Apps, MDM und mehr: Das RRZE verwaltet iPads und iPad-Klassen

Digitales Lernen und Arbeiten ist aus Klassenzimmern, Seminarräumen oder Hörsälen schon längst nicht mehr wegzudenken. iPads spielen dabei inzwischen eine große Rolle. Das Mac-Team des RRZE realisiert seit einigen Jahren die technische Begleitung zahlreicher iPad-Projekte an der FAU von der Bedarfsermittlung über Beschaffung, Konfiguration bis hin zur Hilfeleistung während des täglichen Betriebs. Bereits laufende Projekte zeigen, dass die Dienste gut angenommen werden. (BI97, G. Longariva, D. Schuppenhauer)

Digitalisierung schreitet in unserem Leben unaufhaltsam voran. Der Großteil der deutschen Haushalte besitzt mindestens einen am Internet angebundenen Computer. Medien, ganz gleich ob Filme, Hörbücher, Spiele oder Zeitschriften und Zeitungen, werden immer mehr gestreamt anstatt linear konsumiert. Das Smartphone ist ständiger Begleiter und Facebook, Twitter oder Instagram sind für viele aus ihrem Alltag nicht mehr wegzudenken. Wer nicht vernetzt ist, ist außen vor.

Um so erstaunlicher ist es, dass gerade Deutschland als eine der führenden Industrienationen beim Thema Digitalisierung, insbesondere im Ressort Bildung, anderen hinterher hinkt. Die Corona-Pandemie hat schmerzhaft gezeigt, wie hoch der Modernisierungs- und Verbesserungsbedarf wäre, um eine zeitgemäße Schul- und Hochschulausbildung zu ermöglichen. Dennoch wurden aber auch in kürzester Zeit Lösungen gefunden, die beispielsweise Unterricht und Vorlesungen nach Hause brachten.

Inzwischen haben sich die hierfür geeigneten Plattformen fest in den schulischen oder beruflichen Alltag integriert. Auch an der FAU wurden sehr zügig Angebote geschaffen, um den Vorlesungsbetrieb aufrecht zu erhalten und den Studierenden ein möglichst reibungsloses digitales Semester zu bieten.

Schon lange vor Corona hatte das RRZE verschiedene moderne Plattformen für Forschung, Lehre, digitales Lernen und Kommunikation etabliert. So unterstützt das FAUmac-Team seit mehreren Jahren erfolgreich den Einsatz von iPads als Plattform für modernes Lehren und Lernen.

Dabei geht es weniger um Auswahl und Bereitstellung der passenden Hardware oder die Konfiguration der angefragten Software, sondern vielmehr sollen gemeinsam mit den Kundinnen und Kunden digitale Lehr- und Lernumgebungen bedarfsgerecht geplant und umgesetzt werden. Das FAUmac-Team des RRZE dient hierbei nicht als Anbieter fachlicher Inhalte, Dienste oder Konzepte, die auf den iPads Verwendung finden sollen, sondern begleitet als „Möglichmacher“ die Planungsphase bis hin zur Verwaltung der Geräte im täglichen Einsatz.

Inzwischen werden über 600 verwaltete iPads für verschiedenste Szenarien wie Prüfungen, Seminare, zu Forschungszwecken oder als Leihgeräte eingesetzt. Die Nachfrage ist enorm und die entwickelten Ideen und Projekte sind vielfältig.

Warum iPads? Sind die nicht teuer?

Das RRZE hat sich für die Unterstützung von iPads entschieden, weil Apple als erste Firma die Idee des „mobilen device managements“ (MDM) also der Verwaltung von Mobilgeräten eingeführt hat. Im Gegensatz zu fest konfigurierten und in der Regel an Ort und Stelle verbleibenden Computer haben mobile Geräte, ganz gleich ob Smartphones oder Tablets, andere Voraussetzungen.

Sehr früh und als eine der ersten Hochschulen in Bayern hat die FAU ein MDM-System eingeführt. Hinzu kommt, dass auch die Firma Apple sehr frühzeitig das Potenzial von Schulen und Hochschulen als Markt für die eigenen Geräte erkannt und schon bald attraktive Konditionen für iPads sowie eigens auf das Ressort Bildung zugeschnittene Geräte präsentiert hat.

