Nicht-personenbezogene E-Mail-Adressen

Richtlinie des RRZE

Es werden zwei Arten von nicht-personenbezogenen E-Mail-Adressen unterschieden:

  1. Universitätsweite nicht-personenbezogene E-Mail-Adressen:
    Dies sind E-Mail-Adressen, die keiner Organisationseinheit zugeordnet sind, d.h. sie haben universitätsweite Relevanz. Beispiele sind poststelle@fau.de oder hochschulwahlen@fau.de.
  2. Organisationseinheitenabhängige nicht-personenbezogene E-Mail-Adressen:
    Diese E-Mail-Adressen repräsentieren Funktionen oder Gruppen innnerhalb von Organisationseinheiten. Beispiele sind Sekretariate, Abteilungen oder Arbeitsgruppen. Auf Grund der Vielzahl dieser Adressen, muss aus der E-Mail-Adresse hervorgehen, welcher Einheit diese Adresse zugeordnet ist. Zur Unterscheidung wird diesen E-Mail-Adressen daher ein Präfix vorangestellt. Typische Beispiele sind rrze-sekretariat@fau.de oder lte-sekretariat@fau.de.

Schema zur Bildung nicht-personenbezogener E-Mail-Adressen

Das Schema für nicht-personenbezogene E-Mail-Adressen ist <Präfix>-<Name>@fau.de

Präfix muss mindestens 2 Zeichen lang sein und sollte nicht länger als 13 Zeichen sein. Empfehlung des RRZE für die Länge des Präfix: 3-8 Zeichen. Für die Wahl des Präfixes eignet sich ein Akronym oder eine Abkürzung, die die Organisationseinheit widerspiegelt. Beispiele sind RRZE oder CHEM.
„-“ Das Trennzeichen zwischen Präfix und Name ist das Minuszeichen „-“ .
Name Von der Organisationseinheit frei wählbare Bezeichnung. Der Name darf – wie bei allen E-Mail-Adressen – keine Sonderzeichen enthalten. Mehrere Worte oder Abkürzungen dürfen ausschließlich durch ein Minuszeichen „-“ voneinander getrennt werden. Der Name kann sich also aus –… zusammensetzen.

Weitere Hinweise

  • Präfixe können nicht geschachtelt werden! Die Form praefix-praefix-name@fau.de ist demnach nicht zulässig.
  • Selbst wenn eine übergeordnete Organisationseinheit bereits ein Präfix zugeteilt bekommen hat, können Untereinheiten ein eigenes Präfix beantragen, sofern dies die übergeordnete Organisationseinheit erlaubt.
  • Präfixe dürfen kein Minuszeichen enthalten!
  • Das Schema des Anzeigenamens einer Funktionsadresse ist, ähnlich zur E-Mail-Adresse, <Präfix> <Name>. Mit dem Unterschied, dass beides mit einem Leerzeichen getrennt wird.

Beantragung nicht-personenbezogener E-Mail-Adressen

Voraussetzung für die Beantragung einer nicht-personenbezogenen E-Mail-Adresse ist ein zugeteiltes Präfix! Dieses kann per E-Mail an praefix@fau.de beantragt werden, welche folgende Informationen enthalten muss:

  • Name und FAU.ORG-Schlüssel der Organisationseinheit
  • mindestens ein Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse oder Kennung (es gilt zu beachten, dass ausschließlich diese Personen weitere Funktionsadressen beantragen dürfen)

Ohne zugeteiltes Präfix ist die Anlage einer nicht-personenbezogenen E-Mail-Adresse nicht möglich!

Die Beantragung einer nicht-personenbezogenen E-Mail-Adresse erfolgt nun ebenfalls per Mail an:

Beantragung
exchange@fau.de sollte Ihre Organisationseinheit den Exchange-Dienst in Anspruch nehmen.
postmaster@fau.de sollte Ihre Organisationseinheit den FAUMail-Dienst in Anspruch nehmen.
postmaster@fau.de für die Beantragung eines Funktionsverteilers.

Hinweis:
Für den Fachbereich Wirtschaftswissenschaften koordiniert Frau Silke Sauer (silke.sauer@fau.de) die Vergabe von nicht-personenbezogenen Adressen.