Das ToS-Plugin: Rechtliche Pflichtangaben für Webauftritte

An den Betrieb eines Webangebotes sind rechtliche und organisatorische Bedingungen geknüpft, die nicht immer leicht im Blick zu behalten sind. Um den Kunden des RRZE zu erleichtern wichtige rechtliche Vorgaben einzuhalten, hat das RRZE-Webteam ein neues WordPress-Plugin entwickelt. (BI95, WW)

Die Einrichtungen der Friedrich-Alexander-Universität müssen sich nicht allein an die allgemeinen rechtlichen Anforderungen halten, sondern überdies den Richtlinien der Universität für Webauftritte und den Verordnungen für Öffentliche Stellen des Landes Bayern folgen. Die „Freiheit von Forschung und Lehre“ erlaubt dabei nicht, sich den gesetzlichen Anforderungen zu entziehen.

So muss jeder Webauftritt

  • ein Impressum,
  • eine Datenschutzerklärung und
  • eine Barrierefreiheitserklärung vorhalten.

Der Inhalt dieser Seiten ist weitgehend festgelegt. Im Falle der Barrierefreiheitserklärung werden vom Gesetzgeber neben dem Inhalt auch funktionelle Anforderungen gestellt, wie zum Beispiel die Bereitstellung eines Kontaktformulars. Hinzu kommt, dass sich mit der Zeit Gesetze und Verordnungsvorschriften ändern können und so eine einmal verbreitete Textvorlage an Gültigkeit verliert.

Das Webteam des RRZE hat aus diesem Grund das WordPress-Plugin RRZE-ToS („Terms of Service“) entwickelt, mit dessen Hilfe Webmaster von Webauftritten die rechtlichen Pflichtangaben leichter erstellen können. Die Vorlagen der Rechtstexte wurden in Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten der FAU und der Stabsstelle IT-Recht der Bayerischen Hochschulen erstellt.

Im Gegensatz zu anderen Rechtsgeneratoren ist RRZE-ToS ausdrücklich für die Belange und den Rechtsraum von Einrichtungen der Universität optimiert. Der Generator bietet im Wesentlichen eine Ausfüllhilfe an, um die jeweils notwendigen Texte aus eigenen individuellen Pflichtangaben und vorhandenen Vorlagen zu erstellen. Sollten sich in den Rechtstexten Änderungen ergeben, werden diese bei Aktualisierung des Plugins automatisch auf allen Webauftritten durchgeführt.

Konfiguration

Nach der Aktivierung des Plugins steht im Backend von WordPress, unterhalb von „Einstellungen“, die Option „Rechtliche Pflichtangaben“ zur Verfügung. Anschließend kann man am oberen Ende der Seite mit den Reitern „Impressum“, „Datenschutz“ und „Barrierefreiheit“ die jeweiligen Konfigurationsseiten aufrufen.

Einstellungen zum Impressum

Impressum

Beim „Standard“-Impressum für Einrichtungen der FAU können alle vorausgewählten Optionen unverändert bleiben. Die Optionen sind bereits so gewählt, dass alle rechtlich notwendigen Angaben einer FAU-Einrichtung (Lehrstuhl, Institut, Department, Fakultät) ausgegeben werden. Lediglich die Kontaktdaten für die rechtlich verantwortliche Person — in der Regel ist dies der Lehrstuhlinhaber — sowie des Ansprechpartners des Webauftritts (Webmaster) müssen eingefügt werden.
Wären einzelne Optionen für externe Kunden des RRZE- Webdienstes irrelevant oder aus organisatorischen Gründen falsch, könnten diese abgeschaltet oder geändert werden.

Einstellungen zur Datenschutzerklärung

Datenschutz

Bei der Datenschutzerklärung werden manche gängigen Dienste als Option angeboten, die an der FAU Verbreitung gefunden haben. Durch das Anwählen der jeweiligen Option wird die Datenschutzerklärung um den dafür notwendigen Text ergänzt. Aber Achtung: Die Aktivierung der Option führt nicht dazu, dass gleichzeitig auch der Dienst selbst aktiviert wird. Dies muss weiterhin über die Plugin-Einstellungen vorgenommen werden.

Barrierefreiheit

Alle öffentlichen Stellen sind, gemäß der Richtlinie (EU) 2016/2102 des Europäischen Parlaments und des Rates, inklusive ihrer Umsetzung in der jeweiligen Landesgesetzgebung, dazu verpflichtet, ihre Webauftritte barrierefrei zugänglich zu machen. Hierzu gehört auch die Bereitstellung einer Konformitätserklärung zur Barrierefreiheit. In dieser Konformitätserklärung müssen alle Betreiber von Webauftritten und Apps den Status der Webseite öffentlich angeben und erläutern, aus welchen Gründen welche Barrieren noch vorhanden sind.

Um die Eingaben zur Barrierefreiheitserklärung möglichst einfach zu halten, werden häufig auftretende Mängel als Option aufgeführt. Diese können durch einfaches Anklicken übernommen werden. Eine Begründung dieser Mängel muss dennoch selbstständig angegeben werden.

Plugin-Code

Im Rahmen einer hochschulübergreifenden Zusammenarbeit soll das Plugin künftig mit anderen Hochschulen weiterentwickelt werden. Betreibern eigener WordPress-Installationen steht das Plugin auf GitHub unter github.com/RRZE-Webteam/rrze-tos zur Verfügung. Die bereitgestellten Sourcen des WordPress-Plugins erlauben auch eine Portierung in andere CMS.

Weitere Informationen

Richtlinien für Webauftritte an der FAU
www.rrze.fau.de/infocenter/rahmenbedingungen/richtlinien/richtlinien-fuer-webauftritte-an-der-fau/

Dokumentation zum „ToS“-Plugin
www.wordpress.rrze.fau.de/plugins/fau-und-rrze-plugins/rechtliche- pflichtangaben-tos-terms-of-service/

Stabsstelle IT-Recht der Bayerischen Hochschulen
www.rz.uni-wuerzburg.de/dienste/it-recht/

Dipl.-Inf. Wolfgang Wiese, Akad. ORat

  • Tätigkeit: Leiter Ausbildung & Information
  • Organisation: Regionales Rechenzentrum Erlangen (RRZE)
  • Abteilung: Abteilung Ausbildung & Information (RRZE)
  • Telefonnummer: +49 9131 85-28326
  • E-Mail: wolfgang.wiese@fau.de