Die hohe Fluktuation an der FAU im studentischen Bereich und auch bei den Beschäftigten birgt die Gefahr, dass E-Mail-Adressen bei Namensgleichheit nacheinander unterschiedlichen Personen zugeordnet werden. Insbesondere in großen Namensräumen ist mit einer Häufung von gleichnamigen Personen zu rechnen. Um zu verhindern, dass E-Mails nach dem Ausscheiden einer Person aus der FAU einem neuen FAU-Mitglied mit gleichem Namen zugestellt werden, wird die E-Mail-Adressvergabe über einen Adressreservierungsdienst abgewickelt. Dieser stellt u.a. sicher, dass jede einmal reservierte und aktivierte E-Mail-Adresse nach Ablauf der Zugehörigkeit zu einer Person für einen definierten Mindestruhezeitraum nicht erneut vergeben wird. Während dieses Mindestruhezeitraums ist die “ruhende” E-Mail-Adresse unzustellbar und die Absender einer an diese Adresse gerichteten E-Mail werden über die Unzustellbarkeit benachrichtigt. Für die nachfolgend aufgelisteten Namensräume wird der Adressreservierungsdienst zur Adressvergabe eingesetzt. Der jeweilige Mindestruhezeitraum ist dabei mit angegeben:

• Seit dem Sommersemester 2011 werden erstmals immatrikulierten Studierenden E-Mail-Adressen unter @studium.uni-erlangen.de zugeteilt, mit einem Mindestruhezeitraum von fünf Jahren.
• Seit dem Sommersemester 2012 erhalten Ersteinschreiber E-Mail-Adressen unter @studium.fau.de, mit einem Mindestruhezeitraum von fünf Jahren.
• Seit dem 26.10.2012 kann sich jedes FAU-Mitglied aus der Gruppe der Beschäftigten (inklusive Studentische Hilfskräfte) sowie der Promovierenden eine persönliche E-Mail-Adresse unter @fau.de reservieren und aktivieren. Der Mindestruhezeitraum beträgt fünf Jahre.

Der Dienst wird jedem FAU-Mitglied im IdM-Portal angeboten und ist am Beispiel der Reservierung einer persönlichen @fau.de-Adresse erläutert.