Software Asset Management

Software Asset Management (SAM)

An der FAU ist die Nutzung von Software im Rahmen von Verwaltung, Forschung und Lehre ein zentraler Bestandteil der täglichen Arbeit. Dies bedeutet, dass die Komplexität und damit auch der Aufwand für die Beschaffung und die Verwaltung der Software sowie der dazugehörigen Lizenzen und deren jeweilige Vertragsbestimmungen und Nutzungsbedingungen immer größer werden. Gleichzeitig kommt der korrekten Lizenzierung der an der FAU verwendeten Software und auch deren Nachweis eine zunehmend bedeutende Rolle zu.

Die Verantwortung über die ausreichende Lizensierung liegt – neben der grundsätzlichen Verantwortung der Universitätsleitung für ein effektives Software Asset Management (SAM) an der FAU – dezentral bei der Leitung der jeweiligen Organisationseinheit. Getrieben durch die stark zunehmende Komplexität im Lizenzrecht sowie die Tatsache, dass große Software-Hersteller inzwischen auch an Hochschulen und Universitäten Lizensierungsaudits bzw. Plausibilitätschecks durchführen, bietet das RRZE für alle Einrichtungen Software Asset Management-Werkzeuge an, um die Organisationseinheiten in folgenden Punkten zu unterstützen:

  • Vermeidung von Unter- und Überlizensierung
  • Auditsicherheit,
  • Etablierung einer Verbindung zwischen der kaufmännischen Software-Beschaffung und der technischen Software-Installation,
  • zentrale und einheitliche Verwaltung der verwendeten Software sowie
  • Übersicht über die vorhandenen Softwareverträge.

Konkret bedeutet dies, dass die Käufe, die von einer Organisationseinheit getätigt wurden, in ein zentrales SAM-Tool einfließen und so ein Abgleich zwischen gekaufter und eingesetzter Software stattfinden kann (Compliance-Berechnung).

Projekt SAM

Das Projekt zur Einführung eines Software Asset Managements wird in enger Zusammenarbeit mit der Universitätsleitung, dem CIO, der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV), dem Gesamtpersonalrat und dem Datenschutzverantwortlichen vom RRZE aus geleitet.

  • Im RRZE wird die ausführliche Testphase stattfinden, bevor verschiedene Pilot-Organisationseinheiten eingebunden werden und der fau-weite Produktiv-Rollout stattfindet.
  • Spezifische Aufgabe des Software Asset Managements ist es, den tatsächlichen Bestand der installierten und genutzten Softwareprodukte (technisches Inventar) sowie die vorhandenen Lizenzen einschließlich zugehöriger Vertragsdokumentationen (kaufmännisches Inventar) aktuell in einer einheitlichen Datenbank zu führen, die Compliance zu prüfen und darzustellen.
  • Die ordnungsgemäße Aufzeichnung der Bestände (Inventarisierung) und die Compliance-Berechnung erfolgen in einem spezifischen SAM-Software-Tool, das im RRZE administriert wird. Datenerfassung, Inventur und Inventarisierung werden mit Hilfe von digitalen Erfassungsmethoden, ggf. ergänzt durch manuelle Verfahren, durchgeführt.
  • Angestrebt wird, in der Testphase das SAM-Tool als zukünftig universitätsweit führendes System für Lizenzen und zugehörige Verträge zu etablieren – unter Berücksichtigung aller rechtlichen Verpflichtungen. Davon ausgenommen sind Inventar- und Rechnungsdaten, weil hierfür andere führende Systeme zur Verfügung stehen (z.B. Finanz- und Anlagenbuchhaltung).
  • Zum Verfahren wird über ein Webportal ein internes Berichtswesen etabliert, das Entscheidern regelmäßig und bei Bedarf Auswertungen zugänglich macht. Die Berichte enthalten das vorhandene Software-Inventar, ggf. auftretende Differenzen zwischen installierten und genutzten Softwareprodukten sowie vorhandenen Lizenzen. Die Berichte bieten eine Entscheidungshilfe für Maßnahmen zur rechtskonformen Optimierung des Lizenzbestands und für die bedarfsgerechte Steuerung der Beschaffung. Auditoren kann mit dem Verfahren jederzeit gezielter Zugriff auf einen aktuellen und konsistenten Datenbestand gewährt werden.