anderen Kundennummer (Kunu) zuordnen. Was ist zu tun?

RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen am besten per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software

Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.

Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

RRZE-Kundenportal Verträge: Ist es möglich, bei einem noch nicht abgerechneten Vertrag den Rechnungsempfänger nachträglich zu ändern und einen eigenen Bestelltext hinzuzufügen?

RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software

Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.

Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

Kundenportal

0 Software Anfragen: Wichtige Hinweise für RRZE-Kontaktpersonen

Aus Sicherheitsgründen werden Software-Anfragen nur an Hochschul-E-Mail-Adressen beantwortet.
Anfragen mit dem Absender der Hochschul-E-Mail-Adresse sind zu senden an: software@fau.de

Probleme?

Detaillierte Problembeschreibung ist per E-Mail mit der Hochschul-E-Mail-Adresse zu senden an: software@fau.de

Damit die Anfrage schnell beantwortet und das Problem zufriedenstellend gelöst werden kann, sind unbedingt folgende Angaben erforderlich:

  • Betreff: Software-Produktname und markantes Stichwort
  • Vor- und Nachname, IdM-Benutzerkennung (möglichst vollständige E-Mail-Signatur mit Angabe der Einrichtung)
  • RRZE-Kontaktpersonen geben immer die Kundennummer(n) an, wenn Fragen zu Lizenzen/Nutzungsverträgen gestellt werden sowie die Kontaktpersonenkennung bei Fragen zum Download
  • Eine E-Mail-Anfrage pro Software-Produkt, Thema oder Problem erleichtert die Bearbeitung und verringert die Antwortdauer.
  • Screenshots sind hilfreich, aber möglichst nicht in den E-Mail-Text einzubinden, sondern als Anhang zu senden.

Beschaffungsprozess für universitäre Einrichtungen: Wie erfolgen Bestellung, Lieferung und Rechnungstellung?

Funktionalitäten des RRZE-Kundenportals

Zugang zum Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Bereichsspezifische Zuständigkeiten können über Kundennummern abgebildet werden.

Die Anmeldung im RRZE-Kundenportal erfolgt mit IdM-Kennung.

Bestellung von Software

Software-Bestellungen sind nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen.

Die vom IT-Betreuungszentrum Innenstadt (IZI) betreuten Einrichtungen wenden sich vor jeder Software-Bestellung an den Helpdesk.

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

  • den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung
  • Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Lieferung von Software

Das RRZE verteilt Software per Download im Kommunikationsnetz der FAU. Zugang haben nur RRZE-Kontaktpersonen.

Voraussetzungen für den Software-Bezug vom RRZE sind:

  • die Benennung einer RRZE-Kontaktperson zum RRZE
  • eine Kontaktpersonen-Kennung
  • eine Bestellung über das RRZE-Kundenportal
    und
  • ein gültiger Software-Nutzungsvertrag mit dem RRZE.

Das RRZE richtet auf Antrag eine Kontaktpersonen-Kennung zur Betreuung einer oder mehrerer Einrichtungen ein. Unter dieser Kontaktpersonen-Kennung kann die Software, die auf dem LSD-Server des RRZE (Licensed Software Distribution) bereitgehalten wird, über das FAU-Kommunikationsnetz heruntergeladen werden.

Einrichtungen mit einem gültigen/aktiven Nutzungsvertrag erhalten weiterhin kostenlose Updates über die Vertragslaufzeit.

Rechnungstellung

Fragen zur Faktura und zu Rechnungen sind zu richten an: rrze-faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

  • erfolgt im Voraus oder nach Ablauf einer Laufzeit
  • bei Bedarf in bestimmten Intervallen
  • Bedarf an Rechnungszusätzen, die nicht über die vorhandenen Formularfelder eines Vertrags von der RRZE-Kontaktperson angegeben werden können, ist an software@fau.de zu melden.

Lieferung (dienstliche Nutzung): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?

Lieferzeiten von dienstlicher Software

Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten und Benutzerinnen und Benutzer.

Dargestellt werden hier die Prozesse der Softwareverteilung und -bereitstellung durch das Software-Team des RRZE. Es kann darüber hinaus weitere die Verfügbarkeit beeinflussende Prozesse geben.

Frei verfügbare Software

kann bei zentral betreuten Rechnern im Softwarecenter (Windows) oder im Self Service (FAUmac) von den Benutzerinnen und Benutzer jederzeit selbst installiert werden. Ansonsten sind die IT-Beauftragten vor Ort zuständig.

Bei fachspezifischer Software, die zentral finanziert und nicht über die Softwareverteilung via MECM/SCCM bzw. das zentrale Management von Apple MacOS-geräten läuft, müssen die zuständigen IT-Beauftragten  ggf. eine Freischaltung durch das Software-Team veranlassen.

Bestellung von kostenpflichtiger Software im RRZE-Kundenportal und Bereitstellungsarbeiten

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

  • den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de
  • Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben.

  • Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist.
  • Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss.
  • Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist.

Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus abhängig von

  • den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen.
  • den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM).

Nutzungsbedingungen: Was bedeutet dienstliche Nutzung von Software?

Rahmenbedingungen für die dienstliche Nutzung von Software

  1. Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt an der FAU unter Beachtung der Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R).
  2. Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt unter Beachtung der Lizenzbedingungen des Softwareherstellers bzw. Rechteinhabers. Im Vordergrund steht die Nutzung im akademischen Umfeld zum Zweck von Forschung und Lehre. Der Einsatz zu privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen – und wäre im Rahmen der Dienstvorschriften auch nicht erlaubt.
  3. Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen. Die Nutzung für den Betrieb einer Hochschule, d.h. für eigene „kommerzielle“ Zwecke einer akademischen Einrichtung, ist in den Lizenzbedingungen von entsprechender Software ausdrücklich festgehalten. Die Nutzung im Rahmen von Forschungsprojekten mit kommerziellen (Teil-)Zielen ist stets sorgfältig zu prüfen. Im Zweifel sind Anfragen an software@fau.de zu richten.
  4. Software zur dienstlichen Nutzung ist grundsätzlich nicht für die Installation und Nutzung auf Privatgeräten von Beschäftigten vorgesehen. Dies gilt auch für Lizenzen mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use). Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal StudiSoft.
  5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.
  6. Software-Produkte werden vom RRZE unter Abschluss eines Nutzungsvertrags weitergegeben. Die Weitergabe erfolgt nach Bedarf an alle Einrichtungen der FAU und – soweit lizenzrechtlich möglich – an die dem RRZE angeschlossenen Regionalpartner (siehe „LB=Lizenzbereich“ in der Preisliste).
  7. Das Universitätsklinikum Erlangen versorgt sich selbst mit Software, soweit keine campusübergreifenden oder Rahmenverträge unter Einbeziehung des Universitätsklinikums geschlossen worden sind. Die Weitergabe erfolgt dann ebenfalls unter Abschluss eines Nutzungsvertrags und gem. Preisliste.
  8. Der Software-Nutzungsvertrag erlaubt die Nutzung des Produkts in der im Vertrag angegebenen Anzahl von Lizenzen und über die festgelegte Laufzeit. Nach Ablauf der angegebenen Laufzeit darf das Produkt nicht mehr benutzt werden, alle zugehörigen Dateien müssen gelöscht werden. Die Rückgabe von Lizenzen wird im RRZE-Kundenportal dokumentiert.

Wenn universitäre Einrichtungen Softwarebeschaffungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen tätigen, dann müssen sie die Software

  • korrekt lizenzieren
  • richtig beschaffen
  • lizenzrechtlich konform nutzen.

Siehe weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung und Nutzung von Software.

RRZE-Kontaktperson Personalwechsel: Was ist bei Ausscheiden und neuer Zuständigkeit zu tun?

Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE verwaltet das Kundennummernsystem des RRZE-Kundenportals und vergibt Kontaktpersonen-Kennungen für den Zugang zum RRZE-Kundenportal und weiteren Dienstleistungen.

  • RRZE-Kontaktpersonen und
    Einrichtungen der FAU bzw. der Regionalpartner-Hochschulen,
  • die noch keine RRZE-Kontaktperson bestimmt haben
  • bei denen eine RRZE-Kontaktperson ausscheidet
  • bei denen eine neue RRZE-Kontaktperson bestimmt wurde
  • bei denen weitere RRZE-Kontaktpersonen aufgenommen werden sollen

wenden sich frühzeitig mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

Hilfreiche Links

Die aktuellen Anträge für RRZE-Dienstleistungen finden Sie gesammelt auf der Formularseite.

RRZE-Kontaktpersonen Sprechstunde

Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE bietet für RRZE-Kontaktpersonen regelmäßig und nach Bedarf

  • offene Sprechstunden
  • Support zur Bedienung des RRZE-Kundenportals für die Bestellung von dienstlichen Lizenzen sowie
  • individuelle Beratung zu Beschaffungs- und Lizenzfragen von Software an.

Im Veranstaltungskalender des RRZE sind die Termine für die offene Sprechstunde vermerkt: https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/veranstaltungskalender/.

RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 0 Bedienungsanleitung für RRZE-Kontaktpersonen

Die Bedienung des RRZE-Kundenportals ist intuitiv und erfordert keine tiefergehende Schulung.

RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an:

https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData

Im RRZE-Kundenportal

  • gibt es eine Dokumentation und kontextsensitive Hilfen.
  • Die Bedienoberfläche ist in deutscher und englischer Sprache.
  • Eine RRZE-Kontaktperson kann die ihr zugewiesenen Kundennummern (Kunu) und die damit verbundenen Verträge und Lizenzen verwalten.
  • Für eigene Auswertungszwecke können Vertragsdaten je Kundennummer (Kunu) exportiert werden.
  • Support bietet das Software-Team software@fau.de (Ticketsystem).

Eine Kurzanleitung für den Start

ist in der RRZE-Benutzerinformation BI97 veröffentlicht:

Kundenportal löst Softwarebestellung per Papier ab: schnell und bequem online bestellen

 

RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 1 Bedienungsanleitung Bestellung

RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an:

https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData

Schritt 1: Im Menü links „Software bestellen“ wählen.

Die Anzahl zu bestellender Lizenzen muss zu dem tatsächlichen Bedarf und das Softwareprodukt muss zum tatsächlichen Nutzungszweck passen, so dass korrekt lizenziert wird.

Schritt 2: Bestellmaske ausfüllen.

Alle Felder müssen ausgefüllt werden. Bei Verlängerungen sind einige Felder automatisch vorausgefüllt.


Kunu: Kundennummer eingeben.

Wenn bei „Kunus wählen“ mehrere Kundennummern ausgewählt sind, diejenige einstellen, auf die eine Lizenz bestellt werden soll.
Hinweis: Die Kundennummer muss vorher ausgewählt werden. Es sind lediglich Kundennummern zugelassen, die an der drittletzten Stelle (1. Ziffer der fortlaufenden Nummer) eine 0 haben.

Produkt: Geben Sie hier den Produktnamen ein.

Zur Beachtung: Produkt ist z.B. Adobe (nicht der Artikel).
Hinweis: Eine Auswahl erscheint, sobald mindestens zwei Zeichen eingegeben sind.

Artikel: Der Artikel erscheint zur Auswahl, sobald das Produkt eingegeben ist.

Die zur Auswahl anstehenden Artikel unterscheiden sich meist nur in der Plattform (z.B. Windows, macOS, Linux)
Hinweis: Sollte das Produkt nicht mehr erhältlich sein, erscheint hier kein Artikel.

Menge: Geben Sie hier die Anzahl der gewünschten Lizenzen ein.

Hinweis: Bei einigen Browsern (z.B. Firefox) ändert sich der Wert, wenn das Mausrad gedreht wird, bevor ein anderes Feld angeklickt wird. Vor dem Absenden der Bestellung muss unbedingt der Wert kontrolliert werden.

Vertragsbeginn: Vorausgefüllt mit dem nächsten 1. des Monats.

Sollten Sie ein anderes Startdatum der Lizenz wünschen, können Sie dies ändern.
Hinweis: Handelt es sich um eine Verlängerung, wird automatisch der Monat nach Ablauf der zu verlängernden Lizenz voreingestellt.

Monate: Die gewünschte Laufzeit wird hier eingetragen.

Hinweis: Bei einigen Artikeln ist die maximale Laufzeit vorgegeben; Sie können dann nur bis zu diesem Datum bestellen.
Hinweis: Bei einigen Browsern (z.B. Firefox) ändert sich der Wert, wenn das Mausrad gedreht wird, bevor ein anderes Feld angeklickt wird. Vor dem Absenden der Bestellung muss unbedingt der Wert kontrolliert werden.

Individuelle Rechnungszusätze/Texte, die nicht über die Kundennummer abgebildet sind oder in die vorhandenen Formularfelder des Vertrags angegeben werden können, sind per E-Mail an software@fau.de zu melden.


Schritt 3: Eingaben vor dem Bestellen prüfen.

Insbesondere auf richtige Anzahl und Monate achten.


Schritt 4: Software-Nutzungsvertrag bestätigen.

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

  • den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de
  • Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben.

  • Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist.
  • Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss.
  • Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist.

Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus von

  • den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software abhängig. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen.
  • den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM)

Support bietet das Software-Team software@fau.de (Ticketsystem).

RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 2 Bedienungsanleitung Verträge/Lizenzen verwalten

RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an: https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData


Schritt 1: Kundennummer unter „Kunus wählen“.

Wenn Sie das Kundenportal nutzen wollen, müssen Sie immer als Erstes die Kundennummer auswählen

Bitte beachten: Für Software gelten die Kundennummern, die an der fünften Stelle mit einer 0 beginnen. Andere Kundennummern sind für andere Dienste des RZ gedacht.


Schritt x: RRZE Kundenportal – Meine Verträge

Hier werden alle Verträge angezeigt, nicht nur Software, sondern z.B. Mail, Backup.


Schritt x: RRZE-Kundenportal – Meine Lizenzen

Hier werden alle Lizenzen angezeigt.

Aktive Lizenzen werden bei der Menge in Grün dargestellt, nicht aktive in Rot.

Hinweis: Wenn eine Lizenz erst in späterer Zeit beginnt, wird diese bis zum Starttermin in Rot gezeigt.

Steht der Ablauf einer Lizenz innerhalb der nächsten 3 Monate an, so wird das mit einem Ausrufezeichen angezeigt. Gleichzeitig gibt es dann die Möglichkeit, die Lizenz zu verlängern, oder zurückzugeben. Hierzu gibt es die Symbole Plus bzw. Drucker.

Hinweis: Soll eine Lizenz nicht mehr verlängert werden, wird unbedingt die unterzeichnete und an software@fau.de gesendete Rückgabeerklärung benötigt, die mit dem Druckersymbol zu erzeugen ist. Nur wenn die Rückgabeerklärung vorliegt, wird die Rückgabe im Vertrag gekennzeichnet und der Vertrag ist beendet. Liegt die Rückgabeerklärung nicht pünktlich vor Laufzeitablauf vor, dann wird die Lizenz automatisch verlängert.

Verringert sich dagegen nur die Anzahl der Lizenzen bei einer Verlängerung, muss die Rückgabe nicht zusätzlich angezeigt werden, da der vorherige Vertrag mit dem neuen verknüpft wird und die Reduktion der Menge daher im System eindeutig ist.

Ganz alte Verträge werden unter „Abgelaufene Verträge“ gelistet. Sie können nicht mehr bearbeitet werden.


Schritt x: RRZE-Kundenportal – Meine Rechnungen

Hier werden alle Rechnungen angezeigt. Download ist jederzeit möglich.

RRZE-Kundenportal Kundennummer (Kunu): Ich benötige eine neue Kundennummer für die Bestellung von RRZE-Dienstleistungen. Was muss ich tun?

Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE verwaltet das Kundennummernsystem des RRZE-Kundenportals und vergibt Kontaktpersonen-Kennungen für den Zugang zum RRZE-Kundenportal und weiteren Dienstleistungen.

  • RRZE-Kontaktpersonen und
    Einrichtungen der FAU bzw. der Regionalpartner-Hochschulen,
  • die noch keine RRZE-Kontaktperson bestimmt haben
  • bei denen eine RRZE-Kontaktperson ausscheidet
  • bei denen eine neue RRZE-Kontaktperson bestimmt wurde
  • bei denen weitere RRZE-Kontaktpersonen aufgenommen werden sollen

wenden sich frühzeitig mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

Hilfreiche Links

Die aktuellen Anträge für RRZE-Dienstleistungen finden Sie gesammelt auf der Formularseite.

RRZE-Kundenportal Kündigung: Ich habe Softwarelizenzen vom RRZE und benötige diese nicht mehr. Wie und wann kann ein Nutzungsvertrag für Softwarelizenzen gekündigt werden?

Mit dem RRZE geschlossene Nutzungsverträge für Softwarelizenzen sind über ein Produkt, eine bestimmte Anzahl und eine bestimmte Laufzeit definiert. Ein Nutzungsvertrag endet durch

  • Zeitablauf
  • durch Kündigung (universitäre Einrichtung)
  • durch Rückruf (RRZE)

Automatische Verlängerung von Nutzungsverträgen

Nutzungsverträge verlängern sich bei dauerhaft vorrätigen Produkten im Standard automatisch zum Ende der Laufzeit, sofern der Nutzungsvertrag nicht durch die universitäre Einrichtung beendet bzw. die Lizenz zurückgegeben wird.

Frühzeitig regelmäßig werden RRZE-Kontaktpersonen per automatisch generierter E-Mail aus dem RRZE-Kundenportal über demnächst zur Verlängerung anstehende Nutzungsverträge informiert.

RRZE-Kontaktpersonen haben folgende Optionen:

  1. Der Nutzungsvertrag soll in gleicher Anzahl Lizenzen und Laufzeit verlängert werden. – Es ist nichts zu tun.
  2. Der Nutzungsvertrag soll in veränderter Anzahl Lizenzen (weniger oder mehr) und/oder Laufzeit (kürzer oder länger) fortgeführt werden. – Im Kundenportal kann innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende eine angepasste Bestellung vorgenommen werden.
    RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Plus-Zeichen am Vertrag, und dann weiter wie bei Bestellen
  3. Ist die Verlängerung nicht gewünscht, kann die Lizenz (Gesamtanzahl) innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende zum Laufzeitende zurückgegeben werden. Der Nutzungsvertrag endet mit der Rückgabe.
    RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Drucken-Zeichen am Vertrag führt zu Formular (Bildschirmausgabe)

RRZE-Kundenportal Meine Lizenzen

Sonderfall keine automatische Verlängerung: Nutzungsverträge, deren Laufzeitende auf das Rahmenvertragsende gesetzt ist

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann jedoch aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Gibt es einen Anschlussrahmenvertrag für die zugehörigen Nutzungsverträge, schaltet das RRZE die Verträge unter den neuen Bedingungen zur Bestellung frei (ggf. angepasster Preis oder Produktveränderungen) und informiert die RRZE-Kontaktpersonen, dass Bestellungen im RRZE-Kundenportal erfolgen können.

Sonderfall keine automatische Verlängerung: sonstige Nutzungsverträge

Individuelle Vereinbarungen sind mit dem Software-Team persönlich abzustimmen. Dazu gehören an der FAU auch CIP/WAP-Verträge.

Die Rückgabe von Lizenzen

wird über das RRZE-Kundenportal mittels Formular (Bildschirmausgabe) eingeleitet. Das Formular ist unterzeichnet an software@fau.de zu senden (papierloses Verfahren; ggf. erzeugte Papierdokumente verbleiben an der Einrichtung). Die Rückgabe wird vom Software-Team im RRZE-Kundenportal eingetragen und ist für die RRZE-Kontaktperson erkennbar.

Der Rückruf von Lizenzen

wird vom RRZE für den (seltenen) Fall veranlasst, dass der mit dem Lizenzgeber geschlossene Vertrag aus irgendeinem Grund wegfällt und das RRZE keine Lizenzen mehr zur Verfügung hat. Vorausbezahlte Lizenzgebühren werden den universitären Einrichtungen über die Restlaufzeiten der Nutzungsverträge  gutgeschrieben.

RRZE-Kundenportal Rechnungen: Ich habe eine Rechnung erhalten und möchte den Empfänger ändern, weil jetzt ein anderer Lehrstuhl verantwortlich ist.

RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software

Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.

Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

RRZE-Kundenportal Rechnungen: Wo finde ich die gestellten Rechnungen zu meinen Kundennummern?

Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE veranlasst die Abrechnung von Dienstleistungen. RRZE-Kontaktpersonen wenden sich bei Fragen zur Abrechnung und zur Rechnungstellung per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem)

Gestellte Rechnungen zu einer Kundennummer (Kunu) sind jederzeit einsehbar: RRZE-Kundenportal - Meine Rechnungen. Download ist jederzeit möglich.

RRZE-Kundenportal Verlängerung: Ich habe Softwarelizenzen vom RRZE und benötige diese weiterhin. Wie und wann kann ein Nutzungsvertrag für Softwarelizenzen verlängert werden?

Mit dem RRZE geschlossene Nutzungsverträge für Softwarelizenzen sind über ein Produkt, eine bestimmte Anzahl und eine bestimmte Laufzeit definiert. Ein Nutzungsvertrag endet durch

  • Zeitablauf
  • durch Kündigung (universitäre Einrichtung)
  • durch Rückruf (RRZE)

Automatische Verlängerung von Nutzungsverträgen

Nutzungsverträge verlängern sich bei dauerhaft vorrätigen Produkten im Standard automatisch zum Ende der Laufzeit, sofern der Nutzungsvertrag nicht durch die universitäre Einrichtung beendet bzw. die Lizenz zurückgegeben wird.

Frühzeitig regelmäßig werden RRZE-Kontaktpersonen per automatisch generierter E-Mail aus dem RRZE-Kundenportal über demnächst zur Verlängerung anstehende Nutzungsverträge informiert.

RRZE-Kontaktpersonen haben folgende Optionen:

  1. Der Nutzungsvertrag soll in gleicher Anzahl Lizenzen und Laufzeit verlängert werden. – Es ist nichts zu tun.
  2. Der Nutzungsvertrag soll in veränderter Anzahl Lizenzen (weniger oder mehr) und/oder Laufzeit (kürzer oder länger) fortgeführt werden. – Im Kundenportal kann innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende eine angepasste Bestellung vorgenommen werden.
    RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Plus-Zeichen am Vertrag, und dann weiter wie bei Bestellen
  3. Ist die Verlängerung nicht gewünscht, kann die Lizenz (Gesamtanzahl) innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende zum Laufzeitende zurückgegeben werden. Der Nutzungsvertrag endet mit der Rückgabe.
    RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Drucken-Zeichen am Vertrag führt zu Formular (Bildschirmausgabe)

 

RRZE-Kundenportal Meine Lizenzen

 

Sonderfall keine automatische Verlängerung: Nutzungsverträge, deren Laufzeitende auf das Rahmenvertragsende gesetzt ist

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann jedoch aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Gibt es einen Anschlussrahmenvertrag für die zugehörigen Nutzungsverträge, schaltet das RRZE die Verträge unter den neuen Bedingungen zur Bestellung frei (ggf. angepasster Preis oder Produktveränderungen) und informiert die RRZE-Kontaktpersonen, dass Bestellungen im RRZE-Kundenportal erfolgen können.

Sonderfall keine automatische Verlängerung: sonstige Nutzungsverträge

Individuelle Vereinbarungen sind mit dem Software-Team persönlich abzustimmen. Dazu gehören an der FAU auch CIP/WAP-Verträge.

Die Rückgabe von Lizenzen

wird über das RRZE-Kundenportal mittels Formular (Bildschirmausgabe) eingeleitet. Das Formular ist unterzeichnet an software@fau.de zu senden (papierloses Verfahren bevorzugt). Die Rückgabe wird vom Software-Team im RRZE-Kundenportal eingetragen und ist für die RRZE-Kontaktperson erkennbar.

Der Rückruf von Lizenzen

wird vom RRZE für den (seltenen) Fall veranlasst, dass der mit dem Lizenzgeber geschlossene Vertrag aus irgendeinem Grund wegfällt und das RRZE keine Lizenzen mehr zur Verfügung hat. Vorausbezahlte Lizenzgebühren werden den universitären Einrichtungen über die Restlaufzeiten der Nutzungsverträge  gutgeschrieben.

RRZE-Kundenportal Verträge: Ich möchte einen Vertrag einer anderen Kundennummer (Kunu) zuordnen. Was ist zu tun?

RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen am besten per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software

Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.

Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

RRZE-Kundenportal Verträge: Ist es möglich, bei einem noch nicht abgerechneten Vertrag den Rechnungsempfänger nachträglich zu ändern und einen eigenen Bestelltext hinzuzufügen?

RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software

Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.

Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

Kündigung

RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 2 Bedienungsanleitung Verträge/Lizenzen verwalten

RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an: https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData


Schritt 1: Kundennummer unter „Kunus wählen“.

Wenn Sie das Kundenportal nutzen wollen, müssen Sie immer als Erstes die Kundennummer auswählen

Bitte beachten: Für Software gelten die Kundennummern, die an der fünften Stelle mit einer 0 beginnen. Andere Kundennummern sind für andere Dienste des RZ gedacht.


Schritt x: RRZE Kundenportal – Meine Verträge

Hier werden alle Verträge angezeigt, nicht nur Software, sondern z.B. Mail, Backup.


Schritt x: RRZE-Kundenportal – Meine Lizenzen

Hier werden alle Lizenzen angezeigt.

Aktive Lizenzen werden bei der Menge in Grün dargestellt, nicht aktive in Rot.

Hinweis: Wenn eine Lizenz erst in späterer Zeit beginnt, wird diese bis zum Starttermin in Rot gezeigt.

Steht der Ablauf einer Lizenz innerhalb der nächsten 3 Monate an, so wird das mit einem Ausrufezeichen angezeigt. Gleichzeitig gibt es dann die Möglichkeit, die Lizenz zu verlängern, oder zurückzugeben. Hierzu gibt es die Symbole Plus bzw. Drucker.

Hinweis: Soll eine Lizenz nicht mehr verlängert werden, wird unbedingt die unterzeichnete und an software@fau.de gesendete Rückgabeerklärung benötigt, die mit dem Druckersymbol zu erzeugen ist. Nur wenn die Rückgabeerklärung vorliegt, wird die Rückgabe im Vertrag gekennzeichnet und der Vertrag ist beendet. Liegt die Rückgabeerklärung nicht pünktlich vor Laufzeitablauf vor, dann wird die Lizenz automatisch verlängert.

Verringert sich dagegen nur die Anzahl der Lizenzen bei einer Verlängerung, muss die Rückgabe nicht zusätzlich angezeigt werden, da der vorherige Vertrag mit dem neuen verknüpft wird und die Reduktion der Menge daher im System eindeutig ist.

Ganz alte Verträge werden unter „Abgelaufene Verträge“ gelistet. Sie können nicht mehr bearbeitet werden.


Schritt x: RRZE-Kundenportal – Meine Rechnungen

Hier werden alle Rechnungen angezeigt. Download ist jederzeit möglich.

RRZE-Kundenportal Kündigung: Ich habe Softwarelizenzen vom RRZE und benötige diese nicht mehr. Wie und wann kann ein Nutzungsvertrag für Softwarelizenzen gekündigt werden?

Mit dem RRZE geschlossene Nutzungsverträge für Softwarelizenzen sind über ein Produkt, eine bestimmte Anzahl und eine bestimmte Laufzeit definiert. Ein Nutzungsvertrag endet durch

  • Zeitablauf
  • durch Kündigung (universitäre Einrichtung)
  • durch Rückruf (RRZE)

Automatische Verlängerung von Nutzungsverträgen

Nutzungsverträge verlängern sich bei dauerhaft vorrätigen Produkten im Standard automatisch zum Ende der Laufzeit, sofern der Nutzungsvertrag nicht durch die universitäre Einrichtung beendet bzw. die Lizenz zurückgegeben wird.

Frühzeitig regelmäßig werden RRZE-Kontaktpersonen per automatisch generierter E-Mail aus dem RRZE-Kundenportal über demnächst zur Verlängerung anstehende Nutzungsverträge informiert.

RRZE-Kontaktpersonen haben folgende Optionen:

  1. Der Nutzungsvertrag soll in gleicher Anzahl Lizenzen und Laufzeit verlängert werden. – Es ist nichts zu tun.
  2. Der Nutzungsvertrag soll in veränderter Anzahl Lizenzen (weniger oder mehr) und/oder Laufzeit (kürzer oder länger) fortgeführt werden. – Im Kundenportal kann innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende eine angepasste Bestellung vorgenommen werden.
    RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Plus-Zeichen am Vertrag, und dann weiter wie bei Bestellen
  3. Ist die Verlängerung nicht gewünscht, kann die Lizenz (Gesamtanzahl) innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende zum Laufzeitende zurückgegeben werden. Der Nutzungsvertrag endet mit der Rückgabe.
    RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Drucken-Zeichen am Vertrag führt zu Formular (Bildschirmausgabe)

RRZE-Kundenportal Meine Lizenzen

Sonderfall keine automatische Verlängerung: Nutzungsverträge, deren Laufzeitende auf das Rahmenvertragsende gesetzt ist

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann jedoch aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Gibt es einen Anschlussrahmenvertrag für die zugehörigen Nutzungsverträge, schaltet das RRZE die Verträge unter den neuen Bedingungen zur Bestellung frei (ggf. angepasster Preis oder Produktveränderungen) und informiert die RRZE-Kontaktpersonen, dass Bestellungen im RRZE-Kundenportal erfolgen können.

Sonderfall keine automatische Verlängerung: sonstige Nutzungsverträge

Individuelle Vereinbarungen sind mit dem Software-Team persönlich abzustimmen. Dazu gehören an der FAU auch CIP/WAP-Verträge.

Die Rückgabe von Lizenzen

wird über das RRZE-Kundenportal mittels Formular (Bildschirmausgabe) eingeleitet. Das Formular ist unterzeichnet an software@fau.de zu senden (papierloses Verfahren; ggf. erzeugte Papierdokumente verbleiben an der Einrichtung). Die Rückgabe wird vom Software-Team im RRZE-Kundenportal eingetragen und ist für die RRZE-Kontaktperson erkennbar.

Der Rückruf von Lizenzen

wird vom RRZE für den (seltenen) Fall veranlasst, dass der mit dem Lizenzgeber geschlossene Vertrag aus irgendeinem Grund wegfällt und das RRZE keine Lizenzen mehr zur Verfügung hat. Vorausbezahlte Lizenzgebühren werden den universitären Einrichtungen über die Restlaufzeiten der Nutzungsverträge  gutgeschrieben.

LSD-Server (Licensed Software Distribution)

0 Software Anfragen: Wichtige Hinweise für RRZE-Kontaktpersonen

Aus Sicherheitsgründen werden Software-Anfragen nur an Hochschul-E-Mail-Adressen beantwortet.
Anfragen mit dem Absender der Hochschul-E-Mail-Adresse sind zu senden an: software@fau.de

Probleme?

Detaillierte Problembeschreibung ist per E-Mail mit der Hochschul-E-Mail-Adresse zu senden an: software@fau.de

Damit die Anfrage schnell beantwortet und das Problem zufriedenstellend gelöst werden kann, sind unbedingt folgende Angaben erforderlich:

  • Betreff: Software-Produktname und markantes Stichwort
  • Vor- und Nachname, IdM-Benutzerkennung (möglichst vollständige E-Mail-Signatur mit Angabe der Einrichtung)
  • RRZE-Kontaktpersonen geben immer die Kundennummer(n) an, wenn Fragen zu Lizenzen/Nutzungsverträgen gestellt werden sowie die Kontaktpersonenkennung bei Fragen zum Download
  • Eine E-Mail-Anfrage pro Software-Produkt, Thema oder Problem erleichtert die Bearbeitung und verringert die Antwortdauer.
  • Screenshots sind hilfreich, aber möglichst nicht in den E-Mail-Text einzubinden, sondern als Anhang zu senden.

Beschaffungsprozess für universitäre Einrichtungen: Wie erfolgen Bestellung, Lieferung und Rechnungstellung?

Funktionalitäten des RRZE-Kundenportals

Zugang zum Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Bereichsspezifische Zuständigkeiten können über Kundennummern abgebildet werden.

Die Anmeldung im RRZE-Kundenportal erfolgt mit IdM-Kennung.

Bestellung von Software

Software-Bestellungen sind nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen.

Die vom IT-Betreuungszentrum Innenstadt (IZI) betreuten Einrichtungen wenden sich vor jeder Software-Bestellung an den Helpdesk.

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

  • den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung
  • Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Lieferung von Software

Das RRZE verteilt Software per Download im Kommunikationsnetz der FAU. Zugang haben nur RRZE-Kontaktpersonen.

Voraussetzungen für den Software-Bezug vom RRZE sind:

  • die Benennung einer RRZE-Kontaktperson zum RRZE
  • eine Kontaktpersonen-Kennung
  • eine Bestellung über das RRZE-Kundenportal
    und
  • ein gültiger Software-Nutzungsvertrag mit dem RRZE.

Das RRZE richtet auf Antrag eine Kontaktpersonen-Kennung zur Betreuung einer oder mehrerer Einrichtungen ein. Unter dieser Kontaktpersonen-Kennung kann die Software, die auf dem LSD-Server des RRZE (Licensed Software Distribution) bereitgehalten wird, über das FAU-Kommunikationsnetz heruntergeladen werden.

Einrichtungen mit einem gültigen/aktiven Nutzungsvertrag erhalten weiterhin kostenlose Updates über die Vertragslaufzeit.

Rechnungstellung

Fragen zur Faktura und zu Rechnungen sind zu richten an: rrze-faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

  • erfolgt im Voraus oder nach Ablauf einer Laufzeit
  • bei Bedarf in bestimmten Intervallen
  • Bedarf an Rechnungszusätzen, die nicht über die vorhandenen Formularfelder eines Vertrags von der RRZE-Kontaktperson angegeben werden können, ist an software@fau.de zu melden.

Lieferung (dienstliche Nutzung): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?

Lieferzeiten von dienstlicher Software

Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten und Benutzerinnen und Benutzer.

Dargestellt werden hier die Prozesse der Softwareverteilung und -bereitstellung durch das Software-Team des RRZE. Es kann darüber hinaus weitere die Verfügbarkeit beeinflussende Prozesse geben.

Frei verfügbare Software

kann bei zentral betreuten Rechnern im Softwarecenter (Windows) oder im Self Service (FAUmac) von den Benutzerinnen und Benutzer jederzeit selbst installiert werden. Ansonsten sind die IT-Beauftragten vor Ort zuständig.

Bei fachspezifischer Software, die zentral finanziert und nicht über die Softwareverteilung via MECM/SCCM bzw. das zentrale Management von Apple MacOS-geräten läuft, müssen die zuständigen IT-Beauftragten  ggf. eine Freischaltung durch das Software-Team veranlassen.

Bestellung von kostenpflichtiger Software im RRZE-Kundenportal und Bereitstellungsarbeiten

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

  • den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de
  • Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben.

  • Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist.
  • Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss.
  • Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist.

Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus abhängig von

  • den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen.
  • den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM).

Softwareverteilung (dienstliche Nutzung): Wie erfolgt der Download von bestellter Software?

Nach Abschluss eines Software-Nutzungsvertrags mit dem RRZE über das RRZE-Kundenportal kann die Software von der RRZE-Kontaktperson vom LSD-Server (Licensed Software Distribution) heruntergeladen werden:

Wenn Sie eine aktive Lizenz erworben haben, bekommen Sie je nach Softwareprodukt und Bereitstellungsart einige Zeit später den Zugriff auf die Software im Portal (siehe Lieferzeiten).

Beachten Sie die Anleitungen und Dokumentationen, die den Download-Paketen beiliegen.

Lieferung

Beschaffungsprozess für universitäre Einrichtungen: Wie erfolgen Bestellung, Lieferung und Rechnungstellung?

Funktionalitäten des RRZE-Kundenportals

Zugang zum Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Bereichsspezifische Zuständigkeiten können über Kundennummern abgebildet werden.

Die Anmeldung im RRZE-Kundenportal erfolgt mit IdM-Kennung.

Bestellung von Software

Software-Bestellungen sind nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen.

Die vom IT-Betreuungszentrum Innenstadt (IZI) betreuten Einrichtungen wenden sich vor jeder Software-Bestellung an den Helpdesk.

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

  • den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung
  • Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Lieferung von Software

Das RRZE verteilt Software per Download im Kommunikationsnetz der FAU. Zugang haben nur RRZE-Kontaktpersonen.

Voraussetzungen für den Software-Bezug vom RRZE sind:

  • die Benennung einer RRZE-Kontaktperson zum RRZE
  • eine Kontaktpersonen-Kennung
  • eine Bestellung über das RRZE-Kundenportal
    und
  • ein gültiger Software-Nutzungsvertrag mit dem RRZE.

Das RRZE richtet auf Antrag eine Kontaktpersonen-Kennung zur Betreuung einer oder mehrerer Einrichtungen ein. Unter dieser Kontaktpersonen-Kennung kann die Software, die auf dem LSD-Server des RRZE (Licensed Software Distribution) bereitgehalten wird, über das FAU-Kommunikationsnetz heruntergeladen werden.

Einrichtungen mit einem gültigen/aktiven Nutzungsvertrag erhalten weiterhin kostenlose Updates über die Vertragslaufzeit.

Rechnungstellung

Fragen zur Faktura und zu Rechnungen sind zu richten an: rrze-faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

  • erfolgt im Voraus oder nach Ablauf einer Laufzeit
  • bei Bedarf in bestimmten Intervallen
  • Bedarf an Rechnungszusätzen, die nicht über die vorhandenen Formularfelder eines Vertrags von der RRZE-Kontaktperson angegeben werden können, ist an software@fau.de zu melden.

Lieferung (dienstliche Nutzung): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?

Lieferzeiten von dienstlicher Software

Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten und Benutzerinnen und Benutzer.

Dargestellt werden hier die Prozesse der Softwareverteilung und -bereitstellung durch das Software-Team des RRZE. Es kann darüber hinaus weitere die Verfügbarkeit beeinflussende Prozesse geben.

Frei verfügbare Software

kann bei zentral betreuten Rechnern im Softwarecenter (Windows) oder im Self Service (FAUmac) von den Benutzerinnen und Benutzer jederzeit selbst installiert werden. Ansonsten sind die IT-Beauftragten vor Ort zuständig.

Bei fachspezifischer Software, die zentral finanziert und nicht über die Softwareverteilung via MECM/SCCM bzw. das zentrale Management von Apple MacOS-geräten läuft, müssen die zuständigen IT-Beauftragten  ggf. eine Freischaltung durch das Software-Team veranlassen.

Bestellung von kostenpflichtiger Software im RRZE-Kundenportal und Bereitstellungsarbeiten

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

  • den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de
  • Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben.

  • Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist.
  • Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss.
  • Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist.

Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus abhängig von

  • den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen.
  • den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM).

Lieferung (Home Use): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?

Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten sowie der Benutzerinnen und Benutzer.

Kostenlose Software für Studierende

Nach der Bestellung in www.StudiSoft.de steht die Software zum Download bereit.

Kostenpflichtige Software für Studierende

Wurde die Bestellung in www.StudiSoft.de ausgelöst, wird sie vom Software-Team des RRZE nach Bestätigung des Zahlungseingangs freigegeschaltet. Während der regulären Bürozeiten erfolgt die Freischaltung spätestens nach fünf (5) Arbeitstagen. Nach der Freischaltung wird eine E-Mail mit weiteren Anweisungen erzeugt und in der Auftragsverfolgung des StudiSoft-Portals ist der Auftragsstatus aktiv angezeigt.

Kostenlose Software für wissenschaftliche Beschäftigte (dienstliches Zweitnutzungsrecht, sog. Home Use)

Wissenschaftlich Beschäftigte dürfen das dienstliche Zweitnutzungsrecht (Home Use) für die Installation auf einem (1) Privatgerät in Anspruch nehmen, für nichtwissenschaftliches Personal ist die Verwendung von Privatgeräten nicht gestattet. Die Installation auf zwei Dienstgeräten unter Verwendung der Basis-Lizenz und des Zweitnutzungsrechts ist für alle Beschäftigte möglich.

Nach der Bestellung in www.StudiSoft.de werden die Anweisungen zum Bezug der Software angezeigt und der Auftragsstatus auf aktiv gestellt.

Es gibt zwei Arten des Softwarebezugs, die die Dauer bis zur tatsächlichen Nutzung der Software beeinflussen:

  • direkt vom Anbieter/Hersteller (Weiterleitung zu externem Download/Portal)
  • über die zuständige RRZE-Kontaktperson und die IT-Verantwortlichen.

Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, ob die Installation auf einem Privatgerät oder Dienstgerät erfolgt.

  • Bei Dienstgeräten muss die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft worden sein, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.
  • Die Installation auf Dienstgeräten muss mit den IT-Verantwortlichen abgestimmt sein.

RRZE-Kontaktperson: Ich bin zuständig für die Beschaffung von Softwarelizenzen in meiner Einrichtung. Welche Aufgaben gehören dazu?

Das RRZE hat IT-Beauftragte bestimmt, die als Bindeglieder zwischen dem RRZE und den FAU-Organisationseinheiten (Institute, Lehrstühle, Forschungsgruppen etc.) fungieren. Die RRZE-Kontaktperson ist innerhalb einer FAU-Organisationseinheit zuständig für die Beratung, Beantragung und Bearbeitung der Abrechnung, wenn kostenpflichtige Dienstleistungen des RRZE (mit Ausnahme von Webdienstleistungen) in Anspruch genommen werden.

Im Bereich Softwarelizenzen hat eine RRZE-Kontaktperson folgende Aufgaben:

  • Beratung bzgl. Software-Beschaffung und Beschaffung von Software-Nutzungsrechten über das RRZE
  • Verteilung der Software innerhalb einer FAU-Organisationseinheit / externen Einrichtung
  • Bearbeitung der Abrechnungen des RRZE über bereitgestellte Dienstleistungen und Software-Nutzungsrechte
  • enge Abstimmung mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R)
  • Information der Systembetreiber sowie der Nutzerinnen und Nutzer über die Lizenz- und Nutzungsbedingungen

Unterstützung findet die RRZE-Kontaktperson beim zuständigen IT-Betreuungszentrum und beim Software-Team.

Teilen Sie dem RRZE Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

Softwareverteilung (dienstliche Nutzung): Wie erfolgt der Download von bestellter Software?

Nach Abschluss eines Software-Nutzungsvertrags mit dem RRZE über das RRZE-Kundenportal kann die Software von der RRZE-Kontaktperson vom LSD-Server (Licensed Software Distribution) heruntergeladen werden:

Wenn Sie eine aktive Lizenz erworben haben, bekommen Sie je nach Softwareprodukt und Bereitstellungsart einige Zeit später den Zugriff auf die Software im Portal (siehe Lieferzeiten).

Beachten Sie die Anleitungen und Dokumentationen, die den Download-Paketen beiliegen.

Lieferzeiten

Lieferung (dienstliche Nutzung): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?

Lieferzeiten von dienstlicher Software

Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten und Benutzerinnen und Benutzer.

Dargestellt werden hier die Prozesse der Softwareverteilung und -bereitstellung durch das Software-Team des RRZE. Es kann darüber hinaus weitere die Verfügbarkeit beeinflussende Prozesse geben.

Frei verfügbare Software

kann bei zentral betreuten Rechnern im Softwarecenter (Windows) oder im Self Service (FAUmac) von den Benutzerinnen und Benutzer jederzeit selbst installiert werden. Ansonsten sind die IT-Beauftragten vor Ort zuständig.

Bei fachspezifischer Software, die zentral finanziert und nicht über die Softwareverteilung via MECM/SCCM bzw. das zentrale Management von Apple MacOS-geräten läuft, müssen die zuständigen IT-Beauftragten  ggf. eine Freischaltung durch das Software-Team veranlassen.

Bestellung von kostenpflichtiger Software im RRZE-Kundenportal und Bereitstellungsarbeiten

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

  • den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de
  • Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben.

  • Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist.
  • Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss.
  • Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist.

Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus abhängig von

  • den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen.
  • den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM).

Lieferung (Home Use): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?

Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten sowie der Benutzerinnen und Benutzer.

