Unabhängig davon, ob Lizenzen zentral über das RRZE oder selbst über die Einrichtung beschafft werden, muss die Anzahl beschaffter Lizenzen dem tatsächlichen Bedarf und dem tatsächlichen Nutzungszweck entsprechen. Das nennt man „Compliance“.

• Unterlizenzierung (zu wenige Lizenzen) ist nicht gestattet, weil damit gegen Lizenzverträge verstoßen wird.
• Überlizenzierung (zu viele Lizenzen) ist zu vermeiden, weil damit gegen die allgemeinen Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie die weiteren haushaltsrechtlichen Bestimmungen verstoßen wird.
• Lizenzverträge sind ohne Ausnahme einzuhalten. Letztlich ist entscheidend, dass sich die Benutzerinnen und Benutzer „compliant“ verhalten, das heißt, sich an die Vorgaben halten. Das RRZE erstellt deshalb produkt- und zielgruppenspezifische Anleitungen und informiert über zusätzlich zu den in IT-Richtlinien festgehaltenen Pflichten.

Jede installierte Software definiert unabhängig von der Nutzungsabsicht einen Lizenzbedarf.

• Jede Installation von Software auf einem Gerät einer Hochschule setzt voraus, dass die Nutzung den Bedingungen des Rechteinhabers entspricht. Wenn Software installiert oder per Softwareverteilung angefordert wird, muss die Nutzung durch Lizenzverträge abgedeckt sein.
• Die Hochschulen sind als Lizenznehmer verpflichtet, zu jeder Zeit die korrekte Lizenzierung der eingesetzten Produkte nachweisen zu können. In den meisten Lizenzverträgen zu proprietärer Software werden sogenannte Audit-Rechte eingeräumt, die dem Hersteller erlauben, die Einhaltung seiner Nutzungsbedingungen zu prüfen.
• Die meiste Software ist ausschließlich zur akademischen Nutzung in Forschung und Lehre an den berechtigten Hochschulen lizenziert. Die engeren Bestimmungen hängen vom Hersteller ab, meist gilt aber, dass keine Gewinnerzielungsabsicht (nicht-kommerziell) hinter der Nutzung stehen darf. Teilweise ist auch der Einsatz zum Betrieb der hochschuleigenen Infrastruktur und in der Hochschulverwaltung ausgenommen.
• Test-Installationen sind nur zulässig, wenn der Lizenzgeber dies explizit erlaubt – und auch nur im erlaubten Umfang. Dabei darf die eingeräumte Testdauer nicht überschritten werden.
• Software, deren Lizenz nicht dauerhaft gilt, ist rechtzeitig und spätestens mit Fristablauf zu deinstallieren.

Die Nutzungsbedingungen zu den Softwareprodukten des RRZE sind zu finden auf den Informationsseiten rund um das Softwareangebot des RRZE und für die Weitergabe an die Benutzerinnen und Benutzer immer zusammen mit der produktspezifischen Bereitstellung:

• Software-Server LSD (dienstliche Nutzung); zugangsbeschränkt auf RRZE-Kontaktpersonen
• Software-Portal StudiSoft (Software für Studierende und zur Nutzung auf Privatgeräten); zugangsbeschränkt auf Angehörige berechtigter Hochschulen

Vor einer Bestellung / vor einem Kauf von Software

1. Prüfung, ob das Nutzungsszenario bereits von einem Rahmen- oder Campusvertrag abgedeckt ist. Um unnötige Kosten zu vermeiden ist auch zu prüfen, ob eine bereits lizenzierte oder eine freie Alternative zum Wunschprodukt existiert. Eine Stellungnahme des RRZE ist einzuholen – zur Vorlage beim Referat H4 – Finanzbuchhaltung für IT-Beschaffungen, die nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können. Die Stellungnahme ist vor einer Bestellung / vor einem Kauf beim RRZE einzuholen. Formular
2. Wenn keine RRZE-Verträge zum Wunschprodukt existieren: Voraussetzung für den Abschluss eines Rahmen- oder Campusvertrags und somit Aufnahme in das Software-Angebot des RRZE ist ein hoher Mengenrabatt durch eine merkliche Anzahl Benutzerinnen und Benutzer. Spezialsoftware für einige wenige Rechner ist durch die universitäre Einrichtung unter Beachtung der Beschaffungsrichtlinien direkt zu beschaffen, sofern es nicht andere (z.B. wirtschaftliche, sicherheitstechnische) Gründe gibt, die Software doch vom RRZE beschaffen und betreiben zu lassen. Es ist darauf zu achten, dass die Softwarelizenz in Organisationen (Zusätze wie z.B. „Enterprise“, „Pro“) bzw. an Universitäten (Zusätze wie z.B. „EDU“, „Academic“) eingesetzt werden darf/kann.
3. Softwarelizenzen sind bei dienstlichem Bedarf von der universitären Einrichtung auf dem Dienstweg zu beschaffen, weil nur so die unzweifelhafte Lizenznehmerschaft gesichert ist. Es wird dringend davon abgeraten, dass Beschäftigte – unabhängig vom Preis – Lizenzen privat kaufen und dann eine Auslagenerstattung durchführen. Detailfragen können an software@fau.de gerichtet werden.
4. Die Beschaffung von Gebrauchtsoftware bedarf der Einzelfallbetrachtung. Anfragen können an software@fau.de gerichtet werden.
5. Prüfung der Lizenzbedingungen und Softwareinformationen auf Nutzungsrisiken und technische Machbarkeit, ggf. unter Einbindung des RRZE. Die Hinweise zum korrekten Lizenzieren und zum Umgang mit proprietärer Software auf dieser Seite sind zu beachten.
6. Wahl des passenden Lizenzmodells oder Lizenztyps und gute Schätzung der voraussichtlichen bzw. Bestimmung der tatsächlichen Anzahl Benutzerinnen und Benutzer bzw. Geräte.
7. nur FAU: Stellungnahme des RRZE zur Vorlage beim Referat H4 – Finanzbuchhaltung für IT-Beschaffungen, die nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können. Die Stellungnahme ist vor einer Bestellung / vor einem Kauf beim RRZE einzuholen. Anfragen sind papierlos an software@fau.de zu richten.

