BioRender

Bedingungen für die Nutzung von BioRender-Lizenzen

Die Illustrationssoftware

BioRender ist eine cloudbasierte Plattform zur Erstellung wissenschaftlicher Grafiken für Publikationszwecke mittels einer umfangreichen Bibliothek an Vorlagen und Symbolen für Biologie, Chemie, Medizin und Pharmazie. Die Anwendung bietet Add-ons für KI-gestützte Arbeitsabläufe (AI Credits) sowie zur direkten Erstellung von Graphen aus Rohdaten (Graphing).

Zielgruppe
wiss. Beschäftigte [FAU & UKER]
Einsatz
akademische Forschung und Lehre
Betriebs-erlaubnis
Dienstgeräte und Home Use (Privatgeräte)
Studierende
nicht zulässig
Auftragsarbeit kommerzielle Nutzung
nicht zulässig
außeruniversitäre Nutzung
nicht zulässig

BioRender Campus Abonnement

Die FAU hat einen Campusvertrag mit Premium-Zugang für BioRender mit dem Hersteller BioRender geschlossen. Bestellungen können RRZE-Kontaktpersonen über das RRZE-Kundenportal zu den in der Preisliste angegebenen Preisen tätigen. Beschäftigte des Universitätsklinikums Erlangen bestellen über die Medizinische Fakultät.

Laufzeit: 01.07.2026 – 30.06.2028

Verfügbare Produkte:

  • BioRender Premium (plattformunabhängige Browser-App)
  • AI Credits (Inklusiv-Pool)
  • Add-on Graphing (kostenpflichtig, auf Anfrage)

(siehe auch den Vergleich der Funktionen und Vorteile von BioRender Basic (kostenlos) und Premium)

Die Campuslizenz erlaubt zum Beispiel

  • die Erstellung von Postern für akademische oder pädagogische Zwecke
  • die Erstellung von Abbildungen und Graphiken für unveröffentlichte wissenschaftliche Arbeiten (z. B. Dissertation)
  • die Verwendung von Abbildungen und Graphiken in internen akademischen Labor- oder Teambesprechungen
  • die Erstellung von Präsentationen mit fertigen Grafiken, die für akademische oder pädagogische Zwecke oder für den Gebrauch im Rahmen des Hochschulbetriebs bestimmt sind
  • die Erstellung von Aufgaben, Prüfungen, Unterrichtsfolien
  • die Gestaltung von Blogs und Website-Beiträgen

Erlaubte Publikationen im Rahmen der Campuslizenz

  • Zeitschriftenveröffentlichungen
  • Lehrbuchveröffentlichungen; Mitglieder mit einer institutionellen Lizenz können bis zu 15 Abbildungen veröffentlichen
  • Veröffentlichung einer Dissertation

Erlaubt ist ebenso, den BioRender-Inhalt – innerhalb der FAU und des UKER – an mehr als einem Ort zu speichern und zu nutzen oder eine Kopie auf einem Netzwerk- oder Webserver zur Nutzung durch andere Mitglieder der FAU zu veröffentlichen.

Pflichtangabe: Erstellt mit BioRender.com

Ohne diesen Hinweis ist die Publikation nicht erlaubt. Der Lizenzgeber erläutert die Softwarenutzung ausführlich in den Lizenzbedingungen und den FAQ.

BioRender kann in jedem Browser verwendet werden. Das Login erfolgt via FAU-SSO (Single-Sign-On). Nur wenn die RRZE-Lizenz eingetragen ist, wird ein neues Konto angelegt oder ein vorhandenes wird mit der Premium-Lizenz verknüpft. Alle Nutzerinnen und Nutzer müssen mit den Nutzungsbedingungen, die sie nach Zuweisung des Abos per E-Mail erhalten, einverstanden sein. (Nutzungsbedingungen zum Nachlesen)

Weitere Ressourcen:

BioRender bietet regelmäßig Veranstaltungen für Interessierte und Fortgeschrittene oder spezielle Themen an.

