Nicht-personenbezogene E-Mail-Adressen

Richtlinie des RRZE

Es werden zwei Arten von nicht-personenbezogenen E-Mail-Adressen unterschieden:

  1. Universitätsweite nicht-personenbezogene E-Mail-Adressen:
    Dies sind E-Mail-Adressen, die keiner Organisationseinheit zugeordnet sind, d.h. sie haben universitätsweite Relevanz. Beispiele sind poststelle@fau.de oder hochschulwahlen@fau.de.
  2. Organisationseinheitenabhängige nicht-personenbezogene E-Mail-Adressen:
    Diese E-Mail-Adressen repräsentieren Funktionen oder Gruppen innerhalb von Organisationseinheiten. Beispiele sind Sekretariate, Abteilungen oder Arbeitsgruppen. Auf Grund der Vielzahl dieser Adressen, muss aus der E-Mail-Adresse hervorgehen, welcher Einheit diese Adresse zugeordnet ist. Zur Unterscheidung wird diesen E-Mail-Adressen daher ein Präfix vorangestellt. Typische Beispiele sind rrze-sekretariat@fau.de oder lte-sekretariat@fau.de.

Schema zur Bildung nicht-personenbezogener E-Mail-Adressen

Das Schema für nicht-personenbezogene E-Mail-Adressen ist <Präfix>-<Name>@fau.de

Präfix muss mindestens 2 Zeichen lang sein und sollte nicht länger als 13 Zeichen sein. Empfehlung des RRZE für die Länge des Präfix: 3-8 Zeichen. Für die Wahl des Präfixes eignet sich ein Akronym oder eine Abkürzung, die die Organisationseinheit widerspiegelt. Beispiele sind RRZE oder CHEM.
„-“ Das Trennzeichen zwischen Präfix und Name ist das Minuszeichen „-“ .
Name Von der Organisationseinheit frei wählbare Bezeichnung. Der Name darf – wie bei allen E-Mail-Adressen – keine Sonderzeichen enthalten. Mehrere Worte oder Abkürzungen dürfen ausschließlich durch ein Minuszeichen „-“ voneinander getrennt werden. Der Name kann sich also aus –… zusammensetzen.

Weitere Hinweise

  • Präfixe können nicht geschachtelt werden! Die Form praefix-praefix-name@fau.de ist demnach nicht zulässig.
  • Selbst wenn eine übergeordnete Organisationseinheit bereits ein Präfix zugeteilt bekommen hat, können Untereinheiten ein eigenes Präfix beantragen, sofern dies die übergeordnete Organisationseinheit erlaubt.
  • Präfixe dürfen kein Minuszeichen enthalten!
  • Das Schema des Anzeigenamens einer Funktionsadresse ist, ähnlich zur E-Mail-Adresse, <Präfix> <Name>. Mit dem Unterschied, dass beides mit einem Leerzeichen getrennt wird.

Beantragung nicht-personenbezogener E-Mail-Adressen

Voraussetzung für die Beantragung einer nicht-personenbezogenen E-Mail-Adresse ist ein zugeteiltes Präfix! Dieses kann per E-Mail an praefix@fau.de beantragt werden, welche folgende Informationen enthalten muss:

  • Name und FAU.ORG-Schlüssel der Organisationseinheit
  • mindestens ein Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse oder Kennung (es gilt zu beachten, dass ausschließlich diese Personen weitere Funktionsadressen beantragen dürfen)
  • Alternativ stehen globale Präfixe zur Auswahl, wenn das Lehrstuhlpräfix nicht geeignet sein sollte. Hierfür stellt das RRZE eine Vielzahl an globalen Präfixen zur Verfügung. Eine Auflistung aller globalen Präfixe finden Sie hier:
    • AWARD, COMMUNITY, CONFERENCE, CONGRESS, CONTACT, DEKANAT, DEPARTMENT, FAU, GEBAEUDE, HSG (Hochschulgruppe), KONFERENZ, KONGRESS, KONTAKT, NEWSLETTER, NOTFALLMELDUNG, PROJECT, PROJEKT, STUDIENBERATUNG, STUDIUM, STUDIE, SUPPORT, TAGUNG, TRAINING, WORKSHOP

Ohne zugeteiltes Präfix ist die Anlage einer nicht-personenbezogenen E-Mail-Adresse nicht möglich!

Die Beantragung einer nicht-personenbezogenen E-Mail-Adresse kann über das IdM-Portal unter Nicht personenbezogene E-Mail-Dienstleistung beantragen erfolgen.
Bei Fragen können Sie sich gerne an postmaster@fau.de oder exchange@fau.de wenden.

Hinweis:
Für den Fachbereich Wirtschaftswissenschaften koordiniert Frau Silke Sauer (silke.sauer@fau.de) die Vergabe von nicht-personenbezogenen Adressen.