Vom erweiterten Campusvertrag der FAU sind die folgenden Hochschulen im Rahmen des RRZE-Regionalkonzepts erfasst:

• Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg
• Hochschule für angewandte Wissenschaften Coburg
• Technische Hochschule Nürnberg Georg Simon Ohm

Die RRZE-Kontaktpersonen der Einrichtungen der FAU und an den Regionalpartner-Hochschulen sind für die Beschaffung der dienstlichen Lizenzen für ihre Bereiche zuständig (siehe Hinweise zum Bezug von Lizenzen für Beschäftigte).

• Die Software darf nur von Beschäftigten und Studierenden der berechtigten Hochschulen (siehe Lizenzbereich) eingesetzt werden.
  
• Die Software darf nur zum Zweck der Forschung und Lehre eingesetzt werden, die kommerzielle Nutzung und die Nutzung außerhalb der Hochschule sind für Beschäftigte und Studierende in jeder Form ausgeschlossen.
• Die Software darf nicht an Dritte weitergegeben werden.
• Beschäftigte dürfen die Software auf Dienstgeräten und Privatgeräten installieren und aus dem Netzwerk heraus betreiben (VPN-Verbindung). Ein Zweitnutzungsrecht (Home Use) wird gewährt. Die dienstliche Software-Lizenz darf von einer (1) Person auf maximal zwei (2) Geräten installiert werden.

• Studierendenlizenzen sind auf eine (1) Lizenz pro Person und die Installation auf einem (1) Privatrechner beschränkt.
• Der Nutzungsvertrag mit Studierenden erlischt mit der Exmatrikulation.
• Der Nutzungsvertrag mit Beschäftigten endet mit Beschäftigungsende.
• Nach Beendigung des Nutzungsvertrags darf die Software nicht mehr eingesetzt werden. Die Software-Installation ist vollständig von Privatgeräten zu entfernen.
• Es gelten die Lizenzbedingungen des Herstellers.

Besondere Verpflichtungen gelten hinsichtlich der Foxit PDF SDK, die integrierter Bestandteil von MAXQDA ist: Die geistigen Eigentumsrechte der PDF SDK liegen bei Foxit. Der Kunde ist nicht berechtigt, einzelne Bestandteile oder die Gesamtheit der Foxit PDF SDK außerhalb von MAXQDA zu nutzen, anderen zugänglich zu machen, zu modifizieren, oder zu rekonstruieren.

Das RRZE hat AI Assist als kostenlose Beta-Version für die FAU freigeschaltet. Berechtigte Hochschulen entscheiden selbst über das Angebot.

Das Add-on ist nur zusammen mit  der aktuellen Version von MAXQDA-Pro (macOS, Windows) zu verwenden. MAXQDA-Nutzende müssen den Aktivierungscode gem. Anleitung (siehe unten) selbst anfordern.

Was kann das Add-on MAXQDA AI-Assist?

Der neue virtuelle Forschungsassistent AI Assist vereinfacht die wissenschaftliche Arbeit durch die automatische Analyse und Zusammenfassung von Elementen eines Forschungsprojekts mit Hilfe der Leistungsfähigkeit von OpenAI. Zum Beispiel kann AI Assist ausgewählte Textpassagen zusammenfassen, Subcodes vorschlagen, codierte Segmente zusammenfassen, Ergebnisse nach Wunsch anpassen und Vieles mehr. Weitere Informationen gibt es bei MAXQDA.

Was ist wichtig zu wissen?

Die Netzwerknutzung von MAXQDA Pro läuft an der FAU und den Regionalpartner-Hochschulen vollständig lokal administriert am RRZE und es erfolgt kein Datenaustausch zur Nutzung mit dem Lizenzgeber. Anders ist es bei dem Add-on AI Assist, das komplett außerhalb des Hochschulnetzwerks läuft und nicht vom Gesetz geschützte sowie den Dienstanweisungen gedeckte Datenübertragungen in die USA durchführt.