Nach dem Kauf von Software

1. Prüfung, ob die organisatorischen und technischen Bedingungen auch geeignet sind, die Lizenzbedingungen zu erfüllen.
2. Alle Kaufbelege, Zertifikate und andere Nachweise sind lückenlos mindestens über die kaufmännische Frist von 10 Jahren aufzubewahren.
3. Alle mit der Lizenz verbundenen Unterlagen sind an einem sicheren zentralen Ort aufzubewahren, zu dem nur autorisierte Personen Zugang haben.

Verbreitete Software – quelloffene und kostenlose Alternativen

Ein breites Angebot freier Software deckt mittlerweile viele Anwendungsfälle ab. Produktspezifische Hinweise sind auch den Web-Informationen rund um das Softwareangebot des RRZE zu entnehmen.

Software ist grundsätzlich durch das Urheberrecht geschützt, wenn sie nicht ausdrücklich als „public domain“ gekennzeichnet wurde. Der Inhaber des Urheberrechts hat das ausschließliche Recht zur Reproduktion und zum Vertrieb der Software. Daher ist es verboten, Software (und ihre Dokumentation) ohne Erlaubnis des Eigentümers zu duplizieren oder weiterzugeben. Wer eine Kopie rechtmäßig erworben hat, darf jedoch in der Regel eine Sicherungskopie (ausschließlich für eigene Zwecke) herstellen – als Vorsorge für den Fall, dass das Original bei der Arbeit beschädigt wird.

Wenn die Software mit einer rechtsverbindlichen Lizenz-Vereinbarung (Lizenz = Nutzungsberechtigung) ausgeliefert wurde, liest man diese Vereinbarung sorgfältig durch, bevor man die Software nutzt. Einige Lizenzen sind eingeschränkt auf einen ganz speziellen Rechner. Das Urheberrecht gestattet die gleichzeitige Nutzung auf zwei oder mehreren Rechnern nur, wenn dies die Lizenzvereinbarung ausdrücklich vorsieht.

Software der FAU darf nur von Mitgliedern der FAU, also Beschäftigten und Studierenden, genutzt werden. Sie darf nicht an FAU-Externe ausgeliehen werden. Ausführlich ist dies nachlesbar in den Nutzungsbedingungen:

• Software für Beschäftigte zur dienstlichen Nutzung
• Software mit Home Use-Recht für Studierende und Beschäftigte

Das Fehlen eines Copyright-Schutzes berechtigt noch nicht dazu, die Software zur Weitergabe oder zum Weiterverkauf zu kopieren. Nichtkopiergeschützte Software erlaubt lediglich die Anfertigung von Sicherungskopien, um die Investition zu schützen. Das Angebot nicht-kopiergeschützter Software stellt einen besonderen Vertrauensbeweis dar, den der Entwickler oder Vertreiber einer Person entgegenbringt.

Die von Hochschulen und Universitäten beschaffte Software ist gewöhnlich lizenziert. Die Lizenzen regeln, wie und wo die Software von Mitgliedern der Institution genutzt werden darf. Dies gilt für Software in Rechner-Pools ebenso wie für Software, die aus einer Campus-Bibliothek entliehen wird oder über Netze sowie von zentralen Rechnern abgerufen werden kann. Es gibt Campus-Lizenzen, die das Kopieren für bestimmte Zwecke (wie die persönliche Benutzung) erlauben.

Hinweise zum Home Use für Beschäftigte und Studierende der FAU gibt das RRZE auf den Software-Webseiten.

