Wissenswertes zum Thema Exchange

Wenn es um Exchange geht müssen Sie sich als allererstes von den bekannten Begriffen wie Funktionspostfach, Mailinglisten, etc. aus FAUMail lösen. Zwar gibt es vergleichbare Funktionen in Exchange, aber eben nur vergleichbare und nicht identische Funktionen. Um einen Bezug zur allgemeinen Literatur herstellen zu können, verwenden wir nur die entsprechenden Exchange-Begriffe.

Exchange, genauer der Exchange-Server, ist eine moderne GroupWare-Lösung und bietet gegenüber einer reinen E-Mail-Software, wie z.B. FAUMail, deutlich mehr Funktionen wie z.B. Kalender, Terminzeitensuche, Joblisten, gemeinsame Ordner oder Adressbücher und vieles mehr. Exchange erleichtert die Zusammenarbeit mit anderen. Zusätzlich steht auch ein moderner Web-Zugang zur Verfügung. Alle Daten liegen zentral am Server und nicht mehr am Client, und können über verschiedene Front-Ends wie Outlook, Outlook WebApp, iPhone, iPad, Android, etc. überall in der Welt abgerufen werden. Entscheidend dabei ist, dass auf allen Endgeräten immer die gleichen Daten zur Verfügung stehen.

Der Exchange-Server stellt folgende Zusatz-Funktionen zur Verfügung:

  • Exchange-Verteiler (Distribution List)
  • Shared Mailboxen
  • Ressourcen (Equipment, Room)
  • öffentliche Ordner

Diese Zusatzfunktionen besitzen auch E-Mail-Adressen. Da diese E-Mail-Adressen keiner Person fest zugeordnet sind heißen diese „nicht-personenbezogene E-Mail-Adressen“.

Noch ein Wort zu den Präfixen: Präfixe wurden eingeführt, um gleiche Abteilungen von verschiedenen Fakultäten, Departments bzw. Lehrstühlen unterscheiden zu können. Ein weiterer Vorteil des Präfixes ist, dass alle „nicht-personenbezogenen E-Mail-Adressen“ im Adressbuch untereinander stehen.

F: Wer darf einen Auftrag zur Anlage einer „nicht-personenbezogenen E-Mail-Adresse“ an das RRZE erteilen?
A: Nur die Personen, die dazu berechtigt sind, d.h. die Personen, die bei der Reservierung des Präfixes genannt wurden.

Wichtige E-Mail-Adressen:

Funktion: Eine E-Mail an einen Verteiler wird automatisch an die Mitglieder des Verteilers versandt und somit dem entsprechenden persönlichen Postfach zugestellt.

F: Wer kann einen Verteiler anlegen?
A: Aktuell nur die Exchange-Admins

Welche Informationen benötigen die Exchange-Admins zur Anlage eines Exchange-Verteilers?

  • Verwalter des Verteilers
  • Soll der Verteiler von extern erreichbar sein?
    Wenn ja, wie lautet die externe E-Mail-Adresse (Regelwerk beachten)
  • Angezeigter Name im Adressbuch (Regelwerk beachten)

F: Wer kann Mitglieder löschen bzw. hinzufügen?
A: Der Verwalter des Verteilers

F: Wohin muss ich den Antrag senden?
A: an exchange@fau.de

Funktion: Die Funktionalität einer Shared MailBox entspricht der einer normalen User-Mailbox. Der Unterschied besteht darin, dass eine Shared Mailbox kein eigenständiges Passwort besitzt. Der Zugriff auf eine Shared Mailbox ist nur für freigegebene User möglich. Shared Mailboxen werden gerne von Teams genutzt.

F: Wer kann eine Shared Mailbox anlegen?
A: Aktuell nur die Exchange-Admins

Welche Informationen benötigen die Exchange-Admins zur Anlage einer Shared Mailbox?

  • Soll die Shared Mailbox von extern erreichbar sein?
    Wenn ja, wie lautet die externe E-Mail-Adresse (Regelwerk beachten)
  • Angezeigter Name im Adressbuch (Regelwerk beachten)
  • Liste der Personen, die auf die Shared Mailbox zugreifen sollen.
  • Liste der Personen, die nicht im Auftrag der Shared Mailbox E-Mails versenden dürfen.
    Default-Einstellung: Alle Personen, die auf die Shared Mailbox zugreifen dürfen, können auch im Auftrag der Shared Mailbox versenden.

F: Wer kann Mitglieder löschen bzw. hinzufügen?
A: Der Verwalter (Manager) der Shared Mailbox

F: Wohin muss ich den Antrag senden?
A: an exchange@fau.de

Funktion: Eine Ressource (alles was man buchen kann) wird immer dann genutzt, wenn Räume, Geräte, Fahrzeuge verwaltet werden sollen.

Equipment und Room unterscheiden sich in der Anzeige im Adressbuch. Einen speziellen Raum gibt es nur einmal. Ein Equipment kann mehrfach zur Verfügung stehen und wird von einer einzigen Ressource verwaltet.

Es kann zwischen zwei verschieden Buchungsarten einer Ressource unterschieden werden: vollautomatisches Buchen und moderierte Verwaltung der Ressource.

F: Wer kann eine Ressource anlegen?
A: Aktuell nur die Exchange-Admins

Welche Informationen benötigen die Exchange-Admins zur Anlage einer Ressource?

  • Welcher Typ der Ressource wird gewünscht?
    • Gerät (Anzahl der Geräte) oder Raum
    • Soll die Ressource moderiert werden?
      Wenn ja, durch wen und wie soll der Antwort-Text lauten
  • Soll die Ressource von extern erreichbar sein?
    Wenn ja, wie lautet die externe E-Mail-Adresse (Regelwerk beachten)
  • Angezeigter Name im Adressbuch (Regelwerk beachten)

F: Wohin muss ich den Antrag senden?
A: an exchange@fau.de

Funktion: Ein öffentlicher Ordner kann E-Mails, Adressbücher, Dokumente, etc. aufnehmen und diese für bestimmte Personenkreise zur Verfügung stellen.

F: Wer kann einen öffentlichen Ordner anlegen?
A: Nur die Exchange-Admins

Welche Informationen benötigen die Exchange-Admins zur Anlage eines öffentlichen
Ordners?

  • Verwalter des öffentlichen Ordners

F: Welchen Namen bekommt der öffentliche Ordner?
A: Der Name entspricht dem des Präfixes

F: Wer verwaltet den öffentlichen Ordner?
A: Der Verwalter

F: Wohin muss ich den Antrag senden?
A: an exchange@fau.de