Für die FAU gilt: Deshalb ist es besonders wichtig, die Sicherheitshinweise der FAU bei der Nutzung von AI Assist zu beachten, insbesondere (Nr. 6): Die Speicherung von proprietären Daten der FAU mit den Vertraulichkeitsstufen CC1, CC2 und CC3 ist in Cloud-Systemen außerhalb des FAU-Netzwerkes nicht zulässig.

Was kann das Add-on MAXQDA TeamCloud?

Weitere Informationen gibt es bei MAXQDA.

Was ist wichtig zu wissen?

Folgende besondere Nutzungsbedingungen sind zu beachten:

• Datenschutzbestimmungen
• MAXQDA TeamCloud: General Terms and Conditions (GTC) and End User License Agreement (EULA) for Universities, Research Institutions and Enterprises
• AWS Service Terms

Hervorzuheben sind folgende Berschränkungen in der englischsprachigen EULA:

„The Customer is not permitted to store sensitive data within the meaning of Article 9 (1) of the General Data Protection Regulation (GDPR) in the MAXQDA TeamCloud. If a project of the Customer contains corresponding sensitive data, the Customer is obliged to anonymise this data in accordance with the requirements of the General Data Protection Regulation before uploading the project.“
„The data we process for the use of MAXQDA TeamCloud will be deleted as soon as there is no further obligation to retain it and there is no legal basis for further processing. Project data will be deleted within 4 weeks of license expiration.“

MAXQDA Analytics Pro (Netzwerklizenz)

• Beschäftigte wenden sich bei Bedarf an MAXQDA für die dienstliche Nutzung an die RRZE-Kontaktperson, die Netzwerklizenzen im RRZE-Kundenportal bestellen kann. – Kosten: gemäß RRZE-Software-Preisliste.

• Studierende finden alle Informationen zum Zugang zu MAXQDA für die Installation und Aktivierung auf Privatgeräten unter www.StudiSoft.de. Kosten: kostenfrei.

Hardware Voraussetzungen: https://www.maxqda.de/produkte/systemanforderungen

MAXQDA TeamCloud

• Beschäftigte wenden sich bei Bedarf an MAXQDA TeamCloud für die dienstliche Nutzung an die RRZE-Kontaktperson, die Lizenzen im RRZE-Kundenportal bestellen kann. – Kosten: gemäß RRZE-Software-Preisliste.

• Studierende: TeamCloud ist nicht verfügbar.

Anleitung

Schritt 1: Registrieren unter teamcloud.maxqda.de/register/ und ein Konto wird angelegt. Sie erhalten daraufhin eine Bestätigungs-E-Mail. Mit einem Klick auf den Bestätigungsbutton schließen Sie die Registrierung Ihres Accounts ab.

TeamCloud ist eine personalisierte Lizenz, das heißt, die Lizenz ist an die nutzende Person und ihre dienstliche E-Mail-Adresse gebunden. Die Verwendung der Software MAXQDA TeamCloud ist auf die Dauer der vom RRZE erworbenen MAXQDA Analytics Pro-Lizenz (Hauptlizenz) beschränkt.

Schritt 2: MAXQDA TeamCloud-Lizenz aktivieren – Hinterlegen Sie die vom RRZE erhaltene Seriennummer der MAXQDA TeamCloud-Lizenz im MAXQDA-Konto der Team-Leitung (Schritt 1). Folgen Sie für das Arbeiten mit der TeamCloud den weiteren Anweisungen des Herstellers.

MAXQDA AI Assist

• Beschäftigte und Studierende [FAU] können das Add-on nach Bedarf selbst aktivieren. – Kosten: kostenlos.

Anleitung

Start: Bevor das Add-on verwendet werden kann, muss ein Projekt mit nicht datenschutzrelevanten Textdaten generiert werden.
Die Anleitung führt in zwei Schritten zu AI Assist.