Kostenlose Software für Studierende

Nach der Bestellung in www.StudiSoft.de steht die Software zum Download bereit.

Kostenpflichtige Software für Studierende

Wurde die Bestellung in www.StudiSoft.de ausgelöst, wird sie vom Software-Team des RRZE nach Bestätigung des Zahlungseingangs freigegeschaltet. Während der regulären Bürozeiten erfolgt die Freischaltung spätestens nach fünf (5) Arbeitstagen. Nach der Freischaltung wird eine E-Mail mit weiteren Anweisungen erzeugt und in der Auftragsverfolgung des StudiSoft-Portals ist der Auftragsstatus aktiv angezeigt.

Kostenlose Software für wissenschaftliche Beschäftigte (dienstliches Zweitnutzungsrecht, sog. Home Use)

Wissenschaftlich Beschäftigte dürfen das dienstliche Zweitnutzungsrecht (Home Use) für die Installation auf einem (1) Privatgerät in Anspruch nehmen, für nichtwissenschaftliches Personal ist die Verwendung von Privatgeräten nicht gestattet. Die Installation auf zwei Dienstgeräten unter Verwendung der Basis-Lizenz und des Zweitnutzungsrechts ist für alle Beschäftigte möglich.

Nach der Bestellung in www.StudiSoft.de werden die Anweisungen zum Bezug der Software angezeigt und der Auftragsstatus auf aktiv gestellt.

Es gibt zwei Arten des Softwarebezugs, die die Dauer bis zur tatsächlichen Nutzung der Software beeinflussen:

  • direkt vom Anbieter/Hersteller (Weiterleitung zu externem Download/Portal)
  • über die zuständige RRZE-Kontaktperson und die IT-Verantwortlichen.

Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, ob die Installation auf einem Privatgerät oder Dienstgerät erfolgt.

  • Bei Dienstgeräten muss die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft worden sein, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.
  • Die Installation auf Dienstgeräten muss mit den IT-Verantwortlichen abgestimmt sein.

Meldungen

+++ Aktuelle Software-Meldungen +++

RRZE-Newsletter

Beschäftigte und RRZE-Kontaktpersonen, aber auch Studierende erhalten auf Wunsch regelmäßig Post vom RRZE.

RRZE-NewsletteranmeldungIm RRZE-Newsletter gibt es immer auch die Meldungen über aktuelle Entwicklungen im Softwarebereich. Von Produktneuheiten über Preisänderungen bis hin zu geplanten Beschaffungen und Campusverträgen sowie technischen Entwicklungen werden aktuelle Informationen für die Softwarekunden des RRZE zusammengestellt.


Meldungen des RRZE

https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/meldungen/

Filter nur Software-Meldungen: https://www.rrze.fau.de/category/software/

  • Update-Service, Wartungen, wichtige RRZE-Mitteilungen

RRZE-Kontaktpersonen

Kontaktpersonen-Online-Sprechstunde

Sprechen Sie mit dem Software-Team persönlich in der offenen Sprechstunde. Jeden 3. Donnerstag im Monat.

Produktspezifische Informationen zu aktiven Nutzungsverträgen per E-Mail

z.B. Wartungen & Updates, geplante Veränderungen

Erinnerungsservice des RRZE-Kundenportals

über demnächst ablaufende Nutzungsverträge per E-Mail an die Bestellperson. Zur Unterstützung der effektiven Verwaltung von Lizenzen und Nutzungsverträgen.


Weitere Informationsquellen

Preisliste

+++ Aktuelle Software-Meldungen +++

RRZE-Newsletter

Beschäftigte und RRZE-Kontaktpersonen, aber auch Studierende erhalten auf Wunsch regelmäßig Post vom RRZE.

RRZE-NewsletteranmeldungIm RRZE-Newsletter gibt es immer auch die Meldungen über aktuelle Entwicklungen im Softwarebereich. Von Produktneuheiten über Preisänderungen bis hin zu geplanten Beschaffungen und Campusverträgen sowie technischen Entwicklungen werden aktuelle Informationen für die Softwarekunden des RRZE zusammengestellt.


Meldungen des RRZE

https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/meldungen/

Filter nur Software-Meldungen: https://www.rrze.fau.de/category/software/

  • Update-Service, Wartungen, wichtige RRZE-Mitteilungen

RRZE-Kontaktpersonen

Kontaktpersonen-Online-Sprechstunde

Sprechen Sie mit dem Software-Team persönlich in der offenen Sprechstunde. Jeden 3. Donnerstag im Monat.

Produktspezifische Informationen zu aktiven Nutzungsverträgen per E-Mail

z.B. Wartungen & Updates, geplante Veränderungen

Erinnerungsservice des RRZE-Kundenportals

über demnächst ablaufende Nutzungsverträge per E-Mail an die Bestellperson. Zur Unterstützung der effektiven Verwaltung von Lizenzen und Nutzungsverträgen.


Weitere Informationsquellen

Preise (dienstliche Nutzung): Was kosten Softwarelizenzen?

Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE

Beschaffung von Software für Verwaltung, Forschung und Lehre wird von der Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE verantwortet.

Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab.

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Beschaffungspreise für universitäre Einrichtungen

  • Der Softwarekatalog (dienstliche Nutzung) weist das aktuelle Angebot des RRZE aus.
  • Je Lizenz sind die in der Preisliste angegebenen Preise zu entrichten.
  • Preise sind je Lizenz und pro Monat als Nettopreise ausgewiesen. Für Einrichtungen der FAU ist dies der Rechnungspreis. Für FAU-externe Weitergabe erfolgt die Rechnungstellung in Höhe der Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
  • Die Preise sind als Einstandspreise ohne Aufschläge kalkuliert, soweit keine marktbezogenen Preissteigerungen zu erwarten sind.
  • Die Vorfinanzierung der Softwarebeschaffung erfolgt aus dem RRZE-Haushalt. Das RRZE kalkuliert deshalb soweit möglich kostendeckend über die Laufzeit der Verträge.

Ein Verkauf an Privatpersonen erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben.

Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden.

  • Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist.
  • Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.

Preise (Home Use): Was kosten Softwarelizenzen?

Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE

Beschaffung von Software für Verwaltung, Forschung und Lehre wird von der Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE verantwortet.

Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab.

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Einige Hersteller bieten im Rahmen von Campusverträgen auch Softwarelizenzen für Studierende zur Installation auf Privatgeräten (sog. Home Use) an. Je nach Konditionen werden die Lizenzen zu einem geringen Preis oder kostenlos abgegeben.

Softwarelizenzen für Beschäftigte, die ein dienstliches Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) ermöglichen, werden nicht gesondert bepreist, sondern im Rahmen der Basislizenz abgegeben.

Beschaffungspreise für Software mit Home Use-Recht

  • Der Softwarekatalog (Studierende, Home Use) weist das aktuelle Angebot des RRZE aus.
  • Je Lizenz sind die in der Preisliste angegebenen Preise zu entrichten. In www.StudiSoft.de sind die Preise für die verfügbaren Softwareprodukte ebenfalls jederzeit einsehbar.
  • Preise sind je Lizenz und pro Monat als Bruttopreise inklusive der gesetzlichen Umsatzsteuer ausgewiesen.
  • Die Preise sind als Einstandspreise ohne Aufschläge kalkuliert, soweit keine marktbezogenen Preissteigerungen zu erwarten sind.
  • Die Vorfinanzierung der Softwarebeschaffung erfolgt aus dem RRZE-Haushalt. Das RRZE kalkuliert deshalb soweit möglich kostendeckend über die Laufzeit der Verträge.

Ein Verkauf an Privatpersonen, die keine Studierenden sind, erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben.

Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte zur dienstlichen Nutzung ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden.

  • Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist.
  • Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.

 

Softwarekataloge des RRZE

Das RRZE beschafft Software für die FAU und die Hochschulen der Region. Die Stabsstelle Softwarebeschaffung trägt maßgeblich dazu bei, dass das RRZE die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software bereitstellen kann. Mit Fokus auf lizenzpflichtige nichtkommerzielle Software für Verwaltung, Forschung und Lehre und großflächige Nutzung wird der Bedarf in Campus-, Volumen- und Rahmenverträgen gebündelt, so dass Verträge mit günstigen Konditionen verhandelt und zudem ein wirtschaftlicher Beschaffungsprozess gemäß Vergaberecht umgesetzt werden können.

Das zentrale Softwareangebot für die FAU und für Regionalpartner-Hochschulen ist auf den RRZE-Webseiten veröffentlicht: https://www.rrze.fau.de/hard-software/software/

Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung

  • Unter Produkte ist der Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung mit Kurzbeschreibung zu finden. Zu einigen Software-Produkten sind ausführliche Informationen verfügbar.
  • Nicht gelistete Software-Produkte können bei software@fau.de angefragt werden.
  • Die Organisationseinheiten der FAU und die RRZE-Regionalpartner erhalten auch Beratung und Unterstützung bei der Beschaffung von fachspezifischer Software außerhalb von Rahmenverträgen, bei Compliance- und Lizenzfragen sowie Anwendungsproblemen. Anfragen sind an software@fau.de zu richten.
  • Der Bezug erfolgt über das RRZE-Kundenportal. Zugang zum RRZE-Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen.

Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte

Softwarekatalog für Studierende

  • Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben.
  • Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = S“.
  • Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Softwarekatalog für wissenschaftlich Beschäftigte

  • Unter Produkte ist der Softwarekatalog für Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einsehbar. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = B“.
  • Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.
  • Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Private Softwarenutzung

Support für Software (Home Use), die auf Privatgeräten installiert ist

Das RRZE hat keine Berechtigung, bei Softwareproblemen auf privaten Geräten zu helfen.

Das RRZE kann nur sehr eingeschränkt Anwendungssupport zu den verfügbaren Produkten leisten. Es empfiehlt sich, bei Fragen und Problemen die zumeist reichhaltigen Dokumentationen und Ressourcen der Softwareanbieter zu nutzen.

Fragen zum Download oder zum Aktivieren von Lizenzen

sind per E-Mail an software@fau.de (Ticketsystem) zu richten.

Hinweis für Beschäftigte

Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.

  • Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden.
  • Wissenschaftlich Beschäftigte müssen immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.

Privatgerät

Nutzungsbedingungen: Was bedeutet Home Use-Recht von Software?

Bedingungen für die Nutzung von Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte

  • Die Software darf nur von Studierenden und Beschäftigten der berechtigten Hochschulen (siehe Lizenzbereich LB = S, B) eingesetzt werden.
  • Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen.
  • Der Zweck der Nutzung ist auf universitäre Zwecke bezogen, das heißt für Forschung, Lehre und Lernen sowie darauf bezogene dienstliche Aufgaben der berechtigten Hochschulangehörigen. Die private Nutzung und die Nutzung für andere außeruniversitäre Zwecke ist nicht erlaubt. Das bekannte Stichwort „Home Use“ bezeichnet zunächst einmal nur den Nutzungsort („zuhause“), aber nicht den Zweck.
  • Die Software darf nur auf einem (1) Privatrechner installiert und genutzt werden.
  • Die Software darf nicht an Dritte weitergegeben werden.
  • Der Nutzungsvertrag mit Studierenden erlischt mit der Exmatrikulation.
  • Das Home Use-Recht von Beschäftigten endet mit Beschäftigungsende.
  • Nach Beendigung des Nutzungsvertrags muss die Software vom Privatgerät gelöscht/deinstalliert werden und darf nicht mehr eingesetzt werden.
  • Bezug und Download der Software für Studierende und des dienstlichen Zweitnutzungsrechts (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software für Studierende mit Home Use-Recht

Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben.

Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Darüber hinaus gibt es für Studierende häufig kostenlose oder vergünstigte Herstellerlizenzen direkt vom Hersteller bzw. im Fachhandel.

Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software mit dienstlichem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftliche Beschäftigte der FAU

Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden.

  • Wissenschaftlich Beschäftigte müssen bei kostenpflichtiger Software immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.

Der Softwarekatalog enthält sog. Home Use-Produkte für Beschäftigte, für die der Lizenzgeber ein erweitertes Nutzungsrecht eingeräumt hat. Softwarelizenzen für wissenschaftlich Beschäftigte, die ein dienstliches Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) ermöglichen, werden nicht gesondert bepreist, sondern im Rahmen der Basislizenzkosten abgegeben.

Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Support für Software (Home Use), die auf Privatgeräten installiert ist

Das RRZE hat keine Berechtigung, bei Softwareproblemen auf privaten Geräten zu helfen.

Das RRZE kann nur sehr eingeschränkt Anwendungssupport zu den verfügbaren Produkten leisten. Es empfiehlt sich, bei Fragen und Problemen die zumeist reichhaltigen Dokumentationen und Ressourcen der Softwareanbieter zu nutzen.

Fragen zum Download oder zum Aktivieren von Lizenzen

sind per E-Mail an software@fau.de (Ticketsystem) zu richten.

Hinweis für Beschäftigte

Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.

  • Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden.
  • Wissenschaftlich Beschäftigte müssen immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.

Support für Softwareprodukte, Software-Dokumentation, Anleitungen

Bei den meisten Software-Produkten ist die Original-Dokumentation entweder als Bestandteil der Software, als Online-Ressource oder per Download verfügbar.

Hinweis: Das RRZE hat keine Berechtigung, bei Softwareproblemen auf privaten Geräten zu helfen.

Problem-/Fehlerbeschreibung

0 Software Anfragen: Wichtige Hinweise für RRZE-Kontaktpersonen

Aus Sicherheitsgründen werden Software-Anfragen nur an Hochschul-E-Mail-Adressen beantwortet.
Anfragen mit dem Absender der Hochschul-E-Mail-Adresse sind zu senden an: software@fau.de

Probleme?

Detaillierte Problembeschreibung ist per E-Mail mit der Hochschul-E-Mail-Adresse zu senden an: software@fau.de

Damit die Anfrage schnell beantwortet und das Problem zufriedenstellend gelöst werden kann, sind unbedingt folgende Angaben erforderlich:

  • Betreff: Software-Produktname und markantes Stichwort
  • Vor- und Nachname, IdM-Benutzerkennung (möglichst vollständige E-Mail-Signatur mit Angabe der Einrichtung)
  • RRZE-Kontaktpersonen geben immer die Kundennummer(n) an, wenn Fragen zu Lizenzen/Nutzungsverträgen gestellt werden sowie die Kontaktpersonenkennung bei Fragen zum Download
  • Eine E-Mail-Anfrage pro Software-Produkt, Thema oder Problem erleichtert die Bearbeitung und verringert die Antwortdauer.
  • Screenshots sind hilfreich, aber möglichst nicht in den E-Mail-Text einzubinden, sondern als Anhang zu senden.

0 Software Anfragen: Wichtige Hinweise für Studierende und Beschäftigte der FAU

Aus Sicherheitsgründen werden Software-Anfragen nur an Hochschul-E-Mail-Adressen der FAU beantwortet.
Anfragen mit dem Absender der Hochschul-E-Mail-Adresse der FAU sind zu senden an: software@fau.de

Studierende und Beschäftigte anderer Hochschulen (nicht FAU) wenden sich an ihr Hochschulrechenzentrum.

Die Funktionalität der Hochschul-E-Mail-Adresse ist zu testen, indem eine E-Mail an diese geschickt und der Eingang geprüft wird.

Falls eine Weiterleitung von der Hochschul-E-Mail-Adresse an eine andere E-Mail-Adresse eingerichtet ist, muss sichergestellt sein, dass

  • E-Mails an der Hochschul-E-Mail-Adresse tatsächlich ankommen.
  • E-Mails von software@fau.de nicht im Spam-Ordner landen.

Der Softwarekatalog für Studierende und Beschäftigte ist auf der RRZE-Webseite unter Software für Home Use sowie unter Software für die dienstliche Nutzung einschließlich der Informationen zu lizenzrechtlichen und technischen Voraussetzungen, Benutzerkennung, Download-Informationen etc. zu finden.

Probleme?

Detaillierte Problembeschreibung ist per E-Mail mit der Hochschul-E-Mail-Adresse zu senden an: software@fau.de

Damit die Anfrage schnell beantwortet und das Problem zufriedenstellend gelöst werden kann, sind unbedingt folgende Angaben erforderlich:

0 Software Requests: Advice for Students and Staff

Send requests concerning software to: software@fau.de.
Due to policies we answer only to university e-mail addresses.

Test your university e-mail address by sending an e-mail to it.

  • check inbox
  • check spam folder

Software products for use by students and staff are listed here: Software for Home Use and Software for official use (conditions, user account, download information etc.).

Problems?

Send an e-mail with detailed problem description to: software@fau.de

In order to answer questions or solve problems quickly, the following information is required:

1 Software Anfragen: Test IP-Adresse und Hochschulnetz

Ist mein Rechner mit einem der berechtigten Hochschulnetze verbunden?

Für Downloads, die das RRZE anbietet, muss das Ergebnis wie folgt lauten:

  • Softwarelizenzen: „Sie kommen aus dem Netz der FAU und sind zum Download berechtigt.“

 

1 Software Requests: Test of IP address and university network access

Is my computer connected to one of the authorized networks?

For downloads offered by RRZE the result must be:

  • Softwarelizenzen (software licenses): „Sie kommen aus dem Netz der FAU und sind zum Download berechtigt.“ (You are connected to the network and authorised to download.)

2 Software Anfragen: Aussagekräftige Problem- und Fehlerbeschreibung

Für die zügige Beantwortung Ihrer Fragen und die Lösung von technischen Problemen benötigen wir die folgenden Kerninformationen, die Sie bitte mit Ihren Anfragen an software@fau.de senden:

Download-Probleme

Bei Internet-Zugang via VPN/DSL:

Installations- und Anwendungsprobleme

  • Hardware und Betriebssystem (Windows: rechte Maustaste+Arbeitsplatz > Eigenschaften > Allgemein)
  • Software-Produkt: Name, Version, Update-Version, Sprache
  • Problem-/Fehlerbeschreibung: Wo, wann, bei welcher Funktion (Screenshot, Fehlertext anfügen)
  • Test der IP-Adresse und des Hochschulnetzes (s. o.)

Probleme mit der Benutzerkennung und der E-Mail-Adresse

  • Studierende und Beschäftigte der FAU wenden sich an eine der RRZE-Service-Theken.
  • Studierende und Beschäftigte anderer Hochschulen wenden sich an ihr Hochschulrechenzentrum.

2 Software Requests: Detailed Description of Software Problem

In order to answer your questions and solve technical problems quickly, we need the following core information, which you should send with your requests to software@fau.de:

Download Problems

For internet access via VPN / DSL:

Installation and Application Problems

  • hardware and operating system (Windows: Right mapping + workspace> properties> general)
  • software product: name, version, update version, language
  • problem / error description: where, when, at which application function (screenshot, add error text)
  • testing IP address and university network access

Problems with user ID and e-mail address

  • FAU students and staff contact one of the RRZE service helpdesks.
  • Students and staff of other universities contact their university computing center.

Rahmenvertrag

Beschaffung von Software: Leitfaden

Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE beschafft die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software und stellt diese den Einrichtungen, Beschäftigten und Studierenden für die universitäre bzw. dienstliche Nutzung bereit.

Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE

Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab oder tritt überregionalen Rahmenverträgen bei.

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Richtlinien für die Beschaffung von Software

Für die FAU gilt folgendes Regelwerk:

Vorgehen bei der Beschaffung von Software durch universitäre Einrichtungen

Start: Vor einer Bestellung / vor einem Kauf von Software

(1)

Prüfung, ob das Nutzungsszenario bereits von einem Rahmen- oder Campusvertrag abgedeckt ist. Um unnötige Kosten zu vermeiden ist auch zu prüfen, ob eine bereits lizenzierte oder eine freie Alternative zum Wunschprodukt existiert.

  • Für die FAU: Einholen der Stellungnahme des RRZE zur Vorlage beim Referat H4 – Finanzbuchhaltung für IT-Beschaffungen, die nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können. Die Stellungnahme ist vor einer Bestellung / vor einem Kauf beim RRZE einzuholen.

(2)

Wenn keine RRZE-Verträge zum Wunschprodukt existieren:

  • Voraussetzung für den Abschluss eines Rahmen- oder Campusvertrags und somit Aufnahme in das Software-Angebot des RRZE ist ein hoher Mengenrabatt durch eine merkliche Anzahl Nutzerinnen und Nutzer. Spezialsoftware für einige wenige Rechner ist durch die universitäre Einrichtung unter Beachtung der Beschaffungsrichtlinien direkt zu beschaffen, sofern es nicht andere (z.B. wirtschaftliche, sicherheitstechnische) Gründe gibt, die Software doch vom RRZE beschaffen und betreiben zu lassen.
  • Es ist darauf zu achten, dass die Softwarelizenz in Organisationen (Zusätze wie z.B. „Enterprise“, „Pro“) bzw. an Universitäten (Zusätze wie z.B. „EDU“, „Academic“) eingesetzt werden darf/kann.

Wenn kein zentrales Angebot der benötigten Software vorhanden ist und Einrichtungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen Software selbst beschaffen oder installieren, dann sollten sie mit den Grundlagen im Umgang mit Lizenzen vertraut sein, damit sie

  • korrekt lizenzieren,
  • richtig beschaffen
  • lizenzrechtlich konform nutzen.

(3)

Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung nur auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist.

Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.

Ein Verkauf von Softwarelizenzen an Privatpersonen, die keine Studierenden sind, erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend über die Hochschule auch keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben.

Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden.

4)

Folgende Beschaffungswege sind für das zentrale RRZE-Softwareangebot eingerichtet:

  • Software für Beschäftigte für die dienstliche Nutzung: Software-Bestellungen sind gem. Preisliste nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen.
  • Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte: kostenloser Bezug und Download erfolgen über www.StudiSoft.de.

Software für Studierende

Campusvertrag, Campuslizenz

Unter einem Campusvertrag bzw. einer Campuslizenz wird allgemein die akademische oder Educational Version einer Software, die nur an zumeist nicht gewinnorientiert wirtschaftenden Bildungseinrichtungen eingesetzt werden darf, verstanden.

  • Zielgruppen sind an Hochschulen Studierende, Lehrende und Forschende, die die Software für Lehren, Lernen und Forschen verwenden dürfen (Ausschluss der kommerziellen Nutzung).
  • Bildungseinrichtungen erhalten jedoch auch für Software, die für den eigenen Verwaltungsbetrieb und administrative Zwecke (kommerziell) genutzt wird, Sonderkonditionen aus sog. Campusverträgen.
  • Vielfach wird eine Einschränkung auf einen konkreten „Campus“, d.h. eine konkrete Bildungseinrichtung und deren Angehörige getroffen.

Es gibt jedoch keine einheitliche Definition für Campusvertrag bzw. Campuslizenz, weil jeder Softwarehersteller die Bedingungen auf ein spezielles Produkt bzw. eine spezielle Produktgruppe ausrichtet. Das heißt, dass nicht jeder Campusvertrag den Betrieb auf allen Systemen der Hochschule und beliebig viele gleichzeitige Nutzer auf jedem System erlaubt. Campusvertrag bedeutet auch nicht zugleich großes Volumen, denn auch für kleinere Nutzerzahlen gibt es Beispiele.

Das RRZE hat für die FAU z.B. folgende großvolumige Campusverträge mit unlimitierter Benutzeranzahl bei Studierenden und/oder Beschäftigten geschlossen:

  • Zoom (Angehörige der FAU unlimitiert)
  • Microsoft 365 (Angehörige der FAU unlimitiert)
  • MATLAB (Studierende, Lehrende und Forschende der FAU und des Universitätsklinikums Erlangen unlimitiert)
  • Adobe (Beschäftigte unlimitiert).
  • Camtasia und Snagit (Lehrende der FAU unlimitiert, Verwaltungspersonal der FAU und der Regionalpartner-Hochschulen limitiert)
  • Stata (Studierende, Lehrende und Forschende der FAU unlimitiert, Beschäftigte der Regionalpartner-Hochschulen limitiert).

Softwarekataloge des RRZE

Das RRZE beschafft Software für die FAU und die Hochschulen der Region. Die Stabsstelle Softwarebeschaffung trägt maßgeblich dazu bei, dass das RRZE die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software bereitstellen kann. Mit Fokus auf lizenzpflichtige nichtkommerzielle Software für Verwaltung, Forschung und Lehre und großflächige Nutzung wird der Bedarf in Campus-, Volumen- und Rahmenverträgen gebündelt, so dass Verträge mit günstigen Konditionen verhandelt und zudem ein wirtschaftlicher Beschaffungsprozess gemäß Vergaberecht umgesetzt werden können.

Das zentrale Softwareangebot für die FAU und für Regionalpartner-Hochschulen ist auf den RRZE-Webseiten veröffentlicht: https://www.rrze.fau.de/hard-software/software/

Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung

  • Unter Produkte ist der Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung mit Kurzbeschreibung zu finden. Zu einigen Software-Produkten sind ausführliche Informationen verfügbar.
  • Nicht gelistete Software-Produkte können bei software@fau.de angefragt werden.
  • Die Organisationseinheiten der FAU und die RRZE-Regionalpartner erhalten auch Beratung und Unterstützung bei der Beschaffung von fachspezifischer Software außerhalb von Rahmenverträgen, bei Compliance- und Lizenzfragen sowie Anwendungsproblemen. Anfragen sind an software@fau.de zu richten.
  • Der Bezug erfolgt über das RRZE-Kundenportal. Zugang zum RRZE-Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen.

Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte

Softwarekatalog für Studierende

  • Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben.
  • Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = S“.
  • Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Softwarekatalog für wissenschaftlich Beschäftigte

  • Unter Produkte ist der Softwarekatalog für Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einsehbar. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = B“.
  • Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.
  • Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Rechnungen

Beschaffungsprozess für universitäre Einrichtungen: Wie erfolgen Bestellung, Lieferung und Rechnungstellung?

Funktionalitäten des RRZE-Kundenportals

Zugang zum Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Bereichsspezifische Zuständigkeiten können über Kundennummern abgebildet werden.

Die Anmeldung im RRZE-Kundenportal erfolgt mit IdM-Kennung.

Bestellung von Software

Software-Bestellungen sind nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen.

Die vom IT-Betreuungszentrum Innenstadt (IZI) betreuten Einrichtungen wenden sich vor jeder Software-Bestellung an den Helpdesk.

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

  • den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung
  • Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Lieferung von Software

Das RRZE verteilt Software per Download im Kommunikationsnetz der FAU. Zugang haben nur RRZE-Kontaktpersonen.

Voraussetzungen für den Software-Bezug vom RRZE sind:

  • die Benennung einer RRZE-Kontaktperson zum RRZE
  • eine Kontaktpersonen-Kennung
  • eine Bestellung über das RRZE-Kundenportal
    und
  • ein gültiger Software-Nutzungsvertrag mit dem RRZE.

Das RRZE richtet auf Antrag eine Kontaktpersonen-Kennung zur Betreuung einer oder mehrerer Einrichtungen ein. Unter dieser Kontaktpersonen-Kennung kann die Software, die auf dem LSD-Server des RRZE (Licensed Software Distribution) bereitgehalten wird, über das FAU-Kommunikationsnetz heruntergeladen werden.

Einrichtungen mit einem gültigen/aktiven Nutzungsvertrag erhalten weiterhin kostenlose Updates über die Vertragslaufzeit.

Rechnungstellung

Fragen zur Faktura und zu Rechnungen sind zu richten an: rrze-faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

  • erfolgt im Voraus oder nach Ablauf einer Laufzeit
  • bei Bedarf in bestimmten Intervallen
  • Bedarf an Rechnungszusätzen, die nicht über die vorhandenen Formularfelder eines Vertrags von der RRZE-Kontaktperson angegeben werden können, ist an software@fau.de zu melden.

RRZE-Kontaktperson: Ich bin zuständig für die Beschaffung von Softwarelizenzen in meiner Einrichtung. Welche Aufgaben gehören dazu?

Das RRZE hat IT-Beauftragte bestimmt, die als Bindeglieder zwischen dem RRZE und den FAU-Organisationseinheiten (Institute, Lehrstühle, Forschungsgruppen etc.) fungieren. Die RRZE-Kontaktperson ist innerhalb einer FAU-Organisationseinheit zuständig für die Beratung, Beantragung und Bearbeitung der Abrechnung, wenn kostenpflichtige Dienstleistungen des RRZE (mit Ausnahme von Webdienstleistungen) in Anspruch genommen werden.

Im Bereich Softwarelizenzen hat eine RRZE-Kontaktperson folgende Aufgaben:

  • Beratung bzgl. Software-Beschaffung und Beschaffung von Software-Nutzungsrechten über das RRZE
  • Verteilung der Software innerhalb einer FAU-Organisationseinheit / externen Einrichtung
  • Bearbeitung der Abrechnungen des RRZE über bereitgestellte Dienstleistungen und Software-Nutzungsrechte
  • enge Abstimmung mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R)
  • Information der Systembetreiber sowie der Nutzerinnen und Nutzer über die Lizenz- und Nutzungsbedingungen

Unterstützung findet die RRZE-Kontaktperson beim zuständigen IT-Betreuungszentrum und beim Software-Team.

Teilen Sie dem RRZE Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

RRZE-Kundenportal Rechnungen: Ich habe eine Rechnung erhalten und möchte den Empfänger ändern, weil jetzt ein anderer Lehrstuhl verantwortlich ist.

RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software

Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.

Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

RRZE-Kundenportal Rechnungen: Wo finde ich die gestellten Rechnungen zu meinen Kundennummern?

Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE veranlasst die Abrechnung von Dienstleistungen. RRZE-Kontaktpersonen wenden sich bei Fragen zur Abrechnung und zur Rechnungstellung per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem)

Gestellte Rechnungen zu einer Kundennummer (Kunu) sind jederzeit einsehbar: RRZE-Kundenportal - Meine Rechnungen. Download ist jederzeit möglich.

RRZE-Kundenportal Verträge: Ich möchte einen Vertrag einer anderen Kundennummer (Kunu) zuordnen. Was ist zu tun?

RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen am besten per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem).

Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software

Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.

Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

Wartung und Pflege von bestellter Software – Wie ist das geregelt?

Während der Vertragslaufzeit wird die Software gewartet. Fehlerkorrekturen, Updates und neue Versionen werden ohne zusätzliche Kosten angeboten. Das RRZE informiert die RRZE-Kontaktpersonen und in den aktuellen Meldungen auf der RRZE-Webseite über die Verfügbarkeit von neuen Versionen.

Richtlinien

Beschaffung von Software: Leitfaden

Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE beschafft die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software und stellt diese den Einrichtungen, Beschäftigten und Studierenden für die universitäre bzw. dienstliche Nutzung bereit.

Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE

Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab oder tritt überregionalen Rahmenverträgen bei.

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Richtlinien für die Beschaffung von Software

Für die FAU gilt folgendes Regelwerk:

Vorgehen bei der Beschaffung von Software durch universitäre Einrichtungen

Start: Vor einer Bestellung / vor einem Kauf von Software

(1)

Prüfung, ob das Nutzungsszenario bereits von einem Rahmen- oder Campusvertrag abgedeckt ist. Um unnötige Kosten zu vermeiden ist auch zu prüfen, ob eine bereits lizenzierte oder eine freie Alternative zum Wunschprodukt existiert.

  • Für die FAU: Einholen der Stellungnahme des RRZE zur Vorlage beim Referat H4 – Finanzbuchhaltung für IT-Beschaffungen, die nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können. Die Stellungnahme ist vor einer Bestellung / vor einem Kauf beim RRZE einzuholen.

(2)

Wenn keine RRZE-Verträge zum Wunschprodukt existieren:

  • Voraussetzung für den Abschluss eines Rahmen- oder Campusvertrags und somit Aufnahme in das Software-Angebot des RRZE ist ein hoher Mengenrabatt durch eine merkliche Anzahl Nutzerinnen und Nutzer. Spezialsoftware für einige wenige Rechner ist durch die universitäre Einrichtung unter Beachtung der Beschaffungsrichtlinien direkt zu beschaffen, sofern es nicht andere (z.B. wirtschaftliche, sicherheitstechnische) Gründe gibt, die Software doch vom RRZE beschaffen und betreiben zu lassen.
  • Es ist darauf zu achten, dass die Softwarelizenz in Organisationen (Zusätze wie z.B. „Enterprise“, „Pro“) bzw. an Universitäten (Zusätze wie z.B. „EDU“, „Academic“) eingesetzt werden darf/kann.

Wenn kein zentrales Angebot der benötigten Software vorhanden ist und Einrichtungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen Software selbst beschaffen oder installieren, dann sollten sie mit den Grundlagen im Umgang mit Lizenzen vertraut sein, damit sie

  • korrekt lizenzieren,
  • richtig beschaffen
  • lizenzrechtlich konform nutzen.

(3)

Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung nur auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist.

Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.

Ein Verkauf von Softwarelizenzen an Privatpersonen, die keine Studierenden sind, erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend über die Hochschule auch keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben.

Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden.

4)

Folgende Beschaffungswege sind für das zentrale RRZE-Softwareangebot eingerichtet:

  • Software für Beschäftigte für die dienstliche Nutzung: Software-Bestellungen sind gem. Preisliste nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen.
  • Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte: kostenloser Bezug und Download erfolgen über www.StudiSoft.de.

Software für Studierende

Beschaffung von Software: Leitfaden für Software mit Kollaborationstools und Cloud-Diensten

Empfehlungen zur Beschaffung von Software mit Kollaborationstools und Cloud-Diensten an der FAU

Vor der Beschaffung von Software

Die Lizenzbedingungen (und damit sowie mit dem Beschaffungsvorgang verbundene Dokumente) sind stets vor der Beschaffung sehr sorgfältig zu lesen. Dabei müssen die Rechte und Pflichten der Vertragspartner nicht nur hinsichtlich der Leistungserbringung, sondern auch hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz der Software sowie technischer Machbarkeit bewertet werden. Wichtige Fragen sind z.B.:

  • Standort des Cloud-Anbieters und der Server – Datenschutzrecht, dem der Cloud-Dienst unterliegt
  • Daten löschen, Nutzung beenden
  • Datenverschlüsselung in der Cloud
  • Konfiguration von Cloud-Diensten
  • Schutz vor Fremdzugriffen, auch vor Zugriff durch den Cloud-Anbieter
  • Sicherheitskennung.

Vor jeder Beschaffung von Software und Lizenzen sind die Einrichtungen der FAU gem. Beschaffungsrichtlinien verpflichtet, sich über evt. vorhandene Rahmenverträge und das zentrale Software-Angebot des RRZE zu informieren. Ist das gewünschte Software-Produkt nicht im Angebot, ist eine Anfrage an das RRZE per E-Mail an software@fau.de zu stellen. An diese E-Mail-Adresse können z.B. auch Fragen zu  Lizenzbedingungen gerichtet werden. Siehe auch weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung.

Ggf. ist die Software, die im weiteren Sinne auch ein IT-System darstellt, gem. IT-Richtlinie vom CIO zu genehmigen oder der Personalrat ist zu informieren. Es sind in jedem Fall Aspekte des Datenschutzes zu beachten, wenn Forschungs- und Arbeitsergebnisse sowie persönliche Daten von Mitarbeitern der FAU in fremden Clouds verarbeitet und gespeichert werden sollen.


Empfohlenes Vorgehen

  1. Prüfung der Lizenzbedingungen und Softwareinformationen auf Nutzungsrisiken und technische Machbarkeit, ggf. unter Einbindung des RRZE. Siehe auch weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung.
  2. Stellungnahme des RRZE zur Vorlage beim Referat H4 – Finanzbuchhaltung für IT-Beschaffungen, die nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können. Die Stellungnahme ist vor einer Bestellung / vor einem Kauf beim RRZE einzuholen.
  3. Beurteilung des Cloud-Nutzungsservices durch den Datenschutzbeauftragten der FAU
  4. Cloud-Services sind neue IT-Systeme, diese sind gemäß § 5 Abs. 4 CIO-Ordnung dem CIO-Gremium anzuzeigen, nachdem keine dem Einsatz entgegen stehenden schwerwiegenden Einwände des Datenschutzbeauftragten der FAU vorliegen.

Vor jeder Nutzung von Cloud-Diensten

Bevor eine Software mit angebundenen Kollaborationstools und Cloud-Services benutzt wird ist es ratsam, den Schutzbedarf der verarbeiteten Daten hinsichtlich Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität zu analysieren.

Zudem ist es wichtig zu wissen, wie einfach oder umständlich es ist, Daten wieder aus der Cloud zu entfernen. Denn das Löschen von Daten in der Cloud ist nicht so einfach wie zu Hause auf dem Rechner. Cloud-Anbieter speichern häufig mehrere Kopien der Dateien in verschiedenen Rechenzentren, um eine hohe Verfügbarkeit zu gewährleisten. Manche Anbieter behalten Daten auch nach einer Kündigung oder „Löschung“ noch für einige Zeit für den Fall, dass die Kündigung oder Löschung zurückgenommen wird (was oft genug vorkommt). Daher empfiehlt sich ein Blick in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Anbieters.

Zur Beachtung: Bereits das Testen einer Software mit angebundenen Kollaborationstools und Cloud-Services unterliegt den strengen Auflagen, weil bereits z.B. persönliche Daten verarbeitet werden würden.

  • Für personenbezogene Daten (sowohl mit dienstlichem als auch privatem Bezug) gelten die Bestimmungen des Datenschutzes. Auch Daten ohne Personenbezug können einen sehr hohen Schutzbedarf haben (zum Beispiel auf Grund von Geheimhaltungsvereinbarungen) oder weil andere rechtliche oder Vertraulichkeitsrisiken bestehen.
  • Ein Schutzbedarf im Einzelfall wird grundsätzlich hinsichtlich der möglichen Gefahren für Betroffene, die Hochschule und Dritte (Projektpartner) bestimmt. Entsprechend dieser Gefahren sind die drei Informationssicherheitsschutzziele Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit jeweils differenziert zu betrachten. Und entsprechend differenziert müssen Vorkehrungen zur Sicherheit der Daten getroffen werden. Im Zweifel fragen Sie nach (Datenschutzbeauftragte, Beauftragte der Informationssicherheit). Aus dem Schutzbedarf der Daten folgt zwingend die Eignung oder Nicht-Eignung zur Speicherung in der externen Cloud. Im Falle von mehreren in Frage kommenden Kategorien ist die mit dem jeweils höchsten Schutzbedarf zu wählen.

Beispielsweise kann die Kategorisierung wie in der Tabelle vorgenommen werden (u.a. auch von der Vertragsgestaltung mit dem Cloud-Anbieter abhängig).

Schutzbedarf Eignung
Daten ohne Schutzbedarf Für die Ablage und die Verarbeitung in Clouds geeignet
Daten mit normalem Schutzbedarf Für die Ablage und die Verarbeitung in Clouds geeignet, soweit keine anderslautenden Dienstanweisungen greifen

Verschlüsselung empfohlen

Daten mit hohem Schutzbedarf

 

Daten mit sehr hohem Schutzbedarf

keine Ablage und Verarbeitung in Clouds

  • Personalakten, besondere sachliche Verhältnisse von Beschäftigten
  • sensible personenbezogene Daten (Gesundheitsbezug, Herkunft, politische Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit, sexuelle Orientierung, biometrische Daten, besondere sachliche Verhältnisse)
  • Haushalts- und Finanzdaten
  • Prüfungswesen (Gutachten und Korrekturen)
  • Technische Daten (Baupläne sensibler Räume, Netzwerkpläne)
  • Forschungsdaten, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind, soweit nicht normaler Schutzbedarf

Weitere Informationen sind auf der Themenseite zu finden:

Software mit Cloud-Diensten – Kollaborationstools

Compliance: Wieviel Lizenzen benötige ich, damit meine Rechner korrekt lizenziert sind?

Unabhängig davon, ob Lizenzen zentral über das RRZE oder selbst über die Einrichtung beschafft werden, muss die Anzahl beschaffter Lizenzen dem tatsächlichen Bedarf und dem tatsächlichen Nutzungszweck entsprechen. Das nennt man „Compliance“.

  • Unterlizenzierung (zu wenige Lizenzen) ist nicht gestattet, weil damit gegen Lizenzverträge verstoßen wird.
  • Überlizenzierung (zu viele Lizenzen) ist zu vermeiden, weil damit gegen die allgemeinen Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie die weiteren haushaltsrechtlichen Bestimmungen verstoßen wird.
  • Lizenzverträge sind ohne Ausnahme einzuhalten. Letztlich ist entscheidend, dass sich die Benutzer:innen „compliant“ verhalten, das heißt, sich an die Vorgaben halten. Das RRZE erstellt deshalb produkt- und zielgruppenspezifische Anleitungen und informiert über zusätzlich zu den in IT-Richtlinien festgehaltenen Pflichten.

Allgemeine Regeln

Jede installierte Software definiert unabhängig von der Nutzungsabsicht einen Lizenzbedarf.

  • Jede Installation von Software auf einem Gerät einer Hochschule setzt voraus, dass die Nutzung den Bedingungen des Rechteinhabers entspricht. Wenn Software installiert oder per Softwareverteilung angefordert wird, muss die Nutzung durch Lizenzverträge abgedeckt sein.
  • Die Hochschulen sind als Lizenznehmer verpflichtet, zu jeder Zeit die korrekte Lizenzierung der eingesetzten Produkte nachweisen zu können. In den meisten Lizenzverträgen zu proprietärer Software werden sogenannte Audit-Rechte eingeräumt, die dem Hersteller erlauben, die Einhaltung seiner Nutzungsbedingungen zu prüfen.
  • Die meiste Software ist ausschließlich zur akademischen Nutzung in Forschung und Lehre an den berechtigten Hochschulen lizenziert. Die engeren Bestimmungen hängen vom Hersteller ab, meist gilt aber, dass keine Gewinnerzielungsabsicht (nicht-kommerziell) hinter der Nutzung stehen darf. Teilweise ist auch der Einsatz zum Betrieb der hochschuleigenen Infrastruktur und in der Hochschulverwaltung ausgenommen.
  • Test-Installationen sind nur zulässig, wenn der Lizenzgeber dies explizit erlaubt – und auch nur im erlaubten Umfang. Dabei darf die eingeräumte Testdauer nicht überschritten werden.
  • Software, deren Lizenz nicht dauerhaft gilt, ist rechtzeitig und spätestens mit Fristablauf zu deinstallieren.

(siehe auch weitere Informationen zum korrekten Lizenzieren)

Die Nutzungsbedingungen zu den Softwareprodukten des RRZE sind zu finden auf den Informationsseiten rund um das Softwareangebot des RRZE und für die Weitergabe an die Benutzer:innen immer zusammen mit der produktspezifischen Bereitstellung:

  • Software-Server LSD (dienstliche Nutzung); zugangsbeschränkt auf RRZE-Kontaktpersonen
  • Software-Portal StudiSoft (Software für Studierende und zur Nutzung auf Privatgeräten); zugangsbeschränkt auf Angehörige berechtigter Hochschulen

Nutzungsbedingungen: Sichere Nutzung von Cloud-Diensten (BSI Mindeststandards)

Quelle: BSI


Wie können öffentliche und dienstliche Daten unterschieden werden?

Bei der „Öffentlichkeit“ und „Dienstlichkeit“ von Daten handelt es sich um voneinander unabhängige Eigenschaften von Daten. Vier verschiedene Kombinationen sind hier möglich:

  • dienstlich/öffentlich
  • dienstlich/nicht-öffentlich
  • nicht-dienstlich/öffentlich
  • nicht-dienstlich/nicht-öffentlich

Wenn dienstliche Daten in einem externen Cloud-Dienst verarbeitet werden, ist der BSI-Mindeststandard immer anzuwenden, unabhängig davon, ob die Daten öffentlich sind oder nicht. Auch bei öffentlichen Daten bestehen in der Regel Anforderungen an ihre Integrität und Verfügbarkeit. Ggf. können die individuellen Schutzmaßnahmen geringer ausfallen als bei nicht-öffentlichen Daten, dies muss jedoch im Rahmen des Mindeststandardprozesses entschieden und begründet werden.

Die Tabelle gibt einen Überblick, welche Auswirkungen die verschiedenen Kombinationen jeweils auf die Gültigkeit des Mindeststandards haben.

