Glückwunsch: 10 Jahre LRZ Sync+Share und RRZE FAUbox

Der Dienst BayernShare feiert Geburtstag: Seit 10 Jahren unterstützen die Filesharing-Dienste, besser bekannt als FAUbox und LRZ Sync+Share, das Studium, sowie Lehre und Forschung. Eine Geschichte über sicheren Datenaustausch, effiziente Zusammenarbeit und digitale Souveränität in Bayern.

Manche Themen und Ideen für Dienste liegen in der Luft: Fast zeitgleich waren 2013/2014 das Regionale Rechenzentrum Erlangen (RRZE) sowie das Leibniz-Rechenzentrum (LRZ) auf der Suche nach einer datenschutzkonformen, sicheren Speicher- und Kollaborationslösung. Unabhängig voneinander hatten die Rechenzentren nach Marktanalysen die Software PowerFolder des Monheimer Startups dal33t auf die Liste potenzieller Anbieter genommen. Diese überzeugte schließlich. Nach internen Testläufen und Anpassungen können Studierende und Forschende in München, Nürnberg und Erlangen seit Herbst 2015 LRZ Sync+Share oder die FAUbox einsetzen. Darüber können sie Dateien austauschen, die für andere Austauschplattformen oder E-Mails zu groß und sensibel sind und daher geschützt verbreitet oder gemeinsam bearbeitet werden sollen.

Sicherer Speicher und Transfer

Dafür werden alle Daten auf zertifizierten Servern der Rechenzentren abgelegt und vor der Übertragung verschlüsselt. Die konstruktive Zusammenarbeit von RRZE und LRZ führte 2022 zu einem Zusammenschluss der beiden Dienste. Aus FAUbox und LRZ Sync+Share wurde BayernShare. Obwohl von unterschiedlichen Standorten und Servern aus organisiert und gehostet wird, können Teilnehmende über ihren Account nun Dateien mit Nutzenden des jeweils anderen Systems teilen. Das vereinfacht den Austausch und die Zusammenarbeit in Bayern mittels Freigabe hochgeladener Ordner, die zuvor nur via Link geteilt, aber nicht bearbeitet werden konnten.

Längst hat sich BayernShare vom Filesharing-Dienst zur umfassenden, nützlichen Cloud-Plattform fürs Zusammenarbeiten in Bayern entwickelt: Jeder Account, der Forschenden und Studierenden bayerischer Universitäten, Lehrstühle oder Forschungsinstitute, beinhaltet 50 Gigabyte Speicherplatz, der bei Bedarf vergrößert werden kann. Integrierte OnlyOffice-Werkzeuge vereinfachen das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, Präsentationen oder Tabellen online. Änderungen synchronisiert das System automatisch. User können ihren Partnerinnen und Partnern dabei unterschiedliche Zugriffsrechte für Dateien oder Ordner einräumen.

Beliebter, nützlicher Dienst

Datenschutz, Sicherheit sowie die Möglichkeit, von unterschiedlichen Standorten zusammenzuarbeiten, sind gute Argumente für BayernShare: Rund 120.000 Studierende, Dozenten und Forschende an 24 bayerischen Hochschulen und Instituten setzen den Dienst ein. Zurzeit sind etwa 500 Millionen unterschiedlich große Dateien mit einem Gesamtvolumen von rund 600 Terabyte auf den Servern abgelegt.

Studierende speichern damit Dateien, die sie überall bearbeiten, mit Kommilitonen und Kommilitoninnen teilen, und synchronisieren wollen; Forschungsgruppen nutzen BayernShare als gemeinsame Ablage und zum Austausch von Unterlagen oder zum gemeinsamen Erstellen von Patentanmeldungen, Anträgen und Studien. Dozenten und Dozentinnen und Professorinnen und Professoren machen damit Lektürelisten und andere Informationen für Vorlesungen und Seminare zugänglich. Seit der Corona-Pandemie unterstützt BayernShare außerdem Online-Prüfungen: Durch den Dienst können alle zeitgleich auf die Fragen zugreifen. Weitere Nutzungsszenarien haben uns Organisationen des High-Performance-Computings (HPC) und der Universitäten beschrieben: Lassen Sie sich inspirieren.

Zukunft mit Wolke

BayernShare wird übrigens von drei IT-Spezialisten am LRZ und einem am RRZE organisiert und implementiert. Sie planen bereits weitere Funktionen für die Zukunft: Noch im Jubiläumsjahr soll die Sicherheit von LRZ Sync+Share durch Multifaktor-Authentifizierung erhöht werden. Das RRZE hat diese Möglichkeit für die FAUbox bereits umgesetzt. Viele Nutzende können sich auf neue Ordner-Rechtestrukturen freuen. Mit diesen sollen sie den Austausch zu verschiedenen Partnern auch über Unterordner organisieren können. Nicht zuletzt wird BayernShare jetzt auch vom Digitalverbund Bayern, also in Zusammenarbeit aller bayerischen Hochschulen und Universitäten, angeboten und mit dem Hersteller weiterentwickelt.

