Aktuelle Informationen
M365 ist derzeit nicht für die Installation auf Dienstgeräten freigegeben. Empfohlen wird Office 2021 zur lokalen Installation.
Das wissenschaftliche Personal darf M365 für dienstliche Zwecke unter Auflagen als Home Use-Lizenz auf Privatgeräten installieren und nutzen. Aus Datenschutzgründen wird dies aber nicht empfohlen.
Im Rahmen des Microsoft Campusvertrags dürfen Beschäftigte der FAU Microsoft Office Pro Plus nicht für private Zwecke auf ihren privaten Geräten nutzen.
Software und Dienste von Microsoft sind ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte einzusetzen – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.
Studierende können M365 kostenlos nutzen. Es steht eine ausführliche Anleitung für Studierende und die Nutzung von M365 für Studienzwecke auf Privatgeräten zur Verfügung.
Beschäftigte einschließlich Lehrbeauftragte u.a. Personen mit Lehrverpflichtung sowie Lehrende und Forschende, die an der FAU zu Gast sind, erhalten die M365 A3-Lizenz automatisch zugewiesen und können die Software als lokale Desktop-Anwendungen nutzen. Microsoft Teams ist ebenfalls über die M365 A3 (Cloud-Dienste) lizenziert.
Andere Angehörige der FAU erhalten für die Erledigung der Dienstaufgaben kostenlos M365 A1 (Cloud-Dienste) auf Antrag. Dies betrifft zum Beispiel ehrenamtlich Tätige.
Software und Dienste von Microsoft sind ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte einzusetzen – der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Dienstliche Aufgaben dürfen grundsätzlich nur auf Dienstgeräten – und im Bereich Lehre und Forschung nur unter Auflagen auf Privatgeräten erledigt werden.
Es steht eine ausführliche Anleitung für Beschäftigte und die Nutzung von M365 für universitäre Zwecke auf Privatgeräten zur Verfügung.
Allgemeine Informationen zum Microsoft Campusvertrag und zur Lizenzierung
Laufzeit der Mietlizenz 01.05.2025-30.04.2029 (aktueller Rahmenvertrag)
Umfang:
- Der Microsoft Campusvertrag ist ein Rahmenvertrag, aus dem die FAU alle in ihrem Besitz und Inventar befindlichen und mit einem Microsoft-Basisbetriebssystem ausgestatteten Geräte mit der neuesten Microsoft-Software versorgen kann.
- Darüber hinaus stehen Zusatzprodukte zur Verfügung, die die Versorgung der Geräte mit weiteren Microsoft-Produkten und Microsoft-Diensten ermöglichen.
- Der Microsoft Campusvertrag bietet als Volumenlizenzvertrag eine sogenannte Personal-Flat, so dass alle Beschäftigte der FAU eine personengebundene Lizenz für die verfügbaren Produkte und Dienste erhalten können. Über die Personenbindung und die Verbindung zum Microsoft Lizenzzentrum wird die Anzahl Installationen eines Produkts beschränkt.
- Weiterhin können alle Studierende der FAU den Microsoft 365 A3 Student Use Benefit kostenlos nutzen.
Verfügbare Produkte:
- Microsoft 365 Apps for Enterprise für bis zu 5 Geräte gleichzeitig, plus 5 Tablets und 5 Smartphones (die Clientzugriffslizenz (Core CAL) von jedem Dienstgerät ist pro Person inklusive). Vollständig installierte und stets aktuelle Versionen von Word, Excel, PowerPoint, Outlook für Windows oder Mac (plus Access und Publisher nur für den PC).
- Microsoft 365 A3 Student Use Benefit
Warnung: Liste unsicherer E-Mailprogramme, auch Microsoft Outlook-Anwendungen sind betroffen.
Bei Microsoft-Benutzerkonten und den damit zusammenhängenden Microsoft Cloud-Produkten handelt es sich an der FAU um ein Angebot, das unter einer ständigen datenschutzrechtlichen Beobachtung steht. Wir sind hierzu in engem Austausch mit dem Datenschutzbeauftragten der FAU und den Stabsstellen für IT-Recht und Informationssicherheit für die staatlichen Hochschulen in Bayern. Um einen bestmöglichen Schutz zu erreichen, sind Funktionen zentral deaktiviert, die im Hinblick auf den Datenschutz kritisch sind. Microsoft entwickelt die Administration kontinuierlich weiter, die Konfigurationsmöglichkeiten werden daher laufend geprüft und die Einstellungen ggf. angepasst, um eine möglichst datensparsame Nutzung zu gewährleisten.
