Das neue TARAS-Cockpit

Als ein mit dem Ministerium im Rahmen der Zielvereinbarung abgestimmtes Teilprojekt hat die FAU das RRV-Portal (Rollen- und Rechteverwaltungsportal) eingebracht. Jetzt wurde das TARAS-Cockpit für Kostenstelleninhaber in Betrieb genommen. Es verschafft erstmals einen transparenten Überblick über alle Kostenstelleninhaber und Bewirtschaftungsbefugten der FAU. (BI96, B. Reimer)

Im Rahmen des E-Rechnungs-Prozesses an der FAU mussten für ausgewählte Kostenstellen die Zugriffe auf die entsprechenden Mailboxen gepflegt werden. In der Finanz- und Sachmittelverwaltung HIS-FSV (MBS) existieren im aktuellen Haushaltsjahr über 1.200 bebuchte Kostenstellen – eine händische Pflege durch die Universitätsverwaltung oder das RRZE war deshalb von Vorneherein ausgeschlossen. Es musste eine Lösung gefunden werden, mit deren Hilfe berechtigte FAU-Mitarbeiter weitere Personen auswählen und diesen Zugriff auf eine Shared-Mailbox im Exchange-System geben aber auch wieder entziehen konnten. Mit dem vom RRZE entwickelten Software-Stack − mit ihm wurde auch das IdM-System realisiert − konnte sehr kurzfristig Abhilfe geschaffen werden.

Cockpit gewährt Einblick

TARAS (Tool of Authorised Representative und Authentic Signature) ist der Projektname zur Digitalisierung der Kostenstelleninhaber sowie Bewirtschaftungsbefugten der FAU. Dazu werden die Unterschriftsmitteilungen aller Anordnungsbefugten digital erfasst, überprüft und differenziert nach Kostenstelleninhabern (Verantwortliche für Kostenstellen) und Bewirtschaftungsbefugten (von Kostenstelleninhabern mit der Bewirtschaftung Beauftragte).

In TARAS-Cockpit haben nun erste berechtigte Kostenstelleninhaber sowie die zuständigen Referate der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV) Zugriff auf Informationen zu den tatsächlichen aktuellen Berechtigungen in den Finanzsystemen der FAU – insbesondere HIS-FSV – für ihre jeweiligen Kostenstellen. Noch etwas genauer: Es wird Einblick gewährt in alle einer Kostenstelle zugeordneten Personen, deren Anträge und den Bearbeitungsstatus. Technisch werden diese Informationen in der Regel alle 60 Minuten aus den Informationen im Identity Management (IdM) und in FSV neu zusammengestellt.

Zusammenspiel von Rechte- & Kostenstellen

Bereits bei der Konzeption wurde festgestellt, dass es Bereiche gibt, in denen die Anforderungen zur Bebuchung von Kostenstellen, der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) und anderer Bereiche der Verwaltung mit der Betrachtung des Organisationseinheitenbaumes mit dem Fokus auf Berechtigungen nicht in Einklang zu bringen sind. Deshalb wurde in Zusammenarbeit mit der HIS eG das Konzept der Rechtestellen entwickelt. Rechtestellen wie auch Kostenstellen sind im Grunde genommen Organisationseinheiten aus FAU.ORG. Bei Bedarf können deshalb unter einer Rechtestelle Konten diverser Kostenstellen zusammengefasst werden, so zum Beispiel Konten eines Lehrstuhls mit Konten des Lehrstuhls in einem Sonderforschungsbereich (SFB), oder mit Konten in einem Graduiertenkolleg oder in weiteren Förderprojekten.

Zugriffe auf Rechtestellen werden über Rechtestellenrollen in FSV umgesetzt. Dabei gibt es pro Rechtestelle grundsätzlich eine Auskunfts- und eine Buchungsrolle sowie in begründeten Einzelfällen eine Rolle zur Mittelumschichtung. Neu bei Rechtestellen ist, dass automatisch zusätzliche Auskunftsrechte auch für WTT-Konten vorhanden sind bzw. für Konten, die S-OUTRECH für eine Einrichtung verwaltet.

In TARAS-Cockpit stehen derzeit folgende Informationen zur Verfügung – sofern diese für eine Kostenstelle digitalisiert und bereits eingespielt wurden:

• Bewirtschaftungsbefugte einer Kostenstelle: Jede Kostenstelle hat einen Kostenstelleninhaber und beliebig viele Bewirtschaftungsbefugte, die nach Regeln der Bayerischen Haushaltsordnung (BayHO) die Mittel der Kostenstelle verwalten dürfen. Kostenstelleninhaber haben grundsätzlich alle Rechte auf alle Konten einer Kostenstelle. An Bewirtschaftungsbefugte können diese Rechte von den Kostenstelleninhabern auch nur eingeschränkt und zeitlich befristet delegiert werden. Künftig werden alle Bewirtschaftungsbefugten automatisch korrespondierend zu ihren Befugnissen Auskunftsrechte in den Finanzsystemen erhalten. Das betrifft zunächst vor allem FSV.
• FSV-Berechtigungen einer Kostenstelle: In einem weiteren Abschnitt sind alle aktuellen FSV-Berechtigungen aufgelistet (d. h. alle Personen, die in FSV Zugriff auf Konten einer Kostenstelle haben). Ausgeblendet sind alle nach dem Geschäftsverteilungsplan der ZUV berechtigten Referate, das SG Innenrevision und die technischen Betreuer der DV-Verfahren am RRZE. Um Berechtigungen einzelner Personen auf mehrere Kostenstellen zu trennen, wurden schon vor längerer Zeit RV-Kennungen eingeführt. Im Rahmen der Datenbereinigung erhalten mehrere Mitarbeiter der FAU zusätzliche RV-Kennungen, wodurch die zahlreichen Menüs in FSV ersetzt werden. Der Grund dafür ist, dass jede RV-Kennung einer Kostenstelle zugeordnet wird, damit der zuständige Kostenstelleninhaber selbst über die Dauer der Berechtigung und damit die Existenz einer RV-Kennung entscheiden kann.
• FSV-Rechtestellenrolle einer Kostenstelle: Damit nicht einzelne Berechtigungen auf Anordnungsstellen einzelnen Personen zugeordnet werden müssen, kommen zur Zusammenfassung von Berechtigungen Rollen zum Einsatz. Sie werden in einem dritten Abschnitt mit den jeweiligen Anordnungsstellen und einigen zusätzlichen Informationen (z. B. zum Existenzzeitraum) angezeigt. Derzeit muss noch unterschieden werden zwischen klassischen Rollen, bei denen eine beliebige Anzahl an Anordnungsstellen aus dem Bereich der FAU zusammengefasst sind, und Rechtestellenrollen, denen Konten einer Rechtestelle zugeordnet sind. Bei Rechtestellenrollen werden also Konten aller Kostenstellen angezeigt, die zu einer Rechtestelle zusammengefasst wurden und die einem Kostenstelleninhaber anvertraut wurden. Um Rechte innerhalb einer Kostenstelle einschränken zu können, gibt es Sonderrechtestellenrollen, bei denen der Kostenstelleninhaber Anordnungsstellen einerseits regelbasiert (z. B. nur Haushaltsmittel, nur Drittmittel, nur TG80- oder TG96-Mittel) oder individuell zusammenfassen kann. Bei allen Rollen gibt es auch die Möglichkeit der Einschränkung auf Kapitel, Titel oder Titelgruppen. Derartige Wünsche werden in begründeten Fällen technisch umgesetzt, müssen dazu aber mit Referat H4 im Vorfeld abgeklärt und schriftlich begründet sein. Die Begründung wird wiederum in TARAS-Cockpit angezeigt.

Papieranträge? Das war einmal.

Es gab schon länger Pläne, die papierbasierten Anträge für Bewirtschaftungsbefugnisse und FSV-Zugänge zu digitalisieren. Erste Anträge sind bereits fertig und können über das TARAS-Cockpit initiiert werden. Hierzu gibt es farbige Buttons für Neuanträge, Änderungen und Löschungen. Die entsprechenden Workflows funktionieren bereits und dürfen genutzt werden. Im Hintergrund wird die im Software-Stack des RRZE enthaltene bewährte Workflow-Engine aktiviert. Geplant ist, alle dienlichen Anforderungen umzusetzen und die Papierformulare zeitnah abzuschaffen.

Greifen Sie zu.

Ganz bewusst wurde eine langsame Einführung geplant. Die Entwicklungs- und Supportkapazitäten sind nicht in einem Umfang verfügbar, der ein gleichzeitiges Bearbeiten vieler Anfragen und Fortentwickeln des Systems erlaubt. Zunächst erhalten diejenigen Kostenstelleninhaber Zugriff auf TARAS-Cockpit, für deren Kostenstelle die Zustellung von E-Rechnungen beantragt wurde. Sie müssen Berechtigte für die Zugriffe auf die kostenstellenspezifischen E-Rechnungsmailboxen bestimmen und benötigen dafür TARAS-Cockpit.

Für die Nutzung von TARAS-Cockpit müssen, entsprechend der Dienstvereinbarung für IdM, die „Richtlinien für die Administration des IdM-Datenbestandes der FAU“ bestätigt werden, da Kostenstelleninhaber für Neuanträge auf den in diesem Kontext relevanten Datenbestand aller Beschäftigten der FAU und nicht nur ihrer eigenen Kostenstelle zugreifen dürfen.

Die Transparenz bei der Darstellung von Finanzdaten soll in weitere Teile der ZUV getragen werden. Dabei wird unter anderem auch ein „Nur-Lesen-Zugang“ für das TARAS-Cockpit zum Einsatz kommen. Gleichzeitig erhalten auch Bewirtschaftungsbefugte Zugriff auf die jeweiligen Kostenstellen, für die sie berechtigt sind.

Wie geht es mit dem TARAS-Cockpit weiter?

TARAS-Cockpit verschafft erstmals einen transparenten Überblick über alle Kostenstelleninhaber und Bewirtschaftungsbefugten der FAU. Durch Personal- und Aufgabenänderungen werden sich zwar immer wieder neue Anforderungen ergeben, dennoch ist die Digitalisierung auf dem Gebiet der Finanzdaten an der FAU gut auf den Weg gebracht.

Verlässliche Aussagen für die Zukunft sind gerade in Corona-Zeiten noch weniger planbar als im täglichen Standardbetrieb. Wünsche, Verbesserungsvorschläge und Ideen werden aber gerne entgegen genommen und sollen berücksichtigt werden.