Zugänglichkeit dienstliche Daten keine dienstlichen Daten
öffentlich
  • Mindeststandard ist anzuwenden
  • i.d.R. Datenkategorie 4 (sonstige Daten)
  • ggf. kann begründet werden, dass Risiken durch die Cloud-Nutzung minimal sind
Mindeststandard optional
nicht öffentlich
  • Mindeststandard ist anzuwenden
  • alle Datenkategorien möglich
  • Anforderungen müssen bedarfsgerecht festgelegt werden
Mindeststandard optional

Ist mein Cloud-Dienst im Sinne des Mindeststandards des BSI?

Die BSI-Definition für Cloud-Dienste ist zu finden unter: Cloud Computing Grundlagen. Beispiele und weitere Hinweise zur Abgrenzung erhält man darüber hinaus in den Umsetzungshinweisen zum Mindeststandard.


Weitere Informationen sind auf der Themenseite zu finden:

Software mit Cloud-Diensten – Kollaborationstools

 

Nutzungsbedingungen: Was bedeutet dienstliche Nutzung von Software?

Rahmenbedingungen für die dienstliche Nutzung von Software

  1. Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt an der FAU unter Beachtung der Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R).
  2. Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt unter Beachtung der Lizenzbedingungen des Softwareherstellers bzw. Rechteinhabers. Im Vordergrund steht die Nutzung im akademischen Umfeld zum Zweck von Forschung und Lehre. Der Einsatz zu privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen – und wäre im Rahmen der Dienstvorschriften auch nicht erlaubt.
  3. Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen. Die Nutzung für den Betrieb einer Hochschule, d.h. für eigene „kommerzielle“ Zwecke einer akademischen Einrichtung, ist in den Lizenzbedingungen von entsprechender Software ausdrücklich festgehalten. Die Nutzung im Rahmen von Forschungsprojekten mit kommerziellen (Teil-)Zielen ist stets sorgfältig zu prüfen. Im Zweifel sind Anfragen an software@fau.de zu richten.
  4. Software zur dienstlichen Nutzung ist grundsätzlich nicht für die Installation und Nutzung auf Privatgeräten von Beschäftigten vorgesehen. Dies gilt auch für Lizenzen mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use). Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal StudiSoft.
  5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.
  6. Software-Produkte werden vom RRZE unter Abschluss eines Nutzungsvertrags weitergegeben. Die Weitergabe erfolgt nach Bedarf an alle Einrichtungen der FAU und – soweit lizenzrechtlich möglich – an die dem RRZE angeschlossenen Regionalpartner (siehe „LB=Lizenzbereich“ in der Preisliste).
  7. Das Universitätsklinikum Erlangen versorgt sich selbst mit Software, soweit keine campusübergreifenden oder Rahmenverträge unter Einbeziehung des Universitätsklinikums geschlossen worden sind. Die Weitergabe erfolgt dann ebenfalls unter Abschluss eines Nutzungsvertrags und gem. Preisliste.
  8. Der Software-Nutzungsvertrag erlaubt die Nutzung des Produkts in der im Vertrag angegebenen Anzahl von Lizenzen und über die festgelegte Laufzeit. Nach Ablauf der angegebenen Laufzeit darf das Produkt nicht mehr benutzt werden, alle zugehörigen Dateien müssen gelöscht werden. Die Rückgabe von Lizenzen wird im RRZE-Kundenportal dokumentiert.

Wenn universitäre Einrichtungen Softwarebeschaffungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen tätigen, dann müssen sie die Software

  • korrekt lizenzieren
  • richtig beschaffen
  • lizenzrechtlich konform nutzen.

Siehe weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung und Nutzung von Software.

Nutzungsbedingungen: Was bedeutet Home Use-Recht von Software?

Bedingungen für die Nutzung von Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte

  • Die Software darf nur von Studierenden und Beschäftigten der berechtigten Hochschulen (siehe Lizenzbereich LB = S, B) eingesetzt werden.
  • Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen.
  • Der Zweck der Nutzung ist auf universitäre Zwecke bezogen, das heißt für Forschung, Lehre und Lernen sowie darauf bezogene dienstliche Aufgaben der berechtigten Hochschulangehörigen. Die private Nutzung und die Nutzung für andere außeruniversitäre Zwecke ist nicht erlaubt. Das bekannte Stichwort „Home Use“ bezeichnet zunächst einmal nur den Nutzungsort („zuhause“), aber nicht den Zweck.
  • Die Software darf nur auf einem (1) Privatrechner installiert und genutzt werden.
  • Die Software darf nicht an Dritte weitergegeben werden.
  • Der Nutzungsvertrag mit Studierenden erlischt mit der Exmatrikulation.
  • Das Home Use-Recht von Beschäftigten endet mit Beschäftigungsende.
  • Nach Beendigung des Nutzungsvertrags muss die Software vom Privatgerät gelöscht/deinstalliert werden und darf nicht mehr eingesetzt werden.
  • Bezug und Download der Software für Studierende und des dienstlichen Zweitnutzungsrechts (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software für Studierende mit Home Use-Recht

Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben.

Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Darüber hinaus gibt es für Studierende häufig kostenlose oder vergünstigte Herstellerlizenzen direkt vom Hersteller bzw. im Fachhandel.

Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software mit dienstlichem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftliche Beschäftigte der FAU

Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden.

  • Wissenschaftlich Beschäftigte müssen bei kostenpflichtiger Software immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.

Der Softwarekatalog enthält sog. Home Use-Produkte für Beschäftigte, für die der Lizenzgeber ein erweitertes Nutzungsrecht eingeräumt hat. Softwarelizenzen für wissenschaftlich Beschäftigte, die ein dienstliches Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) ermöglichen, werden nicht gesondert bepreist, sondern im Rahmen der Basislizenzkosten abgegeben.

Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Nutzungsbedingungen: Was ist an der FAU bei Nutzung von Software mit Cloud-Services, Cloudspeicherdiensten und angebundenen Kollaborationstools zu beachten?

Rahmenbedingungen für die Benutzung von Cloudspeicherdiensten an der FAU

1. Die Nutzung der Cloudspeicherdienste erfolgt unter Beachtung der Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R), § 4 Rechte und Pflichten der Nutzerinnen und Nutzer Nr. 8.

2. Die Nutzung der Software mit angebundenen Cloudspeicherdiensten erfolgt unter Beachtung der Lizenzbedingungen des Softwareherstellers. Zumeist ist der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen.

3. Die Nutzung der Cloudspeicherdienste erfolgt unter Beachtung sämtlicher Vorschriften und Regelungen zum Sozialdatenschutz (§67 Abs. 1 SGB X; §80 SGB X), Personalaktenrecht (Art. 104 BayBG; Art. 108 BayBG), Steuerrecht (§146 AO), Urheberrecht (§60a UrhG), Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (§203 StGB), Telemedienrecht, Archivrecht sowie der Regelungen zur ordnungsgemäßen Aktenführung.

4. Es ist deshalb untersagt, die Cloudspeicherdienste für Daten mit folgenden Informationen zu nutzen:
a) Daten, die Informationen enthalten, die bei Veröffentlichung oder Verlust zu einem Schaden oder einer Haftung der FAU führen können, sowie personenbezogene Daten, für die die Einhaltung der Vorschriften des Datenschutzes oder die Erfüllung der Informationspflichten nicht sichergestellt werden können. Im Regelfall sind solche Daten nur solchen Mitgliedern der FAU zugänglich, deren Kenntnis regelmäßig zur Bearbeitung der betreffenden Information und des damit zusammenhängenden Vorgangs zwingend erforderlich ist (vertrauliche Daten).
Beispiele hierfür sind:

  • Personenbezogene Daten (Anwesenheitslisten oder Listen von Teilnehmern einer Veranstaltung)
  • Reise- oder Lohnabrechnungen (Finanzdaten, Sozialdaten, Daten mit Bezug zur Personalakte)
  • Forschungsdaten, die nicht ohnehin für die Öffentlichkeit bestimmt sind
  • Technische Daten (Baupläne sensibler Räume, Netzwerkpläne)
  • Geschützte Daten (Krankmeldungen, Zeugnisentwürfe, Studienarbeiten, Verträge, „Veraktetes“)
  • Prüfungswesen (Gutachten und Korrekturen)

b) Daten, die Informationen enthalten, bei denen die unberechtigte Einsichtnahme verhindert werden muss. Dazu zählen insbesondere aufgrund vertraglicher Verpflichtung geheim zu haltende Informationen oder Informationen, die der Verschwiegenheitspflicht unterfallen. Im Regelfall sind Daten mit solchen Informationen ausschließlich einem durch den/die Informationseigentümer/-in vorab definierten und dokumentierten Personenkreis zugänglich (streng vertrauliche Daten).

Dies umfasst beispielsweise Daten aus der Zusammenarbeit mit Dritten (staatliche Einrichtungen, Forschungseinrichtungen, Unternehmen) aus einer dienstlichen oder vertraglichen Verpflichtung.

5. Um den unbeabsichtigten Verlust von vertrauenswürdigen Informationen zu vermeiden, werden Daten im Zweifelsfall als Daten mit vertraulicher Information nach 3. oder 4. eingestuft und eignen sich damit nicht für die Speicherung in Cloudspeichern.

6. Werden Dateien mit anderen geteilt, sind die erforderlichen Freigaben auf das Notwendige zu beschränken und regelmäßig zu überprüfen.

7. Im Cloudspeicherdienst abgelegte und weiterhin benötigte Daten sind vom Benutzer oder der Benutzerin vor Ausscheiden aus der FAU eigenverantwortlich zu sichern und ggf. in universitären Speicherdiensten abzulegen. Eine Unterstützung bei der Migration der Daten kann die FAU resp. RRZE aus technischen Gründen (fehlende Zugriffsrechte) nicht leisten.

8. Es sind in diesem Zusammenhang die vom universitären Standard abweichenden Löschfristen des Auftragsverarbeiters (nach Vertragsende/Exmatrikulation) zu beachten.

9. Die FAU haftet unbeschadet der Regelungen der DSGVO oder anderer gesetzlicher Regelungen nicht für verloren gegangene Daten, insbesondere auch nicht für den Verlust von Daten, der durch das Ausscheiden einer Person aus der FAU entsteht. Eine standardmäßige Sicherung (Backup) der in externen Cloudspeicherdiensten abgelegten Daten durch die FAU erfolgt nicht.


Weitere Informationen sind auf der Themenseite zu finden:

Software mit Cloud-Diensten – Kollaborationstools

RRZE-Kontaktperson: Ich bin zuständig für die Beschaffung von Softwarelizenzen in meiner Einrichtung. Welche Aufgaben gehören dazu?

Das RRZE hat IT-Beauftragte bestimmt, die als Bindeglieder zwischen dem RRZE und den FAU-Organisationseinheiten (Institute, Lehrstühle, Forschungsgruppen etc.) fungieren. Die RRZE-Kontaktperson ist innerhalb einer FAU-Organisationseinheit zuständig für die Beratung, Beantragung und Bearbeitung der Abrechnung, wenn kostenpflichtige Dienstleistungen des RRZE (mit Ausnahme von Webdienstleistungen) in Anspruch genommen werden.

Im Bereich Softwarelizenzen hat eine RRZE-Kontaktperson folgende Aufgaben:

  • Beratung bzgl. Software-Beschaffung und Beschaffung von Software-Nutzungsrechten über das RRZE
  • Verteilung der Software innerhalb einer FAU-Organisationseinheit / externen Einrichtung
  • Bearbeitung der Abrechnungen des RRZE über bereitgestellte Dienstleistungen und Software-Nutzungsrechte
  • enge Abstimmung mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R)
  • Information der Systembetreiber sowie der Nutzerinnen und Nutzer über die Lizenz- und Nutzungsbedingungen

Unterstützung findet die RRZE-Kontaktperson beim zuständigen IT-Betreuungszentrum und beim Software-Team.

Teilen Sie dem RRZE Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.

RRZE-Kontaktpersonen Sprechstunde

Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE bietet für RRZE-Kontaktpersonen regelmäßig und nach Bedarf

  • offene Sprechstunden
  • Support zur Bedienung des RRZE-Kundenportals für die Bestellung von dienstlichen Lizenzen sowie
  • individuelle Beratung zu Beschaffungs- und Lizenzfragen von Software an.

Im Veranstaltungskalender des RRZE sind die Termine für die offene Sprechstunde vermerkt: https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/veranstaltungskalender/.

Rückgabe

RRZE-Kundenportal Kündigung: Ich habe Softwarelizenzen vom RRZE und benötige diese nicht mehr. Wie und wann kann ein Nutzungsvertrag für Softwarelizenzen gekündigt werden?

Mit dem RRZE geschlossene Nutzungsverträge für Softwarelizenzen sind über ein Produkt, eine bestimmte Anzahl und eine bestimmte Laufzeit definiert. Ein Nutzungsvertrag endet durch

  • Zeitablauf
  • durch Kündigung (universitäre Einrichtung)
  • durch Rückruf (RRZE)

Automatische Verlängerung von Nutzungsverträgen

Nutzungsverträge verlängern sich bei dauerhaft vorrätigen Produkten im Standard automatisch zum Ende der Laufzeit, sofern der Nutzungsvertrag nicht durch die universitäre Einrichtung beendet bzw. die Lizenz zurückgegeben wird.

Frühzeitig regelmäßig werden RRZE-Kontaktpersonen per automatisch generierter E-Mail aus dem RRZE-Kundenportal über demnächst zur Verlängerung anstehende Nutzungsverträge informiert.

RRZE-Kontaktpersonen haben folgende Optionen:

  1. Der Nutzungsvertrag soll in gleicher Anzahl Lizenzen und Laufzeit verlängert werden. – Es ist nichts zu tun.
  2. Der Nutzungsvertrag soll in veränderter Anzahl Lizenzen (weniger oder mehr) und/oder Laufzeit (kürzer oder länger) fortgeführt werden. – Im Kundenportal kann innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende eine angepasste Bestellung vorgenommen werden.
    RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Plus-Zeichen am Vertrag, und dann weiter wie bei Bestellen
  3. Ist die Verlängerung nicht gewünscht, kann die Lizenz (Gesamtanzahl) innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende zum Laufzeitende zurückgegeben werden. Der Nutzungsvertrag endet mit der Rückgabe.
    RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Drucken-Zeichen am Vertrag führt zu Formular (Bildschirmausgabe)

RRZE-Kundenportal Meine Lizenzen

Sonderfall keine automatische Verlängerung: Nutzungsverträge, deren Laufzeitende auf das Rahmenvertragsende gesetzt ist

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann jedoch aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Gibt es einen Anschlussrahmenvertrag für die zugehörigen Nutzungsverträge, schaltet das RRZE die Verträge unter den neuen Bedingungen zur Bestellung frei (ggf. angepasster Preis oder Produktveränderungen) und informiert die RRZE-Kontaktpersonen, dass Bestellungen im RRZE-Kundenportal erfolgen können.

Sonderfall keine automatische Verlängerung: sonstige Nutzungsverträge

Individuelle Vereinbarungen sind mit dem Software-Team persönlich abzustimmen. Dazu gehören an der FAU auch CIP/WAP-Verträge.

Die Rückgabe von Lizenzen

wird über das RRZE-Kundenportal mittels Formular (Bildschirmausgabe) eingeleitet. Das Formular ist unterzeichnet an software@fau.de zu senden (papierloses Verfahren; ggf. erzeugte Papierdokumente verbleiben an der Einrichtung). Die Rückgabe wird vom Software-Team im RRZE-Kundenportal eingetragen und ist für die RRZE-Kontaktperson erkennbar.

Der Rückruf von Lizenzen

wird vom RRZE für den (seltenen) Fall veranlasst, dass der mit dem Lizenzgeber geschlossene Vertrag aus irgendeinem Grund wegfällt und das RRZE keine Lizenzen mehr zur Verfügung hat. Vorausbezahlte Lizenzgebühren werden den universitären Einrichtungen über die Restlaufzeiten der Nutzungsverträge  gutgeschrieben.

Software-Anfragen

0 Software Anfragen: Wichtige Hinweise für RRZE-Kontaktpersonen

Aus Sicherheitsgründen werden Software-Anfragen nur an Hochschul-E-Mail-Adressen beantwortet.
Anfragen mit dem Absender der Hochschul-E-Mail-Adresse sind zu senden an: software@fau.de

Probleme?

Detaillierte Problembeschreibung ist per E-Mail mit der Hochschul-E-Mail-Adresse zu senden an: software@fau.de

Damit die Anfrage schnell beantwortet und das Problem zufriedenstellend gelöst werden kann, sind unbedingt folgende Angaben erforderlich:

  • Betreff: Software-Produktname und markantes Stichwort
  • Vor- und Nachname, IdM-Benutzerkennung (möglichst vollständige E-Mail-Signatur mit Angabe der Einrichtung)
  • RRZE-Kontaktpersonen geben immer die Kundennummer(n) an, wenn Fragen zu Lizenzen/Nutzungsverträgen gestellt werden sowie die Kontaktpersonenkennung bei Fragen zum Download
  • Eine E-Mail-Anfrage pro Software-Produkt, Thema oder Problem erleichtert die Bearbeitung und verringert die Antwortdauer.
  • Screenshots sind hilfreich, aber möglichst nicht in den E-Mail-Text einzubinden, sondern als Anhang zu senden.

0 Software Anfragen: Wichtige Hinweise für Studierende und Beschäftigte der FAU

Aus Sicherheitsgründen werden Software-Anfragen nur an Hochschul-E-Mail-Adressen der FAU beantwortet.
Anfragen mit dem Absender der Hochschul-E-Mail-Adresse der FAU sind zu senden an: software@fau.de

Studierende und Beschäftigte anderer Hochschulen (nicht FAU) wenden sich an ihr Hochschulrechenzentrum.

Die Funktionalität der Hochschul-E-Mail-Adresse ist zu testen, indem eine E-Mail an diese geschickt und der Eingang geprüft wird.

Falls eine Weiterleitung von der Hochschul-E-Mail-Adresse an eine andere E-Mail-Adresse eingerichtet ist, muss sichergestellt sein, dass

  • E-Mails an der Hochschul-E-Mail-Adresse tatsächlich ankommen.
  • E-Mails von software@fau.de nicht im Spam-Ordner landen.

Der Softwarekatalog für Studierende und Beschäftigte ist auf der RRZE-Webseite unter Software für Home Use sowie unter Software für die dienstliche Nutzung einschließlich der Informationen zu lizenzrechtlichen und technischen Voraussetzungen, Benutzerkennung, Download-Informationen etc. zu finden.

Probleme?

Detaillierte Problembeschreibung ist per E-Mail mit der Hochschul-E-Mail-Adresse zu senden an: software@fau.de

Damit die Anfrage schnell beantwortet und das Problem zufriedenstellend gelöst werden kann, sind unbedingt folgende Angaben erforderlich:

0 Software Requests: Advice for Students and Staff

Send requests concerning software to: software@fau.de.
Due to policies we answer only to university e-mail addresses.

Test your university e-mail address by sending an e-mail to it.

  • check inbox
  • check spam folder

Software products for use by students and staff are listed here: Software for Home Use and Software for official use (conditions, user account, download information etc.).

Problems?

Send an e-mail with detailed problem description to: software@fau.de

In order to answer questions or solve problems quickly, the following information is required:

1 Software Anfragen: Test IP-Adresse und Hochschulnetz

Ist mein Rechner mit einem der berechtigten Hochschulnetze verbunden?

Für Downloads, die das RRZE anbietet, muss das Ergebnis wie folgt lauten:

  • Softwarelizenzen: „Sie kommen aus dem Netz der FAU und sind zum Download berechtigt.“

 

1 Software Requests: Test of IP address and university network access

Is my computer connected to one of the authorized networks?

For downloads offered by RRZE the result must be:

  • Softwarelizenzen (software licenses): „Sie kommen aus dem Netz der FAU und sind zum Download berechtigt.“ (You are connected to the network and authorised to download.)

2 Software Anfragen: Aussagekräftige Problem- und Fehlerbeschreibung

Für die zügige Beantwortung Ihrer Fragen und die Lösung von technischen Problemen benötigen wir die folgenden Kerninformationen, die Sie bitte mit Ihren Anfragen an software@fau.de senden:

Download-Probleme

Bei Internet-Zugang via VPN/DSL:

Installations- und Anwendungsprobleme

  • Hardware und Betriebssystem (Windows: rechte Maustaste+Arbeitsplatz > Eigenschaften > Allgemein)
  • Software-Produkt: Name, Version, Update-Version, Sprache
  • Problem-/Fehlerbeschreibung: Wo, wann, bei welcher Funktion (Screenshot, Fehlertext anfügen)
  • Test der IP-Adresse und des Hochschulnetzes (s. o.)

Probleme mit der Benutzerkennung und der E-Mail-Adresse

  • Studierende und Beschäftigte der FAU wenden sich an eine der RRZE-Service-Theken.
  • Studierende und Beschäftigte anderer Hochschulen wenden sich an ihr Hochschulrechenzentrum.

2 Software Requests: Detailed Description of Software Problem

In order to answer your questions and solve technical problems quickly, we need the following core information, which you should send with your requests to software@fau.de:

Download Problems

For internet access via VPN / DSL:

Installation and Application Problems

  • hardware and operating system (Windows: Right mapping + workspace> properties> general)
  • software product: name, version, update version, language
  • problem / error description: where, when, at which application function (screenshot, add error text)
  • testing IP address and university network access

Problems with user ID and e-mail address

  • FAU students and staff contact one of the RRZE service helpdesks.
  • Students and staff of other universities contact their university computing center.

RRZE-Kontaktpersonen Sprechstunde

Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE bietet für RRZE-Kontaktpersonen regelmäßig und nach Bedarf

  • offene Sprechstunden
  • Support zur Bedienung des RRZE-Kundenportals für die Bestellung von dienstlichen Lizenzen sowie
  • individuelle Beratung zu Beschaffungs- und Lizenzfragen von Software an.

Im Veranstaltungskalender des RRZE sind die Termine für die offene Sprechstunde vermerkt: https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/veranstaltungskalender/.

Software-Probleme

0 Software Anfragen: Wichtige Hinweise für RRZE-Kontaktpersonen

Aus Sicherheitsgründen werden Software-Anfragen nur an Hochschul-E-Mail-Adressen beantwortet.
Anfragen mit dem Absender der Hochschul-E-Mail-Adresse sind zu senden an: software@fau.de

Probleme?

Detaillierte Problembeschreibung ist per E-Mail mit der Hochschul-E-Mail-Adresse zu senden an: software@fau.de

Damit die Anfrage schnell beantwortet und das Problem zufriedenstellend gelöst werden kann, sind unbedingt folgende Angaben erforderlich:

  • Betreff: Software-Produktname und markantes Stichwort
  • Vor- und Nachname, IdM-Benutzerkennung (möglichst vollständige E-Mail-Signatur mit Angabe der Einrichtung)
  • RRZE-Kontaktpersonen geben immer die Kundennummer(n) an, wenn Fragen zu Lizenzen/Nutzungsverträgen gestellt werden sowie die Kontaktpersonenkennung bei Fragen zum Download
  • Eine E-Mail-Anfrage pro Software-Produkt, Thema oder Problem erleichtert die Bearbeitung und verringert die Antwortdauer.
  • Screenshots sind hilfreich, aber möglichst nicht in den E-Mail-Text einzubinden, sondern als Anhang zu senden.

0 Software Anfragen: Wichtige Hinweise für Studierende und Beschäftigte der FAU

Aus Sicherheitsgründen werden Software-Anfragen nur an Hochschul-E-Mail-Adressen der FAU beantwortet.
Anfragen mit dem Absender der Hochschul-E-Mail-Adresse der FAU sind zu senden an: software@fau.de

Studierende und Beschäftigte anderer Hochschulen (nicht FAU) wenden sich an ihr Hochschulrechenzentrum.

Die Funktionalität der Hochschul-E-Mail-Adresse ist zu testen, indem eine E-Mail an diese geschickt und der Eingang geprüft wird.

Falls eine Weiterleitung von der Hochschul-E-Mail-Adresse an eine andere E-Mail-Adresse eingerichtet ist, muss sichergestellt sein, dass

  • E-Mails an der Hochschul-E-Mail-Adresse tatsächlich ankommen.
  • E-Mails von software@fau.de nicht im Spam-Ordner landen.

Der Softwarekatalog für Studierende und Beschäftigte ist auf der RRZE-Webseite unter Software für Home Use sowie unter Software für die dienstliche Nutzung einschließlich der Informationen zu lizenzrechtlichen und technischen Voraussetzungen, Benutzerkennung, Download-Informationen etc. zu finden.

Probleme?

Detaillierte Problembeschreibung ist per E-Mail mit der Hochschul-E-Mail-Adresse zu senden an: software@fau.de

Damit die Anfrage schnell beantwortet und das Problem zufriedenstellend gelöst werden kann, sind unbedingt folgende Angaben erforderlich:

0 Software Requests: Advice for Students and Staff

Send requests concerning software to: software@fau.de.
Due to policies we answer only to university e-mail addresses.

Test your university e-mail address by sending an e-mail to it.

  • check inbox
  • check spam folder

Software products for use by students and staff are listed here: Software for Home Use and Software for official use (conditions, user account, download information etc.).

Problems?

Send an e-mail with detailed problem description to: software@fau.de

In order to answer questions or solve problems quickly, the following information is required:

1 Software Anfragen: Test IP-Adresse und Hochschulnetz

Ist mein Rechner mit einem der berechtigten Hochschulnetze verbunden?

Für Downloads, die das RRZE anbietet, muss das Ergebnis wie folgt lauten:

  • Softwarelizenzen: „Sie kommen aus dem Netz der FAU und sind zum Download berechtigt.“

 

1 Software Requests: Test of IP address and university network access

Is my computer connected to one of the authorized networks?

For downloads offered by RRZE the result must be:

  • Softwarelizenzen (software licenses): „Sie kommen aus dem Netz der FAU und sind zum Download berechtigt.“ (You are connected to the network and authorised to download.)

2 Software Anfragen: Aussagekräftige Problem- und Fehlerbeschreibung

Für die zügige Beantwortung Ihrer Fragen und die Lösung von technischen Problemen benötigen wir die folgenden Kerninformationen, die Sie bitte mit Ihren Anfragen an software@fau.de senden:

Download-Probleme

Bei Internet-Zugang via VPN/DSL:

Installations- und Anwendungsprobleme

  • Hardware und Betriebssystem (Windows: rechte Maustaste+Arbeitsplatz > Eigenschaften > Allgemein)
  • Software-Produkt: Name, Version, Update-Version, Sprache
  • Problem-/Fehlerbeschreibung: Wo, wann, bei welcher Funktion (Screenshot, Fehlertext anfügen)
  • Test der IP-Adresse und des Hochschulnetzes (s. o.)

Probleme mit der Benutzerkennung und der E-Mail-Adresse

  • Studierende und Beschäftigte der FAU wenden sich an eine der RRZE-Service-Theken.
  • Studierende und Beschäftigte anderer Hochschulen wenden sich an ihr Hochschulrechenzentrum.

2 Software Requests: Detailed Description of Software Problem

In order to answer your questions and solve technical problems quickly, we need the following core information, which you should send with your requests to software@fau.de:

Download Problems

For internet access via VPN / DSL:

Installation and Application Problems

  • hardware and operating system (Windows: Right mapping + workspace> properties> general)
  • software product: name, version, update version, language
  • problem / error description: where, when, at which application function (screenshot, add error text)
  • testing IP address and university network access

Problems with user ID and e-mail address

  • FAU students and staff contact one of the RRZE service helpdesks.
  • Students and staff of other universities contact their university computing center.

RRZE-Kontaktpersonen Sprechstunde

Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE bietet für RRZE-Kontaktpersonen regelmäßig und nach Bedarf

  • offene Sprechstunden
  • Support zur Bedienung des RRZE-Kundenportals für die Bestellung von dienstlichen Lizenzen sowie
  • individuelle Beratung zu Beschaffungs- und Lizenzfragen von Software an.

Im Veranstaltungskalender des RRZE sind die Termine für die offene Sprechstunde vermerkt: https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/veranstaltungskalender/.

Software-Support

+++ Aktuelle Software-Meldungen +++

RRZE-Newsletter

Beschäftigte und RRZE-Kontaktpersonen, aber auch Studierende erhalten auf Wunsch regelmäßig Post vom RRZE.

RRZE-NewsletteranmeldungIm RRZE-Newsletter gibt es immer auch die Meldungen über aktuelle Entwicklungen im Softwarebereich. Von Produktneuheiten über Preisänderungen bis hin zu geplanten Beschaffungen und Campusverträgen sowie technischen Entwicklungen werden aktuelle Informationen für die Softwarekunden des RRZE zusammengestellt.


Meldungen des RRZE

https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/meldungen/

Filter nur Software-Meldungen: https://www.rrze.fau.de/category/software/

  • Update-Service, Wartungen, wichtige RRZE-Mitteilungen

RRZE-Kontaktpersonen

Kontaktpersonen-Online-Sprechstunde

Sprechen Sie mit dem Software-Team persönlich in der offenen Sprechstunde. Jeden 3. Donnerstag im Monat.

Produktspezifische Informationen zu aktiven Nutzungsverträgen per E-Mail

z.B. Wartungen & Updates, geplante Veränderungen

Erinnerungsservice des RRZE-Kundenportals

über demnächst ablaufende Nutzungsverträge per E-Mail an die Bestellperson. Zur Unterstützung der effektiven Verwaltung von Lizenzen und Nutzungsverträgen.


Weitere Informationsquellen

0 Software Anfragen: Wichtige Hinweise für RRZE-Kontaktpersonen

Aus Sicherheitsgründen werden Software-Anfragen nur an Hochschul-E-Mail-Adressen beantwortet.
Anfragen mit dem Absender der Hochschul-E-Mail-Adresse sind zu senden an: software@fau.de

Probleme?

Detaillierte Problembeschreibung ist per E-Mail mit der Hochschul-E-Mail-Adresse zu senden an: software@fau.de

Damit die Anfrage schnell beantwortet und das Problem zufriedenstellend gelöst werden kann, sind unbedingt folgende Angaben erforderlich:

  • Betreff: Software-Produktname und markantes Stichwort
  • Vor- und Nachname, IdM-Benutzerkennung (möglichst vollständige E-Mail-Signatur mit Angabe der Einrichtung)
  • RRZE-Kontaktpersonen geben immer die Kundennummer(n) an, wenn Fragen zu Lizenzen/Nutzungsverträgen gestellt werden sowie die Kontaktpersonenkennung bei Fragen zum Download
  • Eine E-Mail-Anfrage pro Software-Produkt, Thema oder Problem erleichtert die Bearbeitung und verringert die Antwortdauer.
  • Screenshots sind hilfreich, aber möglichst nicht in den E-Mail-Text einzubinden, sondern als Anhang zu senden.

0 Software Anfragen: Wichtige Hinweise für Studierende und Beschäftigte der FAU

Aus Sicherheitsgründen werden Software-Anfragen nur an Hochschul-E-Mail-Adressen der FAU beantwortet.
Anfragen mit dem Absender der Hochschul-E-Mail-Adresse der FAU sind zu senden an: software@fau.de

Studierende und Beschäftigte anderer Hochschulen (nicht FAU) wenden sich an ihr Hochschulrechenzentrum.

Die Funktionalität der Hochschul-E-Mail-Adresse ist zu testen, indem eine E-Mail an diese geschickt und der Eingang geprüft wird.

Falls eine Weiterleitung von der Hochschul-E-Mail-Adresse an eine andere E-Mail-Adresse eingerichtet ist, muss sichergestellt sein, dass

  • E-Mails an der Hochschul-E-Mail-Adresse tatsächlich ankommen.
  • E-Mails von software@fau.de nicht im Spam-Ordner landen.

Der Softwarekatalog für Studierende und Beschäftigte ist auf der RRZE-Webseite unter Software für Home Use sowie unter Software für die dienstliche Nutzung einschließlich der Informationen zu lizenzrechtlichen und technischen Voraussetzungen, Benutzerkennung, Download-Informationen etc. zu finden.

Probleme?

Detaillierte Problembeschreibung ist per E-Mail mit der Hochschul-E-Mail-Adresse zu senden an: software@fau.de

Damit die Anfrage schnell beantwortet und das Problem zufriedenstellend gelöst werden kann, sind unbedingt folgende Angaben erforderlich:

0 Software Requests: Advice for Students and Staff

Send requests concerning software to: software@fau.de.
Due to policies we answer only to university e-mail addresses.

Test your university e-mail address by sending an e-mail to it.

  • check inbox
  • check spam folder

Software products for use by students and staff are listed here: Software for Home Use and Software for official use (conditions, user account, download information etc.).

Problems?

Send an e-mail with detailed problem description to: software@fau.de

In order to answer questions or solve problems quickly, the following information is required:

1 Software Anfragen: Test IP-Adresse und Hochschulnetz

Ist mein Rechner mit einem der berechtigten Hochschulnetze verbunden?

Für Downloads, die das RRZE anbietet, muss das Ergebnis wie folgt lauten:

  • Softwarelizenzen: „Sie kommen aus dem Netz der FAU und sind zum Download berechtigt.“

 

1 Software Requests: Test of IP address and university network access

Is my computer connected to one of the authorized networks?

For downloads offered by RRZE the result must be:

  • Softwarelizenzen (software licenses): „Sie kommen aus dem Netz der FAU und sind zum Download berechtigt.“ (You are connected to the network and authorised to download.)

2 Software Anfragen: Aussagekräftige Problem- und Fehlerbeschreibung

Für die zügige Beantwortung Ihrer Fragen und die Lösung von technischen Problemen benötigen wir die folgenden Kerninformationen, die Sie bitte mit Ihren Anfragen an software@fau.de senden:

Download-Probleme

Bei Internet-Zugang via VPN/DSL:

Installations- und Anwendungsprobleme

  • Hardware und Betriebssystem (Windows: rechte Maustaste+Arbeitsplatz > Eigenschaften > Allgemein)
  • Software-Produkt: Name, Version, Update-Version, Sprache
  • Problem-/Fehlerbeschreibung: Wo, wann, bei welcher Funktion (Screenshot, Fehlertext anfügen)
  • Test der IP-Adresse und des Hochschulnetzes (s. o.)

Probleme mit der Benutzerkennung und der E-Mail-Adresse

  • Studierende und Beschäftigte der FAU wenden sich an eine der RRZE-Service-Theken.
  • Studierende und Beschäftigte anderer Hochschulen wenden sich an ihr Hochschulrechenzentrum.

2 Software Requests: Detailed Description of Software Problem

In order to answer your questions and solve technical problems quickly, we need the following core information, which you should send with your requests to software@fau.de:

Download Problems

For internet access via VPN / DSL:

Installation and Application Problems

  • hardware and operating system (Windows: Right mapping + workspace> properties> general)
  • software product: name, version, update version, language
  • problem / error description: where, when, at which application function (screenshot, add error text)
  • testing IP address and university network access

Problems with user ID and e-mail address

  • FAU students and staff contact one of the RRZE service helpdesks.
  • Students and staff of other universities contact their university computing center.

RRZE-Kontaktpersonen Sprechstunde

Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE bietet für RRZE-Kontaktpersonen regelmäßig und nach Bedarf

  • offene Sprechstunden
  • Support zur Bedienung des RRZE-Kundenportals für die Bestellung von dienstlichen Lizenzen sowie
  • individuelle Beratung zu Beschaffungs- und Lizenzfragen von Software an.

Im Veranstaltungskalender des RRZE sind die Termine für die offene Sprechstunde vermerkt: https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/veranstaltungskalender/.

Support für Software (dienstliche Nutzung), die auf Dienstgeräten installiert ist

  • Einrichtungen der FAU, die vom RRZE zentral betreut werden, wenden sich an das zuständige IT-Betreuungszentrum.
  • Einrichtungen der FAU, die eine dezentrale IT-Betreuung haben, wenden sich an die entsprechenden Verantwortlichen.
  • Studierende und Beschäftigte anderer Hochschulen wenden sich an ihr Hochschulrechenzentrum.

Bei Fragen zum Softwarebedarf und zur Lizenzbeschaffung wenden sich Beschäftigte der FAU und der Regionalpartner-Hochschulen an die zuständige RRZE-Kontaktperson der Einrichtung.
Bei Fragen zum Download oder zum Aktivieren von Lizenzen sind Anfragen an software@fau.de (Ticketsystem) zu richten.

Support für Software (Home Use), die auf Privatgeräten installiert ist

Das RRZE hat keine Berechtigung, bei Softwareproblemen auf privaten Geräten zu helfen.

Das RRZE kann nur sehr eingeschränkt Anwendungssupport zu den verfügbaren Produkten leisten. Es empfiehlt sich, bei Fragen und Problemen die zumeist reichhaltigen Dokumentationen und Ressourcen der Softwareanbieter zu nutzen.

Fragen zum Download oder zum Aktivieren von Lizenzen

sind per E-Mail an software@fau.de (Ticketsystem) zu richten.

Hinweis für Beschäftigte

Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.

  • Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden.
  • Wissenschaftlich Beschäftigte müssen immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.

Support für Softwareprodukte, Software-Dokumentation, Anleitungen

Bei den meisten Software-Produkten ist die Original-Dokumentation entweder als Bestandteil der Software, als Online-Ressource oder per Download verfügbar.

Hinweis: Das RRZE hat keine Berechtigung, bei Softwareproblemen auf privaten Geräten zu helfen.

Softwarekatalog

+++ Aktuelle Software-Meldungen +++

RRZE-Newsletter

Beschäftigte und RRZE-Kontaktpersonen, aber auch Studierende erhalten auf Wunsch regelmäßig Post vom RRZE.

RRZE-NewsletteranmeldungIm RRZE-Newsletter gibt es immer auch die Meldungen über aktuelle Entwicklungen im Softwarebereich. Von Produktneuheiten über Preisänderungen bis hin zu geplanten Beschaffungen und Campusverträgen sowie technischen Entwicklungen werden aktuelle Informationen für die Softwarekunden des RRZE zusammengestellt.


Meldungen des RRZE

https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/meldungen/

Filter nur Software-Meldungen: https://www.rrze.fau.de/category/software/

  • Update-Service, Wartungen, wichtige RRZE-Mitteilungen

RRZE-Kontaktpersonen

Kontaktpersonen-Online-Sprechstunde

Sprechen Sie mit dem Software-Team persönlich in der offenen Sprechstunde. Jeden 3. Donnerstag im Monat.

Produktspezifische Informationen zu aktiven Nutzungsverträgen per E-Mail

z.B. Wartungen & Updates, geplante Veränderungen

Erinnerungsservice des RRZE-Kundenportals

über demnächst ablaufende Nutzungsverträge per E-Mail an die Bestellperson. Zur Unterstützung der effektiven Verwaltung von Lizenzen und Nutzungsverträgen.


Weitere Informationsquellen

Beschaffung von Software: Leitfaden für Software mit Kollaborationstools und Cloud-Diensten

Empfehlungen zur Beschaffung von Software mit Kollaborationstools und Cloud-Diensten an der FAU

Vor der Beschaffung von Software

Die Lizenzbedingungen (und damit sowie mit dem Beschaffungsvorgang verbundene Dokumente) sind stets vor der Beschaffung sehr sorgfältig zu lesen. Dabei müssen die Rechte und Pflichten der Vertragspartner nicht nur hinsichtlich der Leistungserbringung, sondern auch hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz der Software sowie technischer Machbarkeit bewertet werden. Wichtige Fragen sind z.B.:

  • Standort des Cloud-Anbieters und der Server – Datenschutzrecht, dem der Cloud-Dienst unterliegt
  • Daten löschen, Nutzung beenden
  • Datenverschlüsselung in der Cloud
  • Konfiguration von Cloud-Diensten
  • Schutz vor Fremdzugriffen, auch vor Zugriff durch den Cloud-Anbieter
  • Sicherheitskennung.

Vor jeder Beschaffung von Software und Lizenzen sind die Einrichtungen der FAU gem. Beschaffungsrichtlinien verpflichtet, sich über evt. vorhandene Rahmenverträge und das zentrale Software-Angebot des RRZE zu informieren. Ist das gewünschte Software-Produkt nicht im Angebot, ist eine Anfrage an das RRZE per E-Mail an software@fau.de zu stellen. An diese E-Mail-Adresse können z.B. auch Fragen zu  Lizenzbedingungen gerichtet werden. Siehe auch weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung.

Ggf. ist die Software, die im weiteren Sinne auch ein IT-System darstellt, gem. IT-Richtlinie vom CIO zu genehmigen oder der Personalrat ist zu informieren. Es sind in jedem Fall Aspekte des Datenschutzes zu beachten, wenn Forschungs- und Arbeitsergebnisse sowie persönliche Daten von Mitarbeitern der FAU in fremden Clouds verarbeitet und gespeichert werden sollen.


Empfohlenes Vorgehen

  1. Prüfung der Lizenzbedingungen und Softwareinformationen auf Nutzungsrisiken und technische Machbarkeit, ggf. unter Einbindung des RRZE. Siehe auch weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung.
  2. Stellungnahme des RRZE zur Vorlage beim Referat H4 – Finanzbuchhaltung für IT-Beschaffungen, die nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können. Die Stellungnahme ist vor einer Bestellung / vor einem Kauf beim RRZE einzuholen.
  3. Beurteilung des Cloud-Nutzungsservices durch den Datenschutzbeauftragten der FAU
  4. Cloud-Services sind neue IT-Systeme, diese sind gemäß § 5 Abs. 4 CIO-Ordnung dem CIO-Gremium anzuzeigen, nachdem keine dem Einsatz entgegen stehenden schwerwiegenden Einwände des Datenschutzbeauftragten der FAU vorliegen.

Vor jeder Nutzung von Cloud-Diensten

Bevor eine Software mit angebundenen Kollaborationstools und Cloud-Services benutzt wird ist es ratsam, den Schutzbedarf der verarbeiteten Daten hinsichtlich Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität zu analysieren.

Zudem ist es wichtig zu wissen, wie einfach oder umständlich es ist, Daten wieder aus der Cloud zu entfernen. Denn das Löschen von Daten in der Cloud ist nicht so einfach wie zu Hause auf dem Rechner. Cloud-Anbieter speichern häufig mehrere Kopien der Dateien in verschiedenen Rechenzentren, um eine hohe Verfügbarkeit zu gewährleisten. Manche Anbieter behalten Daten auch nach einer Kündigung oder „Löschung“ noch für einige Zeit für den Fall, dass die Kündigung oder Löschung zurückgenommen wird (was oft genug vorkommt). Daher empfiehlt sich ein Blick in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Anbieters.

Zur Beachtung: Bereits das Testen einer Software mit angebundenen Kollaborationstools und Cloud-Services unterliegt den strengen Auflagen, weil bereits z.B. persönliche Daten verarbeitet werden würden.

  • Für personenbezogene Daten (sowohl mit dienstlichem als auch privatem Bezug) gelten die Bestimmungen des Datenschutzes. Auch Daten ohne Personenbezug können einen sehr hohen Schutzbedarf haben (zum Beispiel auf Grund von Geheimhaltungsvereinbarungen) oder weil andere rechtliche oder Vertraulichkeitsrisiken bestehen.
  • Ein Schutzbedarf im Einzelfall wird grundsätzlich hinsichtlich der möglichen Gefahren für Betroffene, die Hochschule und Dritte (Projektpartner) bestimmt. Entsprechend dieser Gefahren sind die drei Informationssicherheitsschutzziele Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit jeweils differenziert zu betrachten. Und entsprechend differenziert müssen Vorkehrungen zur Sicherheit der Daten getroffen werden. Im Zweifel fragen Sie nach (Datenschutzbeauftragte, Beauftragte der Informationssicherheit). Aus dem Schutzbedarf der Daten folgt zwingend die Eignung oder Nicht-Eignung zur Speicherung in der externen Cloud. Im Falle von mehreren in Frage kommenden Kategorien ist die mit dem jeweils höchsten Schutzbedarf zu wählen.

Beispielsweise kann die Kategorisierung wie in der Tabelle vorgenommen werden (u.a. auch von der Vertragsgestaltung mit dem Cloud-Anbieter abhängig).