- Mit jeder Rechner-Beschaffung ist eine Microsoft Windows-Basis-Lizenz (Qualifizierendes Betriebssystem) als Voraussetzung für ein Upgrade auf ein FAU/RRZE-Windows und die Integration in die FAU-IT-Infrastruktur zu erwerben.
- Produkte, die über das RRZE beschafft oder lizenziert werden können (Office-Pakete, Campuslizenzen usw.) müssen während des dienstlichen Betriebes der Geräte beim RRZE erworben werden.
Jedes neue Gerät sollte somit weiterhin mit einer Windows OEM-Lizenz bestellt werden. Beschaffungen aus Rahmenverträgen der FAU berücksichtigen die Anforderung standardmäßig.
Bereits erworbene OEM-Lizenzen unterliegen gem. Microsoft dem Nutzungsende des Geräts. Das heißt, dass mit der Entsorgung des Geräts auch die ursprüngliche OEM-Lizenz erlischt. Lizenzaufkleber dürfen nicht auf andere Geräte transferiert werden, denn eine OEM-Lizenz muss mit jedem Gerät neu erworben werden. In der Regel ist eine Lizenz-Übertragung lizenzrechtlich nicht möglich.
Das „qualifizierende“ Betriebssystem ist zusätzlich auch lizenzrechtlich Voraussetzung für weitere Dienste (z.B. virtuelle Windows Desktops), auch wenn auf dem PC nur Linux installiert ist.
Lizenzen aus dem Microsoft Campusvertrag berechtigen zur Installation der jeweils aktuellen Betriebssystem-Versionen von Windows und Office. Alternativ dürfen Vorgänger-Versionen (Downgrade) eingesetzt und Plattform-Wechsel (cross platform right) durchgeführt werden.
Lizenzierte Produkte dürfen in jeder dafür verfügbaren Sprache genutzt werden.
siehe gerätegebundene Lizenzen (Abkürzung: DBS = Device based Subscription for Education)
Die Aktivierung gemeinsam genutzter Computer wird benötigt, wenn sich mehrere Benutzer denselben Computer teilen und sich mit ihrem eigenen Konto anmelden. Normalerweise können Benutzer Microsoft 365 Apps nur auf einer begrenzten Anzahl von Geräten installieren und aktivieren, beispielsweise an 5 PCs. Die Aktivierung von Microsoft 365 Apps für die gemeinsame Computernutzung wirkt sich nicht auf diesen Grenzwert aus.
Die Aktivierung gemeinsam genutzter Computer ist nicht für Office für Mac verfügbar.
Weitere Informationen für IT-Beauftragte sind in der Microsoft Dokumentation nachzulesen.
Microsoft 365
Nutzungsbedingungen: Was ist an der FAU bei Nutzung von Software mit Cloud-Services, Cloudspeicherdiensten und angebundenen Kollaborationstools zu beachten?
Rahmenbedingungen für die Benutzung von Cloudspeicherdiensten an der FAU
1. Die Nutzung der Cloudspeicherdienste erfolgt unter Beachtung der Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R), § 4 Rechte und Pflichten der Nutzerinnen und Nutzer Nr. 8. Es sei auch auf
- die Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software und
- das Informationssicherheitsmanagement an der FAU
verwiesen.
2. Die Nutzung der Software mit angebundenen Cloudspeicherdiensten erfolgt unter Beachtung der Lizenzbedingungen des Softwareherstellers. Zumeist ist der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen.
3. Die Nutzung der Cloudspeicherdienste erfolgt unter Beachtung sämtlicher Vorschriften und Regelungen zum Sozialdatenschutz (§67 Abs. 1 SGB X; §80 SGB X), Personalaktenrecht (Art. 104 BayBG; Art. 108 BayBG), Steuerrecht (§146 AO), Urheberrecht (§60a UrhG), Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (§203 StGB), Telemedienrecht, Archivrecht sowie der Regelungen zur ordnungsgemäßen Aktenführung.
4. Es ist deshalb untersagt, die Cloudspeicherdienste für Daten mit folgenden Informationen zu nutzen (siehe auch Vertraulichkeitsklassen):
a) Daten, die Informationen enthalten, die bei Veröffentlichung oder Verlust zu einem Schaden oder einer Haftung der FAU führen können, sowie personenbezogene Daten, für die die Einhaltung der Vorschriften des Datenschutzes oder die Erfüllung der Informationspflichten nicht sichergestellt werden können. Im Regelfall sind solche Daten nur solchen Mitgliedern der FAU zugänglich, deren Kenntnis regelmäßig zur Bearbeitung der betreffenden Information und des damit zusammenhängenden Vorgangs zwingend erforderlich ist (vertrauliche Daten).