• Beschäftigte der FAU: Für Fragen zum Download und zur Installation gibt es technischen Support bei software@fau.de.
• Studierende der FAU: Für Fragen zum Download und zur Installation gibt es technischen Support bei software@fau.de. Die Anfrage ist unter Verwendung der Hochschul-E-Mail-Adresse mit detaillierter Fehlerbeschreibung zu formulieren.
• Beschäftigte und Studierende der berechtigten Hochschulen (außer FAU) wenden sich an ihren IT-Service bzw. das eigene Rechenzentrum.
• Studierende und Beschäftigte aller berechtigten Hochschulen: Bevor eine eine verbindungsbezogene Anfrage gestellt wird:

MAXQDA Analytics Pro (Netzwerklizenz)

• für die Aktivierung der Lizenz ist zwingend eine Internetverbindung erforderlich
• für die Lizenznutzung ist eine dauerhafte VPN-Verbindung erforderlich
• regelmäßige Updates halten die Software auf dem neuesten Stand

Übertragung von persönlichen Daten an VERBI – Software. Consult. Sozialforschung. GmbH
Die Nutzung der Software ist mit der Übertragung von Daten an VERBI verbunden. Es steht den Benutzenden frei, das Angebot anzunehmen. Beschäftigte und Studierende, die die Software nutzen, müssen selbst entscheiden, welche Daten sie preisgeben.

Die Datenschutzerklärung zur Nutzung der Software ist zur Kenntnis zu nehmen: https://www.maxqda.com/de/datenschutz

MAXQDA TeamCloud

Account und Accountinformationen werden in eigener Verantwortung des Anbieters VERBI – Software. Consult. Sozialforschung. GmbH verarbeitet. Dies wird in der Datenschutzerklärung gut dargestellt.

Projektdaten unterliegen der Auftragsverarbeitung durch die VERBI – Software. Consult. Sozialforschung. GmbH, zu der folgende Hinweise von besonderem Interesse sind:

• Die rechtlichen Mindestanforderungen sind durch die Standardvertragsklauseln gemäß Art. 28 Abs. 7 DSGVO erfüllt.
• Sensible personenbezogene Daten dürfen nur anonym in dem Clouddienst verarbeitet werden. (FAU: siehe Sicherheitshinweise der FAU; andere Hochschulen beachten die eigenen Vorschriften)
• Unterauftragsverarbeiter ist Amazon Web Services EMEA SARL
• Ein internationaler Datentransfer ist nicht ausgeschlossen.
• Neue Unterauftragsverarbeiter werden mit 30 Tagen Vorlauf angekündigt.
• Der Kunde trägt die Verantwortung die Daten nach Vertragsende sich als Kopie zu sichern.

MAXQDA AI Assist

Für die FAU gilt: Es ist besonders wichtig, die Sicherheitshinweise der FAU bei der Nutzung von AI Assist zu beachten, insbesondere (Nr. 6): Die Speicherung von proprietären Daten der FAU mit den Vertraulichkeitsstufen CC1, CC2 und CC3 ist in Cloud-Systemen außerhalb des FAU-Netzwerkes nicht zulässig. (Andere Hochschulen beachten die eigenen Vorschriften.)

Eine Erklärung zur Barrierefreiheit stellt der Hersteller nicht zur Verfügung.

Der Hersteller strebt jedoch eine möglichst barrierefreie Umsetzung von Funktionen an. Allerdings ist aufgrund der Komplexität und des Aufbaus der Software eine komplette Barrierefreiheit nach Aussagen des Herstellers leider nicht umsetzbar. Zahlreiche allgemeine Eigenschaften der Software tragen dennoch zur Barrierefreiheit bei. So gelten in MAXQDA beispielsweise die Standardtastenkürzel, es werden zusätzlich zahlreiche spezielle Kürzel angeboten, die Icons verfügen alle über einen Tooltipp, es werden keine Animationen genutzt und es gibt eine Einstellung „Große Schrift“, mit der die Schriftgröße in den Menüs vergrößert werden kann.

Verarbeitete Datenformate und Limitierungen werden in den technischen Informationen genannt.

Die mit MAXQDA erstellten Dokumente, Tabellen und Grafiken sind nur mit Hilfe von zusätzlicher Software barrierefrei darzustellen.