Kundenportal löst Softwarebestellung per Papier ab: schnell und bequem online bestellen

Schaltungsberechnung, Literaturverwaltung, Projektmanagement, Videobearbeitung − die Liste der Anwendungen könnte weitergeführt werden: Für ihre Arbeit brauchen die Beschäftigten an der FAU unterschiedlichste Softwareprodukte. Wer bisher als RRZE-Kontaktperson eine Softwarebestellung aufgeben wollte, konnte dies nur mit Hilfe eines Papierformulars tun. Mit dem neuen Kundenshop funktioniert die Bestellung nun digital. (BI97, E. Hergenröder)

Das bisherige System der Software-Verteilung war in die Jahre gekommen. Auf einem PC, der unter dem Betriebssystem DOS lief, wurde es über eine dBase-Datenbank betrieben. Mit Weggang eines langjährigen Mitarbeiters musste dieses System dringend erneuert werden.

Das neue Kundenportal löst das bisherige System ab und bietet den Kontaktpersonen nun die Möglichkeit, ihre Lizenzen und Verträge weitgehend selbst zu verwalten und ihre Rechnungen einzusehen. Das neue Portal befindet sich noch im Aufbau; Anregungen werden also gerne entgegengenommen.

Über das Portal werden zudem nicht nur die Lizenzen der Software verwaltet, sondern auch andere Dienste des Rechenzentrums wie Client-Betreuung, Druckkontingente, Server Housing, SCCM-Mitnutzung und viele mehr.

Benutzeroberfläche des Kundenportals mittels IdM-Kennung
Die Einwahl in das Portal erfolgt mittels IdM-Kennung unter der Adresse: www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData

Den Link zu den eigenen Daten, inklusive eigener Rechnungen, Verträge, Lizenzen, Bestellungen etc. erreicht man, wenn man angemeldet ist, jederzeit wieder unter dem Reiter „Meine Daten“. Hier werden auch alle Kundennummern angezeigt, die der Kontaktpersonen-Kennung zugeordnet sind. Zusätzlich sieht man die am RRZE hinterlegte Information zur Einrichtung und der verantwortlichen Person.

Auf den Seiten befindet sich rechts oben ein Fragezeichen-Symbol. Hinter diesem Fragezeichen verbirgt sich jeweils ein zur Seite gehörender Hilfetext. Die einzelnen Funktionen mit ihren Möglichkeiten werden im Reiter links angezeigt. Zu beachten ist, dass die meisten Funktionen nicht nutzbar sind, wenn nicht zumindest eine Kundennummer ausgewählt wurde.

Benutzeroberfläche des Kundenportals, linke Navigationsleiste: Dort muss zur Anzeige der Details zunächst eine Kundennummer ausgewählt werden

Die Auswahl der Kundennummer erfolgt unter „Kunus wählen“. Bei dieser Funktion werden alle Kundennummern angezeigt, die der Kontaktpersonen-Kennung zugeordnet sind. Hier lassen sich Kundennummern einzeln auswählen oder alle in einem Schritt. Um eine oder mehrere Kundennummern wieder aus der Auswahl herauszunehmen, müssen diese erneut angewählt werden.

Alle im Portal gespeicherten Einträge für die gewählte Kundennummer beziehungsweise die gewählten Kundennummern sind unter „Meine Verträge“ einzusehen. Bei dieser Auflistung werden auch alle anderen Dienste angezeigt, für die mit dem RRZE Verträge oder Betreuungsvereinbarungen geschlossen wurden. Diese Liste wird sukzessive erweitert.

Benutzeroberfläche des Kundenportals, wo die Verträge angezeigt werden

Software-Lizenzen, die in einem Zeitraum von 100 Tagen ablaufen werden, sind in der Auflistung mit einem Ausrufezeichen gekennzeichnet.
Um im System eine Verlängerung, Neubestellung oder Rückgabe zu veranlassen, ruft man den Reiter „Meine Lizenzen“ auf.

Benutzeroberfläche des Kundenportals, wo die Lizenzen angezeigt werden

Diese Liste kann als Excel-Liste exportiert werden. Lizenzen, die vor einem Zeitraum mehr als 100 Tagen abgelaufen sind, werden unten auf der Seite in einem Extra-Bereich gelistet, der „Abgelaufene Lizenzen“ als Überschrift trägt. Aktive Lizenzen werden grün dargestellt, inaktive rot. Zu beachten ist, dass Lizenzen, die noch nicht aktiv sein können, weil ihr Startdatum in der Zukunft liegt, auch rot angezeigt werden. Erst mit dem Beginn der Laufzeit wechseln sie in Grün. Lizenzen, die in 100 Tagen ablaufen, sind mit einem Ausrufezeichen gekennzeichnet. Um eine Lizenz zu verlängern, nutzt man den Plus-Knopf neben dem Ausrufezeichen. Mittels Drucken-Knopf, werden Lizenzen zurückzugeben.
Das Rückgabeformular muss unterschrieben an das RRZE zurückgesendet werden. Als rechtliche Grundlage ist dieses unterschriebene Formular zwingend nötig.

Zur Verlängerung einer Lizenz steht dasselbe Formular wie zur Erstbestellung unter dem Reiter „Software bestellen“ zur Verfügung. Allerdings sind bei einer Lizenzverlängerung die Felder bereits vorausgefüllt. Eine Bestellung wird im Portal immer als neue Lizenz angesehen. Handelt es sich um eine Verlängerung, so wird der Vorgängervertrag mit einem Hinweis auf den Folgevertrag versehen.
Das Zusammenführen oder Teilen von Lizenzen ist im Portal nicht vorgesehen. Sollten diese Änderungen gewünscht werden, müssen sich die RRZE-Kontaktpersonen mit der Stabsstelle Softwarebeschaffung in Verbindung setzen.

Unter „Meine Bestellungen“ werden nicht nur alle Lizenzen angezeigt, die im Portal bestellt wurden, sondern auch diejenigen, die angenommen oder abgelehnt wurden. Zu beachten ist, dass CIP- und WAP-Anträge weiterhin manuell gestellt werden müssen.

Der Punkt „Meine Rechnungen“ birgt alle Rechnungen, die vom RRZE seit Beginn der Abrechnung über das Portal an die jeweils ausgewählte Kundennummer gestellt wurden.

Benutzeroberfläche des Kundenportals, wo der Bereich Rechnungen angezeigt wird

Über den Link, der sich hinter dem Buchungskennzeichen (BKZ) verbirgt, gelangt man zu einer detaillierten Aufstellung der Rechnung. Rechnungseinsicht, entsprechend der Briefpost, erhält man auch über das Symbol unter Aktionen.

Für den Abschluss eines Nutzungsvertrags und bei Rückgaben wird weiterhin ein unterschriebenes Dokument benötigt, was jedoch elektronisch übermittelt werden kann.

Kontakt

Software

Beratung und Information zu Software/Lizenzen (RRZE)

  • Kathrin Böhm
    Raum: Raum 2.020
    Martensstraße 1
    91058 Erlangen
  • Dipl.-Bw. (FH) Thomas Reinfelder
    Raum: Raum 2.021
    Martensstraße 1
    91058 Erlangen
  • Elmar Hergenröder
    Raum: Raum 1.035
    Martensstraße 1
    91058 Erlangen