Der Baum treibt Blätter

Zu Beginn des Jahres wurden in der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV) der FAU größere organisatorische Veränderungen vorgenommen, die zu einer umfassenden Umstrukturierung führten. Das RRZE hat dabei technisch und administrativ unterstützt. (BI96, Dr. P. Reiß)

Der Organisationsbaum der gesamten Universität und damit auch der ZUV wird seit vielen Jahren durch das Kanzlerbüro im System FAU.ORG gepflegt. Jeder Eintrag in FAU.ORG hat eine eindeutige Nummer, die in angeschlossenen Systemen Verwendung findet. Beispielsweise sind die Arbeitsverträge der ZUV-Mitarbeiter mit dieser Nummer verknüpft. Das RRZE nutzt wiederum die Informationen aus den Arbeitsverträgen, um automatisiert spezifische Zugriffe auf benötigte digitale Ressourcen wie Dateiverzeichnisse, Software oder E-Mail-Listen zu vergeben. Dies hat im Standardbetrieb große Vorteile: Wechselt ein ZUV-Mitarbeiter zum Beispiel in ein anderes Referat, erhält er automatisch Zugriff auf die für die neue Arbeit nötigen Ressourcen, gleichzeitig werden die Berechtigungen auf die Ressourcen seiner vorherigen Arbeitsstelle entfernt – dies dient der Datensparsamkeit und auch dem Datenschutz.

Ein weiterer wichtiger Punkt, der bei einer Umstrukturierung zu beachten ist, ist die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR), da sie ebenfalls auf Organisationsinformationen basiert. Im Inventarsystem der Universität sind Betriebsmittel Organisationseinheiten zugeordnet. Auch für die Finanzbuchhaltung ist die FAU.ORG-Struktur essentiell, denn beispielsweise werden Anordnungsbefugnisse auf Basis der eindeutigen Organisationsnummer vergeben – diese Nummer wird in diesem Kontext daher „Kostenstelle“ genannt.

Damit wird deutlich, dass eine unkoordinierte Umstellung ein mittleres Chaos verursacht hätte: ZUV-Mitarbeiter ohne nötige Arbeitsmittel, verwaistes Inventar, nicht-valide Auswertungen der Kosten- und Leistungsrechnung und undefinierte Befugnisse für Mittelausgaben. Das Kanzlerbüro, die Personalabteilung der ZUV und das RRZE haben sich daher vor der Durchführung intensiv abgestimmt. Hier war zu berücksichtigen, dass alle Arten von Strukturänderungen abgedeckt sind: Auflösung bestehender Stabsstellen, Abteilungen oder Referate, Umzug von Referaten in andere Abteilungen sowie Etablierung neuer Stabsstellen, Abteilungen oder Referate. Gemeinsam wurde der 01.03.2020 als Stichtag für die Umstellung festgelegt. Die Personalabteilung musste alle Verträge betroffener Mitarbeiter anpassen. Im RRZE mussten alle Regeln für die automatisierte Ressourcenvergabe angepasst werden, wobei fast jede Abteilung des RRZE beteiligt war. Außerdem wurde identifiziert, an welchen Stellen nach der Umstellung händische Anpassungen nötig waren, weil die Art der Migration nicht regelbasiert umzusetzen war. Glücklicherweise handelte es sich um eine überschaubare Anzahl.

Trotzdem wurde der Tag der Umstellung, der erste März, mit gewisser Spannung erwartet. Würden die Telefone an der Hotline nicht stillstehen? Würden erzürnte ZUV-Mitarbeiter an das RRZE oder das IT-Betreuungszentrum Halbmondstraße (IZH) stürmen? Nein, der Tag verlief sehr ruhig. Offensichtlich hatten die sorgfältigen Vorbereitungen ihr Ziel erreicht und alle ZUV-Mitarbeiter konnten wie gewohnt arbeiten. Das RRZE erhielt nahezu keine Rückmeldung – und begrüßt diesen Sachverhalt entsprechend der Redewendung „keine Nachrichten sind gute Nachrichten“.