Schutzbedarf Eignung
Daten ohne Schutzbedarf Für die Ablage und die Verarbeitung in Clouds geeignet
Daten mit normalem Schutzbedarf Für die Ablage und die Verarbeitung in Clouds geeignet, soweit keine anderslautenden Dienstanweisungen greifen

Verschlüsselung empfohlen

Daten mit hohem Schutzbedarf

 

Daten mit sehr hohem Schutzbedarf

keine Ablage und Verarbeitung in Clouds

  • Personalakten, besondere sachliche Verhältnisse von Beschäftigten
  • sensible personenbezogene Daten (Gesundheitsbezug, Herkunft, politische Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit, sexuelle Orientierung, biometrische Daten, besondere sachliche Verhältnisse)
  • Haushalts- und Finanzdaten
  • Prüfungswesen (Gutachten und Korrekturen)
  • Technische Daten (Baupläne sensibler Räume, Netzwerkpläne)
  • Forschungsdaten, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind, soweit nicht normaler Schutzbedarf

Weitere Informationen sind auf der Themenseite zu finden:

Software mit Cloud-Diensten – Kollaborationstools

Preise (dienstliche Nutzung): Was kosten Softwarelizenzen?

Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE

Beschaffung von Software für Verwaltung, Forschung und Lehre wird von der Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE verantwortet.

Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab.

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Beschaffungspreise für universitäre Einrichtungen

  • Der Softwarekatalog (dienstliche Nutzung) weist das aktuelle Angebot des RRZE aus.
  • Je Lizenz sind die in der Preisliste angegebenen Preise zu entrichten.
  • Preise sind je Lizenz und pro Monat als Nettopreise ausgewiesen. Für Einrichtungen der FAU ist dies der Rechnungspreis. Für FAU-externe Weitergabe erfolgt die Rechnungstellung in Höhe der Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
  • Die Preise sind als Einstandspreise ohne Aufschläge kalkuliert, soweit keine marktbezogenen Preissteigerungen zu erwarten sind.
  • Die Vorfinanzierung der Softwarebeschaffung erfolgt aus dem RRZE-Haushalt. Das RRZE kalkuliert deshalb soweit möglich kostendeckend über die Laufzeit der Verträge.

Ein Verkauf an Privatpersonen erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben.

Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden.

  • Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist.
  • Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.

Preise (Home Use): Was kosten Softwarelizenzen?

Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE

Beschaffung von Software für Verwaltung, Forschung und Lehre wird von der Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE verantwortet.

Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab.

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Einige Hersteller bieten im Rahmen von Campusverträgen auch Softwarelizenzen für Studierende zur Installation auf Privatgeräten (sog. Home Use) an. Je nach Konditionen werden die Lizenzen zu einem geringen Preis oder kostenlos abgegeben.

Softwarelizenzen für Beschäftigte, die ein dienstliches Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) ermöglichen, werden nicht gesondert bepreist, sondern im Rahmen der Basislizenz abgegeben.

Beschaffungspreise für Software mit Home Use-Recht

  • Der Softwarekatalog (Studierende, Home Use) weist das aktuelle Angebot des RRZE aus.
  • Je Lizenz sind die in der Preisliste angegebenen Preise zu entrichten. In www.StudiSoft.de sind die Preise für die verfügbaren Softwareprodukte ebenfalls jederzeit einsehbar.
  • Preise sind je Lizenz und pro Monat als Bruttopreise inklusive der gesetzlichen Umsatzsteuer ausgewiesen.
  • Die Preise sind als Einstandspreise ohne Aufschläge kalkuliert, soweit keine marktbezogenen Preissteigerungen zu erwarten sind.
  • Die Vorfinanzierung der Softwarebeschaffung erfolgt aus dem RRZE-Haushalt. Das RRZE kalkuliert deshalb soweit möglich kostendeckend über die Laufzeit der Verträge.

Ein Verkauf an Privatpersonen, die keine Studierenden sind, erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben.

Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte zur dienstlichen Nutzung ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden.

  • Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist.
  • Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.

 

Softwarekataloge des RRZE

Das RRZE beschafft Software für die FAU und die Hochschulen der Region. Die Stabsstelle Softwarebeschaffung trägt maßgeblich dazu bei, dass das RRZE die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software bereitstellen kann. Mit Fokus auf lizenzpflichtige nichtkommerzielle Software für Verwaltung, Forschung und Lehre und großflächige Nutzung wird der Bedarf in Campus-, Volumen- und Rahmenverträgen gebündelt, so dass Verträge mit günstigen Konditionen verhandelt und zudem ein wirtschaftlicher Beschaffungsprozess gemäß Vergaberecht umgesetzt werden können.

Das zentrale Softwareangebot für die FAU und für Regionalpartner-Hochschulen ist auf den RRZE-Webseiten veröffentlicht: https://www.rrze.fau.de/hard-software/software/

Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung

  • Unter Produkte ist der Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung mit Kurzbeschreibung zu finden. Zu einigen Software-Produkten sind ausführliche Informationen verfügbar.
  • Nicht gelistete Software-Produkte können bei software@fau.de angefragt werden.
  • Die Organisationseinheiten der FAU und die RRZE-Regionalpartner erhalten auch Beratung und Unterstützung bei der Beschaffung von fachspezifischer Software außerhalb von Rahmenverträgen, bei Compliance- und Lizenzfragen sowie Anwendungsproblemen. Anfragen sind an software@fau.de zu richten.
  • Der Bezug erfolgt über das RRZE-Kundenportal. Zugang zum RRZE-Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen.

Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte

Softwarekatalog für Studierende

  • Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben.
  • Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = S“.
  • Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Softwarekatalog für wissenschaftlich Beschäftigte

  • Unter Produkte ist der Softwarekatalog für Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einsehbar. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = B“.
  • Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.
  • Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Sprechstunde

RRZE-Kontaktpersonen Sprechstunde

Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE bietet für RRZE-Kontaktpersonen regelmäßig und nach Bedarf

  • offene Sprechstunden
  • Support zur Bedienung des RRZE-Kundenportals für die Bestellung von dienstlichen Lizenzen sowie
  • individuelle Beratung zu Beschaffungs- und Lizenzfragen von Software an.

Im Veranstaltungskalender des RRZE sind die Termine für die offene Sprechstunde vermerkt: https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/veranstaltungskalender/.

StudiSoft

Lieferung (Home Use): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?

Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten sowie der Benutzerinnen und Benutzer.

Kostenlose Software für Studierende

Nach der Bestellung in www.StudiSoft.de steht die Software zum Download bereit.

Kostenpflichtige Software für Studierende

Wurde die Bestellung in www.StudiSoft.de ausgelöst, wird sie vom Software-Team des RRZE nach Bestätigung des Zahlungseingangs freigegeschaltet. Während der regulären Bürozeiten erfolgt die Freischaltung spätestens nach fünf (5) Arbeitstagen. Nach der Freischaltung wird eine E-Mail mit weiteren Anweisungen erzeugt und in der Auftragsverfolgung des StudiSoft-Portals ist der Auftragsstatus aktiv angezeigt.

Kostenlose Software für wissenschaftliche Beschäftigte (dienstliches Zweitnutzungsrecht, sog. Home Use)

Wissenschaftlich Beschäftigte dürfen das dienstliche Zweitnutzungsrecht (Home Use) für die Installation auf einem (1) Privatgerät in Anspruch nehmen, für nichtwissenschaftliches Personal ist die Verwendung von Privatgeräten nicht gestattet. Die Installation auf zwei Dienstgeräten unter Verwendung der Basis-Lizenz und des Zweitnutzungsrechts ist für alle Beschäftigte möglich.

Nach der Bestellung in www.StudiSoft.de werden die Anweisungen zum Bezug der Software angezeigt und der Auftragsstatus auf aktiv gestellt.

Es gibt zwei Arten des Softwarebezugs, die die Dauer bis zur tatsächlichen Nutzung der Software beeinflussen:

  • direkt vom Anbieter/Hersteller (Weiterleitung zu externem Download/Portal)
  • über die zuständige RRZE-Kontaktperson und die IT-Verantwortlichen.

Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, ob die Installation auf einem Privatgerät oder Dienstgerät erfolgt.

  • Bei Dienstgeräten muss die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft worden sein, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.
  • Die Installation auf Dienstgeräten muss mit den IT-Verantwortlichen abgestimmt sein.

Softwareverteilung (Home Use): fauXpas in memoriam

Zur Beachtung: Alle Software-Titel mit einem Home Use-Recht werden nur noch über StudiSoft bereitgestellt.

Über den Download-Server fauXpas (fau eXtended personal application software)

* 1998; † 13.05.2022

verteilte das RRZE über zwei Jahrzehnte hinweg Software an die Studierenden und die Beschäftigten der FAU sowie an die Regionalpartner-Hochschulen.

Softwareverteilung (Home Use): Wie erfolgt der Download von bestellter Software?

Software für Studierende mit Home Use-Recht

Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software mit dienstlichem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte

Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.

Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.


siehe auch: Lieferzeiten

Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten sowie der Benutzerinnen und Benutzer.

StudiSoft: Portal-Login und Software-Download (Home Use)

Start: Vor dem Software-Download Nutzungsberechtigung feststellen

  • LB=Lizenzbereich: lizenziert für meine Hochschule/Einrichtung? (licensed for my university?)
  • BG=Benutzergruppe: Studierende, Beschäftigte? sonstige Hochschulangehörige? (user group: students, staff? Other university members?)
  • Dienstvorschriften bzgl. der dienstlichen Nutzung von Software auf Privatgeräten können die Nutzergruppen weiter einschränken. (Service regulations regarding the use of software on private devices can further restrict the staff user groups)

Schritt 2: www.StudiSoft.de Portal-Login

Das Portal www.StudiSoft.de benötigt eine Anmeldung. Diese erfolgt via Shibboleth.

  • Hochschule aus der Liste auswählen und auf ‚Anmelden‘ klicken. Es erfolgt Weiterleitung auf die Anmeldeseite der Hochschule.
  • Benutzerkennung mit Passwort erforderlich:
    • FAU-Angehörige: Es gilt die IdM-Benutzerkennung.
    • Angehörige der Regionalpartner-Hochschulen: Es gilt die Benutzerkennung der Hochschule.

Schritt 3: Softwareprodukt wählen

Im Begrüßungstext wird die Nutzergruppe angegeben: „Sie sehen die Artikel für Mitarbeitende/Studierende Ihrer Hochschule“.

Auch wenn Artikel angezeigt werden, ist nicht zwangsläufig eine Nutzungsberechtigung damit verbunden. Dienstvorschriften bzgl. der dienstlichen Nutzung von Software auf Privatgeräten können die Nutzergruppen weiter einschränken.

Nach Anklicken eines Artikels folgen weitere Informationen und Anweisungen.

Die Portal-Hilfe bietet FAQs und die hochschulspezifischen Kontaktdaten für Support.

Studierende

+++ Aktuelle Software-Meldungen +++

RRZE-Newsletter

Beschäftigte und RRZE-Kontaktpersonen, aber auch Studierende erhalten auf Wunsch regelmäßig Post vom RRZE.

RRZE-NewsletteranmeldungIm RRZE-Newsletter gibt es immer auch die Meldungen über aktuelle Entwicklungen im Softwarebereich. Von Produktneuheiten über Preisänderungen bis hin zu geplanten Beschaffungen und Campusverträgen sowie technischen Entwicklungen werden aktuelle Informationen für die Softwarekunden des RRZE zusammengestellt.


Meldungen des RRZE

https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/meldungen/

Filter nur Software-Meldungen: https://www.rrze.fau.de/category/software/

  • Update-Service, Wartungen, wichtige RRZE-Mitteilungen

RRZE-Kontaktpersonen

Kontaktpersonen-Online-Sprechstunde

Sprechen Sie mit dem Software-Team persönlich in der offenen Sprechstunde. Jeden 3. Donnerstag im Monat.

Produktspezifische Informationen zu aktiven Nutzungsverträgen per E-Mail

z.B. Wartungen & Updates, geplante Veränderungen

Erinnerungsservice des RRZE-Kundenportals

über demnächst ablaufende Nutzungsverträge per E-Mail an die Bestellperson. Zur Unterstützung der effektiven Verwaltung von Lizenzen und Nutzungsverträgen.


Weitere Informationsquellen

Lieferung (Home Use): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?

Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten sowie der Benutzerinnen und Benutzer.

Kostenlose Software für Studierende

Nach der Bestellung in www.StudiSoft.de steht die Software zum Download bereit.

Kostenpflichtige Software für Studierende

Wurde die Bestellung in www.StudiSoft.de ausgelöst, wird sie vom Software-Team des RRZE nach Bestätigung des Zahlungseingangs freigegeschaltet. Während der regulären Bürozeiten erfolgt die Freischaltung spätestens nach fünf (5) Arbeitstagen. Nach der Freischaltung wird eine E-Mail mit weiteren Anweisungen erzeugt und in der Auftragsverfolgung des StudiSoft-Portals ist der Auftragsstatus aktiv angezeigt.

Kostenlose Software für wissenschaftliche Beschäftigte (dienstliches Zweitnutzungsrecht, sog. Home Use)

Wissenschaftlich Beschäftigte dürfen das dienstliche Zweitnutzungsrecht (Home Use) für die Installation auf einem (1) Privatgerät in Anspruch nehmen, für nichtwissenschaftliches Personal ist die Verwendung von Privatgeräten nicht gestattet. Die Installation auf zwei Dienstgeräten unter Verwendung der Basis-Lizenz und des Zweitnutzungsrechts ist für alle Beschäftigte möglich.

Nach der Bestellung in www.StudiSoft.de werden die Anweisungen zum Bezug der Software angezeigt und der Auftragsstatus auf aktiv gestellt.

Es gibt zwei Arten des Softwarebezugs, die die Dauer bis zur tatsächlichen Nutzung der Software beeinflussen:

  • direkt vom Anbieter/Hersteller (Weiterleitung zu externem Download/Portal)
  • über die zuständige RRZE-Kontaktperson und die IT-Verantwortlichen.

Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, ob die Installation auf einem Privatgerät oder Dienstgerät erfolgt.

  • Bei Dienstgeräten muss die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft worden sein, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.
  • Die Installation auf Dienstgeräten muss mit den IT-Verantwortlichen abgestimmt sein.

Nutzungsbedingungen: Was bedeutet Home Use-Recht von Software?

Bedingungen für die Nutzung von Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte

  • Die Software darf nur von Studierenden und Beschäftigten der berechtigten Hochschulen (siehe Lizenzbereich LB = S, B) eingesetzt werden.
  • Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen.
  • Der Zweck der Nutzung ist auf universitäre Zwecke bezogen, das heißt für Forschung, Lehre und Lernen sowie darauf bezogene dienstliche Aufgaben der berechtigten Hochschulangehörigen. Die private Nutzung und die Nutzung für andere außeruniversitäre Zwecke ist nicht erlaubt. Das bekannte Stichwort „Home Use“ bezeichnet zunächst einmal nur den Nutzungsort („zuhause“), aber nicht den Zweck.
  • Die Software darf nur auf einem (1) Privatrechner installiert und genutzt werden.
  • Die Software darf nicht an Dritte weitergegeben werden.
  • Der Nutzungsvertrag mit Studierenden erlischt mit der Exmatrikulation.
  • Das Home Use-Recht von Beschäftigten endet mit Beschäftigungsende.
  • Nach Beendigung des Nutzungsvertrags muss die Software vom Privatgerät gelöscht/deinstalliert werden und darf nicht mehr eingesetzt werden.
  • Bezug und Download der Software für Studierende und des dienstlichen Zweitnutzungsrechts (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software für Studierende mit Home Use-Recht

Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben.

Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Darüber hinaus gibt es für Studierende häufig kostenlose oder vergünstigte Herstellerlizenzen direkt vom Hersteller bzw. im Fachhandel.

Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software mit dienstlichem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftliche Beschäftigte der FAU

Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden.

  • Wissenschaftlich Beschäftigte müssen bei kostenpflichtiger Software immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.

Der Softwarekatalog enthält sog. Home Use-Produkte für Beschäftigte, für die der Lizenzgeber ein erweitertes Nutzungsrecht eingeräumt hat. Softwarelizenzen für wissenschaftlich Beschäftigte, die ein dienstliches Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) ermöglichen, werden nicht gesondert bepreist, sondern im Rahmen der Basislizenzkosten abgegeben.

Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Softwarekataloge des RRZE

Das RRZE beschafft Software für die FAU und die Hochschulen der Region. Die Stabsstelle Softwarebeschaffung trägt maßgeblich dazu bei, dass das RRZE die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software bereitstellen kann. Mit Fokus auf lizenzpflichtige nichtkommerzielle Software für Verwaltung, Forschung und Lehre und großflächige Nutzung wird der Bedarf in Campus-, Volumen- und Rahmenverträgen gebündelt, so dass Verträge mit günstigen Konditionen verhandelt und zudem ein wirtschaftlicher Beschaffungsprozess gemäß Vergaberecht umgesetzt werden können.

Das zentrale Softwareangebot für die FAU und für Regionalpartner-Hochschulen ist auf den RRZE-Webseiten veröffentlicht: https://www.rrze.fau.de/hard-software/software/

Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung

  • Unter Produkte ist der Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung mit Kurzbeschreibung zu finden. Zu einigen Software-Produkten sind ausführliche Informationen verfügbar.
  • Nicht gelistete Software-Produkte können bei software@fau.de angefragt werden.
  • Die Organisationseinheiten der FAU und die RRZE-Regionalpartner erhalten auch Beratung und Unterstützung bei der Beschaffung von fachspezifischer Software außerhalb von Rahmenverträgen, bei Compliance- und Lizenzfragen sowie Anwendungsproblemen. Anfragen sind an software@fau.de zu richten.
  • Der Bezug erfolgt über das RRZE-Kundenportal. Zugang zum RRZE-Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen.

Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte

Softwarekatalog für Studierende

  • Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben.
  • Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = S“.
  • Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Softwarekatalog für wissenschaftlich Beschäftigte

  • Unter Produkte ist der Softwarekatalog für Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einsehbar. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = B“.
  • Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.
  • Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Softwareverteilung (Home Use): Wie erfolgt der Download von bestellter Software?

Software für Studierende mit Home Use-Recht

Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.

Software mit dienstlichem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte

Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.

Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.


siehe auch: Lieferzeiten

Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten sowie der Benutzerinnen und Benutzer.

StudiSoft: Portal-Login und Software-Download (Home Use)

Start: Vor dem Software-Download Nutzungsberechtigung feststellen

  • LB=Lizenzbereich: lizenziert für meine Hochschule/Einrichtung? (licensed for my university?)
  • BG=Benutzergruppe: Studierende, Beschäftigte? sonstige Hochschulangehörige? (user group: students, staff? Other university members?)
  • Dienstvorschriften bzgl. der dienstlichen Nutzung von Software auf Privatgeräten können die Nutzergruppen weiter einschränken. (Service regulations regarding the use of software on private devices can further restrict the staff user groups)

Schritt 2: www.StudiSoft.de Portal-Login

Das Portal www.StudiSoft.de benötigt eine Anmeldung. Diese erfolgt via Shibboleth.

  • Hochschule aus der Liste auswählen und auf ‚Anmelden‘ klicken. Es erfolgt Weiterleitung auf die Anmeldeseite der Hochschule.
  • Benutzerkennung mit Passwort erforderlich:
    • FAU-Angehörige: Es gilt die IdM-Benutzerkennung.
    • Angehörige der Regionalpartner-Hochschulen: Es gilt die Benutzerkennung der Hochschule.

Schritt 3: Softwareprodukt wählen

Im Begrüßungstext wird die Nutzergruppe angegeben: „Sie sehen die Artikel für Mitarbeitende/Studierende Ihrer Hochschule“.

Auch wenn Artikel angezeigt werden, ist nicht zwangsläufig eine Nutzungsberechtigung damit verbunden. Dienstvorschriften bzgl. der dienstlichen Nutzung von Software auf Privatgeräten können die Nutzergruppen weiter einschränken.

Nach Anklicken eines Artikels folgen weitere Informationen und Anweisungen.

Die Portal-Hilfe bietet FAQs und die hochschulspezifischen Kontaktdaten für Support.

Support für Software (Home Use), die auf Privatgeräten installiert ist

Das RRZE hat keine Berechtigung, bei Softwareproblemen auf privaten Geräten zu helfen.

Das RRZE kann nur sehr eingeschränkt Anwendungssupport zu den verfügbaren Produkten leisten. Es empfiehlt sich, bei Fragen und Problemen die zumeist reichhaltigen Dokumentationen und Ressourcen der Softwareanbieter zu nutzen.

Fragen zum Download oder zum Aktivieren von Lizenzen

sind per E-Mail an software@fau.de (Ticketsystem) zu richten.

Hinweis für Beschäftigte

Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.

  • Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden.
  • Wissenschaftlich Beschäftigte müssen immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.

Universitätsklinikum Erlangen

Campusvertrag, Campuslizenz

Unter einem Campusvertrag bzw. einer Campuslizenz wird allgemein die akademische oder Educational Version einer Software, die nur an zumeist nicht gewinnorientiert wirtschaftenden Bildungseinrichtungen eingesetzt werden darf, verstanden.

  • Zielgruppen sind an Hochschulen Studierende, Lehrende und Forschende, die die Software für Lehren, Lernen und Forschen verwenden dürfen (Ausschluss der kommerziellen Nutzung).
  • Bildungseinrichtungen erhalten jedoch auch für Software, die für den eigenen Verwaltungsbetrieb und administrative Zwecke (kommerziell) genutzt wird, Sonderkonditionen aus sog. Campusverträgen.
  • Vielfach wird eine Einschränkung auf einen konkreten „Campus“, d.h. eine konkrete Bildungseinrichtung und deren Angehörige getroffen.

Es gibt jedoch keine einheitliche Definition für Campusvertrag bzw. Campuslizenz, weil jeder Softwarehersteller die Bedingungen auf ein spezielles Produkt bzw. eine spezielle Produktgruppe ausrichtet. Das heißt, dass nicht jeder Campusvertrag den Betrieb auf allen Systemen der Hochschule und beliebig viele gleichzeitige Nutzer auf jedem System erlaubt. Campusvertrag bedeutet auch nicht zugleich großes Volumen, denn auch für kleinere Nutzerzahlen gibt es Beispiele.

Das RRZE hat für die FAU z.B. folgende großvolumige Campusverträge mit unlimitierter Benutzeranzahl bei Studierenden und/oder Beschäftigten geschlossen:

  • Zoom (Angehörige der FAU unlimitiert)
  • Microsoft 365 (Angehörige der FAU unlimitiert)
  • MATLAB (Studierende, Lehrende und Forschende der FAU und des Universitätsklinikums Erlangen unlimitiert)
  • Adobe (Beschäftigte unlimitiert).
  • Camtasia und Snagit (Lehrende der FAU unlimitiert, Verwaltungspersonal der FAU und der Regionalpartner-Hochschulen limitiert)
  • Stata (Studierende, Lehrende und Forschende der FAU unlimitiert, Beschäftigte der Regionalpartner-Hochschulen limitiert).

Nutzungsbedingungen: Was bedeutet dienstliche Nutzung von Software?

Rahmenbedingungen für die dienstliche Nutzung von Software

  1. Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt an der FAU unter Beachtung der Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R).
  2. Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt unter Beachtung der Lizenzbedingungen des Softwareherstellers bzw. Rechteinhabers. Im Vordergrund steht die Nutzung im akademischen Umfeld zum Zweck von Forschung und Lehre. Der Einsatz zu privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen – und wäre im Rahmen der Dienstvorschriften auch nicht erlaubt.
  3. Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen. Die Nutzung für den Betrieb einer Hochschule, d.h. für eigene „kommerzielle“ Zwecke einer akademischen Einrichtung, ist in den Lizenzbedingungen von entsprechender Software ausdrücklich festgehalten. Die Nutzung im Rahmen von Forschungsprojekten mit kommerziellen (Teil-)Zielen ist stets sorgfältig zu prüfen. Im Zweifel sind Anfragen an software@fau.de zu richten.
  4. Software zur dienstlichen Nutzung ist grundsätzlich nicht für die Installation und Nutzung auf Privatgeräten von Beschäftigten vorgesehen. Dies gilt auch für Lizenzen mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use). Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal StudiSoft.
  5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.
  6. Software-Produkte werden vom RRZE unter Abschluss eines Nutzungsvertrags weitergegeben. Die Weitergabe erfolgt nach Bedarf an alle Einrichtungen der FAU und – soweit lizenzrechtlich möglich – an die dem RRZE angeschlossenen Regionalpartner (siehe „LB=Lizenzbereich“ in der Preisliste).
  7. Das Universitätsklinikum Erlangen versorgt sich selbst mit Software, soweit keine campusübergreifenden oder Rahmenverträge unter Einbeziehung des Universitätsklinikums geschlossen worden sind. Die Weitergabe erfolgt dann ebenfalls unter Abschluss eines Nutzungsvertrags und gem. Preisliste.
  8. Der Software-Nutzungsvertrag erlaubt die Nutzung des Produkts in der im Vertrag angegebenen Anzahl von Lizenzen und über die festgelegte Laufzeit. Nach Ablauf der angegebenen Laufzeit darf das Produkt nicht mehr benutzt werden, alle zugehörigen Dateien müssen gelöscht werden. Die Rückgabe von Lizenzen wird im RRZE-Kundenportal dokumentiert.

Wenn universitäre Einrichtungen Softwarebeschaffungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen tätigen, dann müssen sie die Software

  • korrekt lizenzieren
  • richtig beschaffen
  • lizenzrechtlich konform nutzen.

Siehe weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung und Nutzung von Software.

Verlängerung

RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 1 Bedienungsanleitung Bestellung

RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an:

https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData

Schritt 1: Im Menü links „Software bestellen“ wählen.

Die Anzahl zu bestellender Lizenzen muss zu dem tatsächlichen Bedarf und das Softwareprodukt muss zum tatsächlichen Nutzungszweck passen, so dass korrekt lizenziert wird.

Schritt 2: Bestellmaske ausfüllen.

Alle Felder müssen ausgefüllt werden. Bei Verlängerungen sind einige Felder automatisch vorausgefüllt.


Kunu: Kundennummer eingeben.

Wenn bei „Kunus wählen“ mehrere Kundennummern ausgewählt sind, diejenige einstellen, auf die eine Lizenz bestellt werden soll.
Hinweis: Die Kundennummer muss vorher ausgewählt werden. Es sind lediglich Kundennummern zugelassen, die an der drittletzten Stelle (1. Ziffer der fortlaufenden Nummer) eine 0 haben.

Produkt: Geben Sie hier den Produktnamen ein.

Zur Beachtung: Produkt ist z.B. Adobe (nicht der Artikel).
Hinweis: Eine Auswahl erscheint, sobald mindestens zwei Zeichen eingegeben sind.

Artikel: Der Artikel erscheint zur Auswahl, sobald das Produkt eingegeben ist.

Die zur Auswahl anstehenden Artikel unterscheiden sich meist nur in der Plattform (z.B. Windows, macOS, Linux)
Hinweis: Sollte das Produkt nicht mehr erhältlich sein, erscheint hier kein Artikel.

Menge: Geben Sie hier die Anzahl der gewünschten Lizenzen ein.

Hinweis: Bei einigen Browsern (z.B. Firefox) ändert sich der Wert, wenn das Mausrad gedreht wird, bevor ein anderes Feld angeklickt wird. Vor dem Absenden der Bestellung muss unbedingt der Wert kontrolliert werden.

Vertragsbeginn: Vorausgefüllt mit dem nächsten 1. des Monats.

Sollten Sie ein anderes Startdatum der Lizenz wünschen, können Sie dies ändern.
Hinweis: Handelt es sich um eine Verlängerung, wird automatisch der Monat nach Ablauf der zu verlängernden Lizenz voreingestellt.

Monate: Die gewünschte Laufzeit wird hier eingetragen.

Hinweis: Bei einigen Artikeln ist die maximale Laufzeit vorgegeben; Sie können dann nur bis zu diesem Datum bestellen.
Hinweis: Bei einigen Browsern (z.B. Firefox) ändert sich der Wert, wenn das Mausrad gedreht wird, bevor ein anderes Feld angeklickt wird. Vor dem Absenden der Bestellung muss unbedingt der Wert kontrolliert werden.

Individuelle Rechnungszusätze/Texte, die nicht über die Kundennummer abgebildet sind oder in die vorhandenen Formularfelder des Vertrags angegeben werden können, sind per E-Mail an software@fau.de zu melden.


Schritt 3: Eingaben vor dem Bestellen prüfen.

Insbesondere auf richtige Anzahl und Monate achten.


Schritt 4: Software-Nutzungsvertrag bestätigen.

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

  • den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de
  • Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben.

  • Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist.
  • Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss.
  • Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist.

Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus von

  • den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software abhängig. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen.
  • den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM)

Support bietet das Software-Team software@fau.de (Ticketsystem).

RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 2 Bedienungsanleitung Verträge/Lizenzen verwalten

RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an: https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData


Schritt 1: Kundennummer unter „Kunus wählen“.

Wenn Sie das Kundenportal nutzen wollen, müssen Sie immer als Erstes die Kundennummer auswählen

Bitte beachten: Für Software gelten die Kundennummern, die an der fünften Stelle mit einer 0 beginnen. Andere Kundennummern sind für andere Dienste des RZ gedacht.


Schritt x: RRZE Kundenportal – Meine Verträge

Hier werden alle Verträge angezeigt, nicht nur Software, sondern z.B. Mail, Backup.


Schritt x: RRZE-Kundenportal – Meine Lizenzen

Hier werden alle Lizenzen angezeigt.

Aktive Lizenzen werden bei der Menge in Grün dargestellt, nicht aktive in Rot.

Hinweis: Wenn eine Lizenz erst in späterer Zeit beginnt, wird diese bis zum Starttermin in Rot gezeigt.

Steht der Ablauf einer Lizenz innerhalb der nächsten 3 Monate an, so wird das mit einem Ausrufezeichen angezeigt. Gleichzeitig gibt es dann die Möglichkeit, die Lizenz zu verlängern, oder zurückzugeben. Hierzu gibt es die Symbole Plus bzw. Drucker.

Hinweis: Soll eine Lizenz nicht mehr verlängert werden, wird unbedingt die unterzeichnete und an software@fau.de gesendete Rückgabeerklärung benötigt, die mit dem Druckersymbol zu erzeugen ist. Nur wenn die Rückgabeerklärung vorliegt, wird die Rückgabe im Vertrag gekennzeichnet und der Vertrag ist beendet. Liegt die Rückgabeerklärung nicht pünktlich vor Laufzeitablauf vor, dann wird die Lizenz automatisch verlängert.

Verringert sich dagegen nur die Anzahl der Lizenzen bei einer Verlängerung, muss die Rückgabe nicht zusätzlich angezeigt werden, da der vorherige Vertrag mit dem neuen verknüpft wird und die Reduktion der Menge daher im System eindeutig ist.

Ganz alte Verträge werden unter „Abgelaufene Verträge“ gelistet. Sie können nicht mehr bearbeitet werden.


Schritt x: RRZE-Kundenportal – Meine Rechnungen

Hier werden alle Rechnungen angezeigt. Download ist jederzeit möglich.

RRZE-Kundenportal Verlängerung: Ich habe Softwarelizenzen vom RRZE und benötige diese weiterhin. Wie und wann kann ein Nutzungsvertrag für Softwarelizenzen verlängert werden?

Mit dem RRZE geschlossene Nutzungsverträge für Softwarelizenzen sind über ein Produkt, eine bestimmte Anzahl und eine bestimmte Laufzeit definiert. Ein Nutzungsvertrag endet durch

  • Zeitablauf
  • durch Kündigung (universitäre Einrichtung)
  • durch Rückruf (RRZE)

Automatische Verlängerung von Nutzungsverträgen

Nutzungsverträge verlängern sich bei dauerhaft vorrätigen Produkten im Standard automatisch zum Ende der Laufzeit, sofern der Nutzungsvertrag nicht durch die universitäre Einrichtung beendet bzw. die Lizenz zurückgegeben wird.

Frühzeitig regelmäßig werden RRZE-Kontaktpersonen per automatisch generierter E-Mail aus dem RRZE-Kundenportal über demnächst zur Verlängerung anstehende Nutzungsverträge informiert.

RRZE-Kontaktpersonen haben folgende Optionen:

  1. Der Nutzungsvertrag soll in gleicher Anzahl Lizenzen und Laufzeit verlängert werden. – Es ist nichts zu tun.
  2. Der Nutzungsvertrag soll in veränderter Anzahl Lizenzen (weniger oder mehr) und/oder Laufzeit (kürzer oder länger) fortgeführt werden. – Im Kundenportal kann innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende eine angepasste Bestellung vorgenommen werden.
    RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Plus-Zeichen am Vertrag, und dann weiter wie bei Bestellen
  3. Ist die Verlängerung nicht gewünscht, kann die Lizenz (Gesamtanzahl) innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende zum Laufzeitende zurückgegeben werden. Der Nutzungsvertrag endet mit der Rückgabe.
    RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Drucken-Zeichen am Vertrag führt zu Formular (Bildschirmausgabe)

 

RRZE-Kundenportal Meine Lizenzen

 

Sonderfall keine automatische Verlängerung: Nutzungsverträge, deren Laufzeitende auf das Rahmenvertragsende gesetzt ist

Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann jedoch aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.

Gibt es einen Anschlussrahmenvertrag für die zugehörigen Nutzungsverträge, schaltet das RRZE die Verträge unter den neuen Bedingungen zur Bestellung frei (ggf. angepasster Preis oder Produktveränderungen) und informiert die RRZE-Kontaktpersonen, dass Bestellungen im RRZE-Kundenportal erfolgen können.

Sonderfall keine automatische Verlängerung: sonstige Nutzungsverträge

Individuelle Vereinbarungen sind mit dem Software-Team persönlich abzustimmen. Dazu gehören an der FAU auch CIP/WAP-Verträge.

Die Rückgabe von Lizenzen

wird über das RRZE-Kundenportal mittels Formular (Bildschirmausgabe) eingeleitet. Das Formular ist unterzeichnet an software@fau.de zu senden (papierloses Verfahren bevorzugt). Die Rückgabe wird vom Software-Team im RRZE-Kundenportal eingetragen und ist für die RRZE-Kontaktperson erkennbar.

Der Rückruf von Lizenzen

wird vom RRZE für den (seltenen) Fall veranlasst, dass der mit dem Lizenzgeber geschlossene Vertrag aus irgendeinem Grund wegfällt und das RRZE keine Lizenzen mehr zur Verfügung hat. Vorausbezahlte Lizenzgebühren werden den universitären Einrichtungen über die Restlaufzeiten der Nutzungsverträge  gutgeschrieben.

Wartung

Wartung und Pflege von bestellter Software – Wie ist das geregelt?

Während der Vertragslaufzeit wird die Software gewartet. Fehlerkorrekturen, Updates und neue Versionen werden ohne zusätzliche Kosten angeboten. Das RRZE informiert die RRZE-Kontaktpersonen und in den aktuellen Meldungen auf der RRZE-Webseite über die Verfügbarkeit von neuen Versionen.