Nein! Es ist jedem Angehörigen oder Studierenden einer Hochschule z.B. verboten, Software zu vervielfältigen und sie an die Teilnehmer einer Vorlesung oder eines Kurses zu verteilen, wenn dies vom Autor oder Vertreiber nicht ausdrücklich zugelassen wurde.

Die Konditionen zur Nutzung von Software sind nicht einheitlich. Es sollten daher jedes einzelne Softwareprodukt und die Begleitunterlagen sorgfältig geprüft werden. Im Allgemeinen hat man kein Recht:

• unautorisierte Softwarekopien entgegenzunehmen und zu nutzen, oder
• unautorisierte Softwarekopien für andere herzustellen.

Bei Fragen über die ordnungsgemäße Nutzung oder Weitergabe von Software kann man sich Rat im Rechenzentrum (IT-Service), bei Softwareentwicklern bzw. -vertreibern oder bei Rechtsanwälten holen.

Viele Institutionen haben spezielle Vereinbarungen getroffen, die den Erwerb oder die Nutzung von Software zu besonders günstigen Konditionen ermöglichen. Aber auch diese Software unterliegt dem Rechtsschutz: Sie darf nicht ohne Weiteres kopiert oder weitergegeben werden.

Informationen zum zentralen Softwareangebot für Beschäftigte und Studierende der FAU gibt das RRZE auf den Software-Webseiten.

Open Source Software (OSS) zeichnet sich durch freien Zugang zum Quellcode aus, ähnlich wie Baupläne für ein Haus. Sie darf von der Nutzerschaft beliebig verändert und weitergegeben werden, Schwachstellen dürfen veröffentlicht werden.

• Unbeschränkte Nutzung
• Studium und Anpassung des Programms an eigene Bedürfnisse
• Quelltext ist lesbar
• Weitergabe von Kopien und Verbesserungen

Philosophie und Vorteile

Der Open Source-Gedanke fußt auf dem freien Austausch von Wissen. Die Software wird in Gemeinschaftsarbeit entwickelt und unterliegt kontinuierlichen Verbesserungen.

• Sicherheit durch viele Augen: Schnelle Erkennung und Behebung von Problemen durch die Community.
• Die Sicherheit ist gleichwertig oder besser als bei proprietärer Software. In der Nutzungs- und Entwicklungsgemeinschaft etabliert sich ein Frühwarnsystem durch öffentliche Warnmeldungen bei Sicherheitslücken.
• OSS ist selten von Viren befallen, dank sicherheitsbewusster Programmierung.
• Unterstützung und technischen Support gibt die Gemeinschaft und diese ist oft besser als bei proprietären Angeboten. Experten und Community helfen bei komplexen Problemen.
• OSS ist fast immer kostenlos, aber Dienstleistungen wie Support können kostenpflichtig sein.

Transparenz und Kontrolle

Mit OSS haben Unternehmen und Organisationen Zugriff auf den Quellcode, was ihnen ermöglicht, die Software genau nach ihren Bedürfnissen anzupassen und zu optimieren. Dies fördert die digitale Souveränität, da man nicht länger auf proprietäre Lösungen angewiesen ist, deren Funktionsweise oft verborgen bleibt.

Inzwischen ist Open Source Software eine anerkannte Alternative zu proprietären Angeboten. Besonders die Europäische Union und zahlreiche öffentliche Verwaltungen unternehmen erhebliche Anstrengungen, um den Einsatz von Open Source Software zu fördern.

Das RRZE unterstützt die Einrichtungen der FAU bei der Auswahl und Bewertung von OSS.

Freeware und Shareware sind andere Formen kostenloser Software mit unterschiedlichen Nutzungskonditionen.

Shareware ist auch Software, die dem Urheberrecht unterliegt; aber der Entwickler ermuntert selbst, sie zu kopieren und weiterzugeben. Die Erlaubnis dazu ist ausdrücklich in der Dokumentation erwähnt oder wird beim Aufruf der Software auf dem Bildschirm angezeigt. Der Entwickler der Shareware erwartet im Allgemeinen eine kleine finanzielle Anerkennung oder eine Meldegebühr, wenn die Software gefällt und weiter genutzt wird. Im Falle einer Meldung erhält man weitere Unterlagen, Änderungen oder Verbesserungen. Damit unterstützt man zugleich die Weiterentwicklung der Software.

Einige Autoren bestimmen, dass ihre Software „public-domain“ (öffentlich verfügbar) sein soll. Das bedeutet, dass sie keinen Copyright-Bestimmungen unterliegt. Sie kann beliebig kopiert und verteilt werden. Software ohne Copyright-Vermerk ist oft, aber nicht notwendigerweise „public-domain“. Daher sollte man bei einer Software, die nicht ausdrücklich als „public-domain“ gekennzeichnet ist, stets den Rat eines Sachverständigen suchen, bevor sie weitergegeben wird.