Richtlinien zu IT-Beschaffungen an der FAU

Die Hochschulleitung hat 1999 die von der damaligen Kommission für Rechenanlagen (KoRa) vorgeschlagenen DV-Beschaffungsrichtlinien für verbindlich erklärt. In einem Beschluss der Hochschulleitung vom 26. September 2005 wurden weitere „Richtlinien zur IT-Beschaffung“ an der Universität erlassen. Dieser Beschluss wurde am 9. Februar 2017 durch ein Rundschreiben der Universitätsleitung erneuert.

Unter Berücksichtigung dieser Richtlinien gilt Folgendes:

Hardware

  • Alle IT-Beschaffungen durch die Einrichtungen der FAU (ohne Klinikum) sind zwingend über die bestehenden Rahmenverträge abzuwickeln. Dabei ist es unerheblich, aus welcher Finanzierungsquelle die Zahlungen veranlasst werden.
  • IT-Beschaffungen, die in begründeten Sonderfällen nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können, sind vor der Bestellung mit dem RRZE abzustimmen (siehe Formblatt „Stellungnahme des RRZE bei Abweichungen vom Rahmenvertrag“). Für diese Beschaffungen gelten auch nach wie vor die gesetzlichen und sonstigen Bestimmungen für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen.
  • Die Finanzbuchhaltung ist gehalten, Zahlungen für Beschaffungen, die von der bestehenden Rahmenvertragsregelung abweichen, nur dann zu vollziehen, wenn die Einwilligung hierzu vom RRZE mit beiliegen dem Formblatt erklärt und vorgelegt wird.
  • Für alle Einrichtungen der FAU, die vom RRZE über die IT-Betreuungszentren FAU-Verwaltung (IZH), ER-Innenstadt (IZI), Nürnberg (IZN), ER-Südgelände (IZS) oder vom EDV-Team, Nürnberg, Campus Regensburger Straße betreut werden, gilt: Alle IT-Beschaffungen sind vor der Bestellung mit dem jeweiligen Betreuungszentrum abzusprechen, welches bei Bedarf auch Mithilfe bei Bestellungen leistet.

Software

  • Mit jeder Rechner-Beschaffung ist eine Microsoft Windows-Basis-Lizenz (Qualifizierendes Betriebssystem) als Voraussetzung eines Upgrades auf ein FAU/RRZE-Windows und der Integration in die FAU-IT-Infrastruktur zu erwerben.
  • Produkte, die über das RRZE beschafft oder lizenziert werden können (Office-Pakete, Campuslizenzen, usw.) müssen während des dienstlichen Betriebes der Geräte beim RRZE erworben werden.
  • Doppelte Lizenzierung ist aus haushaltsrechtlichen Gründen nicht zulässig.

Das RRZE beteilgt sich an bayerischen oder deutschlandweiten Rahmenverträgen und beschafft für die FAU gebündelt Produkte, die den Nutzern kostengünstig zur Verfügung gestellt. FAU-Organisationseinheiten und auch Partnerhochschulen können beim RRZE, soweit sie im jeweiligen Rahmenvertrag bezugsberechtigt geführt sind, die benötigten Produkte bestellen. Zur Abwicklung des Bestellvorgangs benennen die FAU-Organisationseinheiten oder Partnerhochschulen RRZE-Kontaktpersonen. Die Verantwortlichkeiten aller Beteilgten sind in den „Richtlinien zur Koordination von IT-Beschaffungen an der FAU“ erfasst.

1. Einleitung

Als IT-Dienstleister der FAU und der Hochschulen in der Region bietet das RRZE den Nutzern kostenpflichtige IT-Dienste bedarfsgerecht an. Dazu beteiligt sich das RRZE so weit möglich an bayerischen oder deutschlandweiten Rahmenverträgen, schließt aber auch campusweite Verträge für die FAU ab. In diesem Kontext werden Produkte vom RRZE gebündelt beschafft und im Umlageverfahren den Nutzern kostengünstig zur Verfügung gestellt. FAU-Organisationseinheiten und auch die Partnerhochschulen, soweit sie im jeweiligen Rahmenvertrag bezugsberechtigt geführt sind, können beim RRZE die benötigten Produkte für ihre Beschäftigten in der jeweils benötigten Anzahl und Größenordnung bestellen. Zur Abwicklung des Bestellvorganges benennen die FAU-Organisationseinheiten oder Partnerhochschulen RRZE-Kontaktpersonen.