Bei Bedarf organisiert das RRZE auch Veranstaltungen zu Spezialthemen. Kontakt: software@fau.de

Informationen für Beschäftigte

BioRender ist ein cloudbasierter Web-Dienst. Die BioRender-App ist plattformunabhängig über alle gängigen Browser erreichbar. BioRender gibt es nur als

  • Einzelplatzlizenz (Single User) bzw. Named User License (= NUL)

Je nutzende Person ist eine Lizenz erforderlich. Eine Multiuser-Lizenz gibt es nicht.

  • Die Software darf nur von Hochschulangehörigen der FAU und dem wissenschaftlichen Personal des Universitätsklinikums Erlangen eingesetzt werden.
  • Die Software darf nur für dienstliche Zwecke verwendet werden; außeruniversitäre und private Nutzung sind in jeder Form ausgeschlossen.
  • Die Software darf durch nur eine (1) Person genutzt werden.

Für die FAU gilt: Software ist ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte einzusetzen – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.

  • Die Software darf nicht an Dritte weitergegeben werden.
  • Nach Beendigung des Nutzungsvertrags darf die Software nicht mehr eingesetzt werden.
  • Das Home Use-Recht von Beschäftigten endet mit Beschäftigungsende. Insbesondere sind alle Installationen auf Privatgeräten zu entfernen.
  • Es gelten die Lizenzbedingungen des Herstellers.

Allgemeine Nutzungsbedingungen und Bedingungen für die Nutzung der Akademischen Lizenz: https://www.biorender.com/terms-of-service

Was ist nicht erlaubt? (Auszug aus den Lizenzbedingungen)

BioRender Inhalte und Vorlagen sind nur für FAU-eigene Zwecke und nur im Rahmen des universitären Auftrags zu nutzen.

  • BioRender-Inhalt darf nicht auf eigenständiger Basis auf Websites oder an anderen Orten verwendet oder angezeigt werden, die für kommerzielle Zwecke bestimmt sind.
  • BioRender-Inhalt darf nicht für private Zwecke außerhalb der Hochschule genutzt werden.
  • Ebenso dürfen BioRender-Inhalte Dritten, unabhängig vom Zweck, nicht überlassen werden. Es ist nicht erlaubt, die Inhalte so bereitzustellen, dass Dritte sie als eigenständige Datei verwenden, herunterladen, extrahieren oder darauf zugreifen können.
  • Die Aufnahme von BioRender-Inhalten in veröffentlichte oder gedruckte Materialien, einschließlich Websites und sozialer Medien, die BioRender-Inhalte enthalten, müssen den folgenden Hinweis neben den BioRender-Inhalten oder in den Audio-/Videoproduktionsnachweisen enthalten: Erstellt mit BioRender.com. Ohne diesen Hinweis ist die Publikation nicht erlaubt.

Besondere Nutzungsbedingungen für webbasierte Online-Anwendungen (Datenschutz)

Die Nutzung von BioRender ist vom Datenschutzbeauftragten der FAU unter folgenden Bedingungen freigegeben:

  • Auf der BioRender-Plattform dürfen nur, sofern möglich, anonymisierte, aber mindestens pseudonymisierte personenbezogene Daten sowie
  • nur in begründeten Fällen personenbezogene Daten im Klartext, für die das Recht zur Veröffentlichung vorliegt (z.B. freigegebene Datensätze, Datenspenden), verarbeitet werden.
  • Im Rahmen der Pseudonymisierung muss sorgfältig darauf geachtet werden, dass der Schlüssel, der die Deanonymisierung ermöglicht, auf einem getrennten System gehalten und nicht auf die BioRender-Plattform hochgeladen wird. Pseudonymisierte Daten sind akkumuliert darzustellen.
  • Wenn ein Projekt einer Geheimhaltungsvereinbarung unterliegt, darf BioRender für die betreffenden Veröffentlichungen nicht verwendet werden.
  • Der externe Cloudspeicher ist nicht für die dauerhafte Aufbewahrung von Dokumenten und Daten zu verwenden. Nur Daten und Dokumente eines aktuell bearbeiteten Projekts, die kurz- bis mittelfristig zur Veröffentlichung vorgesehen sind, dürfen gespeichert werden.