RRZE-Kundenportal Rechnungen: Ich habe eine Rechnung erhalten und möchte den Empfänger ändern, weil jetzt ein anderer Lehrstuhl verantwortlich ist.
RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem). Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.
RRZE-Kundenportal Rechnungen: Wo finde ich die gestellten Rechnungen zu meinen Kundennummern?
Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE veranlasst die Abrechnung von Dienstleistungen. RRZE-Kontaktpersonen wenden sich bei Fragen zur Abrechnung und zur Rechnungstellung per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem) Gestellte Rechnungen zu einer Kundennummer (Kunu) sind jederzeit einsehbar: RRZE-Kundenportal - Meine Rechnungen. Download ist jederzeit möglich.
RRZE-Kundenportal Verträge: Ich möchte einen Vertrag einer anderen Kundennummer (Kunu) zuordnen. Was ist zu tun?
RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen am besten per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem). Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.
RRZE-Kundenportal Verträge: Ist es möglich, bei einem noch nicht abgerechneten Vertrag den Rechnungsempfänger nachträglich zu ändern und einen eigenen Bestelltext hinzuzufügen?
RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem). Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.
+++ Aktuelle Software-Meldungen +++
RRZE-Newsletter Beschäftigte und RRZE-Kontaktpersonen, aber auch Studierende erhalten auf Wunsch regelmäßig Post vom RRZE. Im RRZE-Newsletter gibt es immer auch die Meldungen über aktuelle Entwicklungen im Softwarebereich. Von Produktneuheiten über Preisänderungen bis hin zu geplanten Beschaffungen und Campusverträgen sowie technischen Entwicklungen werden aktuelle Informationen für die Softwarekunden des RRZE zusammengestellt. Meldungen des RRZE https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/meldungen/ Filter nur Software-Meldungen: https://www.rrze.fau.de/category/software/ Update-Service, Wartungen, wichtige RRZE-Mitteilungen RRZE-Kontaktpersonen Kontaktpersonen-Online-Sprechstunde Sprechen Sie mit dem Software-Team persönlich in der offenen Sprechstunde. Jeden 3. Donnerstag im Monat. Produktspezifische Informationen zu aktiven Nutzungsverträgen per E-Mail z.B. Wartungen & Updates, geplante Veränderungen Erinnerungsservice des RRZE-Kundenportals über demnächst ablaufende Nutzungsverträge per E-Mail an die Bestellperson. Zur Unterstützung der effektiven Verwaltung von Lizenzen und Nutzungsverträgen. Weitere Informationsquellen Ergänzende Informationen zu Betriebssystemen und z.B. zur zentralen Softwareverteilung an der FAU sind unter Windows-Systeme, Linux-Systeme und Apple-Systeme zu finden. Im FAUmac-Blog des RRZE werden betriebssystemspezifische Tipps und Informationen gepostet. Im CIO-Office-Blog der FAU finden sich ebenfalls viele IT- und Software-Tipps, die den Büroalltag zu erleichtern. Für einige Produkte des RRZE-Softwarekatalogs bietet das IT-Schulungszentrum des RRZE Kurse und Softwareschulungen an.
RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 0 Bedienungsanleitung für RRZE-Kontaktpersonen
Die Bedienung des RRZE-Kundenportals ist intuitiv und erfordert keine tiefergehende Schulung. RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an: https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData Im RRZE-Kundenportal gibt es eine Dokumentation und kontextsensitive Hilfen. Die Bedienoberfläche ist in deutscher und englischer Sprache. Eine RRZE-Kontaktperson kann die ihr zugewiesenen Kundennummern (Kunu) und die damit verbundenen Verträge und Lizenzen verwalten. Für eigene Auswertungszwecke können Vertragsdaten je Kundennummer (Kunu) exportiert werden. Support bietet das Software-Team software@fau.de (Ticketsystem). Eine Kurzanleitung für den Start ist in der RRZE-Benutzerinformation BI97 veröffentlicht: Kundenportal löst Softwarebestellung per Papier ab: schnell und bequem online bestellen  
RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 1 Bedienungsanleitung Bestellung
RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an: https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData Schritt 1: Im Menü links „Software bestellen“ wählen. Die Anzahl zu bestellender Lizenzen muss zu dem tatsächlichen Bedarf und das Softwareprodukt muss zum tatsächlichen Nutzungszweck passen, so dass korrekt lizenziert wird. Schritt 2: Bestellmaske ausfüllen. Alle Felder müssen ausgefüllt werden. Bei Verlängerungen sind einige Felder automatisch vorausgefüllt. Kunu: Kundennummer eingeben. Wenn bei „Kunus wählen“ mehrere Kundennummern ausgewählt sind, diejenige einstellen, auf die eine Lizenz bestellt werden soll. Hinweis: Die Kundennummer muss vorher ausgewählt werden. Es sind lediglich Kundennummern zugelassen, die an der drittletzten Stelle (1. Ziffer der fortlaufenden Nummer) eine 0 haben. Produkt: Geben Sie hier den Produktnamen ein. Zur Beachtung: Produkt ist z.B. Adobe (nicht der Artikel). Hinweis: Eine Auswahl erscheint, sobald mindestens zwei Zeichen eingegeben sind. Artikel: Der Artikel erscheint zur Auswahl, sobald das Produkt eingegeben ist. Die zur Auswahl anstehenden Artikel unterscheiden sich meist nur in der Plattform (z.B. Windows, macOS, Linux) Hinweis: Sollte das Produkt nicht mehr erhältlich sein, erscheint hier kein Artikel. Menge: Geben Sie hier die Anzahl der gewünschten Lizenzen ein. Hinweis: Bei einigen Browsern (z.B. Firefox) ändert sich der Wert, wenn das Mausrad gedreht wird, bevor ein anderes Feld angeklickt wird. Vor dem Absenden der Bestellung muss unbedingt der Wert kontrolliert werden. Vertragsbeginn: Vorausgefüllt mit dem nächsten 1. des Monats. Sollten Sie ein anderes Startdatum der Lizenz wünschen, können Sie dies ändern. Hinweis: Handelt es sich um eine Verlängerung, wird automatisch der Monat nach Ablauf der zu verlängernden Lizenz voreingestellt. Monate: Die gewünschte Laufzeit wird hier eingetragen. Hinweis: Bei einigen Artikeln ist die maximale Laufzeit vorgegeben; Sie können dann nur bis zu diesem Datum bestellen. Hinweis: Bei einigen Browsern (z.B. Firefox) ändert sich der Wert, wenn das Mausrad gedreht wird, bevor ein anderes Feld angeklickt wird. Vor dem Absenden der Bestellung muss unbedingt der Wert kontrolliert werden. Individuelle Rechnungszusätze/Texte, die nicht über die Kundennummer abgebildet sind oder in die vorhandenen Formularfelder des Vertrags angegeben werden können, sind per E-Mail an software@fau.de zu melden. Schritt 3: Eingaben vor dem Bestellen prüfen. Insbesondere auf richtige Anzahl und Monate achten. Schritt 4: Software-Nutzungsvertrag bestätigen. Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson: den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung) Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind. Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben. Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist. Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss. Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist. Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus von den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software abhängig. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen. den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM) Support bietet das Software-Team software@fau.de (Ticketsystem).
RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 2 Bedienungsanleitung Verträge/Lizenzen verwalten
RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an: https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData Schritt 1: Kundennummer unter „Kunus wählen“. Wenn Sie das Kundenportal nutzen wollen, müssen Sie immer als Erstes die Kundennummer auswählen Bitte beachten: Für Software gelten die Kundennummern, die an der fünften Stelle mit einer 0 beginnen. Andere Kundennummern sind für andere Dienste des RZ gedacht. Schritt x: RRZE Kundenportal – Meine Verträge Hier werden alle Verträge angezeigt, nicht nur Software, sondern z.B. Mail, Backup. Schritt x: RRZE-Kundenportal – Meine Lizenzen Hier werden alle Lizenzen angezeigt. Aktive Lizenzen werden bei der Menge in Grün dargestellt, nicht aktive in Rot. Hinweis: Wenn eine Lizenz erst in späterer Zeit beginnt, wird diese bis zum Starttermin in Rot gezeigt. Steht der Ablauf einer Lizenz innerhalb der nächsten 3 Monate an, so wird das mit einem Ausrufezeichen angezeigt. Gleichzeitig gibt es dann die Möglichkeit, die Lizenz zu verlängern, oder zurückzugeben. Hierzu gibt es die Symbole Plus bzw. Drucker. Hinweis: Soll eine Lizenz nicht mehr verlängert werden, wird unbedingt die unterzeichnete und an software@fau.de gesendete Rückgabeerklärung benötigt, die mit dem Druckersymbol zu erzeugen ist. Nur wenn die Rückgabeerklärung vorliegt, wird die Rückgabe im Vertrag gekennzeichnet und der Vertrag ist beendet. Liegt die Rückgabeerklärung nicht pünktlich vor Laufzeitablauf vor, dann wird die Lizenz automatisch verlängert. Verringert sich dagegen nur die Anzahl der Lizenzen bei einer Verlängerung, muss die Rückgabe nicht zusätzlich angezeigt werden, da der vorherige Vertrag mit dem neuen verknüpft wird und die Reduktion der Menge daher im System eindeutig ist. Ganz alte Verträge werden unter „Abgelaufene Verträge“ gelistet. Sie können nicht mehr bearbeitet werden. Schritt x: RRZE-Kundenportal – Meine Rechnungen Hier werden alle Rechnungen angezeigt. Download ist jederzeit möglich.
Support für Softwareprodukte, Software-Dokumentation, Anleitungen
Bei den meisten Software-Produkten ist die Original-Dokumentation entweder als Bestandteil der Software, als Online-Ressource oder per Download verfügbar. Für die Softwarekataloge des RRZE sind unter anleitungen.rrze.fau.de/software Bedienungsanleitungen und Tipps zu ausgewählten Software-Produkten zu finden. Ergänzende Informationen zu Betriebssystemen und z.B. zur zentralen Softwareverteilung an der FAU sind unter Windows-Systeme, Linux-Systeme und Apple-Systeme zu finden. Im FAUmac-Blog des RRZE werden betriebssystemspezifische Tipps und Informationen gepostet. Im CIO-Office-Blog der FAU finden sich ebenfalls viele IT- und Software-Tipps, die den Büroalltag zu erleichtern. Für einige Produkte des RRZE-Softwarekatalogs bietet das IT-Schulungszentrum des RRZE Kurse und Softwareschulungen an. Hinweis: Das RRZE hat keine Berechtigung, bei Softwareproblemen auf privaten Geräten zu helfen.
RRZE-Kontaktperson Personalwechsel: Was ist bei Ausscheiden und neuer Zuständigkeit zu tun?
Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE verwaltet das Kundennummernsystem des RRZE-Kundenportals und vergibt Kontaktpersonen-Kennungen für den Zugang zum RRZE-Kundenportal und weiteren Dienstleistungen. RRZE-Kontaktpersonen und Einrichtungen der FAU bzw. der Regionalpartner-Hochschulen, die noch keine RRZE-Kontaktperson bestimmt haben bei denen eine RRZE-Kontaktperson ausscheidet bei denen eine neue RRZE-Kontaktperson bestimmt wurde bei denen weitere RRZE-Kontaktpersonen aufgenommen werden sollen wenden sich frühzeitig mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem). Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung. Hilfreiche Links Die aktuellen Anträge für RRZE-Dienstleistungen finden Sie gesammelt auf der Formularseite. Antrag auf Kontaktpersonen-Kennung Antrag auf Kundennummer (RRZE-Kundenportal)
RRZE-Kundenportal Kundennummer (Kunu): Ich benötige eine neue Kundennummer für die Bestellung von RRZE-Dienstleistungen. Was muss ich tun?
Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE verwaltet das Kundennummernsystem des RRZE-Kundenportals und vergibt Kontaktpersonen-Kennungen für den Zugang zum RRZE-Kundenportal und weiteren Dienstleistungen. RRZE-Kontaktpersonen und Einrichtungen der FAU bzw. der Regionalpartner-Hochschulen, die noch keine RRZE-Kontaktperson bestimmt haben bei denen eine RRZE-Kontaktperson ausscheidet bei denen eine neue RRZE-Kontaktperson bestimmt wurde bei denen weitere RRZE-Kontaktpersonen aufgenommen werden sollen wenden sich frühzeitig mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem). Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung. Hilfreiche Links Die aktuellen Anträge für RRZE-Dienstleistungen finden Sie gesammelt auf der Formularseite. Antrag auf Kontaktpersonen-Kennung Antrag auf Kundennummer (RRZE-Kundenportal)
Beschaffung von Software: Leitfaden
Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE beschafft die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software und stellt diese den Einrichtungen, Beschäftigten und Studierenden für die universitäre bzw. dienstliche Nutzung bereit. Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab oder tritt überregionalen Rahmenverträgen bei. Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen. Richtlinien für die Beschaffung von Software Für die FAU gilt folgendes Regelwerk: IT-Beschaffungsrichtlinien an der FAU FAU: Rundschreiben Beschaffung außerhalb der IT-Rahmenverträge Informationen zur Verwaltung und Verwendung von Haushaltsmitteln Vorgehen bei der Beschaffung von Software durch universitäre Einrichtungen Start: Vor einer Bestellung / vor einem Kauf von Software (1) Prüfung, ob das Nutzungsszenario bereits von einem Rahmen- oder Campusvertrag abgedeckt ist. Um unnötige Kosten zu vermeiden ist auch zu prüfen, ob eine bereits lizenzierte oder eine freie Alternative zum Wunschprodukt existiert. Für die FAU: Einholen der Stellungnahme des RRZE zur Vorlage beim Referat H4 – Finanzbuchhaltung für IT-Beschaffungen, die nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können. Die Stellungnahme ist vor einer Bestellung / vor einem Kauf beim RRZE einzuholen. (2) Wenn keine RRZE-Verträge zum Wunschprodukt existieren: Voraussetzung für den Abschluss eines Rahmen- oder Campusvertrags und somit Aufnahme in das Software-Angebot des RRZE ist ein hoher Mengenrabatt durch eine merkliche Anzahl Nutzerinnen und Nutzer. Spezialsoftware für einige wenige Rechner ist durch die universitäre Einrichtung unter Beachtung der Beschaffungsrichtlinien direkt zu beschaffen, sofern es nicht andere (z.B. wirtschaftliche, sicherheitstechnische) Gründe gibt, die Software doch vom RRZE beschaffen und betreiben zu lassen. Es ist darauf zu achten, dass die Softwarelizenz in Organisationen (Zusätze wie z.B. „Enterprise“, „Pro“) bzw. an Universitäten (Zusätze wie z.B. „EDU“, „Academic“) eingesetzt werden darf/kann. Wenn kein zentrales Angebot der benötigten Software vorhanden ist und Einrichtungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen Software selbst beschaffen oder installieren, dann sollten sie mit den Grundlagen im Umgang mit Lizenzen vertraut sein, damit sie korrekt lizenzieren, richtig beschaffen lizenzrechtlich konform nutzen. (3) Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung nur auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist. Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden. Ein Verkauf von Softwarelizenzen an Privatpersonen, die keine Studierenden sind, erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend über die Hochschule auch keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben. Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden. 4) Folgende Beschaffungswege sind für das zentrale RRZE-Softwareangebot eingerichtet: Software für Beschäftigte für die dienstliche Nutzung: Software-Bestellungen sind gem. Preisliste nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen. Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte: kostenloser Bezug und Download erfolgen über www.StudiSoft.de. Software für Studierende Bezug und Download erfolgen über www.StudiSoft.de.
Beschaffung von Software: Leitfaden für Software mit Kollaborationstools und Cloud-Diensten
Empfehlungen zur Beschaffung von Software mit Kollaborationstools und Cloud-Diensten an der FAU Vor der Beschaffung von Software Die Lizenzbedingungen (und damit sowie mit dem Beschaffungsvorgang verbundene Dokumente) sind stets vor der Beschaffung sehr sorgfältig zu lesen. Dabei müssen die Rechte und Pflichten der Vertragspartner nicht nur hinsichtlich der Leistungserbringung, sondern auch hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz der Software sowie technischer Machbarkeit bewertet werden. Wichtige Fragen sind z.B.: Standort des Cloud-Anbieters und der Server – Datenschutzrecht, dem der Cloud-Dienst unterliegt Daten löschen, Nutzung beenden Datenverschlüsselung in der Cloud Konfiguration von Cloud-Diensten Schutz vor Fremdzugriffen, auch vor Zugriff durch den Cloud-Anbieter Sicherheitskennung. Vor jeder Beschaffung von Software und Lizenzen sind die Einrichtungen der FAU gem. Beschaffungsrichtlinien verpflichtet, sich über evt. vorhandene Rahmenverträge und das zentrale Software-Angebot des RRZE zu informieren. Ist das gewünschte Software-Produkt nicht im Angebot, ist eine Anfrage an das RRZE per E-Mail an software@fau.de zu stellen. An diese E-Mail-Adresse können z.B. auch Fragen zu  Lizenzbedingungen gerichtet werden. Siehe auch weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung. Ggf. ist die Software, die im weiteren Sinne auch ein IT-System darstellt, gem. IT-Richtlinie vom CIO zu genehmigen oder der Personalrat ist zu informieren. Es sind in jedem Fall Aspekte des Datenschutzes zu beachten, wenn Forschungs- und Arbeitsergebnisse sowie persönliche Daten von Mitarbeitern der FAU in fremden Clouds verarbeitet und gespeichert werden sollen. Empfohlenes Vorgehen Prüfung der Lizenzbedingungen und Softwareinformationen auf Nutzungsrisiken und technische Machbarkeit, ggf. unter Einbindung des RRZE. Siehe auch weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung. Stellungnahme des RRZE zur Vorlage beim Referat H4 – Finanzbuchhaltung für IT-Beschaffungen, die nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können. Die Stellungnahme ist vor einer Bestellung / vor einem Kauf beim RRZE einzuholen. Beurteilung des Cloud-Nutzungsservices durch den Datenschutzbeauftragten der FAU Cloud-Services sind neue IT-Systeme, diese sind gemäß § 5 Abs. 4 CIO-Ordnung dem CIO-Gremium anzuzeigen, nachdem keine dem Einsatz entgegen stehenden schwerwiegenden Einwände des Datenschutzbeauftragten der FAU vorliegen. Vor jeder Nutzung von Cloud-Diensten Bevor eine Software mit angebundenen Kollaborationstools und Cloud-Services benutzt wird ist es ratsam, den Schutzbedarf der verarbeiteten Daten hinsichtlich Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität zu analysieren. Zudem ist es wichtig zu wissen, wie einfach oder umständlich es ist, Daten wieder aus der Cloud zu entfernen. Denn das Löschen von Daten in der Cloud ist nicht so einfach wie zu Hause auf dem Rechner. Cloud-Anbieter speichern häufig mehrere Kopien der Dateien in verschiedenen Rechenzentren, um eine hohe Verfügbarkeit zu gewährleisten. Manche Anbieter behalten Daten auch nach einer Kündigung oder „Löschung“ noch für einige Zeit für den Fall, dass die Kündigung oder Löschung zurückgenommen wird (was oft genug vorkommt). Daher empfiehlt sich ein Blick in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Anbieters. Zur Beachtung: Bereits das Testen einer Software mit angebundenen Kollaborationstools und Cloud-Services unterliegt den strengen Auflagen, weil bereits z.B. persönliche Daten verarbeitet werden würden. Für personenbezogene Daten (sowohl mit dienstlichem als auch privatem Bezug) gelten die Bestimmungen des Datenschutzes. Auch Daten ohne Personenbezug können einen sehr hohen Schutzbedarf haben (zum Beispiel auf Grund von Geheimhaltungsvereinbarungen) oder weil andere rechtliche oder Vertraulichkeitsrisiken bestehen. Ein Schutzbedarf im Einzelfall wird grundsätzlich hinsichtlich der möglichen Gefahren für Betroffene, die Hochschule und Dritte (Projektpartner) bestimmt. Entsprechend dieser Gefahren sind die drei Informationssicherheitsschutzziele Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit jeweils differenziert zu betrachten. Und entsprechend differenziert müssen Vorkehrungen zur Sicherheit der Daten getroffen werden. Im Zweifel fragen Sie nach (Datenschutzbeauftragte, Beauftragte der Informationssicherheit). Aus dem Schutzbedarf der Daten folgt zwingend die Eignung oder Nicht-Eignung zur Speicherung in der externen Cloud. Im Falle von mehreren in Frage kommenden Kategorien ist die mit dem jeweils höchsten Schutzbedarf zu wählen. Beispielsweise kann die Kategorisierung wie in der Tabelle vorgenommen werden (u.a. auch von der Vertragsgestaltung mit dem Cloud-Anbieter abhängig). Schutzbedarf Eignung Daten ohne Schutzbedarf Für die Ablage und die Verarbeitung in Clouds geeignet Daten mit normalem Schutzbedarf Für die Ablage und die Verarbeitung in Clouds geeignet, soweit keine anderslautenden Dienstanweisungen greifen Verschlüsselung empfohlen Daten mit hohem Schutzbedarf   Daten mit sehr hohem Schutzbedarf keine Ablage und Verarbeitung in Clouds Personalakten, besondere sachliche Verhältnisse von Beschäftigten sensible personenbezogene Daten (Gesundheitsbezug, Herkunft, politische Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit, sexuelle Orientierung, biometrische Daten, besondere sachliche Verhältnisse) Haushalts- und Finanzdaten Prüfungswesen (Gutachten und Korrekturen) Technische Daten (Baupläne sensibler Räume, Netzwerkpläne) Forschungsdaten, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind, soweit nicht normaler Schutzbedarf Weitere Informationen sind auf der Themenseite zu finden: Software mit Cloud-Diensten – Kollaborationstools
Lieferung (dienstliche Nutzung): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?
Lieferzeiten von dienstlicher Software Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten und Benutzerinnen und Benutzer. Dargestellt werden hier die Prozesse der Softwareverteilung und -bereitstellung durch das Software-Team des RRZE. Es kann darüber hinaus weitere die Verfügbarkeit beeinflussende Prozesse geben. Frei verfügbare Software kann bei zentral betreuten Rechnern im Softwarecenter (Windows) oder im Self Service (FAUmac) von den Benutzerinnen und Benutzer jederzeit selbst installiert werden. Ansonsten sind die IT-Beauftragten vor Ort zuständig. Bei fachspezifischer Software, die zentral finanziert und nicht über die Softwareverteilung via MECM/SCCM bzw. das zentrale Management von Apple MacOS-geräten läuft, müssen die zuständigen IT-Beauftragten  ggf. eine Freischaltung durch das Software-Team veranlassen. Bestellung von kostenpflichtiger Software im RRZE-Kundenportal und Bereitstellungsarbeiten Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson: den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung) Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind. Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben. Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist. Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss. Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist. Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus abhängig von den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen. den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM).
RRZE-Kontaktperson: Ich bin zuständig für die Beschaffung von Softwarelizenzen in meiner Einrichtung. Welche Aufgaben gehören dazu?
Das RRZE hat IT-Beauftragte bestimmt, die als Bindeglieder zwischen dem RRZE und den FAU-Organisationseinheiten (Institute, Lehrstühle, Forschungsgruppen etc.) fungieren. Die RRZE-Kontaktperson ist innerhalb einer FAU-Organisationseinheit zuständig für die Beratung, Beantragung und Bearbeitung der Abrechnung, wenn kostenpflichtige Dienstleistungen des RRZE (mit Ausnahme von Webdienstleistungen) in Anspruch genommen werden. Im Bereich Softwarelizenzen hat eine RRZE-Kontaktperson folgende Aufgaben: Beratung bzgl. Software-Beschaffung und Beschaffung von Software-Nutzungsrechten über das RRZE Verteilung der Software innerhalb einer FAU-Organisationseinheit / externen Einrichtung Bearbeitung der Abrechnungen des RRZE über bereitgestellte Dienstleistungen und Software-Nutzungsrechte enge Abstimmung mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) Information der Systembetreiber sowie der Nutzerinnen und Nutzer über die Lizenz- und Nutzungsbedingungen Unterstützung findet die RRZE-Kontaktperson beim zuständigen IT-Betreuungszentrum und beim Software-Team. Teilen Sie dem RRZE Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.
RRZE-Kontaktpersonen Sprechstunde
Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE bietet für RRZE-Kontaktpersonen regelmäßig und nach Bedarf offene Sprechstunden Support zur Bedienung des RRZE-Kundenportals für die Bestellung von dienstlichen Lizenzen sowie individuelle Beratung zu Beschaffungs- und Lizenzfragen von Software an. Im Veranstaltungskalender des RRZE sind die Termine für die offene Sprechstunde vermerkt: https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/veranstaltungskalender/.
RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 0 Bedienungsanleitung für RRZE-Kontaktpersonen
Die Bedienung des RRZE-Kundenportals ist intuitiv und erfordert keine tiefergehende Schulung. RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an: https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData Im RRZE-Kundenportal gibt es eine Dokumentation und kontextsensitive Hilfen. Die Bedienoberfläche ist in deutscher und englischer Sprache. Eine RRZE-Kontaktperson kann die ihr zugewiesenen Kundennummern (Kunu) und die damit verbundenen Verträge und Lizenzen verwalten. Für eigene Auswertungszwecke können Vertragsdaten je Kundennummer (Kunu) exportiert werden. Support bietet das Software-Team software@fau.de (Ticketsystem). Eine Kurzanleitung für den Start ist in der RRZE-Benutzerinformation BI97 veröffentlicht: Kundenportal löst Softwarebestellung per Papier ab: schnell und bequem online bestellen  
RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 1 Bedienungsanleitung Bestellung
RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an: https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData Schritt 1: Im Menü links „Software bestellen“ wählen. Die Anzahl zu bestellender Lizenzen muss zu dem tatsächlichen Bedarf und das Softwareprodukt muss zum tatsächlichen Nutzungszweck passen, so dass korrekt lizenziert wird. Schritt 2: Bestellmaske ausfüllen. Alle Felder müssen ausgefüllt werden. Bei Verlängerungen sind einige Felder automatisch vorausgefüllt. Kunu: Kundennummer eingeben. Wenn bei „Kunus wählen“ mehrere Kundennummern ausgewählt sind, diejenige einstellen, auf die eine Lizenz bestellt werden soll. Hinweis: Die Kundennummer muss vorher ausgewählt werden. Es sind lediglich Kundennummern zugelassen, die an der drittletzten Stelle (1. Ziffer der fortlaufenden Nummer) eine 0 haben. Produkt: Geben Sie hier den Produktnamen ein. Zur Beachtung: Produkt ist z.B. Adobe (nicht der Artikel). Hinweis: Eine Auswahl erscheint, sobald mindestens zwei Zeichen eingegeben sind. Artikel: Der Artikel erscheint zur Auswahl, sobald das Produkt eingegeben ist. Die zur Auswahl anstehenden Artikel unterscheiden sich meist nur in der Plattform (z.B. Windows, macOS, Linux) Hinweis: Sollte das Produkt nicht mehr erhältlich sein, erscheint hier kein Artikel. Menge: Geben Sie hier die Anzahl der gewünschten Lizenzen ein. Hinweis: Bei einigen Browsern (z.B. Firefox) ändert sich der Wert, wenn das Mausrad gedreht wird, bevor ein anderes Feld angeklickt wird. Vor dem Absenden der Bestellung muss unbedingt der Wert kontrolliert werden. Vertragsbeginn: Vorausgefüllt mit dem nächsten 1. des Monats. Sollten Sie ein anderes Startdatum der Lizenz wünschen, können Sie dies ändern. Hinweis: Handelt es sich um eine Verlängerung, wird automatisch der Monat nach Ablauf der zu verlängernden Lizenz voreingestellt. Monate: Die gewünschte Laufzeit wird hier eingetragen. Hinweis: Bei einigen Artikeln ist die maximale Laufzeit vorgegeben; Sie können dann nur bis zu diesem Datum bestellen. Hinweis: Bei einigen Browsern (z.B. Firefox) ändert sich der Wert, wenn das Mausrad gedreht wird, bevor ein anderes Feld angeklickt wird. Vor dem Absenden der Bestellung muss unbedingt der Wert kontrolliert werden. Individuelle Rechnungszusätze/Texte, die nicht über die Kundennummer abgebildet sind oder in die vorhandenen Formularfelder des Vertrags angegeben werden können, sind per E-Mail an software@fau.de zu melden. Schritt 3: Eingaben vor dem Bestellen prüfen. Insbesondere auf richtige Anzahl und Monate achten. Schritt 4: Software-Nutzungsvertrag bestätigen. Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson: den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung) Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind. Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben. Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist. Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss. Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist. Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus von den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software abhängig. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen. den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM) Support bietet das Software-Team software@fau.de (Ticketsystem).
RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 2 Bedienungsanleitung Verträge/Lizenzen verwalten
RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an: https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData Schritt 1: Kundennummer unter „Kunus wählen“. Wenn Sie das Kundenportal nutzen wollen, müssen Sie immer als Erstes die Kundennummer auswählen Bitte beachten: Für Software gelten die Kundennummern, die an der fünften Stelle mit einer 0 beginnen. Andere Kundennummern sind für andere Dienste des RZ gedacht. Schritt x: RRZE Kundenportal – Meine Verträge Hier werden alle Verträge angezeigt, nicht nur Software, sondern z.B. Mail, Backup. Schritt x: RRZE-Kundenportal – Meine Lizenzen Hier werden alle Lizenzen angezeigt. Aktive Lizenzen werden bei der Menge in Grün dargestellt, nicht aktive in Rot. Hinweis: Wenn eine Lizenz erst in späterer Zeit beginnt, wird diese bis zum Starttermin in Rot gezeigt. Steht der Ablauf einer Lizenz innerhalb der nächsten 3 Monate an, so wird das mit einem Ausrufezeichen angezeigt. Gleichzeitig gibt es dann die Möglichkeit, die Lizenz zu verlängern, oder zurückzugeben. Hierzu gibt es die Symbole Plus bzw. Drucker. Hinweis: Soll eine Lizenz nicht mehr verlängert werden, wird unbedingt die unterzeichnete und an software@fau.de gesendete Rückgabeerklärung benötigt, die mit dem Druckersymbol zu erzeugen ist. Nur wenn die Rückgabeerklärung vorliegt, wird die Rückgabe im Vertrag gekennzeichnet und der Vertrag ist beendet. Liegt die Rückgabeerklärung nicht pünktlich vor Laufzeitablauf vor, dann wird die Lizenz automatisch verlängert. Verringert sich dagegen nur die Anzahl der Lizenzen bei einer Verlängerung, muss die Rückgabe nicht zusätzlich angezeigt werden, da der vorherige Vertrag mit dem neuen verknüpft wird und die Reduktion der Menge daher im System eindeutig ist. Ganz alte Verträge werden unter „Abgelaufene Verträge“ gelistet. Sie können nicht mehr bearbeitet werden. Schritt x: RRZE-Kundenportal – Meine Rechnungen Hier werden alle Rechnungen angezeigt. Download ist jederzeit möglich.
RRZE-Kundenportal Kündigung: Ich habe Softwarelizenzen vom RRZE und benötige diese nicht mehr. Wie und wann kann ein Nutzungsvertrag für Softwarelizenzen gekündigt werden?
Mit dem RRZE geschlossene Nutzungsverträge für Softwarelizenzen sind über ein Produkt, eine bestimmte Anzahl und eine bestimmte Laufzeit definiert. Ein Nutzungsvertrag endet durch Zeitablauf durch Kündigung (universitäre Einrichtung) durch Rückruf (RRZE) Automatische Verlängerung von Nutzungsverträgen Nutzungsverträge verlängern sich bei dauerhaft vorrätigen Produkten im Standard automatisch zum Ende der Laufzeit, sofern der Nutzungsvertrag nicht durch die universitäre Einrichtung beendet bzw. die Lizenz zurückgegeben wird. Frühzeitig regelmäßig werden RRZE-Kontaktpersonen per automatisch generierter E-Mail aus dem RRZE-Kundenportal über demnächst zur Verlängerung anstehende Nutzungsverträge informiert. RRZE-Kontaktpersonen haben folgende Optionen: Der Nutzungsvertrag soll in gleicher Anzahl Lizenzen und Laufzeit verlängert werden. – Es ist nichts zu tun. Der Nutzungsvertrag soll in veränderter Anzahl Lizenzen (weniger oder mehr) und/oder Laufzeit (kürzer oder länger) fortgeführt werden. – Im Kundenportal kann innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende eine angepasste Bestellung vorgenommen werden. RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Plus-Zeichen am Vertrag, und dann weiter wie bei Bestellen Ist die Verlängerung nicht gewünscht, kann die Lizenz (Gesamtanzahl) innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende zum Laufzeitende zurückgegeben werden. Der Nutzungsvertrag endet mit der Rückgabe. RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Drucken-Zeichen am Vertrag führt zu Formular (Bildschirmausgabe) Sonderfall keine automatische Verlängerung: Nutzungsverträge, deren Laufzeitende auf das Rahmenvertragsende gesetzt ist Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann jedoch aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen. Gibt es einen Anschlussrahmenvertrag für die zugehörigen Nutzungsverträge, schaltet das RRZE die Verträge unter den neuen Bedingungen zur Bestellung frei (ggf. angepasster Preis oder Produktveränderungen) und informiert die RRZE-Kontaktpersonen, dass Bestellungen im RRZE-Kundenportal erfolgen können. Sonderfall keine automatische Verlängerung: sonstige Nutzungsverträge Individuelle Vereinbarungen sind mit dem Software-Team persönlich abzustimmen. Dazu gehören an der FAU auch CIP/WAP-Verträge. Die Rückgabe von Lizenzen wird über das RRZE-Kundenportal mittels Formular (Bildschirmausgabe) eingeleitet. Das Formular ist unterzeichnet an software@fau.de zu senden (papierloses Verfahren; ggf. erzeugte Papierdokumente verbleiben an der Einrichtung). Die Rückgabe wird vom Software-Team im RRZE-Kundenportal eingetragen und ist für die RRZE-Kontaktperson erkennbar. Der Rückruf von Lizenzen wird vom RRZE für den (seltenen) Fall veranlasst, dass der mit dem Lizenzgeber geschlossene Vertrag aus irgendeinem Grund wegfällt und das RRZE keine Lizenzen mehr zur Verfügung hat. Vorausbezahlte Lizenzgebühren werden den universitären Einrichtungen über die Restlaufzeiten der Nutzungsverträge  gutgeschrieben.
RRZE-Kundenportal Verlängerung: Ich habe Softwarelizenzen vom RRZE und benötige diese weiterhin. Wie und wann kann ein Nutzungsvertrag für Softwarelizenzen verlängert werden?
Mit dem RRZE geschlossene Nutzungsverträge für Softwarelizenzen sind über ein Produkt, eine bestimmte Anzahl und eine bestimmte Laufzeit definiert. Ein Nutzungsvertrag endet durch Zeitablauf durch Kündigung (universitäre Einrichtung) durch Rückruf (RRZE) Automatische Verlängerung von Nutzungsverträgen Nutzungsverträge verlängern sich bei dauerhaft vorrätigen Produkten im Standard automatisch zum Ende der Laufzeit, sofern der Nutzungsvertrag nicht durch die universitäre Einrichtung beendet bzw. die Lizenz zurückgegeben wird. Frühzeitig regelmäßig werden RRZE-Kontaktpersonen per automatisch generierter E-Mail aus dem RRZE-Kundenportal über demnächst zur Verlängerung anstehende Nutzungsverträge informiert. RRZE-Kontaktpersonen haben folgende Optionen: Der Nutzungsvertrag soll in gleicher Anzahl Lizenzen und Laufzeit verlängert werden. – Es ist nichts zu tun. Der Nutzungsvertrag soll in veränderter Anzahl Lizenzen (weniger oder mehr) und/oder Laufzeit (kürzer oder länger) fortgeführt werden. – Im Kundenportal kann innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende eine angepasste Bestellung vorgenommen werden. RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Plus-Zeichen am Vertrag, und dann weiter wie bei Bestellen Ist die Verlängerung nicht gewünscht, kann die Lizenz (Gesamtanzahl) innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende zum Laufzeitende zurückgegeben werden. Der Nutzungsvertrag endet mit der Rückgabe. RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Drucken-Zeichen am Vertrag führt zu Formular (Bildschirmausgabe)     Sonderfall keine automatische Verlängerung: Nutzungsverträge, deren Laufzeitende auf das Rahmenvertragsende gesetzt ist Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann jedoch aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen. Gibt es einen Anschlussrahmenvertrag für die zugehörigen Nutzungsverträge, schaltet das RRZE die Verträge unter den neuen Bedingungen zur Bestellung frei (ggf. angepasster Preis oder Produktveränderungen) und informiert die RRZE-Kontaktpersonen, dass Bestellungen im RRZE-Kundenportal erfolgen können. Sonderfall keine automatische Verlängerung: sonstige Nutzungsverträge Individuelle Vereinbarungen sind mit dem Software-Team persönlich abzustimmen. Dazu gehören an der FAU auch CIP/WAP-Verträge. Die Rückgabe von Lizenzen wird über das RRZE-Kundenportal mittels Formular (Bildschirmausgabe) eingeleitet. Das Formular ist unterzeichnet an software@fau.de zu senden (papierloses Verfahren bevorzugt). Die Rückgabe wird vom Software-Team im RRZE-Kundenportal eingetragen und ist für die RRZE-Kontaktperson erkennbar. Der Rückruf von Lizenzen wird vom RRZE für den (seltenen) Fall veranlasst, dass der mit dem Lizenzgeber geschlossene Vertrag aus irgendeinem Grund wegfällt und das RRZE keine Lizenzen mehr zur Verfügung hat. Vorausbezahlte Lizenzgebühren werden den universitären Einrichtungen über die Restlaufzeiten der Nutzungsverträge  gutgeschrieben.
Softwarekataloge des RRZE
Das RRZE beschafft Software für die FAU und die Hochschulen der Region. Die Stabsstelle Softwarebeschaffung trägt maßgeblich dazu bei, dass das RRZE die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software bereitstellen kann. Mit Fokus auf lizenzpflichtige nichtkommerzielle Software für Verwaltung, Forschung und Lehre und großflächige Nutzung wird der Bedarf in Campus-, Volumen- und Rahmenverträgen gebündelt, so dass Verträge mit günstigen Konditionen verhandelt und zudem ein wirtschaftlicher Beschaffungsprozess gemäß Vergaberecht umgesetzt werden können. Das zentrale Softwareangebot für die FAU und für Regionalpartner-Hochschulen ist auf den RRZE-Webseiten veröffentlicht: https://www.rrze.fau.de/hard-software/software/ Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung Unter Produkte ist der Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung mit Kurzbeschreibung zu finden. Zu einigen Software-Produkten sind ausführliche Informationen verfügbar. Nicht gelistete Software-Produkte können bei software@fau.de angefragt werden. Die Organisationseinheiten der FAU und die RRZE-Regionalpartner erhalten auch Beratung und Unterstützung bei der Beschaffung von fachspezifischer Software außerhalb von Rahmenverträgen, bei Compliance- und Lizenzfragen sowie Anwendungsproblemen. Anfragen sind an software@fau.de zu richten. Der Bezug erfolgt über das RRZE-Kundenportal. Zugang zum RRZE-Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen. Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte Softwarekatalog für Studierende Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben. Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = S“. Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de. Softwarekatalog für wissenschaftlich Beschäftigte Unter Produkte ist der Softwarekatalog für Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einsehbar. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = B“. Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.
+++ Aktuelle Software-Meldungen +++
RRZE-Newsletter Beschäftigte und RRZE-Kontaktpersonen, aber auch Studierende erhalten auf Wunsch regelmäßig Post vom RRZE. Im RRZE-Newsletter gibt es immer auch die Meldungen über aktuelle Entwicklungen im Softwarebereich. Von Produktneuheiten über Preisänderungen bis hin zu geplanten Beschaffungen und Campusverträgen sowie technischen Entwicklungen werden aktuelle Informationen für die Softwarekunden des RRZE zusammengestellt. Meldungen des RRZE https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/meldungen/ Filter nur Software-Meldungen: https://www.rrze.fau.de/category/software/ Update-Service, Wartungen, wichtige RRZE-Mitteilungen RRZE-Kontaktpersonen Kontaktpersonen-Online-Sprechstunde Sprechen Sie mit dem Software-Team persönlich in der offenen Sprechstunde. Jeden 3. Donnerstag im Monat. Produktspezifische Informationen zu aktiven Nutzungsverträgen per E-Mail z.B. Wartungen & Updates, geplante Veränderungen Erinnerungsservice des RRZE-Kundenportals über demnächst ablaufende Nutzungsverträge per E-Mail an die Bestellperson. Zur Unterstützung der effektiven Verwaltung von Lizenzen und Nutzungsverträgen. Weitere Informationsquellen Ergänzende Informationen zu Betriebssystemen und z.B. zur zentralen Softwareverteilung an der FAU sind unter Windows-Systeme, Linux-Systeme und Apple-Systeme zu finden. Im FAUmac-Blog des RRZE werden betriebssystemspezifische Tipps und Informationen gepostet. Im CIO-Office-Blog der FAU finden sich ebenfalls viele IT- und Software-Tipps, die den Büroalltag zu erleichtern. Für einige Produkte des RRZE-Softwarekatalogs bietet das IT-Schulungszentrum des RRZE Kurse und Softwareschulungen an.
Lieferung (dienstliche Nutzung): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?
Lieferzeiten von dienstlicher Software Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten und Benutzerinnen und Benutzer. Dargestellt werden hier die Prozesse der Softwareverteilung und -bereitstellung durch das Software-Team des RRZE. Es kann darüber hinaus weitere die Verfügbarkeit beeinflussende Prozesse geben. Frei verfügbare Software kann bei zentral betreuten Rechnern im Softwarecenter (Windows) oder im Self Service (FAUmac) von den Benutzerinnen und Benutzer jederzeit selbst installiert werden. Ansonsten sind die IT-Beauftragten vor Ort zuständig. Bei fachspezifischer Software, die zentral finanziert und nicht über die Softwareverteilung via MECM/SCCM bzw. das zentrale Management von Apple MacOS-geräten läuft, müssen die zuständigen IT-Beauftragten  ggf. eine Freischaltung durch das Software-Team veranlassen. Bestellung von kostenpflichtiger Software im RRZE-Kundenportal und Bereitstellungsarbeiten Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson: den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung) Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind. Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben. Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist. Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss. Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist. Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus abhängig von den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen. den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM).
Lieferung (Home Use): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?
Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten sowie der Benutzerinnen und Benutzer. Kostenlose Software für Studierende Nach der Bestellung in www.StudiSoft.de steht die Software zum Download bereit. Kostenpflichtige Software für Studierende Wurde die Bestellung in www.StudiSoft.de ausgelöst, wird sie vom Software-Team des RRZE nach Bestätigung des Zahlungseingangs freigegeschaltet. Während der regulären Bürozeiten erfolgt die Freischaltung spätestens nach fünf (5) Arbeitstagen. Nach der Freischaltung wird eine E-Mail mit weiteren Anweisungen erzeugt und in der Auftragsverfolgung des StudiSoft-Portals ist der Auftragsstatus aktiv angezeigt. Kostenlose Software für wissenschaftliche Beschäftigte (dienstliches Zweitnutzungsrecht, sog. Home Use) Wissenschaftlich Beschäftigte dürfen das dienstliche Zweitnutzungsrecht (Home Use) für die Installation auf einem (1) Privatgerät in Anspruch nehmen, für nichtwissenschaftliches Personal ist die Verwendung von Privatgeräten nicht gestattet. Die Installation auf zwei Dienstgeräten unter Verwendung der Basis-Lizenz und des Zweitnutzungsrechts ist für alle Beschäftigte möglich. Nach der Bestellung in www.StudiSoft.de werden die Anweisungen zum Bezug der Software angezeigt und der Auftragsstatus auf aktiv gestellt. Es gibt zwei Arten des Softwarebezugs, die die Dauer bis zur tatsächlichen Nutzung der Software beeinflussen: direkt vom Anbieter/Hersteller (Weiterleitung zu externem Download/Portal) über die zuständige RRZE-Kontaktperson und die IT-Verantwortlichen. Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, ob die Installation auf einem Privatgerät oder Dienstgerät erfolgt. Bei Dienstgeräten muss die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft worden sein, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen. Die Installation auf Dienstgeräten muss mit den IT-Verantwortlichen abgestimmt sein.
Nutzungsbedingungen: Was bedeutet dienstliche Nutzung von Software?
Rahmenbedingungen für die dienstliche Nutzung von Software Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt an der FAU unter Beachtung der Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R). Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt unter Beachtung der Lizenzbedingungen des Softwareherstellers bzw. Rechteinhabers. Im Vordergrund steht die Nutzung im akademischen Umfeld zum Zweck von Forschung und Lehre. Der Einsatz zu privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen – und wäre im Rahmen der Dienstvorschriften auch nicht erlaubt. Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen. Die Nutzung für den Betrieb einer Hochschule, d.h. für eigene „kommerzielle“ Zwecke einer akademischen Einrichtung, ist in den Lizenzbedingungen von entsprechender Software ausdrücklich festgehalten. Die Nutzung im Rahmen von Forschungsprojekten mit kommerziellen (Teil-)Zielen ist stets sorgfältig zu prüfen. Im Zweifel sind Anfragen an software@fau.de zu richten. Software zur dienstlichen Nutzung ist grundsätzlich nicht für die Installation und Nutzung auf Privatgeräten von Beschäftigten vorgesehen. Dies gilt auch für Lizenzen mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use). Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal StudiSoft. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Software-Produkte werden vom RRZE unter Abschluss eines Nutzungsvertrags weitergegeben. Die Weitergabe erfolgt nach Bedarf an alle Einrichtungen der FAU und – soweit lizenzrechtlich möglich – an die dem RRZE angeschlossenen Regionalpartner (siehe „LB=Lizenzbereich“ in der Preisliste). Das Universitätsklinikum Erlangen versorgt sich selbst mit Software, soweit keine campusübergreifenden oder Rahmenverträge unter Einbeziehung des Universitätsklinikums geschlossen worden sind. Die Weitergabe erfolgt dann ebenfalls unter Abschluss eines Nutzungsvertrags und gem. Preisliste. Der Software-Nutzungsvertrag erlaubt die Nutzung des Produkts in der im Vertrag angegebenen Anzahl von Lizenzen und über die festgelegte Laufzeit. Nach Ablauf der angegebenen Laufzeit darf das Produkt nicht mehr benutzt werden, alle zugehörigen Dateien müssen gelöscht werden. Die Rückgabe von Lizenzen wird im RRZE-Kundenportal dokumentiert. Wenn universitäre Einrichtungen Softwarebeschaffungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen tätigen, dann müssen sie die Software korrekt lizenzieren richtig beschaffen lizenzrechtlich konform nutzen. Siehe weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung und Nutzung von Software.
