Verwendung unsicherer E-Mail-Programme

Es gibt leider einige E-Mail-Programme, die die dort hinterlegten Zugangsdaten nicht nur lokal speichern, sondern auch – in der Regel unbemerkt – FAU-Zugangsdaten an Server externer Firmen übermitteln und dort speichern. Aus aktuellem Anlass weisen CISO, CIO, Datenschutzbeauftragte und das RRZE darauf hin, dass die Verwendung dieser unsicheren E-Mail-Programme oder die Nutzung derartiger Synchronisationsfunktionen mit Zugangsdaten der FAU unzulässig ist. Der Grund dafür ist, dass es dadurch Dritten ggfs. ermöglicht wird, auf Ihr E-Mail-Konto und u. U. auch auf weitere Dienste (u.a. VPN, FAUBox) der FAU zuzugreifen.

Folgend eine Übersicht der an der FAU eingesetzten Mail-Clients:

	Synchronisiert Daten über eine Cloud	auf RRZE betreuten Endgeräten installiert	Nutzung gestattet
Client auf Arbeitsplatzrechner
„Outlook (neu)“ / „New Outlook“ für Windows	ja	nein	nein
„klassisches Outlook“ (2016/2019/2021) für Windows	nein	ja	ja
„Neues Outlook“ für macOS	wenn Cloud-Synchronisation aktiviert	im FAUmac Self Service verfügbar	nur mit deaktivierter Cloud-Synchronisation
„Apple Mail“ für macOS	nein	teil des Betriebssystem	ja
Thunderbird (Windows, macOS, Linux)	nein		ja

Client auf mobilen Endgeräten
Outlook-App für iOS/iPadOS	ja	nein	nein
„Apple Mail“ für iOS/iPadOS	nein	teil des Betriebssystem	ja
Xiaomi Mail	ja	nein	nein
Edison Mail	ja	nein	nein

Wie Sie herausfinden können, welche Version von Outlook auf Ihrem Endgerät installiert ist, dokumentiert Microsoft hier¹ (externer Link).

„Outlook neu“ / „New Outlook“ auf Windows Endgeräten

Die Windows-App „Outlook (neu)“ / „New Outlook“ synchronisiert Zugangsdaten und Postfachinhalte immer über die Microsoft-Cloud und darf deshalb bereits seit 2023 an der FAU nicht mehr verwendet werden. Auf Windows-Rechnern, die vom RRZE betreut werden, ist diese Version nicht vorhanden.

„Klassische Outlook“ / Office-Outlook / Outlook 2016/2019/2021 auf Windows Endgeräten

Die „klassischen“ Versionen von Outlook (aktuell 2016/2019/2021) die auf von RRZE betreuten Windows Endgeräten installiert werden, synchronisieren bisher noch keine Daten über die Microsoft Cloud und können uneingeschränkt von FAU-Nutzern eingesetzt werden. Allerdings wurde von Seiten Microsoft für bereits Anfang 2026 angekündigt, dass es dahingehend ebenfalls Änderungen geben wird. Inwiefern dies Einschränkungen hinsichtlich der Nutzung von Outlook nach sich ziehen wird oder von Zentraler Stelle eine etwaige Synchronisation in die Microsoft Cloud unterbunden werden kann, ist aktuell noch nicht absehbar.

„Neues Outlook“ auf macOS

Auf macOS darf das „Neue Outlook“ in Verbindung mit IMAP / POP / SMTP nur mit deaktivierter Cloud-Synchronisation verwendet werden! Bei der initialen Einrichtung eines E-Mail Kontos ist hierfür „Direkt mit IMAP synchronisieren“ (siehe folgenden Screenshot) zu verwenden!

Bei einer Konto-Einrichtung über „Anmelden“, würde die Postfachsynchronisation über die Microsoft-Cloud umgesetzt werden.

Bei Macs, die im zentralen MDM der FAU verwaltet werden (erkennbar daran, dass Sie den FAUmac Self Service aufrufen können), ist des „neuen Outlook“ bisher noch abgeschaltet, mit einem Switch kann auf das „neue Outlook“ umgestellt werden. Im Laufe 2025 stellt Microsoft automatisch auf das „neue Outlook“ um.

„Outlook App“ auf iOS/iPadOS

Die Outlook-App unter iOS bzw. iPadOS synchronisiert Zugangsdaten und Postfachinhalte immer über die Microsoft-Cloud und darf deshalb bereits seit 2023 an der FAU nicht verwendet werden.

Sofern Ihre Daten (vermeintlich) in eine Cloud synchronisiert wurden, sind folgende Schritte notwendig:

Entfernen Sie bitte das FAUMail-/Exchange-Konto aus der Anwendung (Windows-Nutzer², Mac-Nutzer³)
Ändern Sie bitte Ihr Passwort der E-Mail-Dienstleistung (siehe Anleitung⁴), da dieses Passwort bereits abgeflossen sein kann

Darüber hinaus, werden durch das RRZE in Absprache mit dem CIO-Gremium soweit möglich technische Maßnahmen ergriffen, um die unabsichtliche Nutzung unsicherer E-Mail-Clients an der FAU zu unterbinden.

¹ https://support.microsoft.com/de-de/office/welche-outlook-version-habe-ich-b3a9568c-edb5-42b9-9825-d48d82b2257c#ID0EBBD=macOS
² https://www.anleitungen.rrze.fau.de/e-mail/exchange/e-mail-konto-aus-neuem-outlook-loeschen/
³ https://www.anleitungen.rrze.fau.de/betriebssysteme/apple-macos-und-ios/macos/#new-outlook
⁴https://www.anleitungen.rrze.fau.de/faq/wie-aendere-ich-das-passwort-fuer-eine-e-mail-dienstleistung/