Adobe

Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Adobe Lizenzen mit Cloud-Diensten

Bestehende Software-Verträge

An der FAU gibt es aktuell folgende Software-Verträge zu Adobe-Produkten. Diese wurden deutschlandweit für alle Universitäten verhandelt.

Adobe Mietlizenzen im ETLA Campus Flat

Laufzeit der Mietlizenz 23.11.2021-22.11.2025 (aktueller Rahmenvertrag)

Verfügbare Produkte:

  • Adobe Acrobat Professional DC (NUL; s.u.)

Adobe Mietlizenzen im ETLA Point Consortium

Laufzeit der Mietlizenz 23.11.2019-22.11.2022 (aktueller Rahmenvertrag)

Verfügbare Produkte:

  • Adobe Creative Cloud Complete All Apps (NUL oder SDL; s.u.) beinhaltet auch Acrobat Pro DC. Alle auf https://www.adobe.com/ie/creativecloud.html gelisteten Apps sind laut Angabe von Adobe Teil der „All Apps“. Fonts, Portfolio und Behance sind in der „All Apps“ bis auf Weiteres nicht verfügbar. Neu im Portfolio: Substance3d und Stock. Inhalt und Funktionsumfang von NUL und SDL sind gleich.
  • Adobe Captivate (NUL; s.u.)

Hinweise zur Lizenzierung

Die genannten Adobe Cloud-Produkte sind in zwei Varianten verfügbar:

  • personengebundene Lizenzen (Abkürzung: NUL = Named User License) sind an eine Person gebunden, nicht an ein Gerät. Personen können sich damit auf verschiedenen Dienstgeräten mit ihrer Federated AdobeID einloggen und die Software nutzen. Die Lizenzen und Programme können auf bis zu zwei Dienstgeräten genutzt werden (jedoch nicht gleichzeitig). Nach Anmeldung auf einem dritten Gerät fordert das Programm, dass mindestens ein anderes Gerät deaktiviert wird, bevor es genutzt werden kann.
  • Shared Device Lizenzen (Abkürzung: SDL; auf deutschsprachigen Adobe-Webseiten wird der Begriff Multi-User Gerätelizenzen verwendet) sind gerätebasierte Lizenzen, d.h. pro Gerät wird eine Lizenz benötigt. SDL sind vor allem für CIP-Pools, Bibliotheken, Unterrichtsräume geeignet. Jeder Benutzer muss sich an jedem Gerät mit der Federated AdobeID anmelden. Personen, die bereits eine NUL haben, können sich auch an einem Gerät mit SDL anmelden, wobei allerdings eine SDL und zusätzlich eine NUL verwendet wird. SDL dürfen nicht auf Terminal Servern verwendet werden. Geräte mit Shared Device Lizenzen sind nicht für Home Use gestattet (keine Installation auf Privatgeräten, kein „work at home“, kein BYOD) .

Die personengebundene Lizenzierung (NUL) von Adobe Cloud-Produkten wird an der FAU über eine sogenannte Federated AdobeID umgesetzt. Die Verwendung der Identität wird bei der Erstellung der Installationspakete konfiguriert. Zusammen mit einer gültigen Lizenz können die Programme dann genutzt werden.

Zur Klarstellung:

  • Adobe erzwingt die Verwendung von personenbezogenen IDs. Ohne nutzerbasierte Lizenzierung können Sie ab 01.12.2021 die Adobe-Produkte nicht mehr einsetzen. Aufgrund der großen Marktmacht von Adobe war hier deutschlandweit kein anderes Verhandlungsergebnis zu erzielen. Dies hat zur Folge, dass Sie nicht nur Lizenzen bestellen, sondern diese auch vor der Benutzung jeweils einzelnen Personen zuordnen müssen. Im Einzelfall können sich erhebliche Kostensteigerungen ergeben. Es lohnt sich deshalb ein Blick auf Alternativprodukte (s.u.).
  • Seriennummern waren durch den Adobe ETLA-Rahmenvertrag nur noch bis 20.11.2020 nutzbar, die Übergangsfrist endet endgültig am 30.11.2021. Bei Geräten, auf denen bereits eine seriennummernbasierte Version von Adobe installiert ist, muss ggf. vorher die alte Seriennummer vom System entfernt werden (siehe APTEE).
  • Die Lizenzierung von einzelnen Applikationen ist ab 01.12.2021 ebenfalls nicht mehr möglich. Dies bedeutet, dass Adobe Photoshop, InDesign Premiere und Co. nur über die Adobe Creative Cloud Complete All Apps verwendet werden können.
  • Laut Vertrag ist nur die Virtualisierung von Acrobat Pro DC erlaubt. Adobe gestattet Virtualisierung auf Servern der Institution und die Nutzung durch Geräte, über die die Institution allein verfügen kann. Zu jedem Zeitpunkt muss gewährleistet sein, dass a) die virtuelle Applikation nur von Dienstgeräten, denen die Lizenz fest zuwiesen ist, ausgeführt werden kann und dass b)  die Anzahl Dienstgeräte, die eine virtuelle Applikation nutzen, zu keinem Zeitpunkt die Anzahl an aktiven Lizenzen übersteigt. Wenn die Zuweisung von Lizenzen gemäß a) nicht möglich ist, muss die maximale Anzahl an Computern, welche Zugriff auf die virtuelle Applikation haben, lizenziert werden.
  • Kein Concurrent Use, kein Pooling von Acrobat Pro DC erlaubt. Bei Dualboot ist pro Betriebssystem eine Lizenz erforderlich.
  • Für Adobe CC NUL und SDL ist Virtualisierung nicht erlaubt.

