Exchange

Exchange wird als die Standard-Groupware-Lösung der FAU angeboten. Alle Personen, die an der FAU beschäftigt sind, können ein Exchange Postfach beantragen und es für die Dauer ihrer Zugehörigkeit zur FAU nutzen.

Einem Exchange-Postfach wird initial ein Speicherplatzkontingent von 3 GB zugewiesen. Falls dies nicht ausreichen sollte, können Sie weiteren Speicherplatz im IdM-Portal unter Meine E-Mail-Dienstleistungen sowohl für das persönliche Exchange-Postfach als auch für „Shared Mailboxes“ dazu buchen. Falls noch nicht angegeben, benötigen Sie dazu die Kundennummer für Ihre Organisationseinheit. Diese ist Ihrer IT-Kontaktperson bekannt. Informationen bzgl. der entstehenden Kosten finden Sie auf unserer Tarifseite.

Wichtig: Die Reservierung einer E-Mail-Adresse in der Domain fau.de, also z.B. hans.mustermann@fau.de, ist Voraussetzung für die Beantragung und Nutzung des Exchange Postfachs.

Benutzerberatung

Die Benutzerberatung für die Exchange-Postfächer wird von der Service-Theken des RRZE angeboten. Hinweise zur Verwendung der Client-Software Microsoft Outlook erhalten Sie wie auch für die anderen Office-Programme ggf. von Ihrem lokalen Systemadministrator.

Gerne können Sie sich auch per E-Mail an den Exchange-Support wenden: exchange@fau.de

Warnung vor Microsofts Outlook-App für Mobilgeräte


Diese Apps auf keinen Fall verwenden! Das Mac-Team des RRZE und die Exchange-Administratoren warnen vor dem Einsatz der Microsoft-Outlook-App für iOS und Android. Outlook für Windows / MacOS auf dem Desktop und die App für Windows Phone sind davon nicht betroffen. Die Nutzung der App führt zu einer Speicherung der vertraulichen Logindaten (IdM-Kennung und Passwort) auf einem fremden Server im Ausland und wird auf dem Exchange Server soweit möglich blockiert.

Microsoft verwendet für die Outlook App die Dienste der von ihr übernommenen Firma Acompli und leitet den gesamten Mailverkehr über die eigenen Server, die in den USA stehen. Damit sollen u.a. Push Benachrichtigungen für neu eingetroffene Mails realisiert werden. Dazu werden die Zugangsdaten (Benutzername, Passwort) zu den Mail Accounts bei Acompli/Microsoft gespeichert. Weiterlesen im Blogbeitrag des FAUmac-Teams bzw. bei heise:

Webmail-Zugang

Das Exchange-Postfach ist auch über das Webmail-Interface „Outlook Web App“ (OWA) erreichbar unter https://groupware.fau.de Für viele gängige Browser-Versionen wird Outlook Web App mit vollem Funktionsumfang unterstützt. Welche Browser und Betriebssysteme dies im Einzelnen sind, können Sie der folgenden Seite entnehmen:
https://support.office.com/en-us/article/supported-browsers-for-outlook-web-app-c89774d6-0722-4c93-a547-ef45e693e006
Auf anderen Browsern läuft OWA als „Outlook Web App Light“ in einer abgespeckten Variante.

Unterstützte Clients und Betriebssysteme

Die erfolgreiche Nutzung eines Exchange-Postfaches hängt nicht zuletzt vom benutzten Betriebssystem und E-Mail-Client ab. In den letzten Jahren haben einige Betriebssysteme bzw. E-Mail-Clients ihren „End of Life“ (EOL) erreicht und werden folglich nicht mehr mit Updates versorgt bzw. Fehler nicht mehr behoben.

Unterstützte Mail-Clients:

  • Windows: ab Microsoft Outlook 2016
  • Mac: ab Microsoft Outlook for Mac 2016

Online-Archiv

Exchange bietet die Möglichkeit bei sehr großen Mailboxen sogenannte In-Place Archive (=Online-Archiv) anlegen zu lassen.
Diese Archive erscheinen nach Aktivierung in der linken Laufleiste des Outlook-Clients wie eine eigene Mailbox.
Wir empfehlen solche Archive zu verwenden, wenn Mailboxen eine gewisse Größe erreicht haben (> 10 GB).
Bei dieser Art der Archivierung gibt es auch die Möglichkeit, dass Mails nach einer benutzerdefinierten Zeitspanne für gewisse Ordner automatisiert ins Archiv verschieben zu lassen (Weitere Infos hier).
Der Vorteil eines solchen Online-Archivs ist, dass die archivierten Mails weiterhin auf dem Exchange-Server redundant abgespeichert vorliegen aber die eigene persönliche Mailbox übersichtlicher wird.

Hinweis: Da In-Place Archive ein Exchange-Premium-Feature ist, kann man dieses Feature nur über folgende „Clients“ verwenden: Outlook, Outlook for Mac und https://groupware.fau.de

Ein Online-Archiv kann mit Angabe des Postfachs und gewünschter Größe des Archivs bei exchange@fau.de beantragt werden.

Exchange-Postfach einrichten

Bevor Sie ein Exchange-Postfach nutzen können, müssen Sie es im IdM-Portal beantragen. Sollten Sie bereits über ein FAUmail-Postfach verfügen, wird das IdM-Portal Ihnen anbieten, die Daten automatisch in das Exchange-Postfach zu übernehmen.

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