Bedenkt man, dass Apple auch ältere iPad-Modelle über fünf Jahre (oder länger) mit Updates und aktuellen Betriebssystemversionen bestückt, relativiert sich die Anfangsinvestition. Aus diesen Überlegungen heraus hat sich das RRZE entschieden, nur mobile Apple-Geräte zu unterstützen, dafür aber vollumfängliche Unterstützung zu bieten.

Das klingt gut. Wie kann ich mitmachen?

Das RRZE berät gerne und unverbindlich, wie neue Ideen und Projekte umgesetzt werden können. Dabei ist es wünschenswert, dass interessierte Kundinnen und Kunden das FAUmac-Team möglichst vor der Beschaffung der Geräte zur Beratung hinzuziehen.

Unter Berücksichtigung des geplanten Einsatzszenarios wird dann zunächst eine optimale Hardware mit einer Auswahl an drei Hauptkonfigurationen empfohlen:

  • Single-User-iPad − das Gerät wird von einer Nutzerin / einem Nutzer verwendet
  • Geteiltes (shared)-iPad − das Gerät wird von mehreren Nutzenden verwendet
  • iPad im Single-App-Modus − das Gerät wird für Prüfungen verwendet.

Je nach gewählter Konfiguration werden im Hintergrund die Vorbereitungen für den Einsatz im MDM-System getroffen.
Das Besondere dabei: Die Geräte können direkt an die Einrichtung geliefert werden, das RRZE benötigt nur die Seriennummer der Geräte.
Apple setzt hier einen cleveren Mechanismus ein, der sich „automatisierte Geräteregistrierung“ (ehemals DEP) nennt. Damit werden Geräte bereits beim Kauf auf die FAU und den am RRZE eingesetzten MDM-Server registriert.

Sobald ein Gerät in Betrieb genommen wird, wendet es sich an den MDM-Server und holt die jeweilige Konfiguration inklusive der zu installierenden Software (bei Bedarf). Natürlich können die so gemanagten Geräte jederzeit mit Updates versorgt, umkonfiguriert oder neu installiert werden.

Ohne Netzwerk funktioniert es nicht

Auch wenn nicht für alle Szenarien Netzwerkverbindungen notwendig sind, wird doch zumindest für die Konfiguration der Geräte eine Verbindung zum MDM-Server benötigt.

Es gibt zwar die Möglichkeit, über spezielle Stecker die Geräte an ein Netzwerk zu bringen, der bevorzugte Weg wird aber sicher die Verbindung über WLAN sein. Bei Single-User-iPads gibt die Nutzerin / der Nutzer die eigene WLAN-Kennung ein. Bei geteilten iPads muss hingegen eine gerätespezifische WLAN-Kennung verwendet werden.

Tabelle über die verschiedenen Standardkonfigurationen beim FAUmac-Team
Übersicht der verschiedenen Standardkonfigurationsmöglichkeiten beim FAUmac-Team

Am RRZE lassen sich für solche Einsatzzwecke sogenannte WLAN-Gerätekennungen einrichten: Anstelle der Nutzerin / des Nutzers meldet sich das Gerät mit der eigenen Kennung am WLAN an. Solche Gerätekennungen werden im MDM-Server hinterlegt und automatisch an die iPads weitergegeben − die jeweiligen Nutzerinnen und Nutzer des Gerätes müssen sich nicht darum kümmern.

Für den Einsatz der iPads außerhalb der FAU-Infrastruktur, etwa bei Exkursionen, Feldforschungen oder Anwendungen an Schulen lassen sich individuelle Lösungen finden. Auch hier berät das FAUmac-Team gerne im Vorfeld.

Wie werden die verschiedenen iPad-Konfigurationen eingesetzt?

Das Single-User (oder auch persönliches) iPad kommt in der Regel als Arbeitsgerät für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder als Leihgerät zum Einsatz. Bei einem Wechsel des Nutzers / der Nutzerin wird das Gerät zurückgesetzt. Bis auf die Installation gewünschter Apps (zum Beispiel FAMOS, StudOn, Zoom) ist ansonsten in der Grundkonfiguration wenig vom FAUmac-Team vorgegeben.