Nutzungsbedingungen: Was bedeutet Home Use-Recht von Software?
Bedingungen für die Nutzung von Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte Die Software darf nur von Studierenden und Beschäftigten der berechtigten Hochschulen (siehe Lizenzbereich LB = S, B) eingesetzt werden. Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen. Der Zweck der Nutzung ist auf universitäre Zwecke bezogen, das heißt für Forschung, Lehre und Lernen sowie darauf bezogene dienstliche Aufgaben der berechtigten Hochschulangehörigen. Die private Nutzung und die Nutzung für andere außeruniversitäre Zwecke ist nicht erlaubt. Das bekannte Stichwort „Home Use“ bezeichnet zunächst einmal nur den Nutzungsort („zuhause“), aber nicht den Zweck. Die Software darf nur auf einem (1) Privatrechner installiert und genutzt werden. Die Software darf nicht an Dritte weitergegeben werden. Der Nutzungsvertrag mit Studierenden erlischt mit der Exmatrikulation. Das Home Use-Recht von Beschäftigten endet mit Beschäftigungsende. Nach Beendigung des Nutzungsvertrags muss die Software vom Privatgerät gelöscht/deinstalliert werden und darf nicht mehr eingesetzt werden. Bezug und Download der Software für Studierende und des dienstlichen Zweitnutzungsrechts (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de. Software für Studierende mit Home Use-Recht Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben. Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Darüber hinaus gibt es für Studierende häufig kostenlose oder vergünstigte Herstellerlizenzen direkt vom Hersteller bzw. im Fachhandel. Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de. Software mit dienstlichem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftliche Beschäftigte der FAU Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden. Wissenschaftlich Beschäftigte müssen bei kostenpflichtiger Software immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen. Der Softwarekatalog enthält sog. Home Use-Produkte für Beschäftigte, für die der Lizenzgeber ein erweitertes Nutzungsrecht eingeräumt hat. Softwarelizenzen für wissenschaftlich Beschäftigte, die ein dienstliches Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) ermöglichen, werden nicht gesondert bepreist, sondern im Rahmen der Basislizenzkosten abgegeben. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.
Softwarekataloge des RRZE
Das RRZE beschafft Software für die FAU und die Hochschulen der Region. Die Stabsstelle Softwarebeschaffung trägt maßgeblich dazu bei, dass das RRZE die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software bereitstellen kann. Mit Fokus auf lizenzpflichtige nichtkommerzielle Software für Verwaltung, Forschung und Lehre und großflächige Nutzung wird der Bedarf in Campus-, Volumen- und Rahmenverträgen gebündelt, so dass Verträge mit günstigen Konditionen verhandelt und zudem ein wirtschaftlicher Beschaffungsprozess gemäß Vergaberecht umgesetzt werden können. Das zentrale Softwareangebot für die FAU und für Regionalpartner-Hochschulen ist auf den RRZE-Webseiten veröffentlicht: https://www.rrze.fau.de/hard-software/software/ Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung Unter Produkte ist der Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung mit Kurzbeschreibung zu finden. Zu einigen Software-Produkten sind ausführliche Informationen verfügbar. Nicht gelistete Software-Produkte können bei software@fau.de angefragt werden. Die Organisationseinheiten der FAU und die RRZE-Regionalpartner erhalten auch Beratung und Unterstützung bei der Beschaffung von fachspezifischer Software außerhalb von Rahmenverträgen, bei Compliance- und Lizenzfragen sowie Anwendungsproblemen. Anfragen sind an software@fau.de zu richten. Der Bezug erfolgt über das RRZE-Kundenportal. Zugang zum RRZE-Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen. Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte Softwarekatalog für Studierende Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben. Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = S“. Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de. Softwarekatalog für wissenschaftlich Beschäftigte Unter Produkte ist der Softwarekatalog für Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einsehbar. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = B“. Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.
Softwareverteilung (dienstliche Nutzung): Wie erfolgt der Download von bestellter Software?
Nach Abschluss eines Software-Nutzungsvertrags mit dem RRZE über das RRZE-Kundenportal kann die Software von der RRZE-Kontaktperson vom LSD-Server (Licensed Software Distribution) heruntergeladen werden: Download-Beschreibung Download-Server (Anmeldung mit Kontaktpersonen-Kennung). Wenn Sie eine aktive Lizenz erworben haben, bekommen Sie je nach Softwareprodukt und Bereitstellungsart einige Zeit später den Zugriff auf die Software im Portal (siehe Lieferzeiten). Beachten Sie die Anleitungen und Dokumentationen, die den Download-Paketen beiliegen.
Softwareverteilung (Home Use): Wie erfolgt der Download von bestellter Software?
Software für Studierende mit Home Use-Recht Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de. Software mit dienstlichem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de. siehe auch: Lieferzeiten Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten sowie der Benutzerinnen und Benutzer.
StudiSoft: Portal-Login und Software-Download (Home Use)
Start: Vor dem Software-Download Nutzungsberechtigung feststellen LB=Lizenzbereich: lizenziert für meine Hochschule/Einrichtung? (licensed for my university?) BG=Benutzergruppe: Studierende, Beschäftigte? sonstige Hochschulangehörige? (user group: students, staff? Other university members?) Dienstvorschriften bzgl. der dienstlichen Nutzung von Software auf Privatgeräten können die Nutzergruppen weiter einschränken. (Service regulations regarding the use of software on private devices can further restrict the staff user groups) Schritt 2: www.StudiSoft.de Portal-Login Das Portal www.StudiSoft.de benötigt eine Anmeldung. Diese erfolgt via Shibboleth. Hochschule aus der Liste auswählen und auf ‚Anmelden‘ klicken. Es erfolgt Weiterleitung auf die Anmeldeseite der Hochschule. Benutzerkennung mit Passwort erforderlich: FAU-Angehörige: Es gilt die IdM-Benutzerkennung. Angehörige der Regionalpartner-Hochschulen: Es gilt die Benutzerkennung der Hochschule. Schritt 3: Softwareprodukt wählen Im Begrüßungstext wird die Nutzergruppe angegeben: „Sie sehen die Artikel für Mitarbeitende/Studierende Ihrer Hochschule“. Auch wenn Artikel angezeigt werden, ist nicht zwangsläufig eine Nutzungsberechtigung damit verbunden. Dienstvorschriften bzgl. der dienstlichen Nutzung von Software auf Privatgeräten können die Nutzergruppen weiter einschränken. Nach Anklicken eines Artikels folgen weitere Informationen und Anweisungen. Die Portal-Hilfe bietet FAQs und die hochschulspezifischen Kontaktdaten für Support.
Support für Software (dienstliche Nutzung), die auf Dienstgeräten installiert ist
Einrichtungen der FAU, die vom RRZE zentral betreut werden, wenden sich an das zuständige IT-Betreuungszentrum. Einrichtungen der FAU, die eine dezentrale IT-Betreuung haben, wenden sich an die entsprechenden Verantwortlichen. Studierende und Beschäftigte anderer Hochschulen wenden sich an ihr Hochschulrechenzentrum. Bei Fragen zum Softwarebedarf und zur Lizenzbeschaffung wenden sich Beschäftigte der FAU und der Regionalpartner-Hochschulen an die zuständige RRZE-Kontaktperson der Einrichtung. Bei Fragen zum Download oder zum Aktivieren von Lizenzen sind Anfragen an software@fau.de (Ticketsystem) zu richten.
Support für Software (Home Use), die auf Privatgeräten installiert ist
Das RRZE hat keine Berechtigung, bei Softwareproblemen auf privaten Geräten zu helfen. Das RRZE kann nur sehr eingeschränkt Anwendungssupport zu den verfügbaren Produkten leisten. Es empfiehlt sich, bei Fragen und Problemen die zumeist reichhaltigen Dokumentationen und Ressourcen der Softwareanbieter zu nutzen. Fragen zum Download oder zum Aktivieren von Lizenzen sind per E-Mail an software@fau.de (Ticketsystem) zu richten. Hinweis für Beschäftigte Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden. Wissenschaftlich Beschäftigte müssen immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.
Beschaffung von Software: Leitfaden
Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE beschafft die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software und stellt diese den Einrichtungen, Beschäftigten und Studierenden für die universitäre bzw. dienstliche Nutzung bereit. Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab oder tritt überregionalen Rahmenverträgen bei. Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen. Richtlinien für die Beschaffung von Software Für die FAU gilt folgendes Regelwerk: IT-Beschaffungsrichtlinien an der FAU FAU: Rundschreiben Beschaffung außerhalb der IT-Rahmenverträge Informationen zur Verwaltung und Verwendung von Haushaltsmitteln Vorgehen bei der Beschaffung von Software durch universitäre Einrichtungen Start: Vor einer Bestellung / vor einem Kauf von Software (1) Prüfung, ob das Nutzungsszenario bereits von einem Rahmen- oder Campusvertrag abgedeckt ist. Um unnötige Kosten zu vermeiden ist auch zu prüfen, ob eine bereits lizenzierte oder eine freie Alternative zum Wunschprodukt existiert. Für die FAU: Einholen der Stellungnahme des RRZE zur Vorlage beim Referat H4 – Finanzbuchhaltung für IT-Beschaffungen, die nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können. Die Stellungnahme ist vor einer Bestellung / vor einem Kauf beim RRZE einzuholen. (2) Wenn keine RRZE-Verträge zum Wunschprodukt existieren: Voraussetzung für den Abschluss eines Rahmen- oder Campusvertrags und somit Aufnahme in das Software-Angebot des RRZE ist ein hoher Mengenrabatt durch eine merkliche Anzahl Nutzerinnen und Nutzer. Spezialsoftware für einige wenige Rechner ist durch die universitäre Einrichtung unter Beachtung der Beschaffungsrichtlinien direkt zu beschaffen, sofern es nicht andere (z.B. wirtschaftliche, sicherheitstechnische) Gründe gibt, die Software doch vom RRZE beschaffen und betreiben zu lassen. Es ist darauf zu achten, dass die Softwarelizenz in Organisationen (Zusätze wie z.B. „Enterprise“, „Pro“) bzw. an Universitäten (Zusätze wie z.B. „EDU“, „Academic“) eingesetzt werden darf/kann. Wenn kein zentrales Angebot der benötigten Software vorhanden ist und Einrichtungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen Software selbst beschaffen oder installieren, dann sollten sie mit den Grundlagen im Umgang mit Lizenzen vertraut sein, damit sie korrekt lizenzieren, richtig beschaffen lizenzrechtlich konform nutzen. (3) Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung nur auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist. Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden. Ein Verkauf von Softwarelizenzen an Privatpersonen, die keine Studierenden sind, erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend über die Hochschule auch keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben. Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden. 4) Folgende Beschaffungswege sind für das zentrale RRZE-Softwareangebot eingerichtet: Software für Beschäftigte für die dienstliche Nutzung: Software-Bestellungen sind gem. Preisliste nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen. Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte: kostenloser Bezug und Download erfolgen über www.StudiSoft.de. Software für Studierende Bezug und Download erfolgen über www.StudiSoft.de.
Beschaffungsprozess für universitäre Einrichtungen: Wie erfolgen Bestellung, Lieferung und Rechnungstellung?
Funktionalitäten des RRZE-Kundenportals Zugang zum Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Bereichsspezifische Zuständigkeiten können über Kundennummern abgebildet werden. Die Anmeldung im RRZE-Kundenportal erfolgt mit IdM-Kennung. Bestellung von Software Software-Bestellungen sind nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen. Die vom IT-Betreuungszentrum Innenstadt (IZI) betreuten Einrichtungen wenden sich vor jeder Software-Bestellung an den Helpdesk. Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson: den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung) Nach Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind. Lieferung von Software Das RRZE verteilt Software per Download im Kommunikationsnetz der FAU. Zugang haben nur RRZE-Kontaktpersonen. Voraussetzungen für den Software-Bezug vom RRZE sind: die Benennung einer RRZE-Kontaktperson zum RRZE eine Kontaktpersonen-Kennung eine Bestellung über das RRZE-Kundenportal und ein gültiger Software-Nutzungsvertrag mit dem RRZE. Das RRZE richtet auf Antrag eine Kontaktpersonen-Kennung zur Betreuung einer oder mehrerer Einrichtungen ein. Unter dieser Kontaktpersonen-Kennung kann die Software, die auf dem LSD-Server des RRZE (Licensed Software Distribution) bereitgehalten wird, über das FAU-Kommunikationsnetz heruntergeladen werden. Einrichtungen mit einem gültigen/aktiven Nutzungsvertrag erhalten weiterhin kostenlose Updates über die Vertragslaufzeit. Rechnungstellung Fragen zur Faktura und zu Rechnungen sind zu richten an: rrze-faktura-support@fau.de (Ticketsystem). erfolgt im Voraus oder nach Ablauf einer Laufzeit bei Bedarf in bestimmten Intervallen Bedarf an Rechnungszusätzen, die nicht über die vorhandenen Formularfelder eines Vertrags von der RRZE-Kontaktperson angegeben werden können, ist an software@fau.de zu melden.
RRZE-Kontaktperson: Ich bin zuständig für die Beschaffung von Softwarelizenzen in meiner Einrichtung. Welche Aufgaben gehören dazu?
Das RRZE hat IT-Beauftragte bestimmt, die als Bindeglieder zwischen dem RRZE und den FAU-Organisationseinheiten (Institute, Lehrstühle, Forschungsgruppen etc.) fungieren. Die RRZE-Kontaktperson ist innerhalb einer FAU-Organisationseinheit zuständig für die Beratung, Beantragung und Bearbeitung der Abrechnung, wenn kostenpflichtige Dienstleistungen des RRZE (mit Ausnahme von Webdienstleistungen) in Anspruch genommen werden. Im Bereich Softwarelizenzen hat eine RRZE-Kontaktperson folgende Aufgaben: Beratung bzgl. Software-Beschaffung und Beschaffung von Software-Nutzungsrechten über das RRZE Verteilung der Software innerhalb einer FAU-Organisationseinheit / externen Einrichtung Bearbeitung der Abrechnungen des RRZE über bereitgestellte Dienstleistungen und Software-Nutzungsrechte enge Abstimmung mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) Information der Systembetreiber sowie der Nutzerinnen und Nutzer über die Lizenz- und Nutzungsbedingungen Unterstützung findet die RRZE-Kontaktperson beim zuständigen IT-Betreuungszentrum und beim Software-Team. Teilen Sie dem RRZE Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.
RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 1 Bedienungsanleitung Bestellung
RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an: https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData Schritt 1: Im Menü links „Software bestellen“ wählen. Die Anzahl zu bestellender Lizenzen muss zu dem tatsächlichen Bedarf und das Softwareprodukt muss zum tatsächlichen Nutzungszweck passen, so dass korrekt lizenziert wird. Schritt 2: Bestellmaske ausfüllen. Alle Felder müssen ausgefüllt werden. Bei Verlängerungen sind einige Felder automatisch vorausgefüllt. Kunu: Kundennummer eingeben. Wenn bei „Kunus wählen“ mehrere Kundennummern ausgewählt sind, diejenige einstellen, auf die eine Lizenz bestellt werden soll. Hinweis: Die Kundennummer muss vorher ausgewählt werden. Es sind lediglich Kundennummern zugelassen, die an der drittletzten Stelle (1. Ziffer der fortlaufenden Nummer) eine 0 haben. Produkt: Geben Sie hier den Produktnamen ein. Zur Beachtung: Produkt ist z.B. Adobe (nicht der Artikel). Hinweis: Eine Auswahl erscheint, sobald mindestens zwei Zeichen eingegeben sind. Artikel: Der Artikel erscheint zur Auswahl, sobald das Produkt eingegeben ist. Die zur Auswahl anstehenden Artikel unterscheiden sich meist nur in der Plattform (z.B. Windows, macOS, Linux) Hinweis: Sollte das Produkt nicht mehr erhältlich sein, erscheint hier kein Artikel. Menge: Geben Sie hier die Anzahl der gewünschten Lizenzen ein. Hinweis: Bei einigen Browsern (z.B. Firefox) ändert sich der Wert, wenn das Mausrad gedreht wird, bevor ein anderes Feld angeklickt wird. Vor dem Absenden der Bestellung muss unbedingt der Wert kontrolliert werden. Vertragsbeginn: Vorausgefüllt mit dem nächsten 1. des Monats. Sollten Sie ein anderes Startdatum der Lizenz wünschen, können Sie dies ändern. Hinweis: Handelt es sich um eine Verlängerung, wird automatisch der Monat nach Ablauf der zu verlängernden Lizenz voreingestellt. Monate: Die gewünschte Laufzeit wird hier eingetragen. Hinweis: Bei einigen Artikeln ist die maximale Laufzeit vorgegeben; Sie können dann nur bis zu diesem Datum bestellen. Hinweis: Bei einigen Browsern (z.B. Firefox) ändert sich der Wert, wenn das Mausrad gedreht wird, bevor ein anderes Feld angeklickt wird. Vor dem Absenden der Bestellung muss unbedingt der Wert kontrolliert werden. Individuelle Rechnungszusätze/Texte, die nicht über die Kundennummer abgebildet sind oder in die vorhandenen Formularfelder des Vertrags angegeben werden können, sind per E-Mail an software@fau.de zu melden. Schritt 3: Eingaben vor dem Bestellen prüfen. Insbesondere auf richtige Anzahl und Monate achten. Schritt 4: Software-Nutzungsvertrag bestätigen. Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson: den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung) Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind. Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben. Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist. Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss. Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist. Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus von den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software abhängig. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen. den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM) Support bietet das Software-Team software@fau.de (Ticketsystem).
RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 2 Bedienungsanleitung Verträge/Lizenzen verwalten
RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an: https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData Schritt 1: Kundennummer unter „Kunus wählen“. Wenn Sie das Kundenportal nutzen wollen, müssen Sie immer als Erstes die Kundennummer auswählen Bitte beachten: Für Software gelten die Kundennummern, die an der fünften Stelle mit einer 0 beginnen. Andere Kundennummern sind für andere Dienste des RZ gedacht. Schritt x: RRZE Kundenportal – Meine Verträge Hier werden alle Verträge angezeigt, nicht nur Software, sondern z.B. Mail, Backup. Schritt x: RRZE-Kundenportal – Meine Lizenzen Hier werden alle Lizenzen angezeigt. Aktive Lizenzen werden bei der Menge in Grün dargestellt, nicht aktive in Rot. Hinweis: Wenn eine Lizenz erst in späterer Zeit beginnt, wird diese bis zum Starttermin in Rot gezeigt. Steht der Ablauf einer Lizenz innerhalb der nächsten 3 Monate an, so wird das mit einem Ausrufezeichen angezeigt. Gleichzeitig gibt es dann die Möglichkeit, die Lizenz zu verlängern, oder zurückzugeben. Hierzu gibt es die Symbole Plus bzw. Drucker. Hinweis: Soll eine Lizenz nicht mehr verlängert werden, wird unbedingt die unterzeichnete und an software@fau.de gesendete Rückgabeerklärung benötigt, die mit dem Druckersymbol zu erzeugen ist. Nur wenn die Rückgabeerklärung vorliegt, wird die Rückgabe im Vertrag gekennzeichnet und der Vertrag ist beendet. Liegt die Rückgabeerklärung nicht pünktlich vor Laufzeitablauf vor, dann wird die Lizenz automatisch verlängert. Verringert sich dagegen nur die Anzahl der Lizenzen bei einer Verlängerung, muss die Rückgabe nicht zusätzlich angezeigt werden, da der vorherige Vertrag mit dem neuen verknüpft wird und die Reduktion der Menge daher im System eindeutig ist. Ganz alte Verträge werden unter „Abgelaufene Verträge“ gelistet. Sie können nicht mehr bearbeitet werden. Schritt x: RRZE-Kundenportal – Meine Rechnungen Hier werden alle Rechnungen angezeigt. Download ist jederzeit möglich.
RRZE-Kundenportal Verlängerung: Ich habe Softwarelizenzen vom RRZE und benötige diese weiterhin. Wie und wann kann ein Nutzungsvertrag für Softwarelizenzen verlängert werden?
Mit dem RRZE geschlossene Nutzungsverträge für Softwarelizenzen sind über ein Produkt, eine bestimmte Anzahl und eine bestimmte Laufzeit definiert. Ein Nutzungsvertrag endet durch Zeitablauf durch Kündigung (universitäre Einrichtung) durch Rückruf (RRZE) Automatische Verlängerung von Nutzungsverträgen Nutzungsverträge verlängern sich bei dauerhaft vorrätigen Produkten im Standard automatisch zum Ende der Laufzeit, sofern der Nutzungsvertrag nicht durch die universitäre Einrichtung beendet bzw. die Lizenz zurückgegeben wird. Frühzeitig regelmäßig werden RRZE-Kontaktpersonen per automatisch generierter E-Mail aus dem RRZE-Kundenportal über demnächst zur Verlängerung anstehende Nutzungsverträge informiert. RRZE-Kontaktpersonen haben folgende Optionen: Der Nutzungsvertrag soll in gleicher Anzahl Lizenzen und Laufzeit verlängert werden. – Es ist nichts zu tun. Der Nutzungsvertrag soll in veränderter Anzahl Lizenzen (weniger oder mehr) und/oder Laufzeit (kürzer oder länger) fortgeführt werden. – Im Kundenportal kann innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende eine angepasste Bestellung vorgenommen werden. RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Plus-Zeichen am Vertrag, und dann weiter wie bei Bestellen Ist die Verlängerung nicht gewünscht, kann die Lizenz (Gesamtanzahl) innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende zum Laufzeitende zurückgegeben werden. Der Nutzungsvertrag endet mit der Rückgabe. RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Drucken-Zeichen am Vertrag führt zu Formular (Bildschirmausgabe)     Sonderfall keine automatische Verlängerung: Nutzungsverträge, deren Laufzeitende auf das Rahmenvertragsende gesetzt ist Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann jedoch aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen. Gibt es einen Anschlussrahmenvertrag für die zugehörigen Nutzungsverträge, schaltet das RRZE die Verträge unter den neuen Bedingungen zur Bestellung frei (ggf. angepasster Preis oder Produktveränderungen) und informiert die RRZE-Kontaktpersonen, dass Bestellungen im RRZE-Kundenportal erfolgen können. Sonderfall keine automatische Verlängerung: sonstige Nutzungsverträge Individuelle Vereinbarungen sind mit dem Software-Team persönlich abzustimmen. Dazu gehören an der FAU auch CIP/WAP-Verträge. Die Rückgabe von Lizenzen wird über das RRZE-Kundenportal mittels Formular (Bildschirmausgabe) eingeleitet. Das Formular ist unterzeichnet an software@fau.de zu senden (papierloses Verfahren bevorzugt). Die Rückgabe wird vom Software-Team im RRZE-Kundenportal eingetragen und ist für die RRZE-Kontaktperson erkennbar. Der Rückruf von Lizenzen wird vom RRZE für den (seltenen) Fall veranlasst, dass der mit dem Lizenzgeber geschlossene Vertrag aus irgendeinem Grund wegfällt und das RRZE keine Lizenzen mehr zur Verfügung hat. Vorausbezahlte Lizenzgebühren werden den universitären Einrichtungen über die Restlaufzeiten der Nutzungsverträge  gutgeschrieben.
Softwarekataloge des RRZE
Das RRZE beschafft Software für die FAU und die Hochschulen der Region. Die Stabsstelle Softwarebeschaffung trägt maßgeblich dazu bei, dass das RRZE die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software bereitstellen kann. Mit Fokus auf lizenzpflichtige nichtkommerzielle Software für Verwaltung, Forschung und Lehre und großflächige Nutzung wird der Bedarf in Campus-, Volumen- und Rahmenverträgen gebündelt, so dass Verträge mit günstigen Konditionen verhandelt und zudem ein wirtschaftlicher Beschaffungsprozess gemäß Vergaberecht umgesetzt werden können. Das zentrale Softwareangebot für die FAU und für Regionalpartner-Hochschulen ist auf den RRZE-Webseiten veröffentlicht: https://www.rrze.fau.de/hard-software/software/ Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung Unter Produkte ist der Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung mit Kurzbeschreibung zu finden. Zu einigen Software-Produkten sind ausführliche Informationen verfügbar. Nicht gelistete Software-Produkte können bei software@fau.de angefragt werden. Die Organisationseinheiten der FAU und die RRZE-Regionalpartner erhalten auch Beratung und Unterstützung bei der Beschaffung von fachspezifischer Software außerhalb von Rahmenverträgen, bei Compliance- und Lizenzfragen sowie Anwendungsproblemen. Anfragen sind an software@fau.de zu richten. Der Bezug erfolgt über das RRZE-Kundenportal. Zugang zum RRZE-Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen. Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte Softwarekatalog für Studierende Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben. Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = S“. Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de. Softwarekatalog für wissenschaftlich Beschäftigte Unter Produkte ist der Softwarekatalog für Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einsehbar. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = B“. Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.
Beschaffung von Software: Leitfaden
Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE beschafft die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software und stellt diese den Einrichtungen, Beschäftigten und Studierenden für die universitäre bzw. dienstliche Nutzung bereit. Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab oder tritt überregionalen Rahmenverträgen bei. Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen. Richtlinien für die Beschaffung von Software Für die FAU gilt folgendes Regelwerk: IT-Beschaffungsrichtlinien an der FAU FAU: Rundschreiben Beschaffung außerhalb der IT-Rahmenverträge Informationen zur Verwaltung und Verwendung von Haushaltsmitteln Vorgehen bei der Beschaffung von Software durch universitäre Einrichtungen Start: Vor einer Bestellung / vor einem Kauf von Software (1) Prüfung, ob das Nutzungsszenario bereits von einem Rahmen- oder Campusvertrag abgedeckt ist. Um unnötige Kosten zu vermeiden ist auch zu prüfen, ob eine bereits lizenzierte oder eine freie Alternative zum Wunschprodukt existiert. Für die FAU: Einholen der Stellungnahme des RRZE zur Vorlage beim Referat H4 – Finanzbuchhaltung für IT-Beschaffungen, die nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können. Die Stellungnahme ist vor einer Bestellung / vor einem Kauf beim RRZE einzuholen. (2) Wenn keine RRZE-Verträge zum Wunschprodukt existieren: Voraussetzung für den Abschluss eines Rahmen- oder Campusvertrags und somit Aufnahme in das Software-Angebot des RRZE ist ein hoher Mengenrabatt durch eine merkliche Anzahl Nutzerinnen und Nutzer. Spezialsoftware für einige wenige Rechner ist durch die universitäre Einrichtung unter Beachtung der Beschaffungsrichtlinien direkt zu beschaffen, sofern es nicht andere (z.B. wirtschaftliche, sicherheitstechnische) Gründe gibt, die Software doch vom RRZE beschaffen und betreiben zu lassen. Es ist darauf zu achten, dass die Softwarelizenz in Organisationen (Zusätze wie z.B. „Enterprise“, „Pro“) bzw. an Universitäten (Zusätze wie z.B. „EDU“, „Academic“) eingesetzt werden darf/kann. Wenn kein zentrales Angebot der benötigten Software vorhanden ist und Einrichtungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen Software selbst beschaffen oder installieren, dann sollten sie mit den Grundlagen im Umgang mit Lizenzen vertraut sein, damit sie korrekt lizenzieren, richtig beschaffen lizenzrechtlich konform nutzen. (3) Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung nur auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist. Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden. Ein Verkauf von Softwarelizenzen an Privatpersonen, die keine Studierenden sind, erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend über die Hochschule auch keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben. Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden. 4) Folgende Beschaffungswege sind für das zentrale RRZE-Softwareangebot eingerichtet: Software für Beschäftigte für die dienstliche Nutzung: Software-Bestellungen sind gem. Preisliste nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen. Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte: kostenloser Bezug und Download erfolgen über www.StudiSoft.de. Software für Studierende Bezug und Download erfolgen über www.StudiSoft.de.
Campusvertrag, Campuslizenz
Unter einem Campusvertrag bzw. einer Campuslizenz wird allgemein die akademische oder Educational Version einer Software, die nur an zumeist nicht gewinnorientiert wirtschaftenden Bildungseinrichtungen eingesetzt werden darf, verstanden. Zielgruppen sind an Hochschulen Studierende, Lehrende und Forschende, die die Software für Lehren, Lernen und Forschen verwenden dürfen (Ausschluss der kommerziellen Nutzung). Bildungseinrichtungen erhalten jedoch auch für Software, die für den eigenen Verwaltungsbetrieb und administrative Zwecke (kommerziell) genutzt wird, Sonderkonditionen aus sog. Campusverträgen. Vielfach wird eine Einschränkung auf einen konkreten „Campus“, d.h. eine konkrete Bildungseinrichtung und deren Angehörige getroffen. Es gibt jedoch keine einheitliche Definition für Campusvertrag bzw. Campuslizenz, weil jeder Softwarehersteller die Bedingungen auf ein spezielles Produkt bzw. eine spezielle Produktgruppe ausrichtet. Das heißt, dass nicht jeder Campusvertrag den Betrieb auf allen Systemen der Hochschule und beliebig viele gleichzeitige Nutzer auf jedem System erlaubt. Campusvertrag bedeutet auch nicht zugleich großes Volumen, denn auch für kleinere Nutzerzahlen gibt es Beispiele. Das RRZE hat für die FAU z.B. folgende großvolumige Campusverträge mit unlimitierter Benutzeranzahl bei Studierenden und/oder Beschäftigten geschlossen: Zoom (Angehörige der FAU unlimitiert) Microsoft 365 (Angehörige der FAU unlimitiert) MATLAB (Studierende, Lehrende und Forschende der FAU und des Universitätsklinikums Erlangen unlimitiert) Adobe (Beschäftigte unlimitiert). Camtasia und Snagit (Lehrende der FAU unlimitiert, Verwaltungspersonal der FAU und der Regionalpartner-Hochschulen limitiert) Stata (Studierende, Lehrende und Forschende der FAU unlimitiert, Beschäftigte der Regionalpartner-Hochschulen limitiert).
Softwarekataloge des RRZE
Das RRZE beschafft Software für die FAU und die Hochschulen der Region. Die Stabsstelle Softwarebeschaffung trägt maßgeblich dazu bei, dass das RRZE die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software bereitstellen kann. Mit Fokus auf lizenzpflichtige nichtkommerzielle Software für Verwaltung, Forschung und Lehre und großflächige Nutzung wird der Bedarf in Campus-, Volumen- und Rahmenverträgen gebündelt, so dass Verträge mit günstigen Konditionen verhandelt und zudem ein wirtschaftlicher Beschaffungsprozess gemäß Vergaberecht umgesetzt werden können. Das zentrale Softwareangebot für die FAU und für Regionalpartner-Hochschulen ist auf den RRZE-Webseiten veröffentlicht: https://www.rrze.fau.de/hard-software/software/ Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung Unter Produkte ist der Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung mit Kurzbeschreibung zu finden. Zu einigen Software-Produkten sind ausführliche Informationen verfügbar. Nicht gelistete Software-Produkte können bei software@fau.de angefragt werden. Die Organisationseinheiten der FAU und die RRZE-Regionalpartner erhalten auch Beratung und Unterstützung bei der Beschaffung von fachspezifischer Software außerhalb von Rahmenverträgen, bei Compliance- und Lizenzfragen sowie Anwendungsproblemen. Anfragen sind an software@fau.de zu richten. Der Bezug erfolgt über das RRZE-Kundenportal. Zugang zum RRZE-Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen. Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte Softwarekatalog für Studierende Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben. Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = S“. Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de. Softwarekatalog für wissenschaftlich Beschäftigte Unter Produkte ist der Softwarekatalog für Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einsehbar. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = B“. Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.
Beschaffung von Software: Leitfaden für Software mit Kollaborationstools und Cloud-Diensten
Empfehlungen zur Beschaffung von Software mit Kollaborationstools und Cloud-Diensten an der FAU Vor der Beschaffung von Software Die Lizenzbedingungen (und damit sowie mit dem Beschaffungsvorgang verbundene Dokumente) sind stets vor der Beschaffung sehr sorgfältig zu lesen. Dabei müssen die Rechte und Pflichten der Vertragspartner nicht nur hinsichtlich der Leistungserbringung, sondern auch hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz der Software sowie technischer Machbarkeit bewertet werden. Wichtige Fragen sind z.B.: Standort des Cloud-Anbieters und der Server – Datenschutzrecht, dem der Cloud-Dienst unterliegt Daten löschen, Nutzung beenden Datenverschlüsselung in der Cloud Konfiguration von Cloud-Diensten Schutz vor Fremdzugriffen, auch vor Zugriff durch den Cloud-Anbieter Sicherheitskennung. Vor jeder Beschaffung von Software und Lizenzen sind die Einrichtungen der FAU gem. Beschaffungsrichtlinien verpflichtet, sich über evt. vorhandene Rahmenverträge und das zentrale Software-Angebot des RRZE zu informieren. Ist das gewünschte Software-Produkt nicht im Angebot, ist eine Anfrage an das RRZE per E-Mail an software@fau.de zu stellen. An diese E-Mail-Adresse können z.B. auch Fragen zu  Lizenzbedingungen gerichtet werden. Siehe auch weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung. Ggf. ist die Software, die im weiteren Sinne auch ein IT-System darstellt, gem. IT-Richtlinie vom CIO zu genehmigen oder der Personalrat ist zu informieren. Es sind in jedem Fall Aspekte des Datenschutzes zu beachten, wenn Forschungs- und Arbeitsergebnisse sowie persönliche Daten von Mitarbeitern der FAU in fremden Clouds verarbeitet und gespeichert werden sollen. Empfohlenes Vorgehen Prüfung der Lizenzbedingungen und Softwareinformationen auf Nutzungsrisiken und technische Machbarkeit, ggf. unter Einbindung des RRZE. Siehe auch weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung. Stellungnahme des RRZE zur Vorlage beim Referat H4 – Finanzbuchhaltung für IT-Beschaffungen, die nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können. Die Stellungnahme ist vor einer Bestellung / vor einem Kauf beim RRZE einzuholen. Beurteilung des Cloud-Nutzungsservices durch den Datenschutzbeauftragten der FAU Cloud-Services sind neue IT-Systeme, diese sind gemäß § 5 Abs. 4 CIO-Ordnung dem CIO-Gremium anzuzeigen, nachdem keine dem Einsatz entgegen stehenden schwerwiegenden Einwände des Datenschutzbeauftragten der FAU vorliegen. Vor jeder Nutzung von Cloud-Diensten Bevor eine Software mit angebundenen Kollaborationstools und Cloud-Services benutzt wird ist es ratsam, den Schutzbedarf der verarbeiteten Daten hinsichtlich Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität zu analysieren. Zudem ist es wichtig zu wissen, wie einfach oder umständlich es ist, Daten wieder aus der Cloud zu entfernen. Denn das Löschen von Daten in der Cloud ist nicht so einfach wie zu Hause auf dem Rechner. Cloud-Anbieter speichern häufig mehrere Kopien der Dateien in verschiedenen Rechenzentren, um eine hohe Verfügbarkeit zu gewährleisten. Manche Anbieter behalten Daten auch nach einer Kündigung oder „Löschung“ noch für einige Zeit für den Fall, dass die Kündigung oder Löschung zurückgenommen wird (was oft genug vorkommt). Daher empfiehlt sich ein Blick in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Anbieters. Zur Beachtung: Bereits das Testen einer Software mit angebundenen Kollaborationstools und Cloud-Services unterliegt den strengen Auflagen, weil bereits z.B. persönliche Daten verarbeitet werden würden. Für personenbezogene Daten (sowohl mit dienstlichem als auch privatem Bezug) gelten die Bestimmungen des Datenschutzes. Auch Daten ohne Personenbezug können einen sehr hohen Schutzbedarf haben (zum Beispiel auf Grund von Geheimhaltungsvereinbarungen) oder weil andere rechtliche oder Vertraulichkeitsrisiken bestehen. Ein Schutzbedarf im Einzelfall wird grundsätzlich hinsichtlich der möglichen Gefahren für Betroffene, die Hochschule und Dritte (Projektpartner) bestimmt. Entsprechend dieser Gefahren sind die drei Informationssicherheitsschutzziele Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit jeweils differenziert zu betrachten. Und entsprechend differenziert müssen Vorkehrungen zur Sicherheit der Daten getroffen werden. Im Zweifel fragen Sie nach (Datenschutzbeauftragte, Beauftragte der Informationssicherheit). Aus dem Schutzbedarf der Daten folgt zwingend die Eignung oder Nicht-Eignung zur Speicherung in der externen Cloud. Im Falle von mehreren in Frage kommenden Kategorien ist die mit dem jeweils höchsten Schutzbedarf zu wählen. Beispielsweise kann die Kategorisierung wie in der Tabelle vorgenommen werden (u.a. auch von der Vertragsgestaltung mit dem Cloud-Anbieter abhängig). Schutzbedarf Eignung Daten ohne Schutzbedarf Für die Ablage und die Verarbeitung in Clouds geeignet Daten mit normalem Schutzbedarf Für die Ablage und die Verarbeitung in Clouds geeignet, soweit keine anderslautenden Dienstanweisungen greifen Verschlüsselung empfohlen Daten mit hohem Schutzbedarf   Daten mit sehr hohem Schutzbedarf keine Ablage und Verarbeitung in Clouds Personalakten, besondere sachliche Verhältnisse von Beschäftigten sensible personenbezogene Daten (Gesundheitsbezug, Herkunft, politische Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit, sexuelle Orientierung, biometrische Daten, besondere sachliche Verhältnisse) Haushalts- und Finanzdaten Prüfungswesen (Gutachten und Korrekturen) Technische Daten (Baupläne sensibler Räume, Netzwerkpläne) Forschungsdaten, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind, soweit nicht normaler Schutzbedarf Weitere Informationen sind auf der Themenseite zu finden: Software mit Cloud-Diensten – Kollaborationstools
Nutzungsbedingungen: Sichere Nutzung von Cloud-Diensten (BSI Mindeststandards)
Quelle: BSI Mindeststandards des BSI zur Nutzung externer Cloud-Dienste:  zum Dokument Sichere Nutzung von Cloud-Diensten: zum Dokument Goldene Regeln zur Cloud-Nutzung: zum Dokument Wie können öffentliche und dienstliche Daten unterschieden werden? Bei der „Öffentlichkeit“ und „Dienstlichkeit“ von Daten handelt es sich um voneinander unabhängige Eigenschaften von Daten. Vier verschiedene Kombinationen sind hier möglich: dienstlich/öffentlich dienstlich/nicht-öffentlich nicht-dienstlich/öffentlich nicht-dienstlich/nicht-öffentlich Wenn dienstliche Daten in einem externen Cloud-Dienst verarbeitet werden, ist der BSI-Mindeststandard immer anzuwenden, unabhängig davon, ob die Daten öffentlich sind oder nicht. Auch bei öffentlichen Daten bestehen in der Regel Anforderungen an ihre Integrität und Verfügbarkeit. Ggf. können die individuellen Schutzmaßnahmen geringer ausfallen als bei nicht-öffentlichen Daten, dies muss jedoch im Rahmen des Mindeststandardprozesses entschieden und begründet werden. Die Tabelle gibt einen Überblick, welche Auswirkungen die verschiedenen Kombinationen jeweils auf die Gültigkeit des Mindeststandards haben. Zugänglichkeit dienstliche Daten keine dienstlichen Daten öffentlich Mindeststandard ist anzuwenden i.d.R. Datenkategorie 4 (sonstige Daten) ggf. kann begründet werden, dass Risiken durch die Cloud-Nutzung minimal sind Mindeststandard optional nicht öffentlich Mindeststandard ist anzuwenden alle Datenkategorien möglich Anforderungen müssen bedarfsgerecht festgelegt werden Mindeststandard optional Ist mein Cloud-Dienst im Sinne des Mindeststandards des BSI? Die BSI-Definition für Cloud-Dienste ist zu finden unter: Cloud Computing Grundlagen. Beispiele und weitere Hinweise zur Abgrenzung erhält man darüber hinaus in den Umsetzungshinweisen zum Mindeststandard. Weitere Informationen sind auf der Themenseite zu finden: Software mit Cloud-Diensten – Kollaborationstools  
Nutzungsbedingungen: Was ist an der FAU bei Nutzung von Software mit Cloud-Services, Cloudspeicherdiensten und angebundenen Kollaborationstools zu beachten?
Rahmenbedingungen für die Benutzung von Cloudspeicherdiensten an der FAU 1. Die Nutzung der Cloudspeicherdienste erfolgt unter Beachtung der Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R), § 4 Rechte und Pflichten der Nutzerinnen und Nutzer Nr. 8. Es sei auch auf die Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software verwiesen. 2. Die Nutzung der Software mit angebundenen Cloudspeicherdiensten erfolgt unter Beachtung der Lizenzbedingungen des Softwareherstellers. Zumeist ist der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. 3. Die Nutzung der Cloudspeicherdienste erfolgt unter Beachtung sämtlicher Vorschriften und Regelungen zum Sozialdatenschutz (§67 Abs. 1 SGB X; §80 SGB X), Personalaktenrecht (Art. 104 BayBG; Art. 108 BayBG), Steuerrecht (§146 AO), Urheberrecht (§60a UrhG), Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (§203 StGB), Telemedienrecht, Archivrecht sowie der Regelungen zur ordnungsgemäßen Aktenführung. 4. Es ist deshalb untersagt, die Cloudspeicherdienste für Daten mit folgenden Informationen zu nutzen: a) Daten, die Informationen enthalten, die bei Veröffentlichung oder Verlust zu einem Schaden oder einer Haftung der FAU führen können, sowie personenbezogene Daten, für die die Einhaltung der Vorschriften des Datenschutzes oder die Erfüllung der Informationspflichten nicht sichergestellt werden können. Im Regelfall sind solche Daten nur solchen Mitgliedern der FAU zugänglich, deren Kenntnis regelmäßig zur Bearbeitung der betreffenden Information und des damit zusammenhängenden Vorgangs zwingend erforderlich ist (vertrauliche Daten). Beispiele hierfür sind: Personenbezogene Daten (Anwesenheitslisten oder Listen von Teilnehmern einer Veranstaltung) Reise- oder Lohnabrechnungen (Finanzdaten, Sozialdaten, Daten mit Bezug zur Personalakte) Forschungsdaten, die nicht ohnehin für die Öffentlichkeit bestimmt sind Technische Daten (Baupläne sensibler Räume, Netzwerkpläne) Geschützte Daten (Krankmeldungen, Zeugnisentwürfe, Studienarbeiten, Verträge, „Veraktetes“) Prüfungswesen (Gutachten und Korrekturen) b) Daten, die Informationen enthalten, bei denen die unberechtigte Einsichtnahme verhindert werden muss. Dazu zählen insbesondere aufgrund vertraglicher Verpflichtung geheim zu haltende Informationen oder Informationen, die der Verschwiegenheitspflicht unterfallen. Im Regelfall sind Daten mit solchen Informationen ausschließlich einem durch den/die Informationseigentümer/-in vorab definierten und dokumentierten Personenkreis zugänglich (streng vertrauliche Daten). Dies umfasst beispielsweise Daten aus der Zusammenarbeit mit Dritten (staatliche Einrichtungen, Forschungseinrichtungen, Unternehmen) aus einer dienstlichen oder vertraglichen Verpflichtung. 5. Um den unbeabsichtigten Verlust von vertrauenswürdigen Informationen zu vermeiden, werden Daten im Zweifelsfall als Daten mit vertraulicher Information nach 3. oder 4. eingestuft und eignen sich damit nicht für die Speicherung in Cloudspeichern. 6. Werden Dateien mit anderen geteilt, sind die erforderlichen Freigaben auf das Notwendige zu beschränken und regelmäßig zu überprüfen. 7. Im Cloudspeicherdienst abgelegte und weiterhin benötigte Daten sind vom Benutzer oder der Benutzerin vor Ausscheiden aus der FAU eigenverantwortlich zu sichern und ggf. in universitären Speicherdiensten abzulegen. Eine Unterstützung bei der Migration der Daten kann die FAU resp. RRZE aus technischen Gründen (fehlende Zugriffsrechte) nicht leisten. 8. Es sind in diesem Zusammenhang die vom universitären Standard abweichenden Löschfristen des Auftragsverarbeiters (nach Vertragsende/Exmatrikulation) zu beachten. 9. Die FAU haftet unbeschadet der Regelungen der DSGVO oder anderer gesetzlicher Regelungen nicht für verloren gegangene Daten, insbesondere auch nicht für den Verlust von Daten, der durch das Ausscheiden einer Person aus der FAU entsteht. Eine standardmäßige Sicherung (Backup) der in externen Cloudspeicherdiensten abgelegten Daten durch die FAU erfolgt nicht. Weitere Informationen sind auf der Themenseite zu finden: Software mit Cloud-Diensten – Kollaborationstools
Compliance: Wieviel Lizenzen benötige ich, damit meine Rechner korrekt lizenziert sind?
Unabhängig davon, ob Lizenzen zentral über das RRZE oder selbst über die Einrichtung beschafft werden, muss die Anzahl beschaffter Lizenzen dem tatsächlichen Bedarf und dem tatsächlichen Nutzungszweck entsprechen. Das nennt man „Compliance“. Unterlizenzierung (zu wenige Lizenzen) ist nicht gestattet, weil damit gegen Lizenzverträge verstoßen wird. Überlizenzierung (zu viele Lizenzen) ist zu vermeiden, weil damit gegen die allgemeinen Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie die weiteren haushaltsrechtlichen Bestimmungen verstoßen wird. Lizenzverträge sind ohne Ausnahme einzuhalten. Letztlich ist entscheidend, dass sich die Benutzer:innen „compliant“ verhalten, das heißt, sich an die Vorgaben halten. Das RRZE erstellt deshalb produkt- und zielgruppenspezifische Anleitungen und informiert über zusätzlich zu den in IT-Richtlinien festgehaltenen Pflichten. Allgemeine Regeln Jede installierte Software definiert unabhängig von der Nutzungsabsicht einen Lizenzbedarf. Jede Installation von Software auf einem Gerät einer Hochschule setzt voraus, dass die Nutzung den Bedingungen des Rechteinhabers entspricht. Wenn Software installiert oder per Softwareverteilung angefordert wird, muss die Nutzung durch Lizenzverträge abgedeckt sein. Die Hochschulen sind als Lizenznehmer verpflichtet, zu jeder Zeit die korrekte Lizenzierung der eingesetzten Produkte nachweisen zu können. In den meisten Lizenzverträgen zu proprietärer Software werden sogenannte Audit-Rechte eingeräumt, die dem Hersteller erlauben, die Einhaltung seiner Nutzungsbedingungen zu prüfen. Die meiste Software ist ausschließlich zur akademischen Nutzung in Forschung und Lehre an den berechtigten Hochschulen lizenziert. Die engeren Bestimmungen hängen vom Hersteller ab, meist gilt aber, dass keine Gewinnerzielungsabsicht (nicht-kommerziell) hinter der Nutzung stehen darf. Teilweise ist auch der Einsatz zum Betrieb der hochschuleigenen Infrastruktur und in der Hochschulverwaltung ausgenommen. Test-Installationen sind nur zulässig, wenn der Lizenzgeber dies explizit erlaubt – und auch nur im erlaubten Umfang. Dabei darf die eingeräumte Testdauer nicht überschritten werden. Software, deren Lizenz nicht dauerhaft gilt, ist rechtzeitig und spätestens mit Fristablauf zu deinstallieren. (siehe auch weitere Informationen zum korrekten Lizenzieren) Die Nutzungsbedingungen zu den Softwareprodukten des RRZE sind zu finden auf den Informationsseiten rund um das Softwareangebot des RRZE und für die Weitergabe an die Benutzer:innen immer zusammen mit der produktspezifischen Bereitstellung: Software-Server LSD (dienstliche Nutzung); zugangsbeschränkt auf RRZE-Kontaktpersonen Software-Portal StudiSoft (Software für Studierende und zur Nutzung auf Privatgeräten); zugangsbeschränkt auf Angehörige berechtigter Hochschulen