  • Wissenschaftlich Beschäftigte der FAU wenden sich bei Bedarf an die zuständige die RRZE-Kontaktperson, die Lizenzen im RRZE-Kundenportal bestellen und die im Portal für die Lizenzverwaltung auf eine Person zuweisen kann. – Kosten: gemäß RRZE-Software-Preisliste.
  • Beschäftigte des Universitätsklinikums Erlangen wenden sich bei Bedarf an die zuständige die RRZE-Kontaktperson an der Medizinischen Fakultät, die Lizenzen wie für Beschäftigte der FAU bestellen kann.
  • Studierende der FAU sind nicht bezugsberechtigt.

Bestellung und Verlängerung

Lizenzen werden nur für den Paketpreis, der für 12 Monate berechnet ist, abgegeben (Jahreslizenz). Monatsweise Lizenzierung ist nicht möglich.

Die Kontaktperson muss nach der bestätigten Bestellung die nutzende Person im Lizenzverwaltungsportal zuordnen.

Die personenbezogenen Lizenzen können erst zugewiesen werden, wenn ein IdM-Benutzerkonto der FAU beantragt wurde. Die Verwendung der E-Mail-Adressen der FAU xxx@fau.de und des Universitätsklinikums Erlangen xxx@uk-erlangen.de sind erlaubt. In einem bereits bestehenden BioRender-Konto muss die gleiche Adresse eingetragen sein, damit die Campuslizenz automatisch zugeordnet wird.

BioRender kann in jedem Browser verwendet werden. Das Login erfolgt via FAU-SSO (Single-Sign-On). Nur wenn die RRZE-Lizenz eingetragen ist, wird ein neues Konto angelegt oder ein vorhandenes wird mit der Premium-Lizenz verknüpft. Alle Nutzerinnen und Nutzer müssen mit den Nutzungsbedingungen, die sie nach Zuweisung des Abos per E-Mail erhalten, einverstanden sein.

BioRender erhebt den Anspruch, dass die Software auch für Anwender, die nicht professionell Inhalte erstellen, leicht zu bedienen ist.

  • In-App-Hilfe: Die BioRender-Applikation verfügt über ein integriertes Hilfesystem, das eine umfangreiche Bibliothek mit Informationen zu allen Aspekten der Software bereitstellt. Es befindet sich bequem im Hilfe-Menü und erlaubt schnell zu lernen sowie Erklärungen zu erhalten.
  • BioRender Tutorials, Webinare, Online Forum u.a. Ressourcen: https://www.biorender.com/learn
  • kostenloser Produkt- und Anwendungssupport

Ressourcen für den schnellen Start:

Sicherheitshinweise und Datenschutz

Der Zugang zur BioRender-Plattform erfolgt durch WebSSO, den zentralen Anmeldedienst der FAU. Erst, wenn im Anmeldevorgang die Zustimmung erteilt ist, wird ein BioRender-Konto erstellt bzw. ein vorhandenes BioRender-Konto mit der Campuslizenz verknüpft und es findet eine Übertragung von persönlichen Daten an Science Suite Inc. DBA BioRender (mit Sitz in Kanada) statt:

  • Name
  • Vorname
  • E-Mail-Adresse der FAU
  • IdM-Kennung
  • Angehörigkeit und Mitgliedsstatus zur FAU.

Der Anmeldevorgang kann abgebrochen werden, ohne dass eine Datenübertragung stattgefunden hat.

Nutzerinnen und Nutzer haben die Möglichkeit, freiwillig weitere Angaben in ihrem Profil zu hinterlegen. Diese Informationen können für andere Personen, auch außerhalb der FAU, sichtbar sein. Aus datenschutzrechtlichen Gründen wird empfohlen, bei der Ergänzung die datenschutzrechtlichen Grundsätze der Datenminimierung und Zweckbindung zu beachten und eine Ergänzung nur vorzunehmen, wenn dies für die Nutzung der Software zwingend erforderlich ist.

BioRender ist eine browserbasierte App mit einem Cloud-Speicherdienst, der von BioRender außerhalb der EU betrieben wird und nur bedingt der deutschen bzw. der europäischen Gesetzgebung (DSGVO) unterliegt.

BioRender ist ein Online-Tool und nur mit Internetverbindung funktionsfähig.