Filesharing bei den HITS

2023 wurden LRZ Sync+Share sowie die FAUbox als Projekt für den Digitalverbund Bayern eingebracht. Dort ist die Cloud-Plattform in regem Einsatz – etwa bei den Hochschulübergreifenden IT-Services (HITS). Das Team der HITS Informationssicherheit (HITS IS) ist auf vier Standorte verteilt und koordiniert die Zusammenarbeit mit Hilfe von BayernShare. So sind alle Mitglieder außerdem flexibel und können unabhängig vom Standort planen und entscheiden. „Wir arbeiten mit vielen gemeinsamen Ordnern“, erklärt Thomas Schkoda, Leiter HITS IS. Die Gruppe bearbeitet darin Präsentationen über ihre Dienstleistungen, speichert Service- und Prozessbeschreibungen, sammelt Mail- und andere Vorlagen oder entwickelt darin Bilder und Texte zur Aufklärung über Informationssicherheit. „Das Synchronisieren von Dateien klappt nicht immer, wenn mehrere gleichzeitig daran arbeiten“, berichtet Schkoda. Die Mitglieder des HITS-Teams laden sich daher oft Dateien auf die Festplatte, ergänzen oder korrigieren sie dort, versehen sie mit einem Kürzel und einer von ihnen bringt am Ende die Versionen zusammen. Werden die integrierten OnlyOffice-Programme genutzt, passiert das nicht und Dokumente können online synchronisiert werden.

BayernShare und GCS

Das Gauss Centre for Supercomputing (GCS) ist der Zusammenschluss der drei Supercomputing-Zentren Deutschlands. Seine rund 60 Mitarbeitenden sind in Garching, Jülich und Stuttgart angesiedelt und setzen auf BayernShare als Ablage für Dokumente und Dateien: In diversen Ordnern sortiert sind hier zum Beispiel Informationen zur Finanzierung und zum Management des GCS zu finden, auch Dokumente für die Öffentlichkeitsarbeit. Videos für gemeinsame Messe-Auftritte oder Pressemitteilungen werden nicht nur begutachtet, sondern auch gemeinsam erstellt, korrigiert, ergänzt. „Das läuft problemlos und unsichtbar für uns alle“, sagt GCS-Mitarbeiter Dr. Ferdinand Jamitzky. Außerdem tauscht das GCS mit Hilfe von BayernShare Anträge zu Anschaffungen und gemeinsamen Projekten mit dem Verein Deutscher Ingenieure (VDI) aus, der die Ausgaben im Auftrag des Bundes kontrolliert.

FAUbox fürs CIO-Office

Rund 60 Ordner hat Dr. Monica Hinrichs-Mayer in der FAUbox. Sie organisiert das Büro des Chief Information Officers (CIO) an der FAU. Der CIO ist an der FAU für die universitätsweite strategische Koordination der Informations- und Kommunikationstechnologie zuständig. „Im CIO-Office habe ich mit zahlreichen Leuten in unterschiedlichsten Arbeitsgruppen und Gremien zu tun. Die Konstellationen ändern sich stetig. Für die Kommunikation ist die FAUbox das wichtigste Tool.“ Die wichtigste Funktion dabei: Die Zuweisung von Zugriffsrechten auf einzelne Ordner oder Dateien. Wer Ordner oder Dateien mit anderen teilt, bestimmt, wer Dokumente lesen, bearbeiten oder mitverwalten darf. So verbreitet und organisiert Hinrichs-Mayer Informationen in verschiedene Arbeitsgruppen und an verschiedene Positionen oder Rollen. Ihr Wunsch: „Die FAUbox ist einfach einzurichten und zuverlässig. Da ich selbst viele Ordner habe und auch von Kolleginnen und Kollegen einbezogen werde, würde es mir die Arbeit erleichtern, wenn ich die Ordner sortieren und strukturieren könnte.“

BayernShare bei KONWIHR

Das Kompetenznetzwerk fürs Wissenschaftliche Hochschulrechnen (KONWIHR) ist eine einzigartige Institution fürs Supercomputing: Es unterstützt die Entwicklung und Optimierung von wissenschaftlichen Codes finanziell und durch HPC-Spezialisten. Zweimal im Jahr können Forschende und Arbeitsgruppen Anträge auf Förderung stellen, die auf der BayernShare-Plattform gesammelt und von verschiedenen Einrichtungen und Personen begutachtet werden. Im Auftrag von KONWIHR veranstalten das RRZE und das LRZ außerdem einen gemeinsamen Online-Workshop zur Code-Programmierung und -Optimierung. Mit der Anmeldung zum Kurs bekommen Teilnehmende Zugriff auf einen BayernShare-Ordner und können sich die Schulungsunterlagen herunterladen.

Tipp

Forschungs- und Arbeitsgruppen sollten darauf achten, wer die Verantwortung für einen gemeinsam genutzten Ordner hat (Besitz) und diese vorausschauend regeln: Scheiden Mitglieder aus und werden LRZ Sync+Share- oder FAUbox-Konten länger nicht genutzt, werden die Besitzer automatisiert zweimal angeschrieben und zur Reaktivierung aufgefordert. Bleiben Reaktionen aus, wird der Account samt Ordnern nach einem Jahr gelöscht.

Text: Susanne Vieser/LRZ und Corinna Russow/RRZE