Nutzungsbedingungen: Was bedeutet dienstliche Nutzung von Software?
Rahmenbedingungen für die dienstliche Nutzung von Software Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt an der FAU unter Beachtung der Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R). Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt unter Beachtung der Lizenzbedingungen des Softwareherstellers bzw. Rechteinhabers. Im Vordergrund steht die Nutzung im akademischen Umfeld zum Zweck von Forschung und Lehre. Der Einsatz zu privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen – und wäre im Rahmen der Dienstvorschriften auch nicht erlaubt. Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen. Die Nutzung für den Betrieb einer Hochschule, d.h. für eigene „kommerzielle“ Zwecke einer akademischen Einrichtung, ist in den Lizenzbedingungen von entsprechender Software ausdrücklich festgehalten. Die Nutzung im Rahmen von Forschungsprojekten mit kommerziellen (Teil-)Zielen ist stets sorgfältig zu prüfen. Im Zweifel sind Anfragen an software@fau.de zu richten. Software zur dienstlichen Nutzung ist grundsätzlich nicht für die Installation und Nutzung auf Privatgeräten von Beschäftigten vorgesehen. Dies gilt auch für Lizenzen mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use). Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal StudiSoft. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Software-Produkte werden vom RRZE unter Abschluss eines Nutzungsvertrags weitergegeben. Die Weitergabe erfolgt nach Bedarf an alle Einrichtungen der FAU und – soweit lizenzrechtlich möglich – an die dem RRZE angeschlossenen Regionalpartner (siehe „LB=Lizenzbereich“ in der Preisliste). Das Universitätsklinikum Erlangen versorgt sich selbst mit Software, soweit keine campusübergreifenden oder Rahmenverträge unter Einbeziehung des Universitätsklinikums geschlossen worden sind. Die Weitergabe erfolgt dann ebenfalls unter Abschluss eines Nutzungsvertrags und gem. Preisliste. Der Software-Nutzungsvertrag erlaubt die Nutzung des Produkts in der im Vertrag angegebenen Anzahl von Lizenzen und über die festgelegte Laufzeit. Nach Ablauf der angegebenen Laufzeit darf das Produkt nicht mehr benutzt werden, alle zugehörigen Dateien müssen gelöscht werden. Die Rückgabe von Lizenzen wird im RRZE-Kundenportal dokumentiert. Wenn universitäre Einrichtungen Softwarebeschaffungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen tätigen, dann müssen sie die Software korrekt lizenzieren richtig beschaffen lizenzrechtlich konform nutzen. Siehe weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung und Nutzung von Software.
Nutzungsbedingungen: Was bedeutet Home Use-Recht von Software?
Bedingungen für die Nutzung von Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte Die Software darf nur von Studierenden und Beschäftigten der berechtigten Hochschulen (siehe Lizenzbereich LB = S, B) eingesetzt werden. Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen. Der Zweck der Nutzung ist auf universitäre Zwecke bezogen, das heißt für Forschung, Lehre und Lernen sowie darauf bezogene dienstliche Aufgaben der berechtigten Hochschulangehörigen. Die private Nutzung und die Nutzung für andere außeruniversitäre Zwecke ist nicht erlaubt. Das bekannte Stichwort „Home Use“ bezeichnet zunächst einmal nur den Nutzungsort („zuhause“), aber nicht den Zweck. Die Software darf nur auf einem (1) Privatrechner installiert und genutzt werden. Die Software darf nicht an Dritte weitergegeben werden. Der Nutzungsvertrag mit Studierenden erlischt mit der Exmatrikulation. Das Home Use-Recht von Beschäftigten endet mit Beschäftigungsende. Nach Beendigung des Nutzungsvertrags muss die Software vom Privatgerät gelöscht/deinstalliert werden und darf nicht mehr eingesetzt werden. Bezug und Download der Software für Studierende und des dienstlichen Zweitnutzungsrechts (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de. Software für Studierende mit Home Use-Recht Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben. Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Darüber hinaus gibt es für Studierende häufig kostenlose oder vergünstigte Herstellerlizenzen direkt vom Hersteller bzw. im Fachhandel. Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de. Software mit dienstlichem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftliche Beschäftigte der FAU Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden. Wissenschaftlich Beschäftigte müssen bei kostenpflichtiger Software immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen. Der Softwarekatalog enthält sog. Home Use-Produkte für Beschäftigte, für die der Lizenzgeber ein erweitertes Nutzungsrecht eingeräumt hat. Softwarelizenzen für wissenschaftlich Beschäftigte, die ein dienstliches Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) ermöglichen, werden nicht gesondert bepreist, sondern im Rahmen der Basislizenzkosten abgegeben. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.
RRZE-Kontaktperson: Ich bin zuständig für die Beschaffung von Softwarelizenzen in meiner Einrichtung. Welche Aufgaben gehören dazu?
Das RRZE hat IT-Beauftragte bestimmt, die als Bindeglieder zwischen dem RRZE und den FAU-Organisationseinheiten (Institute, Lehrstühle, Forschungsgruppen etc.) fungieren. Die RRZE-Kontaktperson ist innerhalb einer FAU-Organisationseinheit zuständig für die Beratung, Beantragung und Bearbeitung der Abrechnung, wenn kostenpflichtige Dienstleistungen des RRZE (mit Ausnahme von Webdienstleistungen) in Anspruch genommen werden. Im Bereich Softwarelizenzen hat eine RRZE-Kontaktperson folgende Aufgaben: Beratung bzgl. Software-Beschaffung und Beschaffung von Software-Nutzungsrechten über das RRZE Verteilung der Software innerhalb einer FAU-Organisationseinheit / externen Einrichtung Bearbeitung der Abrechnungen des RRZE über bereitgestellte Dienstleistungen und Software-Nutzungsrechte enge Abstimmung mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) Information der Systembetreiber sowie der Nutzerinnen und Nutzer über die Lizenz- und Nutzungsbedingungen Unterstützung findet die RRZE-Kontaktperson beim zuständigen IT-Betreuungszentrum und beim Software-Team. Teilen Sie dem RRZE Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.
RRZE-Kontaktpersonen Sprechstunde
Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE bietet für RRZE-Kontaktpersonen regelmäßig und nach Bedarf offene Sprechstunden Support zur Bedienung des RRZE-Kundenportals für die Bestellung von dienstlichen Lizenzen sowie individuelle Beratung zu Beschaffungs- und Lizenzfragen von Software an. Im Veranstaltungskalender des RRZE sind die Termine für die offene Sprechstunde vermerkt: https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/veranstaltungskalender/.
Nutzungsbedingungen: Was bedeutet dienstliche Nutzung von Software?
Rahmenbedingungen für die dienstliche Nutzung von Software Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt an der FAU unter Beachtung der Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R). Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt unter Beachtung der Lizenzbedingungen des Softwareherstellers bzw. Rechteinhabers. Im Vordergrund steht die Nutzung im akademischen Umfeld zum Zweck von Forschung und Lehre. Der Einsatz zu privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen – und wäre im Rahmen der Dienstvorschriften auch nicht erlaubt. Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen. Die Nutzung für den Betrieb einer Hochschule, d.h. für eigene „kommerzielle“ Zwecke einer akademischen Einrichtung, ist in den Lizenzbedingungen von entsprechender Software ausdrücklich festgehalten. Die Nutzung im Rahmen von Forschungsprojekten mit kommerziellen (Teil-)Zielen ist stets sorgfältig zu prüfen. Im Zweifel sind Anfragen an software@fau.de zu richten. Software zur dienstlichen Nutzung ist grundsätzlich nicht für die Installation und Nutzung auf Privatgeräten von Beschäftigten vorgesehen. Dies gilt auch für Lizenzen mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use). Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal StudiSoft. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Software-Produkte werden vom RRZE unter Abschluss eines Nutzungsvertrags weitergegeben. Die Weitergabe erfolgt nach Bedarf an alle Einrichtungen der FAU und – soweit lizenzrechtlich möglich – an die dem RRZE angeschlossenen Regionalpartner (siehe „LB=Lizenzbereich“ in der Preisliste). Das Universitätsklinikum Erlangen versorgt sich selbst mit Software, soweit keine campusübergreifenden oder Rahmenverträge unter Einbeziehung des Universitätsklinikums geschlossen worden sind. Die Weitergabe erfolgt dann ebenfalls unter Abschluss eines Nutzungsvertrags und gem. Preisliste. Der Software-Nutzungsvertrag erlaubt die Nutzung des Produkts in der im Vertrag angegebenen Anzahl von Lizenzen und über die festgelegte Laufzeit. Nach Ablauf der angegebenen Laufzeit darf das Produkt nicht mehr benutzt werden, alle zugehörigen Dateien müssen gelöscht werden. Die Rückgabe von Lizenzen wird im RRZE-Kundenportal dokumentiert. Wenn universitäre Einrichtungen Softwarebeschaffungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen tätigen, dann müssen sie die Software korrekt lizenzieren richtig beschaffen lizenzrechtlich konform nutzen. Siehe weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung und Nutzung von Software.
Nutzungsbedingungen: Was bedeutet Home Use-Recht von Software?
Bedingungen für die Nutzung von Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte Die Software darf nur von Studierenden und Beschäftigten der berechtigten Hochschulen (siehe Lizenzbereich LB = S, B) eingesetzt werden. Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen. Der Zweck der Nutzung ist auf universitäre Zwecke bezogen, das heißt für Forschung, Lehre und Lernen sowie darauf bezogene dienstliche Aufgaben der berechtigten Hochschulangehörigen. Die private Nutzung und die Nutzung für andere außeruniversitäre Zwecke ist nicht erlaubt. Das bekannte Stichwort „Home Use“ bezeichnet zunächst einmal nur den Nutzungsort („zuhause“), aber nicht den Zweck. Die Software darf nur auf einem (1) Privatrechner installiert und genutzt werden. Die Software darf nicht an Dritte weitergegeben werden. Der Nutzungsvertrag mit Studierenden erlischt mit der Exmatrikulation. Das Home Use-Recht von Beschäftigten endet mit Beschäftigungsende. Nach Beendigung des Nutzungsvertrags muss die Software vom Privatgerät gelöscht/deinstalliert werden und darf nicht mehr eingesetzt werden. Bezug und Download der Software für Studierende und des dienstlichen Zweitnutzungsrechts (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de. Software für Studierende mit Home Use-Recht Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben. Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Darüber hinaus gibt es für Studierende häufig kostenlose oder vergünstigte Herstellerlizenzen direkt vom Hersteller bzw. im Fachhandel. Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de. Software mit dienstlichem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftliche Beschäftigte der FAU Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden. Wissenschaftlich Beschäftigte müssen bei kostenpflichtiger Software immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen. Der Softwarekatalog enthält sog. Home Use-Produkte für Beschäftigte, für die der Lizenzgeber ein erweitertes Nutzungsrecht eingeräumt hat. Softwarelizenzen für wissenschaftlich Beschäftigte, die ein dienstliches Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) ermöglichen, werden nicht gesondert bepreist, sondern im Rahmen der Basislizenzkosten abgegeben. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.
Support für Software (dienstliche Nutzung), die auf Dienstgeräten installiert ist
Einrichtungen der FAU, die vom RRZE zentral betreut werden, wenden sich an das zuständige IT-Betreuungszentrum. Einrichtungen der FAU, die eine dezentrale IT-Betreuung haben, wenden sich an die entsprechenden Verantwortlichen. Studierende und Beschäftigte anderer Hochschulen wenden sich an ihr Hochschulrechenzentrum. Bei Fragen zum Softwarebedarf und zur Lizenzbeschaffung wenden sich Beschäftigte der FAU und der Regionalpartner-Hochschulen an die zuständige RRZE-Kontaktperson der Einrichtung. Bei Fragen zum Download oder zum Aktivieren von Lizenzen sind Anfragen an software@fau.de (Ticketsystem) zu richten.
Support für Softwareprodukte, Software-Dokumentation, Anleitungen
Bei den meisten Software-Produkten ist die Original-Dokumentation entweder als Bestandteil der Software, als Online-Ressource oder per Download verfügbar. Für die Softwarekataloge des RRZE sind unter anleitungen.rrze.fau.de/software Bedienungsanleitungen und Tipps zu ausgewählten Software-Produkten zu finden. Ergänzende Informationen zu Betriebssystemen und z.B. zur zentralen Softwareverteilung an der FAU sind unter Windows-Systeme, Linux-Systeme und Apple-Systeme zu finden. Im FAUmac-Blog des RRZE werden betriebssystemspezifische Tipps und Informationen gepostet. Im CIO-Office-Blog der FAU finden sich ebenfalls viele IT- und Software-Tipps, die den Büroalltag zu erleichtern. Für einige Produkte des RRZE-Softwarekatalogs bietet das IT-Schulungszentrum des RRZE Kurse und Softwareschulungen an. Hinweis: Das RRZE hat keine Berechtigung, bei Softwareproblemen auf privaten Geräten zu helfen.
Lieferung (dienstliche Nutzung): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?
Lieferzeiten von dienstlicher Software Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten und Benutzerinnen und Benutzer. Dargestellt werden hier die Prozesse der Softwareverteilung und -bereitstellung durch das Software-Team des RRZE. Es kann darüber hinaus weitere die Verfügbarkeit beeinflussende Prozesse geben. Frei verfügbare Software kann bei zentral betreuten Rechnern im Softwarecenter (Windows) oder im Self Service (FAUmac) von den Benutzerinnen und Benutzer jederzeit selbst installiert werden. Ansonsten sind die IT-Beauftragten vor Ort zuständig. Bei fachspezifischer Software, die zentral finanziert und nicht über die Softwareverteilung via MECM/SCCM bzw. das zentrale Management von Apple MacOS-geräten läuft, müssen die zuständigen IT-Beauftragten  ggf. eine Freischaltung durch das Software-Team veranlassen. Bestellung von kostenpflichtiger Software im RRZE-Kundenportal und Bereitstellungsarbeiten Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson: den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung) Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind. Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben. Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist. Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss. Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist. Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus abhängig von den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen. den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM).
Nutzungsbedingungen: Sichere Nutzung von Cloud-Diensten (BSI Mindeststandards)
Quelle: BSI Mindeststandards des BSI zur Nutzung externer Cloud-Dienste:  zum Dokument Sichere Nutzung von Cloud-Diensten: zum Dokument Goldene Regeln zur Cloud-Nutzung: zum Dokument Wie können öffentliche und dienstliche Daten unterschieden werden? Bei der „Öffentlichkeit“ und „Dienstlichkeit“ von Daten handelt es sich um voneinander unabhängige Eigenschaften von Daten. Vier verschiedene Kombinationen sind hier möglich: dienstlich/öffentlich dienstlich/nicht-öffentlich nicht-dienstlich/öffentlich nicht-dienstlich/nicht-öffentlich Wenn dienstliche Daten in einem externen Cloud-Dienst verarbeitet werden, ist der BSI-Mindeststandard immer anzuwenden, unabhängig davon, ob die Daten öffentlich sind oder nicht. Auch bei öffentlichen Daten bestehen in der Regel Anforderungen an ihre Integrität und Verfügbarkeit. Ggf. können die individuellen Schutzmaßnahmen geringer ausfallen als bei nicht-öffentlichen Daten, dies muss jedoch im Rahmen des Mindeststandardprozesses entschieden und begründet werden. Die Tabelle gibt einen Überblick, welche Auswirkungen die verschiedenen Kombinationen jeweils auf die Gültigkeit des Mindeststandards haben. Zugänglichkeit dienstliche Daten keine dienstlichen Daten öffentlich Mindeststandard ist anzuwenden i.d.R. Datenkategorie 4 (sonstige Daten) ggf. kann begründet werden, dass Risiken durch die Cloud-Nutzung minimal sind Mindeststandard optional nicht öffentlich Mindeststandard ist anzuwenden alle Datenkategorien möglich Anforderungen müssen bedarfsgerecht festgelegt werden Mindeststandard optional Ist mein Cloud-Dienst im Sinne des Mindeststandards des BSI? Die BSI-Definition für Cloud-Dienste ist zu finden unter: Cloud Computing Grundlagen. Beispiele und weitere Hinweise zur Abgrenzung erhält man darüber hinaus in den Umsetzungshinweisen zum Mindeststandard. Weitere Informationen sind auf der Themenseite zu finden: Software mit Cloud-Diensten – Kollaborationstools  
Nutzungsbedingungen: Was bedeutet dienstliche Nutzung von Software?
Rahmenbedingungen für die dienstliche Nutzung von Software Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt an der FAU unter Beachtung der Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R). Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt unter Beachtung der Lizenzbedingungen des Softwareherstellers bzw. Rechteinhabers. Im Vordergrund steht die Nutzung im akademischen Umfeld zum Zweck von Forschung und Lehre. Der Einsatz zu privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen – und wäre im Rahmen der Dienstvorschriften auch nicht erlaubt. Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen. Die Nutzung für den Betrieb einer Hochschule, d.h. für eigene „kommerzielle“ Zwecke einer akademischen Einrichtung, ist in den Lizenzbedingungen von entsprechender Software ausdrücklich festgehalten. Die Nutzung im Rahmen von Forschungsprojekten mit kommerziellen (Teil-)Zielen ist stets sorgfältig zu prüfen. Im Zweifel sind Anfragen an software@fau.de zu richten. Software zur dienstlichen Nutzung ist grundsätzlich nicht für die Installation und Nutzung auf Privatgeräten von Beschäftigten vorgesehen. Dies gilt auch für Lizenzen mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use). Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal StudiSoft. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Software-Produkte werden vom RRZE unter Abschluss eines Nutzungsvertrags weitergegeben. Die Weitergabe erfolgt nach Bedarf an alle Einrichtungen der FAU und – soweit lizenzrechtlich möglich – an die dem RRZE angeschlossenen Regionalpartner (siehe „LB=Lizenzbereich“ in der Preisliste). Das Universitätsklinikum Erlangen versorgt sich selbst mit Software, soweit keine campusübergreifenden oder Rahmenverträge unter Einbeziehung des Universitätsklinikums geschlossen worden sind. Die Weitergabe erfolgt dann ebenfalls unter Abschluss eines Nutzungsvertrags und gem. Preisliste. Der Software-Nutzungsvertrag erlaubt die Nutzung des Produkts in der im Vertrag angegebenen Anzahl von Lizenzen und über die festgelegte Laufzeit. Nach Ablauf der angegebenen Laufzeit darf das Produkt nicht mehr benutzt werden, alle zugehörigen Dateien müssen gelöscht werden. Die Rückgabe von Lizenzen wird im RRZE-Kundenportal dokumentiert. Wenn universitäre Einrichtungen Softwarebeschaffungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen tätigen, dann müssen sie die Software korrekt lizenzieren richtig beschaffen lizenzrechtlich konform nutzen. Siehe weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung und Nutzung von Software.
Nutzungsbedingungen: Was bedeutet Home Use-Recht von Software?
Bedingungen für die Nutzung von Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte Die Software darf nur von Studierenden und Beschäftigten der berechtigten Hochschulen (siehe Lizenzbereich LB = S, B) eingesetzt werden. Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen. Der Zweck der Nutzung ist auf universitäre Zwecke bezogen, das heißt für Forschung, Lehre und Lernen sowie darauf bezogene dienstliche Aufgaben der berechtigten Hochschulangehörigen. Die private Nutzung und die Nutzung für andere außeruniversitäre Zwecke ist nicht erlaubt. Das bekannte Stichwort „Home Use“ bezeichnet zunächst einmal nur den Nutzungsort („zuhause“), aber nicht den Zweck. Die Software darf nur auf einem (1) Privatrechner installiert und genutzt werden. Die Software darf nicht an Dritte weitergegeben werden. Der Nutzungsvertrag mit Studierenden erlischt mit der Exmatrikulation. Das Home Use-Recht von Beschäftigten endet mit Beschäftigungsende. Nach Beendigung des Nutzungsvertrags muss die Software vom Privatgerät gelöscht/deinstalliert werden und darf nicht mehr eingesetzt werden. Bezug und Download der Software für Studierende und des dienstlichen Zweitnutzungsrechts (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de. Software für Studierende mit Home Use-Recht Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben. Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Darüber hinaus gibt es für Studierende häufig kostenlose oder vergünstigte Herstellerlizenzen direkt vom Hersteller bzw. im Fachhandel. Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de. Software mit dienstlichem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftliche Beschäftigte der FAU Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden. Wissenschaftlich Beschäftigte müssen bei kostenpflichtiger Software immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen. Der Softwarekatalog enthält sog. Home Use-Produkte für Beschäftigte, für die der Lizenzgeber ein erweitertes Nutzungsrecht eingeräumt hat. Softwarelizenzen für wissenschaftlich Beschäftigte, die ein dienstliches Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) ermöglichen, werden nicht gesondert bepreist, sondern im Rahmen der Basislizenzkosten abgegeben. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.
Nutzungsbedingungen: Was ist an der FAU bei Nutzung von Software mit Cloud-Services, Cloudspeicherdiensten und angebundenen Kollaborationstools zu beachten?
Rahmenbedingungen für die Benutzung von Cloudspeicherdiensten an der FAU 1. Die Nutzung der Cloudspeicherdienste erfolgt unter Beachtung der Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R), § 4 Rechte und Pflichten der Nutzerinnen und Nutzer Nr. 8. Es sei auch auf die Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software verwiesen. 2. Die Nutzung der Software mit angebundenen Cloudspeicherdiensten erfolgt unter Beachtung der Lizenzbedingungen des Softwareherstellers. Zumeist ist der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. 3. Die Nutzung der Cloudspeicherdienste erfolgt unter Beachtung sämtlicher Vorschriften und Regelungen zum Sozialdatenschutz (§67 Abs. 1 SGB X; §80 SGB X), Personalaktenrecht (Art. 104 BayBG; Art. 108 BayBG), Steuerrecht (§146 AO), Urheberrecht (§60a UrhG), Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (§203 StGB), Telemedienrecht, Archivrecht sowie der Regelungen zur ordnungsgemäßen Aktenführung. 4. Es ist deshalb untersagt, die Cloudspeicherdienste für Daten mit folgenden Informationen zu nutzen: a) Daten, die Informationen enthalten, die bei Veröffentlichung oder Verlust zu einem Schaden oder einer Haftung der FAU führen können, sowie personenbezogene Daten, für die die Einhaltung der Vorschriften des Datenschutzes oder die Erfüllung der Informationspflichten nicht sichergestellt werden können. Im Regelfall sind solche Daten nur solchen Mitgliedern der FAU zugänglich, deren Kenntnis regelmäßig zur Bearbeitung der betreffenden Information und des damit zusammenhängenden Vorgangs zwingend erforderlich ist (vertrauliche Daten). Beispiele hierfür sind: Personenbezogene Daten (Anwesenheitslisten oder Listen von Teilnehmern einer Veranstaltung) Reise- oder Lohnabrechnungen (Finanzdaten, Sozialdaten, Daten mit Bezug zur Personalakte) Forschungsdaten, die nicht ohnehin für die Öffentlichkeit bestimmt sind Technische Daten (Baupläne sensibler Räume, Netzwerkpläne) Geschützte Daten (Krankmeldungen, Zeugnisentwürfe, Studienarbeiten, Verträge, „Veraktetes“) Prüfungswesen (Gutachten und Korrekturen) b) Daten, die Informationen enthalten, bei denen die unberechtigte Einsichtnahme verhindert werden muss. Dazu zählen insbesondere aufgrund vertraglicher Verpflichtung geheim zu haltende Informationen oder Informationen, die der Verschwiegenheitspflicht unterfallen. Im Regelfall sind Daten mit solchen Informationen ausschließlich einem durch den/die Informationseigentümer/-in vorab definierten und dokumentierten Personenkreis zugänglich (streng vertrauliche Daten). Dies umfasst beispielsweise Daten aus der Zusammenarbeit mit Dritten (staatliche Einrichtungen, Forschungseinrichtungen, Unternehmen) aus einer dienstlichen oder vertraglichen Verpflichtung. 5. Um den unbeabsichtigten Verlust von vertrauenswürdigen Informationen zu vermeiden, werden Daten im Zweifelsfall als Daten mit vertraulicher Information nach 3. oder 4. eingestuft und eignen sich damit nicht für die Speicherung in Cloudspeichern. 6. Werden Dateien mit anderen geteilt, sind die erforderlichen Freigaben auf das Notwendige zu beschränken und regelmäßig zu überprüfen. 7. Im Cloudspeicherdienst abgelegte und weiterhin benötigte Daten sind vom Benutzer oder der Benutzerin vor Ausscheiden aus der FAU eigenverantwortlich zu sichern und ggf. in universitären Speicherdiensten abzulegen. Eine Unterstützung bei der Migration der Daten kann die FAU resp. RRZE aus technischen Gründen (fehlende Zugriffsrechte) nicht leisten. 8. Es sind in diesem Zusammenhang die vom universitären Standard abweichenden Löschfristen des Auftragsverarbeiters (nach Vertragsende/Exmatrikulation) zu beachten. 9. Die FAU haftet unbeschadet der Regelungen der DSGVO oder anderer gesetzlicher Regelungen nicht für verloren gegangene Daten, insbesondere auch nicht für den Verlust von Daten, der durch das Ausscheiden einer Person aus der FAU entsteht. Eine standardmäßige Sicherung (Backup) der in externen Cloudspeicherdiensten abgelegten Daten durch die FAU erfolgt nicht. Weitere Informationen sind auf der Themenseite zu finden: Software mit Cloud-Diensten – Kollaborationstools
Preise (dienstliche Nutzung): Was kosten Softwarelizenzen?
Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE Beschaffung von Software für Verwaltung, Forschung und Lehre wird von der Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE verantwortet. Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab. Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen. Beschaffungspreise für universitäre Einrichtungen Der Softwarekatalog (dienstliche Nutzung) weist das aktuelle Angebot des RRZE aus. Je Lizenz sind die in der Preisliste angegebenen Preise zu entrichten. Preise sind je Lizenz und pro Monat als Nettopreise ausgewiesen. Für Einrichtungen der FAU ist dies der Rechnungspreis. Für FAU-externe Weitergabe erfolgt die Rechnungstellung in Höhe der Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Preise sind als Einstandspreise ohne Aufschläge kalkuliert, soweit keine marktbezogenen Preissteigerungen zu erwarten sind. Die Vorfinanzierung der Softwarebeschaffung erfolgt aus dem RRZE-Haushalt. Das RRZE kalkuliert deshalb soweit möglich kostendeckend über die Laufzeit der Verträge. Ein Verkauf an Privatpersonen erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben. Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden. Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist. Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.
RRZE-Kontaktpersonen Sprechstunde
Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE bietet für RRZE-Kontaktpersonen regelmäßig und nach Bedarf offene Sprechstunden Support zur Bedienung des RRZE-Kundenportals für die Bestellung von dienstlichen Lizenzen sowie individuelle Beratung zu Beschaffungs- und Lizenzfragen von Software an. Im Veranstaltungskalender des RRZE sind die Termine für die offene Sprechstunde vermerkt: https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/veranstaltungskalender/.
Softwarekataloge des RRZE
Das RRZE beschafft Software für die FAU und die Hochschulen der Region. Die Stabsstelle Softwarebeschaffung trägt maßgeblich dazu bei, dass das RRZE die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software bereitstellen kann. Mit Fokus auf lizenzpflichtige nichtkommerzielle Software für Verwaltung, Forschung und Lehre und großflächige Nutzung wird der Bedarf in Campus-, Volumen- und Rahmenverträgen gebündelt, so dass Verträge mit günstigen Konditionen verhandelt und zudem ein wirtschaftlicher Beschaffungsprozess gemäß Vergaberecht umgesetzt werden können. Das zentrale Softwareangebot für die FAU und für Regionalpartner-Hochschulen ist auf den RRZE-Webseiten veröffentlicht: https://www.rrze.fau.de/hard-software/software/ Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung Unter Produkte ist der Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung mit Kurzbeschreibung zu finden. Zu einigen Software-Produkten sind ausführliche Informationen verfügbar. Nicht gelistete Software-Produkte können bei software@fau.de angefragt werden. Die Organisationseinheiten der FAU und die RRZE-Regionalpartner erhalten auch Beratung und Unterstützung bei der Beschaffung von fachspezifischer Software außerhalb von Rahmenverträgen, bei Compliance- und Lizenzfragen sowie Anwendungsproblemen. Anfragen sind an software@fau.de zu richten. Der Bezug erfolgt über das RRZE-Kundenportal. Zugang zum RRZE-Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen. Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte Softwarekatalog für Studierende Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben. Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = S“. Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de. Softwarekatalog für wissenschaftlich Beschäftigte Unter Produkte ist der Softwarekatalog für Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einsehbar. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = B“. Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.
Support für Software (dienstliche Nutzung), die auf Dienstgeräten installiert ist
Einrichtungen der FAU, die vom RRZE zentral betreut werden, wenden sich an das zuständige IT-Betreuungszentrum. Einrichtungen der FAU, die eine dezentrale IT-Betreuung haben, wenden sich an die entsprechenden Verantwortlichen. Studierende und Beschäftigte anderer Hochschulen wenden sich an ihr Hochschulrechenzentrum. Bei Fragen zum Softwarebedarf und zur Lizenzbeschaffung wenden sich Beschäftigte der FAU und der Regionalpartner-Hochschulen an die zuständige RRZE-Kontaktperson der Einrichtung. Bei Fragen zum Download oder zum Aktivieren von Lizenzen sind Anfragen an software@fau.de (Ticketsystem) zu richten.
0 Software Anfragen: Wichtige Hinweise für RRZE-Kontaktpersonen
Aus Sicherheitsgründen werden Software-Anfragen nur an Hochschul-E-Mail-Adressen beantwortet. Anfragen mit dem Absender der Hochschul-E-Mail-Adresse sind zu senden an: software@fau.de Probleme? Detaillierte Problembeschreibung ist per E-Mail mit der Hochschul-E-Mail-Adresse zu senden an: software@fau.de Damit die Anfrage schnell beantwortet und das Problem zufriedenstellend gelöst werden kann, sind unbedingt folgende Angaben erforderlich: Betreff: Software-Produktname und markantes Stichwort Vor- und Nachname, IdM-Benutzerkennung (möglichst vollständige E-Mail-Signatur mit Angabe der Einrichtung) RRZE-Kontaktpersonen geben immer die Kundennummer(n) an, wenn Fragen zu Lizenzen/Nutzungsverträgen gestellt werden sowie die Kontaktpersonenkennung bei Fragen zum Download Eine E-Mail-Anfrage pro Software-Produkt, Thema oder Problem erleichtert die Bearbeitung und verringert die Antwortdauer. Screenshots sind hilfreich, aber möglichst nicht in den E-Mail-Text einzubinden, sondern als Anhang zu senden.
0 Software Anfragen: Wichtige Hinweise für Studierende und Beschäftigte der FAU
Aus Sicherheitsgründen werden Software-Anfragen nur an Hochschul-E-Mail-Adressen der FAU beantwortet. Anfragen mit dem Absender der Hochschul-E-Mail-Adresse der FAU sind zu senden an: software@fau.de Studierende und Beschäftigte anderer Hochschulen (nicht FAU) wenden sich an ihr Hochschulrechenzentrum. Die Funktionalität der Hochschul-E-Mail-Adresse ist zu testen, indem eine E-Mail an diese geschickt und der Eingang geprüft wird. Falls eine Weiterleitung von der Hochschul-E-Mail-Adresse an eine andere E-Mail-Adresse eingerichtet ist, muss sichergestellt sein, dass E-Mails an der Hochschul-E-Mail-Adresse tatsächlich ankommen. E-Mails von software@fau.de nicht im Spam-Ordner landen. Der Softwarekatalog für Studierende und Beschäftigte ist auf der RRZE-Webseite unter Software für Home Use sowie unter Software für die dienstliche Nutzung einschließlich der Informationen zu lizenzrechtlichen und technischen Voraussetzungen, Benutzerkennung, Download-Informationen etc. zu finden. Probleme? Detaillierte Problembeschreibung ist per E-Mail mit der Hochschul-E-Mail-Adresse zu senden an: software@fau.de Damit die Anfrage schnell beantwortet und das Problem zufriedenstellend gelöst werden kann, sind unbedingt folgende Angaben erforderlich: Betreff: Software-Produktname und markantes Stichwort Vor- und Nachname, IdM-Benutzerkennung IP-Adresse des Rechners (Bitte 1. Zeile des IP-Adress-Tests einfügen.) Eine aussagekräftige Problem-/Fehlerbeschreibung
0 Software Requests: Advice for Students and Staff
Send requests concerning software to: software@fau.de. Due to policies we answer only to university e-mail addresses. Test your university e-mail address by sending an e-mail to it. check inbox check spam folder Software products for use by students and staff are listed here: Software for Home Use and Software for official use (conditions, user account, download information etc.). Problems? Send an e-mail with detailed problem description to: software@fau.de In order to answer questions or solve problems quickly, the following information is required: subject: software product and prominent keyword first and last name, IdM user ID IP address of used computer (insert 1st line of the IP address test) A detailed problem or error description
1 Software Anfragen: Test IP-Adresse und Hochschulnetz
Ist mein Rechner mit einem der berechtigten Hochschulnetze verbunden? Für Downloads, die das RRZE anbietet, muss das Ergebnis wie folgt lauten: Softwarelizenzen: „Sie kommen aus dem Netz der FAU und sind zum Download berechtigt.“  
1 Software Requests: Test of IP address and university network access
Is my computer connected to one of the authorized networks? For downloads offered by RRZE the result must be: Softwarelizenzen (software licenses): „Sie kommen aus dem Netz der FAU und sind zum Download berechtigt.“ (You are connected to the network and authorised to download.)
2 Software Anfragen: Aussagekräftige Problem- und Fehlerbeschreibung
Für die zügige Beantwortung Ihrer Fragen und die Lösung von technischen Problemen benötigen wir die folgenden Kerninformationen, die Sie bitte mit Ihren Anfragen an software@fau.de senden: Download-Probleme Bei Internet-Zugang via VPN/DSL: Test der IP-Adresse und des Hochschulnetzes Web-Browser: Name, Version Installations- und Anwendungsprobleme Hardware und Betriebssystem (Windows: rechte Maustaste+Arbeitsplatz > Eigenschaften > Allgemein) Software-Produkt: Name, Version, Update-Version, Sprache Problem-/Fehlerbeschreibung: Wo, wann, bei welcher Funktion (Screenshot, Fehlertext anfügen) Test der IP-Adresse und des Hochschulnetzes (s. o.) Probleme mit der Benutzerkennung und der E-Mail-Adresse Studierende und Beschäftigte der FAU wenden sich an eine der RRZE-Service-Theken. Studierende und Beschäftigte anderer Hochschulen wenden sich an ihr Hochschulrechenzentrum.
2 Software Requests: Detailed Description of Software Problem
In order to answer your questions and solve technical problems quickly, we need the following core information, which you should send with your requests to software@fau.de: Download Problems For internet access via VPN / DSL: test of IP address and university network access web browser: name, version Installation and Application Problems hardware and operating system (Windows: Right mapping + workspace> properties> general) software product: name, version, update version, language problem / error description: where, when, at which application function (screenshot, add error text) testing IP address and university network access Problems with user ID and e-mail address FAU students and staff contact one of the RRZE service helpdesks. Students and staff of other universities contact their university computing center.
Softwareverteilung (dienstliche Nutzung): Wie erfolgt der Download von bestellter Software?
Nach Abschluss eines Software-Nutzungsvertrags mit dem RRZE über das RRZE-Kundenportal kann die Software von der RRZE-Kontaktperson vom LSD-Server (Licensed Software Distribution) heruntergeladen werden: Download-Beschreibung Download-Server (Anmeldung mit Kontaktpersonen-Kennung). Wenn Sie eine aktive Lizenz erworben haben, bekommen Sie je nach Softwareprodukt und Bereitstellungsart einige Zeit später den Zugriff auf die Software im Portal (siehe Lieferzeiten). Beachten Sie die Anleitungen und Dokumentationen, die den Download-Paketen beiliegen.
Softwareverteilung (Home Use): fauXpas in memoriam
Zur Beachtung: Alle Software-Titel mit einem Home Use-Recht werden nur noch über StudiSoft bereitgestellt. Über den Download-Server fauXpas (fau eXtended personal application software) * 1998; † 13.05.2022 verteilte das RRZE über zwei Jahrzehnte hinweg Software an die Studierenden und die Beschäftigten der FAU sowie an die Regionalpartner-Hochschulen.
Softwareverteilung (Home Use): Wie erfolgt der Download von bestellter Software?
Software für Studierende mit Home Use-Recht Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de. Software mit dienstlichem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de. siehe auch: Lieferzeiten Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten sowie der Benutzerinnen und Benutzer.
Support für Software (dienstliche Nutzung), die auf Dienstgeräten installiert ist
Einrichtungen der FAU, die vom RRZE zentral betreut werden, wenden sich an das zuständige IT-Betreuungszentrum. Einrichtungen der FAU, die eine dezentrale IT-Betreuung haben, wenden sich an die entsprechenden Verantwortlichen. Studierende und Beschäftigte anderer Hochschulen wenden sich an ihr Hochschulrechenzentrum. Bei Fragen zum Softwarebedarf und zur Lizenzbeschaffung wenden sich Beschäftigte der FAU und der Regionalpartner-Hochschulen an die zuständige RRZE-Kontaktperson der Einrichtung. Bei Fragen zum Download oder zum Aktivieren von Lizenzen sind Anfragen an software@fau.de (Ticketsystem) zu richten.
Support für Software (Home Use), die auf Privatgeräten installiert ist
Das RRZE hat keine Berechtigung, bei Softwareproblemen auf privaten Geräten zu helfen. Das RRZE kann nur sehr eingeschränkt Anwendungssupport zu den verfügbaren Produkten leisten. Es empfiehlt sich, bei Fragen und Problemen die zumeist reichhaltigen Dokumentationen und Ressourcen der Softwareanbieter zu nutzen. Fragen zum Download oder zum Aktivieren von Lizenzen sind per E-Mail an software@fau.de (Ticketsystem) zu richten. Hinweis für Beschäftigte Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden. Wissenschaftlich Beschäftigte müssen immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.
RRZE-Kontaktperson Personalwechsel: Was ist bei Ausscheiden und neuer Zuständigkeit zu tun?
Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE verwaltet das Kundennummernsystem des RRZE-Kundenportals und vergibt Kontaktpersonen-Kennungen für den Zugang zum RRZE-Kundenportal und weiteren Dienstleistungen. RRZE-Kontaktpersonen und Einrichtungen der FAU bzw. der Regionalpartner-Hochschulen, die noch keine RRZE-Kontaktperson bestimmt haben bei denen eine RRZE-Kontaktperson ausscheidet bei denen eine neue RRZE-Kontaktperson bestimmt wurde bei denen weitere RRZE-Kontaktpersonen aufgenommen werden sollen wenden sich frühzeitig mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem). Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung. Hilfreiche Links Die aktuellen Anträge für RRZE-Dienstleistungen finden Sie gesammelt auf der Formularseite. Antrag auf Kontaktpersonen-Kennung Antrag auf Kundennummer (RRZE-Kundenportal)
RRZE-Kundenportal Kundennummer (Kunu): Ich benötige eine neue Kundennummer für die Bestellung von RRZE-Dienstleistungen. Was muss ich tun?
Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE verwaltet das Kundennummernsystem des RRZE-Kundenportals und vergibt Kontaktpersonen-Kennungen für den Zugang zum RRZE-Kundenportal und weiteren Dienstleistungen. RRZE-Kontaktpersonen und Einrichtungen der FAU bzw. der Regionalpartner-Hochschulen, die noch keine RRZE-Kontaktperson bestimmt haben bei denen eine RRZE-Kontaktperson ausscheidet bei denen eine neue RRZE-Kontaktperson bestimmt wurde bei denen weitere RRZE-Kontaktpersonen aufgenommen werden sollen wenden sich frühzeitig mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem). Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung. Hilfreiche Links Die aktuellen Anträge für RRZE-Dienstleistungen finden Sie gesammelt auf der Formularseite. Antrag auf Kontaktpersonen-Kennung Antrag auf Kundennummer (RRZE-Kundenportal)
RRZE-Kundenportal Kündigung: Ich habe Softwarelizenzen vom RRZE und benötige diese nicht mehr. Wie und wann kann ein Nutzungsvertrag für Softwarelizenzen gekündigt werden?
Mit dem RRZE geschlossene Nutzungsverträge für Softwarelizenzen sind über ein Produkt, eine bestimmte Anzahl und eine bestimmte Laufzeit definiert. Ein Nutzungsvertrag endet durch Zeitablauf durch Kündigung (universitäre Einrichtung) durch Rückruf (RRZE) Automatische Verlängerung von Nutzungsverträgen Nutzungsverträge verlängern sich bei dauerhaft vorrätigen Produkten im Standard automatisch zum Ende der Laufzeit, sofern der Nutzungsvertrag nicht durch die universitäre Einrichtung beendet bzw. die Lizenz zurückgegeben wird. Frühzeitig regelmäßig werden RRZE-Kontaktpersonen per automatisch generierter E-Mail aus dem RRZE-Kundenportal über demnächst zur Verlängerung anstehende Nutzungsverträge informiert. RRZE-Kontaktpersonen haben folgende Optionen: Der Nutzungsvertrag soll in gleicher Anzahl Lizenzen und Laufzeit verlängert werden. – Es ist nichts zu tun. Der Nutzungsvertrag soll in veränderter Anzahl Lizenzen (weniger oder mehr) und/oder Laufzeit (kürzer oder länger) fortgeführt werden. – Im Kundenportal kann innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende eine angepasste Bestellung vorgenommen werden. RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Plus-Zeichen am Vertrag, und dann weiter wie bei Bestellen Ist die Verlängerung nicht gewünscht, kann die Lizenz (Gesamtanzahl) innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende zum Laufzeitende zurückgegeben werden. Der Nutzungsvertrag endet mit der Rückgabe. RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Drucken-Zeichen am Vertrag führt zu Formular (Bildschirmausgabe) Sonderfall keine automatische Verlängerung: Nutzungsverträge, deren Laufzeitende auf das Rahmenvertragsende gesetzt ist Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann jedoch aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen. Gibt es einen Anschlussrahmenvertrag für die zugehörigen Nutzungsverträge, schaltet das RRZE die Verträge unter den neuen Bedingungen zur Bestellung frei (ggf. angepasster Preis oder Produktveränderungen) und informiert die RRZE-Kontaktpersonen, dass Bestellungen im RRZE-Kundenportal erfolgen können. Sonderfall keine automatische Verlängerung: sonstige Nutzungsverträge Individuelle Vereinbarungen sind mit dem Software-Team persönlich abzustimmen. Dazu gehören an der FAU auch CIP/WAP-Verträge. Die Rückgabe von Lizenzen wird über das RRZE-Kundenportal mittels Formular (Bildschirmausgabe) eingeleitet. Das Formular ist unterzeichnet an software@fau.de zu senden (papierloses Verfahren; ggf. erzeugte Papierdokumente verbleiben an der Einrichtung). Die Rückgabe wird vom Software-Team im RRZE-Kundenportal eingetragen und ist für die RRZE-Kontaktperson erkennbar. Der Rückruf von Lizenzen wird vom RRZE für den (seltenen) Fall veranlasst, dass der mit dem Lizenzgeber geschlossene Vertrag aus irgendeinem Grund wegfällt und das RRZE keine Lizenzen mehr zur Verfügung hat. Vorausbezahlte Lizenzgebühren werden den universitären Einrichtungen über die Restlaufzeiten der Nutzungsverträge  gutgeschrieben.
Lieferung (dienstliche Nutzung): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?
Lieferzeiten von dienstlicher Software Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten und Benutzerinnen und Benutzer. Dargestellt werden hier die Prozesse der Softwareverteilung und -bereitstellung durch das Software-Team des RRZE. Es kann darüber hinaus weitere die Verfügbarkeit beeinflussende Prozesse geben. Frei verfügbare Software kann bei zentral betreuten Rechnern im Softwarecenter (Windows) oder im Self Service (FAUmac) von den Benutzerinnen und Benutzer jederzeit selbst installiert werden. Ansonsten sind die IT-Beauftragten vor Ort zuständig. Bei fachspezifischer Software, die zentral finanziert und nicht über die Softwareverteilung via MECM/SCCM bzw. das zentrale Management von Apple MacOS-geräten läuft, müssen die zuständigen IT-Beauftragten  ggf. eine Freischaltung durch das Software-Team veranlassen. Bestellung von kostenpflichtiger Software im RRZE-Kundenportal und Bereitstellungsarbeiten Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson: den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung) Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind. Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben. Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist. Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss. Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist. Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus abhängig von den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen. den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM).