An geteilten iPads ist an der FAU derzeit das Interesse am größten. Geräte, die logisch zusammengehören – meistens liegt der Bedarf bei einer Handvoll − werden am RRZE, unabhängig vom eigentlichen Einsatzszenario, als „iPad-Klassensatz“ bezeichnet. Die Nutzenden melden sich an einem Gerät mit einer (über das RRZE vergebenen) verwalteten Apple-ID an.

Eine verwaltete Apple-ID ist eine spezielle Apple-ID, die über das IdM-Portal durch alle FAU-Angehörigen beantragt werden kann. Solche IDs sind im Vergleich zu den selbst erstellen Apple-IDs eingeschränkt und bieten nicht alle Möglichkeiten. Sie sind für die Nutzung der geteilten iPads notwendig, für den täglichen Einsatz auf dem persönlichen Gerät werden sie derzeit aber nicht empfohlen.

Dabei spielt es keine Rolle, welches Gerät verwendet wird, denn bereits gespeicherte Daten der Nutzenden werden bei einem Gerätewechsel zwischen den Geräten im Hintergrund „verschoben“. So konfigurierte iPads müssen also bei einem Wechsel der Nutzenden nicht zurückgesetzt werden. Werden die Geräte im sogenannten „Gast-Modus“ verwendet, werden nach der Nutzung alle eingegebenen oder verarbeiteten Daten gelöscht. Aufgrund der einfachen Handhabung bei wechselnden Nutzenden könnten geteilte iPads auch an Service-Theken oder Bibliotheken eine ideale Verwendung finden.

Ist ein „geteiltes iPad“ das Richtige für mich?

Geteilte iPads sind die ideale Lösung für Mehrbenutzerumgebungen, also überall dort, wo einzelne Geräte von mehreren Nutzenden verwendet werden sollen. Allerdings darf man nicht vergessen, dass es einige Einschränkungen gibt, die es zu beachten gilt.

Einschränkungen von geteilten iPads:

  • Geilte iPads sind nur mit verwalteten Apple-IDs nutzbar
  • Geteilte iPads erlauben keine manuelle Installation von Apps
  • Geteilte iPads erlauben kein iTunes-Backup auf dem eigenen Rechner
  • Geteilte iPads verfügen nicht über Apple Pay
  • Geteilte iPads verfügen nicht über die Funktion „Wo ist?“
  • Geteilte iPads unterstützen kein HomeKit

Ich brauche Apps!

Das RRZE beschafft grundsätzlich alle benötigten Apps über den App Store von Apple, da beim Kauf von Apps mit der persönlichen Apple-ID die Nutzung unwiderruflich an die eigene ID gebunden wäre und diese Nutzungslizenz nicht weitergegeben werden darf.

Über das RRZE beschaffte Apps lassen sich jedoch beliebig Geräten zuweisen und zurückziehen. Bei Bedarf wäre dies sogar auch für bestehende (selbst erstellte) Apple-IDs möglich. Die Nutzung kann zu einem späteren Zeitpunkt wieder entzogen und erneut vergeben werden − etwa, wenn die Person die FAU verlassen hat.

Zahlreiche Apps lassen sich in bestimmten Aspekten vorkonfigurieren. Beispielsweise kann der Zoom-Videokonferenz-Client so vorkonfiguriert werden, dass die Anmeldung mit einem Klick möglich ist. Ebenso könnten bestehende Netzwerkshares eines Lehrstuhls für den Zugriff so vorkonfiguriert, dass nur noch die Zugangsdaten (IdM-Kennung und Passwort) der/des Nutzenden eingegeben werden müssen. Bei Bedarf lassen sich natürlich weitere Einschränkungen konfigurieren. Eine Übersicht über die verschiedenen Standardkonfigurationsmöglichkeiten ist beim FAUmac-Team erhältlich.

Kontakt

Gregor Longariva

Stellvertreter Zentrale Systeme

Regionales Rechenzentrum Erlangen (RRZE)
Abteilung Zentrale Systeme (RRZE)

Dominik Schuppenhauer

Regionales Rechenzentrum Erlangen (RRZE)
Abteilung Zentrale Systeme (RRZE)