Nicht-personenbezogene E-Mail-Adressen

Es gibt verschiedene Gründe eine nicht personenbezogene E-Mail-Adresse anzulegen:

Richtlinie des RRZE

Es werden zwei Arten von nicht personenbezogenen E-Mail-Adressen unterschieden:

  1. Universitätsweite nicht personenbezogene E-Mail-Adressen:
    Dies sind E-Mail-Adressen, die keiner Organisationseinheit zugeordnet sind, d. h. sie haben universitätsweite Relevanz. Beispiele sind poststelle@fau.de oder hochschulwahlen@fau.de.
  2. Organisationseinheitenabhängige nicht-personenbezogene E-Mail-Adressen:
    Diese E-Mail-Adressen repräsentieren Funktionen oder Gruppen innerhalb von Organisationseinheiten. Beispiele sind Sekretariate, Abteilungen oder Arbeitsgruppen. Aufgrund der Vielzahl dieser Adressen muss aus der E-Mail-Adresse hervorgehen, welcher Einheit diese Adresse zugeordnet ist. Zur Unterscheidung wird diesen E-Mail-Adressen daher ein Präfix vorangestellt. Typische Beispiele sind rrze-sekretariat@fau.de oder lte-sekretariat@fau.de.

Schema zur Bildung nicht personenbezogener E-Mail-Adressen

Das Schema für nicht personenbezogene E-Mail-Adressen ist <Präfix>-<Name>@fau.de

Präfix Muss mindestens 2 Zeichen lang sein und sollte nicht länger als 13 Zeichen sein. Empfehlung des RRZE für die Länge des Präfixes: 3 – 8 Zeichen. Für die Wahl des Präfixes eignet sich ein Akronym oder eine Abkürzung, die die Organisationseinheit widerspiegelt. Beispiele sind RRZE oder CHEM.
„-“ Das Trennzeichen zwischen Präfix und Name ist das Minuszeichen „-“ .
Name Von der Organisationseinheit frei wählbare Bezeichnung. Der Name darf – wie bei allen E-Mail-Adressen – keine Sonderzeichen enthalten. Mehrere Worte oder Abkürzungen dürfen ausschließlich durch ein Minuszeichen „-“ voneinander getrennt werden.

Weitere Hinweise

  • Präfixe können nicht geschachtelt werden! Die Form praefix-praefix-name@fau.de ist demnach nicht zulässig.
  • Selbst wenn eine übergeordnete Organisationseinheit bereits ein Präfix zugeteilt bekommen hat, können Untereinheiten ein eigenes Präfix beantragen, sofern dies die übergeordnete Organisationseinheit erlaubt.
  • Das Schema des Anzeigenamens einer Funktionsadresse ist, ähnlich zur E-Mail-Adresse, <Präfix> <Name>. Mit dem Unterschied, dass beides mit einem Leerzeichen getrennt wird.
  • Präfixe wurden eingeführt, um gleiche Abteilungen von verschiedenen Fakultäten, Departments bzw. Lehrstühlen unterscheiden zu können. Ein weiterer Vorteil des Präfixes ist, dass alle „nicht personenbezogenen E-Mail-Adressen“ im Adressbuch untereinander stehen.

Beantragung nicht personenbezogener E-Mail-Adressen

Voraussetzung für die Beantragung einer nicht-personenbezogenen E-Mail-Adresse ist ein zugeteiltes Präfix! Dieses kann per E-Mail an praefix@fau.de beantragt werden, welche folgende Informationen enthalten muss:

  • Name und FAUorg-Schlüssel der Organisationseinheit
  • Mindestens ein Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse oder Kennung (es gilt zu beachten, dass ausschließlich diese Personen weitere Funktionsadressen beantragen dürfen)
  • Alternativ stehen globale Präfixe zur Auswahl, wenn das Lehrstuhlpräfix nicht geeignet sein sollte. Hierfür stellt das RRZE eine Vielzahl an globalen Präfixen zur Verfügung. Eine Auflistung aller globalen Präfixe finden Sie hier:
    • AG, AWARD, COMMUNITY, CONFERENCE, CONGRESS, CONTACT, DEKANAT, DEPARTMENT, FAU, GEBAEUDE, HSG (Hochschulgruppe), KONFERENZ, KONGRESS, KONTAKT, NEWSLETTER, NOTFALLMELDUNG, PROJECT, PROJEKT, RESEARCH, SEMINAR, STUDIENBERATUNG, STUDIUM, STUDIE, SUPPORT, TAGUNG, TRAINING, WORKSHOP

Ohne zugeteiltes Präfix ist die Anlage einer nicht personenbezogenen E-Mail-Adresse nicht möglich!

Die Beantragung einer nicht personenbezogenen E-Mail-Adresse kann über das IdM-Portal unter nicht personenbezogene E-Mail-Dienstleistung beantragen erfolgen.
Bei Fragen können Sie sich gerne an postmaster@fau.de oder exchange@fau.de wenden.

Hinweis:
Für den Fachbereich Wirtschaftswissenschaften koordiniert Silke Sauer (silke.sauer@fau.de) die Vergabe von nicht personenbezogenen Adressen.