Jedes Mitglied der FAU nutzt Software auf dem Computer, um Briefe zu schreiben, Abrechnung zu machen, Präsentationen zu erstellen, Studierende anzuleiten oder Forschungsfragen nachzugehen. Zuständig für die Beschaffung und Bereitstellung von Softwarelizenzen ist die Stabsstelle Softwarebeschaffung des Regionalen Rechenzentrums Erlangen. Was hinter dieser Arbeit steckt und was diese mit Mangos zu tun hat, verrät Kathrin Böhm, die Leiterin der Stabsstelle, im Interview.

An der FAU existieren viele Software-Rahmenverträge, also Verträge zwischen zwei Personen, einem Lizenzgeber und einem Lizenznehmer, die einen Vertrag über bestimmte Aspekte abschließen zum Beispiel zu welchen Konditionen eine bestimmte Software für die bayerischen Hochschulen zur Verfügung gestellt wird. Wie müssen denn Einrichtungen an der FAU vorgehen, wenn sie eine neue Software brauchen?

Kathrin Böhm: Wenn ein Rahmenvertrag existiert, dann muss laut Beschaffungsrichtlinien aus diesem Rahmenvertrag bestellt werden. Wenn es dieses Produkt, das gebraucht wird, nicht über einen Rahmenvertrag gibt, dann kommt die Anfrage – hoffentlich vor der Beschaffung – an uns, das steht auch in den Beschaffungsrichtlinien. Wir schauen dann, ob es eventuell trotzdem einen vom Rechenzentrum vorhandenen Vertrag gibt, aus dem das Produkt beschafft werden kann. Das muss nicht so ein Rahmenvertrag für verschiedene Hochschulen sein, sondern kann auch ein Campusvertrag für die FAU sein. Wenn nicht, geben wir eine sogenannte Stellungnahme für formale Zwecke ab, die kurzgefasst lautet: „Es gibt keinen Rahmenvertrag und die Einrichtung kann die Software selbst beschaffen“. Die Stellungnahme ist dann offiziell auch die Legitimation für die Eigenbeschaffung. Und diese Legitimation muss der Lehrstuhl oder die Einrichtung auch der Rechnung beifügen. Nur dann entspricht der Vorgang den Dienstvorschriften. Das ist die Beschaffungsseite, die aber nur eine Rolle spielt, sobald ein Euro fließt. Für kostenlose Produkte greift das nicht.

Und was tut ihr außerdem für Einrichtungen?
Die andere Seite betrifft die Lizenzbedingungen. Da kommen Anfragen, wie: „Wir wollen diese Software einsetzen, wir wissen schon, dass es keinen Rahmenvertrag gibt, die ist kostenlos aber dürfen wir die überhaupt einsetzen?“ Dafür hole ich mir auch Expertise von unseren anderen Abteilungen dazu. Die Frage zielt auf andere Fragen ab: Ist die Quelle zuverlässig, oder ist die Software überhaupt empfehlenswert. Das sind verschiedene Aspekte, zu denen wir auch beraten. Auf diesem Wege habe ich in der Zeit, die ich schon da bin, bestimmt schon 20, 30 neue Produkte kennengelernt. Auch spannende, wo mein persönliches Interesse geweckt wurde.

„Das klingt doch lecker, oder?“

Hast du ein Beispiel?
Ja, und zwar „Mango 3D Lychee Slice“. Das klingt doch lecker, oder? Das ist eine Spezialsoftware zum 3D-Drucken und das fand ich sehr spannend. Da es unter Spezialsoftware fällt, gibt es keinen Rahmenvertrag und die Einrichtung muss sie selbst beschaffen. Aber bevor ich diese E-Mail abgeschickt habe, habe ich mir das Produkt und die Funktionalität aus Neugier genauer angeschaut. Zum Lehrstuhl Werkstoffwissenschaften (Polymere) passt es, das schaue ich auch immer, aber über den Namen stolperte ich dann schon.