(Weitere Informationen von Adobe zur Lizenzierung von Adobe-Produkten und zur Virtualisierung.)

An der FAU können die Produkte Adobe CC, Captivate und Acrobat Pro DC für Dienst- und CIP-Computer gemietet werden.

  • Beschäftigte der FAU können personengebundene Lizenzen für Dienstgeräte über das RRZE-Kundenportal beziehen.
  • Studierende der FAU können in CIP-Pools, die über Adobe-CC-Lizenzen verfügen, die Programme kostenfrei unter Verwendung einer Federated AdobeID nutzen.
  • Für die Lizenzierung von Adobe CC SDL ist die für den jeweiligen CIP-Pool verantwortliche Einrichtung zuständig. Gerätegebundene Lizenzen können von den Einrichtungen nach individueller Beratung beschafft werden. Bitte stellen Sie Ihre Anfrage an software@fau.de.

Für Beschäftigte und Studierende der FAU gelten die nachfolgenden Nutzungshinweise und Datenschutzhinweise für die Verwendung der Federated AdobeID und der Adobe-Produkte.

Aktueller Hinweis

Bei Federated AdobeIDs und den damit zusammenhängenden Adobe Cloud-Produkten handelt es sich an der FAU um ein Angebot, das unter einer ständigen datenschutzrechtlichen Beobachtung steht. Wir sind hierzu in engem Austausch mit den Stabsstellen für IT-Recht und Informationssicherheit für die staatlichen Hochschulen in Bayern. Um einen bestmöglichen Schutz zu erreichen, sind Funktionen zentral deaktiviert, die im Hinblick auf den Datenschutz kritisch sind. Adobe entwickelt die Administration kontinuierlich weiter, die Konfigurationsmöglichkeiten werden daher laufend geprüft und die Einstellungen ggf. angepasst, um eine möglichst datensparsame Nutzung zu gewährleisten.

Bestimmungen und Informationen des Herstellers

Das Angebot von Adobe unterliegt den Bestimmungen aus dem Rahmenvertrag Adobe Enterprise Term License Agreement (ETLA).

Eine gezielte umfangreiche Verarbeitung von Kategorien besonderer personenbezogener Daten im Rahmen der On-Demand-Dienste ist nicht gestattet, ebenso die Dienstnutzung in Russland oder China.

Einzelne Dienste könnten zudem der Datenschutzrichtlinie von Adobe unterliegen: https://www.adobe.com/de/privacy/policy.html

Die Software ist ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte einzusetzen. Die Nutzung zu privaten oder kommerziellen Zwecken ist untersagt.

Sicherung und Archivierung der Daten müssen eigenverantwortlich durch die Nutzenden erfolgen.

Bestimmungen und Informationen sind bei Bestellungen über das RRZE-Kundenportal an durch die Bestellung begünstigten Personen weiterzugeben.

Die Speicherung eigener Inhalte, Wissenssammlungen oder im Austausch über Adobe Cloudlösung erhaltener Inhalte sind primärer Einsatzzweck.

Allgemein gilt: Unveröffentlichte Personenbezogene Daten von Personen, die nicht Adobe Cloud-Lösungen nutzen (Fall 1), dürften ebenso wenig wie Daten, die besonderer Geheimhaltung (Fall 2) unterliegen, unverschlüsselt in das Speicherangebot des Dienstes übergeben werden. Beispiele für Fall 1 sind etwa Anwesenheitslisten oder Listen von Teilnehmenden einer Veranstaltung, für Fall 2 Krankmeldungen und Forschungsverträge mit Geheimhaltung.