Lieferung (Home Use): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?
Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten sowie der Benutzerinnen und Benutzer. Kostenlose Software für Studierende Nach der Bestellung in www.StudiSoft.de steht die Software zum Download bereit. Kostenpflichtige Software für Studierende Wurde die Bestellung in www.StudiSoft.de ausgelöst, wird sie vom Software-Team des RRZE nach Bestätigung des Zahlungseingangs freigegeschaltet. Während der regulären Bürozeiten erfolgt die Freischaltung spätestens nach fünf (5) Arbeitstagen. Nach der Freischaltung wird eine E-Mail mit weiteren Anweisungen erzeugt und in der Auftragsverfolgung des StudiSoft-Portals ist der Auftragsstatus aktiv angezeigt. Kostenlose Software für wissenschaftliche Beschäftigte (dienstliches Zweitnutzungsrecht, sog. Home Use) Wissenschaftlich Beschäftigte dürfen das dienstliche Zweitnutzungsrecht (Home Use) für die Installation auf einem (1) Privatgerät in Anspruch nehmen, für nichtwissenschaftliches Personal ist die Verwendung von Privatgeräten nicht gestattet. Die Installation auf zwei Dienstgeräten unter Verwendung der Basis-Lizenz und des Zweitnutzungsrechts ist für alle Beschäftigte möglich. Nach der Bestellung in www.StudiSoft.de werden die Anweisungen zum Bezug der Software angezeigt und der Auftragsstatus auf aktiv gestellt. Es gibt zwei Arten des Softwarebezugs, die die Dauer bis zur tatsächlichen Nutzung der Software beeinflussen: direkt vom Anbieter/Hersteller (Weiterleitung zu externem Download/Portal) über die zuständige RRZE-Kontaktperson und die IT-Verantwortlichen. Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, ob die Installation auf einem Privatgerät oder Dienstgerät erfolgt. Bei Dienstgeräten muss die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft worden sein, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen. Die Installation auf Dienstgeräten muss mit den IT-Verantwortlichen abgestimmt sein.
RRZE-Kundenportal Kündigung: Ich habe Softwarelizenzen vom RRZE und benötige diese nicht mehr. Wie und wann kann ein Nutzungsvertrag für Softwarelizenzen gekündigt werden?
Mit dem RRZE geschlossene Nutzungsverträge für Softwarelizenzen sind über ein Produkt, eine bestimmte Anzahl und eine bestimmte Laufzeit definiert. Ein Nutzungsvertrag endet durch Zeitablauf durch Kündigung (universitäre Einrichtung) durch Rückruf (RRZE) Automatische Verlängerung von Nutzungsverträgen Nutzungsverträge verlängern sich bei dauerhaft vorrätigen Produkten im Standard automatisch zum Ende der Laufzeit, sofern der Nutzungsvertrag nicht durch die universitäre Einrichtung beendet bzw. die Lizenz zurückgegeben wird. Frühzeitig regelmäßig werden RRZE-Kontaktpersonen per automatisch generierter E-Mail aus dem RRZE-Kundenportal über demnächst zur Verlängerung anstehende Nutzungsverträge informiert. RRZE-Kontaktpersonen haben folgende Optionen: Der Nutzungsvertrag soll in gleicher Anzahl Lizenzen und Laufzeit verlängert werden. – Es ist nichts zu tun. Der Nutzungsvertrag soll in veränderter Anzahl Lizenzen (weniger oder mehr) und/oder Laufzeit (kürzer oder länger) fortgeführt werden. – Im Kundenportal kann innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende eine angepasste Bestellung vorgenommen werden. RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Plus-Zeichen am Vertrag, und dann weiter wie bei Bestellen Ist die Verlängerung nicht gewünscht, kann die Lizenz (Gesamtanzahl) innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende zum Laufzeitende zurückgegeben werden. Der Nutzungsvertrag endet mit der Rückgabe. RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Drucken-Zeichen am Vertrag führt zu Formular (Bildschirmausgabe) Sonderfall keine automatische Verlängerung: Nutzungsverträge, deren Laufzeitende auf das Rahmenvertragsende gesetzt ist Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann jedoch aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen. Gibt es einen Anschlussrahmenvertrag für die zugehörigen Nutzungsverträge, schaltet das RRZE die Verträge unter den neuen Bedingungen zur Bestellung frei (ggf. angepasster Preis oder Produktveränderungen) und informiert die RRZE-Kontaktpersonen, dass Bestellungen im RRZE-Kundenportal erfolgen können. Sonderfall keine automatische Verlängerung: sonstige Nutzungsverträge Individuelle Vereinbarungen sind mit dem Software-Team persönlich abzustimmen. Dazu gehören an der FAU auch CIP/WAP-Verträge. Die Rückgabe von Lizenzen wird über das RRZE-Kundenportal mittels Formular (Bildschirmausgabe) eingeleitet. Das Formular ist unterzeichnet an software@fau.de zu senden (papierloses Verfahren; ggf. erzeugte Papierdokumente verbleiben an der Einrichtung). Die Rückgabe wird vom Software-Team im RRZE-Kundenportal eingetragen und ist für die RRZE-Kontaktperson erkennbar. Der Rückruf von Lizenzen wird vom RRZE für den (seltenen) Fall veranlasst, dass der mit dem Lizenzgeber geschlossene Vertrag aus irgendeinem Grund wegfällt und das RRZE keine Lizenzen mehr zur Verfügung hat. Vorausbezahlte Lizenzgebühren werden den universitären Einrichtungen über die Restlaufzeiten der Nutzungsverträge  gutgeschrieben.
RRZE-Kundenportal Verlängerung: Ich habe Softwarelizenzen vom RRZE und benötige diese weiterhin. Wie und wann kann ein Nutzungsvertrag für Softwarelizenzen verlängert werden?
Mit dem RRZE geschlossene Nutzungsverträge für Softwarelizenzen sind über ein Produkt, eine bestimmte Anzahl und eine bestimmte Laufzeit definiert. Ein Nutzungsvertrag endet durch Zeitablauf durch Kündigung (universitäre Einrichtung) durch Rückruf (RRZE) Automatische Verlängerung von Nutzungsverträgen Nutzungsverträge verlängern sich bei dauerhaft vorrätigen Produkten im Standard automatisch zum Ende der Laufzeit, sofern der Nutzungsvertrag nicht durch die universitäre Einrichtung beendet bzw. die Lizenz zurückgegeben wird. Frühzeitig regelmäßig werden RRZE-Kontaktpersonen per automatisch generierter E-Mail aus dem RRZE-Kundenportal über demnächst zur Verlängerung anstehende Nutzungsverträge informiert. RRZE-Kontaktpersonen haben folgende Optionen: Der Nutzungsvertrag soll in gleicher Anzahl Lizenzen und Laufzeit verlängert werden. – Es ist nichts zu tun. Der Nutzungsvertrag soll in veränderter Anzahl Lizenzen (weniger oder mehr) und/oder Laufzeit (kürzer oder länger) fortgeführt werden. – Im Kundenportal kann innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende eine angepasste Bestellung vorgenommen werden. RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Plus-Zeichen am Vertrag, und dann weiter wie bei Bestellen Ist die Verlängerung nicht gewünscht, kann die Lizenz (Gesamtanzahl) innerhalb von 3 Monaten vor  Laufzeitende zum Laufzeitende zurückgegeben werden. Der Nutzungsvertrag endet mit der Rückgabe. RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Drucken-Zeichen am Vertrag führt zu Formular (Bildschirmausgabe)     Sonderfall keine automatische Verlängerung: Nutzungsverträge, deren Laufzeitende auf das Rahmenvertragsende gesetzt ist Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann jedoch aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen. Gibt es einen Anschlussrahmenvertrag für die zugehörigen Nutzungsverträge, schaltet das RRZE die Verträge unter den neuen Bedingungen zur Bestellung frei (ggf. angepasster Preis oder Produktveränderungen) und informiert die RRZE-Kontaktpersonen, dass Bestellungen im RRZE-Kundenportal erfolgen können. Sonderfall keine automatische Verlängerung: sonstige Nutzungsverträge Individuelle Vereinbarungen sind mit dem Software-Team persönlich abzustimmen. Dazu gehören an der FAU auch CIP/WAP-Verträge. Die Rückgabe von Lizenzen wird über das RRZE-Kundenportal mittels Formular (Bildschirmausgabe) eingeleitet. Das Formular ist unterzeichnet an software@fau.de zu senden (papierloses Verfahren bevorzugt). Die Rückgabe wird vom Software-Team im RRZE-Kundenportal eingetragen und ist für die RRZE-Kontaktperson erkennbar. Der Rückruf von Lizenzen wird vom RRZE für den (seltenen) Fall veranlasst, dass der mit dem Lizenzgeber geschlossene Vertrag aus irgendeinem Grund wegfällt und das RRZE keine Lizenzen mehr zur Verfügung hat. Vorausbezahlte Lizenzgebühren werden den universitären Einrichtungen über die Restlaufzeiten der Nutzungsverträge  gutgeschrieben.
Lieferung (Home Use): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?
Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten sowie der Benutzerinnen und Benutzer. Kostenlose Software für Studierende Nach der Bestellung in www.StudiSoft.de steht die Software zum Download bereit. Kostenpflichtige Software für Studierende Wurde die Bestellung in www.StudiSoft.de ausgelöst, wird sie vom Software-Team des RRZE nach Bestätigung des Zahlungseingangs freigegeschaltet. Während der regulären Bürozeiten erfolgt die Freischaltung spätestens nach fünf (5) Arbeitstagen. Nach der Freischaltung wird eine E-Mail mit weiteren Anweisungen erzeugt und in der Auftragsverfolgung des StudiSoft-Portals ist der Auftragsstatus aktiv angezeigt. Kostenlose Software für wissenschaftliche Beschäftigte (dienstliches Zweitnutzungsrecht, sog. Home Use) Wissenschaftlich Beschäftigte dürfen das dienstliche Zweitnutzungsrecht (Home Use) für die Installation auf einem (1) Privatgerät in Anspruch nehmen, für nichtwissenschaftliches Personal ist die Verwendung von Privatgeräten nicht gestattet. Die Installation auf zwei Dienstgeräten unter Verwendung der Basis-Lizenz und des Zweitnutzungsrechts ist für alle Beschäftigte möglich. Nach der Bestellung in www.StudiSoft.de werden die Anweisungen zum Bezug der Software angezeigt und der Auftragsstatus auf aktiv gestellt. Es gibt zwei Arten des Softwarebezugs, die die Dauer bis zur tatsächlichen Nutzung der Software beeinflussen: direkt vom Anbieter/Hersteller (Weiterleitung zu externem Download/Portal) über die zuständige RRZE-Kontaktperson und die IT-Verantwortlichen. Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, ob die Installation auf einem Privatgerät oder Dienstgerät erfolgt. Bei Dienstgeräten muss die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft worden sein, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen. Die Installation auf Dienstgeräten muss mit den IT-Verantwortlichen abgestimmt sein.
Nutzungsbedingungen: Was bedeutet Home Use-Recht von Software?
Bedingungen für die Nutzung von Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte Die Software darf nur von Studierenden und Beschäftigten der berechtigten Hochschulen (siehe Lizenzbereich LB = S, B) eingesetzt werden. Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen. Der Zweck der Nutzung ist auf universitäre Zwecke bezogen, das heißt für Forschung, Lehre und Lernen sowie darauf bezogene dienstliche Aufgaben der berechtigten Hochschulangehörigen. Die private Nutzung und die Nutzung für andere außeruniversitäre Zwecke ist nicht erlaubt. Das bekannte Stichwort „Home Use“ bezeichnet zunächst einmal nur den Nutzungsort („zuhause“), aber nicht den Zweck. Die Software darf nur auf einem (1) Privatrechner installiert und genutzt werden. Die Software darf nicht an Dritte weitergegeben werden. Der Nutzungsvertrag mit Studierenden erlischt mit der Exmatrikulation. Das Home Use-Recht von Beschäftigten endet mit Beschäftigungsende. Nach Beendigung des Nutzungsvertrags muss die Software vom Privatgerät gelöscht/deinstalliert werden und darf nicht mehr eingesetzt werden. Bezug und Download der Software für Studierende und des dienstlichen Zweitnutzungsrechts (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de. Software für Studierende mit Home Use-Recht Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben. Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Darüber hinaus gibt es für Studierende häufig kostenlose oder vergünstigte Herstellerlizenzen direkt vom Hersteller bzw. im Fachhandel. Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de. Software mit dienstlichem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftliche Beschäftigte der FAU Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden. Wissenschaftlich Beschäftigte müssen bei kostenpflichtiger Software immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen. Der Softwarekatalog enthält sog. Home Use-Produkte für Beschäftigte, für die der Lizenzgeber ein erweitertes Nutzungsrecht eingeräumt hat. Softwarelizenzen für wissenschaftlich Beschäftigte, die ein dienstliches Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) ermöglichen, werden nicht gesondert bepreist, sondern im Rahmen der Basislizenzkosten abgegeben. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.
Preise (Home Use): Was kosten Softwarelizenzen?
Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE Beschaffung von Software für Verwaltung, Forschung und Lehre wird von der Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE verantwortet. Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab. Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen. Einige Hersteller bieten im Rahmen von Campusverträgen auch Softwarelizenzen für Studierende zur Installation auf Privatgeräten (sog. Home Use) an. Je nach Konditionen werden die Lizenzen zu einem geringen Preis oder kostenlos abgegeben. Softwarelizenzen für Beschäftigte, die ein dienstliches Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) ermöglichen, werden nicht gesondert bepreist, sondern im Rahmen der Basislizenz abgegeben. Beschaffungspreise für Software mit Home Use-Recht Der Softwarekatalog (Studierende, Home Use) weist das aktuelle Angebot des RRZE aus. Je Lizenz sind die in der Preisliste angegebenen Preise zu entrichten. In www.StudiSoft.de sind die Preise für die verfügbaren Softwareprodukte ebenfalls jederzeit einsehbar. Preise sind je Lizenz und pro Monat als Bruttopreise inklusive der gesetzlichen Umsatzsteuer ausgewiesen. Die Preise sind als Einstandspreise ohne Aufschläge kalkuliert, soweit keine marktbezogenen Preissteigerungen zu erwarten sind. Die Vorfinanzierung der Softwarebeschaffung erfolgt aus dem RRZE-Haushalt. Das RRZE kalkuliert deshalb soweit möglich kostendeckend über die Laufzeit der Verträge. Ein Verkauf an Privatpersonen, die keine Studierenden sind, erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben. Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte zur dienstlichen Nutzung ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden. Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist. Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.  
Softwarekataloge des RRZE
Das RRZE beschafft Software für die FAU und die Hochschulen der Region. Die Stabsstelle Softwarebeschaffung trägt maßgeblich dazu bei, dass das RRZE die für Verwaltung, Forschung und Lehre an der FAU und zum Teil im Regionalbereich benötigte Software bereitstellen kann. Mit Fokus auf lizenzpflichtige nichtkommerzielle Software für Verwaltung, Forschung und Lehre und großflächige Nutzung wird der Bedarf in Campus-, Volumen- und Rahmenverträgen gebündelt, so dass Verträge mit günstigen Konditionen verhandelt und zudem ein wirtschaftlicher Beschaffungsprozess gemäß Vergaberecht umgesetzt werden können. Das zentrale Softwareangebot für die FAU und für Regionalpartner-Hochschulen ist auf den RRZE-Webseiten veröffentlicht: https://www.rrze.fau.de/hard-software/software/ Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung Unter Produkte ist der Softwarekatalog für die dienstliche Nutzung mit Kurzbeschreibung zu finden. Zu einigen Software-Produkten sind ausführliche Informationen verfügbar. Nicht gelistete Software-Produkte können bei software@fau.de angefragt werden. Die Organisationseinheiten der FAU und die RRZE-Regionalpartner erhalten auch Beratung und Unterstützung bei der Beschaffung von fachspezifischer Software außerhalb von Rahmenverträgen, bei Compliance- und Lizenzfragen sowie Anwendungsproblemen. Anfragen sind an software@fau.de zu richten. Der Bezug erfolgt über das RRZE-Kundenportal. Zugang zum RRZE-Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen. Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte Softwarekatalog für Studierende Das RRZE hat für einige Produkte Lizenzverträge abgeschlossen, die neben der dienstlichen Nutzung in Verwaltung, Forschung und Lehre auch eine Nutzung auf den privaten Geräten von Studierenden berechtigter Hochschulen – zum Teil kostenfrei – erlauben. Der Softwarekatalog enthält Produkte für Studierende, für die der Lizenzgeber eine Autorisierung der Hochschulmitgliedschaft fordert. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = S“. Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de. Softwarekatalog für wissenschaftlich Beschäftigte Unter Produkte ist der Softwarekatalog für Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einsehbar. Die Kennzeichnung erfolgt mit „Benutzergruppe (BG) = B“. Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de.
Softwareverteilung (Home Use): Wie erfolgt der Download von bestellter Software?
Software für Studierende mit Home Use-Recht Bezug und Download von Software für Studierende erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de. Software mit dienstlichem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte Software mit einem Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte eingesetzt werden – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal www.StudiSoft.de. siehe auch: Lieferzeiten Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten sowie der Benutzerinnen und Benutzer.
StudiSoft: Portal-Login und Software-Download (Home Use)
Start: Vor dem Software-Download Nutzungsberechtigung feststellen LB=Lizenzbereich: lizenziert für meine Hochschule/Einrichtung? (licensed for my university?) BG=Benutzergruppe: Studierende, Beschäftigte? sonstige Hochschulangehörige? (user group: students, staff? Other university members?) Dienstvorschriften bzgl. der dienstlichen Nutzung von Software auf Privatgeräten können die Nutzergruppen weiter einschränken. (Service regulations regarding the use of software on private devices can further restrict the staff user groups) Schritt 2: www.StudiSoft.de Portal-Login Das Portal www.StudiSoft.de benötigt eine Anmeldung. Diese erfolgt via Shibboleth. Hochschule aus der Liste auswählen und auf ‚Anmelden‘ klicken. Es erfolgt Weiterleitung auf die Anmeldeseite der Hochschule. Benutzerkennung mit Passwort erforderlich: FAU-Angehörige: Es gilt die IdM-Benutzerkennung. Angehörige der Regionalpartner-Hochschulen: Es gilt die Benutzerkennung der Hochschule. Schritt 3: Softwareprodukt wählen Im Begrüßungstext wird die Nutzergruppe angegeben: „Sie sehen die Artikel für Mitarbeitende/Studierende Ihrer Hochschule“. Auch wenn Artikel angezeigt werden, ist nicht zwangsläufig eine Nutzungsberechtigung damit verbunden. Dienstvorschriften bzgl. der dienstlichen Nutzung von Software auf Privatgeräten können die Nutzergruppen weiter einschränken. Nach Anklicken eines Artikels folgen weitere Informationen und Anweisungen. Die Portal-Hilfe bietet FAQs und die hochschulspezifischen Kontaktdaten für Support.
Support für Software (Home Use), die auf Privatgeräten installiert ist
Das RRZE hat keine Berechtigung, bei Softwareproblemen auf privaten Geräten zu helfen. Das RRZE kann nur sehr eingeschränkt Anwendungssupport zu den verfügbaren Produkten leisten. Es empfiehlt sich, bei Fragen und Problemen die zumeist reichhaltigen Dokumentationen und Ressourcen der Softwareanbieter zu nutzen. Fragen zum Download oder zum Aktivieren von Lizenzen sind per E-Mail an software@fau.de (Ticketsystem) zu richten. Hinweis für Beschäftigte Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Die Lizenz für das dienstliche Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) einer Software darf grundsätzlich nur auf Hochschulrechnern – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten von wissenschaftlich Beschäftigten installiert und genutzt werden. Wissenschaftlich Beschäftigte müssen immer die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft haben, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.
+++ Aktuelle Software-Meldungen +++
RRZE-Newsletter Beschäftigte und RRZE-Kontaktpersonen, aber auch Studierende erhalten auf Wunsch regelmäßig Post vom RRZE. Im RRZE-Newsletter gibt es immer auch die Meldungen über aktuelle Entwicklungen im Softwarebereich. Von Produktneuheiten über Preisänderungen bis hin zu geplanten Beschaffungen und Campusverträgen sowie technischen Entwicklungen werden aktuelle Informationen für die Softwarekunden des RRZE zusammengestellt. Meldungen des RRZE https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/meldungen/ Filter nur Software-Meldungen: https://www.rrze.fau.de/category/software/ Update-Service, Wartungen, wichtige RRZE-Mitteilungen RRZE-Kontaktpersonen Kontaktpersonen-Online-Sprechstunde Sprechen Sie mit dem Software-Team persönlich in der offenen Sprechstunde. Jeden 3. Donnerstag im Monat. Produktspezifische Informationen zu aktiven Nutzungsverträgen per E-Mail z.B. Wartungen & Updates, geplante Veränderungen Erinnerungsservice des RRZE-Kundenportals über demnächst ablaufende Nutzungsverträge per E-Mail an die Bestellperson. Zur Unterstützung der effektiven Verwaltung von Lizenzen und Nutzungsverträgen. Weitere Informationsquellen Ergänzende Informationen zu Betriebssystemen und z.B. zur zentralen Softwareverteilung an der FAU sind unter Windows-Systeme, Linux-Systeme und Apple-Systeme zu finden. Im FAUmac-Blog des RRZE werden betriebssystemspezifische Tipps und Informationen gepostet. Im CIO-Office-Blog der FAU finden sich ebenfalls viele IT- und Software-Tipps, die den Büroalltag zu erleichtern. Für einige Produkte des RRZE-Softwarekatalogs bietet das IT-Schulungszentrum des RRZE Kurse und Softwareschulungen an.
0 Software Anfragen: Wichtige Hinweise für RRZE-Kontaktpersonen
Aus Sicherheitsgründen werden Software-Anfragen nur an Hochschul-E-Mail-Adressen beantwortet. Anfragen mit dem Absender der Hochschul-E-Mail-Adresse sind zu senden an: software@fau.de Probleme? Detaillierte Problembeschreibung ist per E-Mail mit der Hochschul-E-Mail-Adresse zu senden an: software@fau.de Damit die Anfrage schnell beantwortet und das Problem zufriedenstellend gelöst werden kann, sind unbedingt folgende Angaben erforderlich: Betreff: Software-Produktname und markantes Stichwort Vor- und Nachname, IdM-Benutzerkennung (möglichst vollständige E-Mail-Signatur mit Angabe der Einrichtung) RRZE-Kontaktpersonen geben immer die Kundennummer(n) an, wenn Fragen zu Lizenzen/Nutzungsverträgen gestellt werden sowie die Kontaktpersonenkennung bei Fragen zum Download Eine E-Mail-Anfrage pro Software-Produkt, Thema oder Problem erleichtert die Bearbeitung und verringert die Antwortdauer. Screenshots sind hilfreich, aber möglichst nicht in den E-Mail-Text einzubinden, sondern als Anhang zu senden.
Beschaffungsprozess für universitäre Einrichtungen: Wie erfolgen Bestellung, Lieferung und Rechnungstellung?
Funktionalitäten des RRZE-Kundenportals Zugang zum Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Bereichsspezifische Zuständigkeiten können über Kundennummern abgebildet werden. Die Anmeldung im RRZE-Kundenportal erfolgt mit IdM-Kennung. Bestellung von Software Software-Bestellungen sind nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen. Die vom IT-Betreuungszentrum Innenstadt (IZI) betreuten Einrichtungen wenden sich vor jeder Software-Bestellung an den Helpdesk. Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson: den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung) Nach Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind. Lieferung von Software Das RRZE verteilt Software per Download im Kommunikationsnetz der FAU. Zugang haben nur RRZE-Kontaktpersonen. Voraussetzungen für den Software-Bezug vom RRZE sind: die Benennung einer RRZE-Kontaktperson zum RRZE eine Kontaktpersonen-Kennung eine Bestellung über das RRZE-Kundenportal und ein gültiger Software-Nutzungsvertrag mit dem RRZE. Das RRZE richtet auf Antrag eine Kontaktpersonen-Kennung zur Betreuung einer oder mehrerer Einrichtungen ein. Unter dieser Kontaktpersonen-Kennung kann die Software, die auf dem LSD-Server des RRZE (Licensed Software Distribution) bereitgehalten wird, über das FAU-Kommunikationsnetz heruntergeladen werden. Einrichtungen mit einem gültigen/aktiven Nutzungsvertrag erhalten weiterhin kostenlose Updates über die Vertragslaufzeit. Rechnungstellung Fragen zur Faktura und zu Rechnungen sind zu richten an: rrze-faktura-support@fau.de (Ticketsystem). erfolgt im Voraus oder nach Ablauf einer Laufzeit bei Bedarf in bestimmten Intervallen Bedarf an Rechnungszusätzen, die nicht über die vorhandenen Formularfelder eines Vertrags von der RRZE-Kontaktperson angegeben werden können, ist an software@fau.de zu melden.
Preise (dienstliche Nutzung): Was kosten Softwarelizenzen?
Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE Beschaffung von Software für Verwaltung, Forschung und Lehre wird von der Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE verantwortet. Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab. Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen. Beschaffungspreise für universitäre Einrichtungen Der Softwarekatalog (dienstliche Nutzung) weist das aktuelle Angebot des RRZE aus. Je Lizenz sind die in der Preisliste angegebenen Preise zu entrichten. Preise sind je Lizenz und pro Monat als Nettopreise ausgewiesen. Für Einrichtungen der FAU ist dies der Rechnungspreis. Für FAU-externe Weitergabe erfolgt die Rechnungstellung in Höhe der Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Preise sind als Einstandspreise ohne Aufschläge kalkuliert, soweit keine marktbezogenen Preissteigerungen zu erwarten sind. Die Vorfinanzierung der Softwarebeschaffung erfolgt aus dem RRZE-Haushalt. Das RRZE kalkuliert deshalb soweit möglich kostendeckend über die Laufzeit der Verträge. Ein Verkauf an Privatpersonen erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben. Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden. Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist. Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.
Preise (Home Use): Was kosten Softwarelizenzen?
Zentrale Beschaffung von Software durch das RRZE Beschaffung von Software für Verwaltung, Forschung und Lehre wird von der Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE verantwortet. Softwarehersteller räumen Hochschulen vor allem wegen des großen Volumens, aber auch wegen der nicht-kommerziellen bzw. akademischen Nutzung zum Teil deutliche Nachlässe auf Listenpreise ein. Deshalb schließt das RRZE im Auftrag der FAU und zum Teil der Regionalpartner-Hochschulen mit zahlreichen Herstellern Campus- und Rahmenverträge ab. Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen. Einige Hersteller bieten im Rahmen von Campusverträgen auch Softwarelizenzen für Studierende zur Installation auf Privatgeräten (sog. Home Use) an. Je nach Konditionen werden die Lizenzen zu einem geringen Preis oder kostenlos abgegeben. Softwarelizenzen für Beschäftigte, die ein dienstliches Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) ermöglichen, werden nicht gesondert bepreist, sondern im Rahmen der Basislizenz abgegeben. Beschaffungspreise für Software mit Home Use-Recht Der Softwarekatalog (Studierende, Home Use) weist das aktuelle Angebot des RRZE aus. Je Lizenz sind die in der Preisliste angegebenen Preise zu entrichten. In www.StudiSoft.de sind die Preise für die verfügbaren Softwareprodukte ebenfalls jederzeit einsehbar. Preise sind je Lizenz und pro Monat als Bruttopreise inklusive der gesetzlichen Umsatzsteuer ausgewiesen. Die Preise sind als Einstandspreise ohne Aufschläge kalkuliert, soweit keine marktbezogenen Preissteigerungen zu erwarten sind. Die Vorfinanzierung der Softwarebeschaffung erfolgt aus dem RRZE-Haushalt. Das RRZE kalkuliert deshalb soweit möglich kostendeckend über die Laufzeit der Verträge. Ein Verkauf an Privatpersonen, die keine Studierenden sind, erfolgt nicht. Beschäftigte können dementsprechend keine Softwarelizenzen für den Privatgebrauch erwerben. Ein Privatverkauf von dienstlichen Softwarelizenzen an Beschäftigte zur dienstlichen Nutzung ist nicht möglich. Softwarelizenzen können ausschließlich über den Dienstweg und gem. Beschaffungsrichtlinien beschafft werden. Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist. Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.  
RRZE-Kontaktperson Personalwechsel: Was ist bei Ausscheiden und neuer Zuständigkeit zu tun?
Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE verwaltet das Kundennummernsystem des RRZE-Kundenportals und vergibt Kontaktpersonen-Kennungen für den Zugang zum RRZE-Kundenportal und weiteren Dienstleistungen. RRZE-Kontaktpersonen und Einrichtungen der FAU bzw. der Regionalpartner-Hochschulen, die noch keine RRZE-Kontaktperson bestimmt haben bei denen eine RRZE-Kontaktperson ausscheidet bei denen eine neue RRZE-Kontaktperson bestimmt wurde bei denen weitere RRZE-Kontaktpersonen aufgenommen werden sollen wenden sich frühzeitig mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem). Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung. Hilfreiche Links Die aktuellen Anträge für RRZE-Dienstleistungen finden Sie gesammelt auf der Formularseite. Antrag auf Kontaktpersonen-Kennung Antrag auf Kundennummer (RRZE-Kundenportal)
RRZE-Kontaktperson: Ich bin zuständig für die Beschaffung von Softwarelizenzen in meiner Einrichtung. Welche Aufgaben gehören dazu?
Das RRZE hat IT-Beauftragte bestimmt, die als Bindeglieder zwischen dem RRZE und den FAU-Organisationseinheiten (Institute, Lehrstühle, Forschungsgruppen etc.) fungieren. Die RRZE-Kontaktperson ist innerhalb einer FAU-Organisationseinheit zuständig für die Beratung, Beantragung und Bearbeitung der Abrechnung, wenn kostenpflichtige Dienstleistungen des RRZE (mit Ausnahme von Webdienstleistungen) in Anspruch genommen werden. Im Bereich Softwarelizenzen hat eine RRZE-Kontaktperson folgende Aufgaben: Beratung bzgl. Software-Beschaffung und Beschaffung von Software-Nutzungsrechten über das RRZE Verteilung der Software innerhalb einer FAU-Organisationseinheit / externen Einrichtung Bearbeitung der Abrechnungen des RRZE über bereitgestellte Dienstleistungen und Software-Nutzungsrechte enge Abstimmung mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) Information der Systembetreiber sowie der Nutzerinnen und Nutzer über die Lizenz- und Nutzungsbedingungen Unterstützung findet die RRZE-Kontaktperson beim zuständigen IT-Betreuungszentrum und beim Software-Team. Teilen Sie dem RRZE Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.
RRZE-Kontaktpersonen Sprechstunde
Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE bietet für RRZE-Kontaktpersonen regelmäßig und nach Bedarf offene Sprechstunden Support zur Bedienung des RRZE-Kundenportals für die Bestellung von dienstlichen Lizenzen sowie individuelle Beratung zu Beschaffungs- und Lizenzfragen von Software an. Im Veranstaltungskalender des RRZE sind die Termine für die offene Sprechstunde vermerkt: https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/veranstaltungskalender/.
RRZE-Kundenportal Kundennummer (Kunu): Ich benötige eine neue Kundennummer für die Bestellung von RRZE-Dienstleistungen. Was muss ich tun?
Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE verwaltet das Kundennummernsystem des RRZE-Kundenportals und vergibt Kontaktpersonen-Kennungen für den Zugang zum RRZE-Kundenportal und weiteren Dienstleistungen. RRZE-Kontaktpersonen und Einrichtungen der FAU bzw. der Regionalpartner-Hochschulen, die noch keine RRZE-Kontaktperson bestimmt haben bei denen eine RRZE-Kontaktperson ausscheidet bei denen eine neue RRZE-Kontaktperson bestimmt wurde bei denen weitere RRZE-Kontaktpersonen aufgenommen werden sollen wenden sich frühzeitig mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem). Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung. Hilfreiche Links Die aktuellen Anträge für RRZE-Dienstleistungen finden Sie gesammelt auf der Formularseite. Antrag auf Kontaktpersonen-Kennung Antrag auf Kundennummer (RRZE-Kundenportal)
RRZE-Kundenportal Rechnungen: Ich habe eine Rechnung erhalten und möchte den Empfänger ändern, weil jetzt ein anderer Lehrstuhl verantwortlich ist.
RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem). Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.
RRZE-Kundenportal Verträge: Ist es möglich, bei einem noch nicht abgerechneten Vertrag den Rechnungsempfänger nachträglich zu ändern und einen eigenen Bestelltext hinzuzufügen?
RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem). Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.
Softwareverteilung (dienstliche Nutzung): Wie erfolgt der Download von bestellter Software?
Nach Abschluss eines Software-Nutzungsvertrags mit dem RRZE über das RRZE-Kundenportal kann die Software von der RRZE-Kontaktperson vom LSD-Server (Licensed Software Distribution) heruntergeladen werden: Download-Beschreibung Download-Server (Anmeldung mit Kontaktpersonen-Kennung). Wenn Sie eine aktive Lizenz erworben haben, bekommen Sie je nach Softwareprodukt und Bereitstellungsart einige Zeit später den Zugriff auf die Software im Portal (siehe Lieferzeiten). Beachten Sie die Anleitungen und Dokumentationen, die den Download-Paketen beiliegen.
Wartung und Pflege von bestellter Software – Wie ist das geregelt?
Während der Vertragslaufzeit wird die Software gewartet. Fehlerkorrekturen, Updates und neue Versionen werden ohne zusätzliche Kosten angeboten. Das RRZE informiert die RRZE-Kontaktpersonen und in den aktuellen Meldungen auf der RRZE-Webseite über die Verfügbarkeit von neuen Versionen.
RRZE-Kontaktperson Personalwechsel: Was ist bei Ausscheiden und neuer Zuständigkeit zu tun?
Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE verwaltet das Kundennummernsystem des RRZE-Kundenportals und vergibt Kontaktpersonen-Kennungen für den Zugang zum RRZE-Kundenportal und weiteren Dienstleistungen. RRZE-Kontaktpersonen und Einrichtungen der FAU bzw. der Regionalpartner-Hochschulen, die noch keine RRZE-Kontaktperson bestimmt haben bei denen eine RRZE-Kontaktperson ausscheidet bei denen eine neue RRZE-Kontaktperson bestimmt wurde bei denen weitere RRZE-Kontaktpersonen aufgenommen werden sollen wenden sich frühzeitig mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem). Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung. Hilfreiche Links Die aktuellen Anträge für RRZE-Dienstleistungen finden Sie gesammelt auf der Formularseite. Antrag auf Kontaktpersonen-Kennung Antrag auf Kundennummer (RRZE-Kundenportal)
RRZE-Kundenportal Kundennummer (Kunu): Ich benötige eine neue Kundennummer für die Bestellung von RRZE-Dienstleistungen. Was muss ich tun?
Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE verwaltet das Kundennummernsystem des RRZE-Kundenportals und vergibt Kontaktpersonen-Kennungen für den Zugang zum RRZE-Kundenportal und weiteren Dienstleistungen. RRZE-Kontaktpersonen und Einrichtungen der FAU bzw. der Regionalpartner-Hochschulen, die noch keine RRZE-Kontaktperson bestimmt haben bei denen eine RRZE-Kontaktperson ausscheidet bei denen eine neue RRZE-Kontaktperson bestimmt wurde bei denen weitere RRZE-Kontaktpersonen aufgenommen werden sollen wenden sich frühzeitig mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem). Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung. Hilfreiche Links Die aktuellen Anträge für RRZE-Dienstleistungen finden Sie gesammelt auf der Formularseite. Antrag auf Kontaktpersonen-Kennung Antrag auf Kundennummer (RRZE-Kundenportal)
RRZE-Kundenportal Rechnungen: Ich habe eine Rechnung erhalten und möchte den Empfänger ändern, weil jetzt ein anderer Lehrstuhl verantwortlich ist.
RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem). Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.
RRZE-Kundenportal Rechnungen: Wo finde ich die gestellten Rechnungen zu meinen Kundennummern?
Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE veranlasst die Abrechnung von Dienstleistungen. RRZE-Kontaktpersonen wenden sich bei Fragen zur Abrechnung und zur Rechnungstellung per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem) Gestellte Rechnungen zu einer Kundennummer (Kunu) sind jederzeit einsehbar: RRZE-Kundenportal - Meine Rechnungen. Download ist jederzeit möglich.
RRZE-Kundenportal Verträge: Ich möchte einen Vertrag einer anderen Kundennummer (Kunu) zuordnen. Was ist zu tun?
RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen am besten per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem). Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.
RRZE-Kundenportal Verträge: Ist es möglich, bei einem noch nicht abgerechneten Vertrag den Rechnungsempfänger nachträglich zu ändern und einen eigenen Bestelltext hinzuzufügen?
RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem). Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung.
0 Software Anfragen: Wichtige Hinweise für RRZE-Kontaktpersonen
Aus Sicherheitsgründen werden Software-Anfragen nur an Hochschul-E-Mail-Adressen beantwortet. Anfragen mit dem Absender der Hochschul-E-Mail-Adresse sind zu senden an: software@fau.de Probleme? Detaillierte Problembeschreibung ist per E-Mail mit der Hochschul-E-Mail-Adresse zu senden an: software@fau.de Damit die Anfrage schnell beantwortet und das Problem zufriedenstellend gelöst werden kann, sind unbedingt folgende Angaben erforderlich: Betreff: Software-Produktname und markantes Stichwort Vor- und Nachname, IdM-Benutzerkennung (möglichst vollständige E-Mail-Signatur mit Angabe der Einrichtung) RRZE-Kontaktpersonen geben immer die Kundennummer(n) an, wenn Fragen zu Lizenzen/Nutzungsverträgen gestellt werden sowie die Kontaktpersonenkennung bei Fragen zum Download Eine E-Mail-Anfrage pro Software-Produkt, Thema oder Problem erleichtert die Bearbeitung und verringert die Antwortdauer. Screenshots sind hilfreich, aber möglichst nicht in den E-Mail-Text einzubinden, sondern als Anhang zu senden.
Beschaffungsprozess für universitäre Einrichtungen: Wie erfolgen Bestellung, Lieferung und Rechnungstellung?
Funktionalitäten des RRZE-Kundenportals Zugang zum Kundenportal haben nur RRZE-Kontaktpersonen. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Bereichsspezifische Zuständigkeiten können über Kundennummern abgebildet werden. Die Anmeldung im RRZE-Kundenportal erfolgt mit IdM-Kennung. Bestellung von Software Software-Bestellungen sind nur durch die RRZE-Kontaktpersonen zu tätigen und im RRZE-Kundenportal möglich. Es ist auf weitgehend papierloses Verfahren abzustellen. Die vom IT-Betreuungszentrum Innenstadt (IZI) betreuten Einrichtungen wenden sich vor jeder Software-Bestellung an den Helpdesk. Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson: den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung) Nach Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind. Lieferung von Software Das RRZE verteilt Software per Download im Kommunikationsnetz der FAU. Zugang haben nur RRZE-Kontaktpersonen. Voraussetzungen für den Software-Bezug vom RRZE sind: die Benennung einer RRZE-Kontaktperson zum RRZE eine Kontaktpersonen-Kennung eine Bestellung über das RRZE-Kundenportal und ein gültiger Software-Nutzungsvertrag mit dem RRZE. Das RRZE richtet auf Antrag eine Kontaktpersonen-Kennung zur Betreuung einer oder mehrerer Einrichtungen ein. Unter dieser Kontaktpersonen-Kennung kann die Software, die auf dem LSD-Server des RRZE (Licensed Software Distribution) bereitgehalten wird, über das FAU-Kommunikationsnetz heruntergeladen werden. Einrichtungen mit einem gültigen/aktiven Nutzungsvertrag erhalten weiterhin kostenlose Updates über die Vertragslaufzeit. Rechnungstellung Fragen zur Faktura und zu Rechnungen sind zu richten an: rrze-faktura-support@fau.de (Ticketsystem). erfolgt im Voraus oder nach Ablauf einer Laufzeit bei Bedarf in bestimmten Intervallen Bedarf an Rechnungszusätzen, die nicht über die vorhandenen Formularfelder eines Vertrags von der RRZE-Kontaktperson angegeben werden können, ist an software@fau.de zu melden.
Lieferung (dienstliche Nutzung): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?
Lieferzeiten von dienstlicher Software Lieferzeiten sind abhängig vom Softwareprodukt, von der Bereitstellungsart und sonstigen Erfordernissen auf Seiten der IT-Beauftragten und Benutzerinnen und Benutzer. Dargestellt werden hier die Prozesse der Softwareverteilung und -bereitstellung durch das Software-Team des RRZE. Es kann darüber hinaus weitere die Verfügbarkeit beeinflussende Prozesse geben. Frei verfügbare Software kann bei zentral betreuten Rechnern im Softwarecenter (Windows) oder im Self Service (FAUmac) von den Benutzerinnen und Benutzer jederzeit selbst installiert werden. Ansonsten sind die IT-Beauftragten vor Ort zuständig. Bei fachspezifischer Software, die zentral finanziert und nicht über die Softwareverteilung via MECM/SCCM bzw. das zentrale Management von Apple MacOS-geräten läuft, müssen die zuständigen IT-Beauftragten  ggf. eine Freischaltung durch das Software-Team veranlassen. Bestellung von kostenpflichtiger Software im RRZE-Kundenportal und Bereitstellungsarbeiten Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson: den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung) Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind. Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben. Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist. Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss. Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist. Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus abhängig von den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen. den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM).
Nutzungsbedingungen: Was bedeutet dienstliche Nutzung von Software?
Rahmenbedingungen für die dienstliche Nutzung von Software Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt an der FAU unter Beachtung der Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R). Die dienstliche Nutzung von Software erfolgt unter Beachtung der Lizenzbedingungen des Softwareherstellers bzw. Rechteinhabers. Im Vordergrund steht die Nutzung im akademischen Umfeld zum Zweck von Forschung und Lehre. Der Einsatz zu privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen – und wäre im Rahmen der Dienstvorschriften auch nicht erlaubt. Die kommerzielle Nutzung ist grundsätzlich ausgeschlossen. Die Nutzung für den Betrieb einer Hochschule, d.h. für eigene „kommerzielle“ Zwecke einer akademischen Einrichtung, ist in den Lizenzbedingungen von entsprechender Software ausdrücklich festgehalten. Die Nutzung im Rahmen von Forschungsprojekten mit kommerziellen (Teil-)Zielen ist stets sorgfältig zu prüfen. Im Zweifel sind Anfragen an software@fau.de zu richten. Software zur dienstlichen Nutzung ist grundsätzlich nicht für die Installation und Nutzung auf Privatgeräten von Beschäftigten vorgesehen. Dies gilt auch für Lizenzen mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use). Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden. Bezug und Download von Software mit einem dienstlichen Zweitnutzungsrecht (sog. Home Use) für wissenschaftlich Beschäftigte erfolgen über das bayernweite Download-Portal StudiSoft. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät. Software-Produkte werden vom RRZE unter Abschluss eines Nutzungsvertrags weitergegeben. Die Weitergabe erfolgt nach Bedarf an alle Einrichtungen der FAU und – soweit lizenzrechtlich möglich – an die dem RRZE angeschlossenen Regionalpartner (siehe „LB=Lizenzbereich“ in der Preisliste). Das Universitätsklinikum Erlangen versorgt sich selbst mit Software, soweit keine campusübergreifenden oder Rahmenverträge unter Einbeziehung des Universitätsklinikums geschlossen worden sind. Die Weitergabe erfolgt dann ebenfalls unter Abschluss eines Nutzungsvertrags und gem. Preisliste. Der Software-Nutzungsvertrag erlaubt die Nutzung des Produkts in der im Vertrag angegebenen Anzahl von Lizenzen und über die festgelegte Laufzeit. Nach Ablauf der angegebenen Laufzeit darf das Produkt nicht mehr benutzt werden, alle zugehörigen Dateien müssen gelöscht werden. Die Rückgabe von Lizenzen wird im RRZE-Kundenportal dokumentiert. Wenn universitäre Einrichtungen Softwarebeschaffungen außerhalb von Campus- oder Rahmenverträgen tätigen, dann müssen sie die Software korrekt lizenzieren richtig beschaffen lizenzrechtlich konform nutzen. Siehe weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung und Nutzung von Software.
RRZE-Kontaktperson Personalwechsel: Was ist bei Ausscheiden und neuer Zuständigkeit zu tun?
Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE verwaltet das Kundennummernsystem des RRZE-Kundenportals und vergibt Kontaktpersonen-Kennungen für den Zugang zum RRZE-Kundenportal und weiteren Dienstleistungen. RRZE-Kontaktpersonen und Einrichtungen der FAU bzw. der Regionalpartner-Hochschulen, die noch keine RRZE-Kontaktperson bestimmt haben bei denen eine RRZE-Kontaktperson ausscheidet bei denen eine neue RRZE-Kontaktperson bestimmt wurde bei denen weitere RRZE-Kontaktpersonen aufgenommen werden sollen wenden sich frühzeitig mit ihrem Anliegen per E-Mail an faktura-support@fau.de (Ticketsystem). Teilen Sie Änderungen in den Zuständigkeiten und der Organisationsstruktur frühzeitig mit und vermeiden Sie unnötigen Verwaltungsaufwand durch nachträgliche Korrekturen und Probleme bei der Softwarebereitstellung. Hilfreiche Links Die aktuellen Anträge für RRZE-Dienstleistungen finden Sie gesammelt auf der Formularseite. Antrag auf Kontaktpersonen-Kennung Antrag auf Kundennummer (RRZE-Kundenportal)
RRZE-Kontaktpersonen Sprechstunde
Die Stabsstelle Softwarebeschaffung des RRZE bietet für RRZE-Kontaktpersonen regelmäßig und nach Bedarf offene Sprechstunden Support zur Bedienung des RRZE-Kundenportals für die Bestellung von dienstlichen Lizenzen sowie individuelle Beratung zu Beschaffungs- und Lizenzfragen von Software an. Im Veranstaltungskalender des RRZE sind die Termine für die offene Sprechstunde vermerkt: https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/veranstaltungskalender/.
RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 0 Bedienungsanleitung für RRZE-Kontaktpersonen
Die Bedienung des RRZE-Kundenportals ist intuitiv und erfordert keine tiefergehende Schulung. RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an: https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData Im RRZE-Kundenportal gibt es eine Dokumentation und kontextsensitive Hilfen. Die Bedienoberfläche ist in deutscher und englischer Sprache. Eine RRZE-Kontaktperson kann die ihr zugewiesenen Kundennummern (Kunu) und die damit verbundenen Verträge und Lizenzen verwalten. Für eigene Auswertungszwecke können Vertragsdaten je Kundennummer (Kunu) exportiert werden. Support bietet das Software-Team software@fau.de (Ticketsystem). Eine Kurzanleitung für den Start ist in der RRZE-Benutzerinformation BI97 veröffentlicht: Kundenportal löst Softwarebestellung per Papier ab: schnell und bequem online bestellen  
RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 1 Bedienungsanleitung Bestellung