Beispiele hierfür sind:
- Personenbezogene Daten (Anwesenheitslisten oder Listen von Teilnehmern einer Veranstaltung)
- Reise- oder Lohnabrechnungen (Finanzdaten, Sozialdaten, Daten mit Bezug zur Personalakte)
- Forschungsdaten, die nicht ohnehin für die Öffentlichkeit bestimmt sind
- Technische Daten (Baupläne sensibler Räume, Netzwerkpläne)
- Geschützte Daten (Krankmeldungen, Zeugnisentwürfe, Studienarbeiten, Verträge, „Veraktetes“)
- Prüfungswesen (Gutachten und Korrekturen)
b) Daten, die Informationen enthalten, bei denen die unberechtigte Einsichtnahme verhindert werden muss. Dazu zählen insbesondere aufgrund vertraglicher Verpflichtung geheim zu haltende Informationen oder Informationen, die der Verschwiegenheitspflicht unterfallen. Im Regelfall sind Daten mit solchen Informationen ausschließlich einem durch den/die Informationseigentümer/-in vorab definierten und dokumentierten Personenkreis zugänglich (streng vertrauliche Daten).
Dies umfasst beispielsweise Daten aus der Zusammenarbeit mit Dritten (staatliche Einrichtungen, Forschungseinrichtungen, Unternehmen) aus einer dienstlichen oder vertraglichen Verpflichtung.
5. Um den unbeabsichtigten Verlust von vertrauenswürdigen Informationen zu vermeiden, werden Daten im Zweifelsfall als Daten mit vertraulicher Information nach 3. oder 4. eingestuft und eignen sich damit nicht für die Speicherung in Cloudspeichern.
6. Werden Dateien mit anderen geteilt, sind die erforderlichen Freigaben auf das Notwendige zu beschränken und regelmäßig zu überprüfen.
7. Im Cloudspeicherdienst abgelegte und weiterhin benötigte Daten sind vom Benutzer oder der Benutzerin vor Ausscheiden aus der FAU eigenverantwortlich zu sichern und ggf. in universitären Speicherdiensten abzulegen. Eine Unterstützung bei der Migration der Daten kann die FAU resp. RRZE aus technischen Gründen (fehlende Zugriffsrechte) nicht leisten.
8. Es sind in diesem Zusammenhang die vom universitären Standard abweichenden Löschfristen des Auftragsverarbeiters (nach Vertragsende/Exmatrikulation) zu beachten.
9. Die FAU haftet unbeschadet der Regelungen der DSGVO oder anderer gesetzlicher Regelungen nicht für verloren gegangene Daten, insbesondere auch nicht für den Verlust von Daten, der durch das Ausscheiden einer Person aus der FAU entsteht. Eine standardmäßige Sicherung (Backup) der in externen Cloudspeicherdiensten abgelegten Daten durch die FAU erfolgt nicht.
Microsoft arbeitet ständig an Funktionen für mehr Barrierefreiheit und es lohnt sich, die Entwicklungen von integrierten Tools und Funktionen laufend zu verfolgen. Die Microsoft-Konformitätsberichte zur Barrierefreiheit sollen das Engagement für barrierefreies Arbeiten unterstreichen (EN 301 549, Web Content Accessibility Guidelines (WCAG).
Alternativen zu Microsoft Office
Zur Beachtung: OpenOffice als Alternative zu Microsoft Office ist aus sicherheitstechnischen Gründen keine Empfehlung. Die Software wird seit Jahren nicht mehr richtig gepflegt.
- LibreOffice ging aus OpenOffice hervor, ist jedoch mittlerweile ein unabhängiges Produkt, das aktiv weiterentwickelt wird und häufiger neue Funktionen und Updates bekommt, vor allem zeitnahe Sicherheitsupdates. LibreOffice ist komplett kostenlos.
Alternativen zu Microsoft Online-Diensten
Das Multimediazentrum (MMZ) der FAU berät die Einrichtungen der FAU beim Einsatz von Audio- und Videokonferenz-Systemen. Zu den an der FAU verfügbaren Alternativen zu Microsoft Teams zählen u.a.:
- DFNconf
- Zoom
- Jitsi