Die Bearbeitung von Dokumenten und Daten, die personenbezogene Informationen anderer Personen als des Bearbeiters enthalten (Fotos, Audio- und Videoaufnahmen etc.), ist nur mit ausdrücklicher (schriftlicher) Zustimmung der betroffenen Personen erlaubt.

Die Verarbeitung und Speicherung von urheberrechtlich geschütztem Material mithilfe der Adobe Cloud-Produkte und -Dienste ist nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechts erlaubt. Das Dienst- und Amtsgeheimnis muss gewahrt sein.

Werden Daten verschlüsselt gespeichert, muss der Schlüssel den Passwortvorvorgaben der Benutzungsordnung der Einrichtung entsprechen oder gleichwertig sicher sein. Das genutzte Verschlüsselungsverfahren hat der technischen Richtlinie BSI TR-02102-1 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zu entsprechen.

Soweit mit der Anwendung personenbezogene Daten Dritter verarbeitet werden, müssen die Vorschriften des Datenschutzes eingehalten und die Erfüllung der Informationspflichten sichergestellt werden.

Allgemeine Hinweise zur Nutzung von AdobeID und Adobe Cloud-Produkten zum Zweck der Datenverarbeitung

Eine Federated AdobeID ist eine organisationsspezifische ID, die von der FAU erstellt wird. Die FAU verwaltet auch die Benutzerinformationen und steuert die Authentifizierung. Mit der Federated AdobeID wird ein Adobe-Benutzerkonto erzeugt, das wiederum für die Nutzung von Adobe Cloud-Diensten und Adobe-Programmen benötigt wird.

Die Federated AdobeID wird an der FAU aus der IDM-Benutzerkennung generiert. Dazu ist es erforderlich, dass der Benutzer seine IDM-Kennung für diesen Dienst freischaltet (IDM-Portal > Allgemeine Einstellungen > Zustimmung zur Datenübertragung an Cloud-Dienste > Adobe > Häkchen setzen).

Nach der Freischaltung wird automatisch die Federated-AdobeID erzeugt, mit der bei Vorliegen gültiger Lizenzen die Programme und Dienste genutzt werden können. Mit der Freischaltung der IDM-Benutzerkennung für eine Federated AdobeID erteilt der Benutzer zugleich seine Zustimmung zu den Benutzungsrichtlinien von Adobe (https://www.adobe.com/de/legal/terms.html).

Die Nutzung der Federated AdobeID und dazugehöriger Adobe Cloud-Produkte ist freiwillig. Ein Benutzungszwang bedarf der Zustimmung von Personalrat und Datenschutzbeauftragtem.

Widerruf

Benutzer können ihre Federated AdobeID löschen, um die Verbindung zum Adobe Cloud Products System zu trennen. Die automatische Löschung erfolgt, indem im IDM-Benutzerkonto die Zustimmung zur Datenübertragung an Cloud Dienste von Adobe Inc. entzogen wird (IDM-Portal > Allgemeine Einstellungen > Zustimmung zur Datenübertragung an Cloud Dienste > Adobe > Häkchen entfernen).

Durch die Löschung der AdobeID können die bereitgestellten Lizenzen, Programme und Dienste des Adobe ETLA-Rahmenvertrags nicht weiter verwendet werden. Daten und Dateien, die mit den Programmen und Diensten in der Adobe-Cloud gespeichert sind, werden dabei ebenfalls gelöscht. Personengebundene Lizenzen (NUL) werden durch die Löschung entzogen.

Information zur Datenverarbeitung für den Bezug und die Bereitstellung

Zweck der Datenverarbeitung ist die Erstellung einer Federated AdobeID, mit der – lizenzabhängig – Produkte der Firma Adobe Inc. im Rahmen der Zugehörigkeit zur FAU genutzt werden können. Eine Datenverarbeitung zu anderen als zu den angegebenen bzw. gesetzlich zugelassenen Zwecken (z.B. zur internen Überprüfung der Sicherheitssysteme und zur Gewährleistung der internen Netz- und Informationssicherheit gemäß Art. 6 Abs. 1 BayDSG) erfolgt nicht. Wir verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die uns vom Benutzer zur Verfügung gestellt werden oder die wir im Rahmen der Tätigkeit an der FAU in zulässiger Weise erhalten haben (Art. 4 Abs. 2 BayDSG). Es findet keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle auf Basis Ihrer Nutzung von Adobe-Produkten oder der Federated AdobeID statt.