2. Verantwortungsbereiche

Verantwortungsbereich des RRZE

Das RRZE

  • schließt Rahmenverträge für IT-Produkte ab;
  • stellt SW-Produkte bereit;
  • pflegt und veröffentlicht Listen aller über Rahmenverträge oder andere Verträge bereitgestellten IT-Produkte;
  • stellt sicher, dass eine Hochschule, die für mindestens einen vom RRZE abgeschlossenen Vertrag bzgl. IT-Produkten bezugsberechtigt ist, auf Antrag eine Kundennummer zugeteilt und mitgeteilt bekommt;
  • erkennt die von der Leitung einer FAU-Organisationseinheit benannten RRZE-Kontaktpersonen als berechtigt für kostenpflichtige Bestellungen unter einer der FAU-Organisationseinheit zugeteilten Kundennummer sowie zum Abschluss von Nutzungsverträgen an;
  • erteilt jeder benannten RRZE-Kontaktperson auf Antrag eine Kontaktpersonenkennung;
  • schaltet für jede Kontaktpersonenkennung die Software zum Download frei, für die eine RRZE-Kontaktperson der FAU-Organisationseinheit einen entsprechenden Nutzungsvertrag abgeschlossen hat.

Verantwortungsbereich der Leitung einer FAU-Organisationseinheit

Die Leitung

  • füllt, sofern die FAU-Organisationseinheit noch keine Kundennummer am RRZE hat, einen Antrag auf Kundennummer aus und schickt ihn zum RRZE;
  • unterzeichnet den Antrag auf Kontaktpersonenkennung für jede benannte Kontaktperson ihrer FAU-Organisationseinheit;
  • benennt eine in ihrer FAU-Organisationseinheit mit unbefristetem bzw. langfristigem Arbeitsvertrag beschäftigte Person als RRZE-Kontaktperson;
  • benennt bei Bedarf eine Stellvertretung als zweite RRZE-Kontaktperson;
  • benennt bei mehreren ihrer FAU-Organisationseinheit zugeordneten Kundennummern ggf. die Zuordnung von Kundennummern zu den ernannten RRZE-Kontaktpersonen;
  • stattet jede von ihr benannte RRZE-Kontaktperson mit entsprechenden Rechten aus, damit sie Nutzungsverträge mit dem RRZE abschließen und SW-Bestellungen beim RRZE vornehmen kann;
  • teilt, wenn eine RRZE-Kontaktperson ihre Aufgabe nicht mehr fortführen kann oder soll, dies dem RRZE unverzüglich mit und benennt eine andere RRZE-Kontaktperson.

Verantwortungsbereich einer RRZE-Kontaktperson

  • Die RRZE-Kontaktperson
  • stellt einen Antrag auf Kontaktpersonenkennung beim RRZE;
  • verpflichtet sich, die Zugangsdaten ihrer Kontaktpersonenkennung geheim zu halten und nicht an Dritte weiterzugeben;
  • wählt für jede Bestellung die zu verwendende Kundennummer aus der Liste der seiner FAU-Organisationseinheit zugeordneten Kundennummern aus;
  • verpflichtet sich, alle Rahmenverträge, für die eine Bezugsberechtigung vorliegt, zu bedienen;
  • schließt für benötigte SW-Produkte, die das RRZE für die FAU-Organisationseinheit bereithält, Nutzungsverträge mit dem RRZE ab;
  • stellt die vom RRZE bereitgestellten SW-Produkte ausschließlich den Nutzern aus der eigenen FAU-Organisationseinheit zur Verfügung;
  • stellt sicher, dass für alle in ihrer FAU-Organisationseinheit betriebenen SW-Produkte eine ausreichende Zahl von Lizenzen erworben wurde;
  • verpflichtet sich, personenbezogenen Daten im Sinne der geltenden Datenschutzgesetze vertraulich zu behandeln und nur gemäß vorliegender Datenschutzfreigaben zu verarbeiten.

3. Übergeordnete Bestimmungen und Regeln

Es gelten folgende übergeordnete sowie ergänzende Regelungen:

  • die Beschaffungsrichtlinien der FAU
  • die Benutzungsrichtlinien bzw. die IT-Satzung der FAU in der jeweils aktuellen Fassung
  • die Benutzungsordnung des DFN für das Zusammenwirken der Anwender der DFN-Kommunikationsdienste: www.dfn.de/dienstleistungen/dfninternet/benutzungsordnung/
  • DFG-Richtlinien
  • gesetzliche Regelungen