Zurück zur Beschaffung der Software: Nehmen wir an, eine Einrichtung hat über einen eurer Rahmenverträge eine Softwarelizenz erhalten. Wie kommen die Nutzenden nun daran?
Da haben wir unsere RRZE-Kontaktpersonen, das sind unsere wichtigsten Ansprechpartner, sie sind die Mittler zwischen den Nutzenden und uns. Wir besorgen uns vom Lieferanten bzw. vom Lizenzgeber/Hersteller selbst den Installer, den downloaden wir, individualisieren ihn gegebenenfalls und sagen dann: „Hallo Kontaktperson, auf dem Licensed-Software-Distribution-Server steht jetzt der aktuelle Installer bereit.“ Dann können die sich den wiederum herunterladen und den Rechnern der Benutzenden zuweisen. Wir stellen die Software immer in der aktuellen Version bereit.

Können denn auch Studierende von eurem Dienst profitieren?
Einige Lizenzverträge beinhalten, dass wir die Software zusätzlich Studierenden anbieten können. Einrichtungen interessiert deshalb auch immer, ob sie Studierenden empfehlen können, sich die Software, die im Seminar verwendet wird, zum Üben und für Hausarbeiten auch für zu Hause zu besorgen. Das bewirkt, dass sich auch Studierende an uns wenden. Als akademische Einrichtung erhält man zumeist die Vollversion für Studierende, so dass die Angebote sehr begehrt sind. Wir verhandeln deshalb immer auch die Studierendenversionen mit den Lizenzgebern und beschaffen sie, wenn sie einen Mehrwert für die Lehre bringen und nicht zu teuer sind.

Wie hängt eure Arbeit mit der automatischen Softwareverteilung des RRZE zusammen?
Die automatische Softwareverteilung für die Betriebssysteme Windows, macOS und zum Teil Linux ist unabhängig von der Lizenzbeschaffung und wird von der Abteilung Zentrale Systeme gesteuert. Aber es ist schön, wenn die Installation auch gleich über das Rechenzentrum erfolgt, also wir ergänzen uns gegenseitig, wenn die automatische Verteilung möglich ist. Das ist leider nicht für alle Produkte verfügbar, das hat technische Gründe oder manchmal auch lizenzrechtliche. Dass ein Lizenzgeber sagt: „Meine Software darf nur „stand alone“ auf einem Rechner installiert werden und niemals über automatische Softwareverteilung.“

„Compliance ist das oberste Gebot und niemals wird davon abgerückt.“

Das klingt, als hättet ihr auch viel mit rechtlichen Themen zu tun…
Wenn jemand sagt, ich nutze die Software so und so und für diese Zwecke oder ich habe da jetzt noch fünf Zeilen Code dran geschrieben, da sehe ich immer die rechtlichen Fragen und es fangen bei mir die Paragrafen an zu kreisen. Compliance ist das oberste Gebot und niemals wird davon abgerückt. Richtlinien gibt es genügend dafür und deshalb schauen wir immer, was vereinbart wurde, damit wir abgesichert sind.

Wie hat sich der Software-Bedarf an der FAU in den letzten Jahren entwickelt?
Dass man mit einem Produkt so viel mehr machen kann als früher, vor allem wie effektiv und fehlerfrei Software unterstützt und dass man auch bei hoch komplexer Software viel weniger schulen muss, ist ein bemerkenswerter Sprung der Gegenwart. Vor allem der letzte Punkt ist entscheidend, dass man von einem steigenden Bedarf sprechen kann. Wir benötigen immer weniger einzelne Lizenzen, sondern können für einen Einsatzbereich damit rechnen, dass die Mehrheit der Tätigen digitale Unterstützung verwendet und den Bleistift liegen lässt.

Vielen Dank für das Gespräch!

Weitere Informationen
Für Probleme mit der Installation oder der Nutzung stellt die Stabsstelle Softwarebeschaffung Anleitungen und FAQs bereit.
Informationen zu Software für Beschäftigte und Studierende

Das Gespräch führte Corinna Russow