Benutzungsprofil

Das Federated AdobeID-Benutzerprofil enthält zunächst nur den Vor- und Nachnamen des Benutzers, sowie die im IDM-Benutzerkonto hinterlegte FAU-Email-Adresse. Benutzer haben die Möglichkeit, freiwillig weitere Angaben in ihrem Profil zu hinterlegen. Diese Informationen können für andere Nutzer sichtbar sein.

Aus datenschutzrechtlichen Gründen wird daher empfohlen, bei der Ergänzung die datenschutzrechtlichen Grundsätze der Datenminimierung und Zweckbindung zu beachten und eine Ergänzung nur vorzunehmen, wenn dies für die Nutzung der Adobe-Produkte zwingend erforderlich ist.

Rechtliche Grundlagen

Wir verarbeiten alle Daten im Einklang mit und auf Basis der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) und der sonstigen anwendbaren Datenschutzbestimmungen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für die Nutzung der Federated AdobeID an der FAU erfolgt im Rahmen der freiwilligen Nutzung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) und im Übrigen im Rahmen der Erfüllung von Dienstaufgaben gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 2, 3 DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG.

Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Um die Federated AdobeID nutzen zu können, werden folgende personenbezogene Daten benötigt:

  • Name
  • Vorname
  • E-Mail-Adresse der FAU
  • IDM-Kennung
  • Angehörigkeit und Mitgliedsstatus zur FAU

Datenübermittlung

Um die Nutzung der Federated AdobeID entsprechend den o.g. Zwecken zu ermöglichen, müssen personenbezogene Daten an andere Einrichtungen übermittelt werden:

  • An den Hersteller Adobe Inc., Adobe 345 Park Avenue, San Jose, CA 95110-2704, USA

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Die gespeicherten Daten werden verarbeitet, solange und soweit dies für den jeweiligen Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von Adobe-Produkten erforderlich ist.
Beim Verlassen der FAU und der damit verbundenen Sperrung der IDM-Benutzerkennung werden Federated AdobeID und alle dazugehörigen Daten gelöscht und dazugehörige Produktlizenzen entzogen. Ebenso verhält es sich bei einer durch den Benutzer selbst veranlassten Löschung der Federated AdobeID im IDM-Benutzerkonto.

Nach Löschen der Federated AdobeID gibt es keine Möglichkeit der Datenwiederherstellung aus Programmen und Diensten mehr – jeder Benutzer muss die Daten unbedingt vorher auf einem eigenen Speichermedium sichern!

Die Nutzung der Adobe ETLA-Produkte unter Verwendung der Federated AdobeID findet in der Cloud statt. Aus diesem Grund fallen bei der Nutzung der Produkte Daten an, die an den Hersteller übermittelt werden. Das Übermitteln von Daten kann in diesem Fall nicht komplett verhindert werden.

Zu den Produkten aus dem Adobe-Portfolio gibt es eine Vielzahl an Alternativen anderer Hersteller, die z.T. kostenlos verfügbar sind und die nicht auf Cloud-Diensten basieren.

Im Sinne der Datensparsamkeit wird empfohlen, nach Möglichkeit Alternativprodukte zu verwenden, die keine Daten in der Cloud speichern oder die Daten zu verschlüsseln bzw. mit einem Passwort zu schützen.

Eine Liste von Alternativen zu Adobe-Produkten findet sich z.B. hier:

https://doku.lrz.de/display/PUBLIC/Adobe+Alternativen

Bitte prüfen Sie, welche Produkte an der FAU zentral verfügbar sind.

Barrierefreiheit der Produkte und Dienste

Adobe stellt für viele Produkte Berichte zur Barrierefreiheit bereit. Diese basieren auf dem Voluntary Product Accessibility Template EU. Dieses bildet die Anforderungen der europäischen Norm EN 301 549 (PDF, 2 MB) ab.

Die Berichte berücksichtigen jedoch noch nicht die aktuellste Fassung EN 301 549 V2.1.2.

Barrierefreiheit der mit Adobe-Produkten erstellten Dokumente

Mit Adobe können Dokumente barrierefrei erstellt werden. Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation von Adobe etwa zu Acrobat Pro und InDesign.

Ebenso ist eine Prüfung von Dokumenten auf Ihre Barrierefreiheit möglich.