Die Nutzung der Cloudspeicherdienste und KI-Funktionen darf nur unter Beachtung sämtlicher Dienstvorschriften erfolgen.

Es gibt keine Verknüpfung oder Synchronisation zwischen dem Cloud-Service von BioRender und den IT-Systemen der FAU.

Aktivierung und Nutzung der Cloud-Services sind freiwillig und unterliegen strengen Auflagen, insbesondere hinsichtlich Datenschutz und Dienstgeheimnissen sowie Sicherheitsmaßnahmen https://www.intern.fau.de/informationstechnik-it/infosec/.

Auf das persönliche BioRender-Benutzerkonto hat die FAU keinen Zugriff. Wenn die Verknüpfung zur Campuslizenz getrennt wird, besteht das Konto weiter. Wenn Nutzerinnen und Nutzer das Benutzerkonto löschen wollen, dann müssen sie sich an support@biorender.com wenden.

Besondere Nutzungsbedingungen für webbasierte Online-Anwendungen (Datenschutz)

Die Nutzung von BioRender ist vom Datenschutzbeauftragten der FAU unter folgenden Bedingungen freigegeben:

  • Auf der BioRender-Plattform dürfen nur, sofern möglich, anonymisierte, aber mindestens pseudonymisierte personenbezogene Daten sowie
  • nur in begründeten Fällen personenbezogene Daten im Klartext, für die das Recht zur Veröffentlichung vorliegt (z.B. freigegebene Datensätze, Datenspenden), verarbeitet werden.
  • Im Rahmen der Pseudonymisierung muss sorgfältig darauf geachtet werden, dass der Schlüssel, der die Deanonymisierung ermöglicht, auf einem getrennten System gehalten und nicht auf die BioRender-Plattform hochgeladen wird. Pseudonymisierte Daten sind akkumuliert darzustellen.
  • Wenn ein Projekt einer Geheimhaltungsvereinbarung unterliegt, darf BioRender für die betreffenden Veröffentlichungen nicht verwendet werden.
  • Der externe Cloudspeicher ist nicht für die dauerhafte Aufbewahrung von Dokumenten und Daten zu verwenden. Nur Daten und Dokumente eines aktuell bearbeiteten Projekts, die kurz- bis mittelfristig zur Veröffentlichung vorgesehen sind, dürfen gespeichert werden.

Datenschutzerklärung

Es gelten die Bedingungen zur Nutzung der Akademischen Lizenz von BioRender:
https://www.biorender.com/terms-of-service
Die Datenschutzerklärung ist unter diesem Link ebenso verfügbar.
Liste der Unterauftragnehmer: https://www.biorender.com/sub-processors

Die FAU hat einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (AVV; eng. DPA) geschlossen.

Einstellungen zur Barrierefreiheit können im jeweils genutzten Browser vorgenommen werden. Darüber hinaus trifft der Hersteller einige einschränkende Aussagen zur Barrierefreiheit. Der Hersteller plant, die Barrierefreiheit den Standards anzugleichen und auszubauen. Weitere Informationen sind dem Barrierefreiheitsbericht (VPAT) zu entnehmen:

Mit BioRender-Software lassen sich Inhalte barrierefrei und ansprechend gestalten.

Es gibt eine Vielzahl an Illustrator-Apps. Das Besondere bei BioRender ist das fachspezifische Angebot an vorgefertigten Graphiken und Darstellungen im Bereich Biowissenschaften, Medizin, und Pharmazie. Wer neu einsteigt in die wissenschaftlich geleitete Kreativarbeit und die Datenschutz- sowie Sicherheitsvorschriften einhalten kann, gelangt mit BioRender sicher zum Ziel.

Die besten Open-Source-Alternativen zu BioRender sind Kombinationen aus freien wissenschaftlichen Icon-Datenbanken wie Bioicons oder SciDraw und Open-Source-Grafikeditoren wie draw.io oder Inkscape oder Blender. Da es kein einzelnes, allumfassendes Open-Source-Gegenstück mit identischer Drag-and-Drop-Oberfläche gibt, greifen Forschende meist auf modulare Lösungen zurück.

Der IT-Dienstleister

Adresse

Martensstraße 1 91058 Erlangen